IBPBI/1/415-352/14/BK

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 28 lutego 2014 r. (data wpływu do tut. Biura 18 marca 2014 r.), o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej Ordynacji podatkowej oraz podatku dochodowego od osób fizycznych, w zakresie obowiązku przechowywania przez Wnioskodawcę ksiąg podatkowych i związanych z ich prowadzeniem dokumentów za okres poprzedzający dzień przekształcenia spółki jawnej, której Wnioskodawca był wspólnikiem w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością - jest prawidłowe.

W dniu 18 marca 2014 r. wpłynął do tut. Biura ww. wniosek o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie, dotyczącej Ordynacji podatkowej oraz podatku dochodowego od osób fizycznych, w zakresie obowiązku przechowywania przez Wnioskodawcę ksiąg podatkowych i związanych z ich prowadzeniem dokumentów za okres poprzedzający dzień przekształcenia spółki jawnej, której Wnioskodawca był wspólnikiem w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.

We wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

W dniu 20 grudnia 2007 r. została zawarta umowa o zawiązaniu spółki jawnej przez pięciu wspólników. Rozpoczęcie działalności gospodarczej nastąpiło 1 lutego 2008 r.

Dla celów dokumentowania przychodów i kosztów spółki jawnej została założona podatkowa księga przychodów i rozchodów. W zakresie odprowadzania zaliczek na poczet podatku dochodowego wspólnicy spółki jawnej złożyli we właściwych dla nich miejscowo urzędach skarbowych stosowne oświadczenia. Czynności związane z rejestracją w podatku VAT zostały dokonane na deklaracji VAT-R w organie podatkowym właściwym ze względu na siedzibę spółki jawnej. W latach 2008 - 2009 spółka jawna ewidencjonowała zdarzenia gospodarcze w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, a od 2010 r. w księgach handlowych. W latach 2008 - 2009 oraz do 23 kwietnia 2010 r. do odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT) zobowiązane były osoby fizyczne - wspólnicy spółki jawnej. Z dniem 24 maja 2010 r. spółka jawna została przekształcona w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, a co za tym idzie stała się podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych (CIT). W trakcie prowadzonej działalności gospodarczej przez spółkę jawną powstała dokumentacja podatkowa, która powinna być przechowywana przez jednego ze wspólników spółki jawnej, który był także członkiem zarządu przekształconej spółki. Wątpliwość Wnioskodawcy zrodziła się przy zmianie członków zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i dotyczy określenia, która ze stron powinna przechowywać dokumentację podatkową, która powstała przed przekształceniem spółki jawnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. W skład nowego Zarządu nie wszedł bowiem żaden z byłych wspólników spółki jawnej.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Kto powinien przechowywać dokumentację podatkową spółki jawnej za lata 2008, 2009 oraz do 23 kwietnia 2010 r., tj. do momentu jej przekształcenia w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.

Zdaniem Wnioskodawcy, dokumentacja podatkowa powstała za lata 2008 - 2009 oraz do 23 kwietnia 2010 r. spółki jawnej powinna być przechowywana przez jednego z byłych wspólników spółki jawnej sprzed okresu przekształcenia.

Uzasadniając powyższe twierdzenie Wnioskodawca wskazał, że byli wspólnicy spółki jawnej jednogłośnie wybrali go jako osobę, która będzie przechowywała dokumentację podatkową z ww. okresu. W okresie trwania spółki jawnej Wnioskodawca był bowiem wspólnikiem spółki jawnej a także członkiem zarządu. Jak wyjaśnia, na stanowisko w sprawie przechowywania dokumentacji podatkowej składa się kilka sytuacji, które przemawiają za tym, aby dokumentacja podatkowa została w jego posiadaniu. Jako wspólnik spółki jawnej był i jest zobowiązany do zachowania tajemnicy handlowej, którą posiadł w trakcie zawierania umów i transakcji finansowych, których odzwierciedleniem są faktury sprzedażowe; w przypadku przekazania ich osobom trzecim dawni kontrahenci spółki jawnej mogliby sobie nie życzyć, aby było to weryfikowane przez inne osoby, które nie były stronami transakcji. Dokumentacja podatkowa zawiera dane firm kontrahentów, z którymi wówczas współpracowała spółka, cennik a także stosowane rabaty - są to dane, które stanowią bogatą bazę danych w zakresie działalności gospodarczej stąd też powinny być chronione przez byłych wspólników spółki jawnej.

Kolejnym argumentem, który przemawia za przechowywaniem dokumentacji podatkowej przez Wnioskodawcę był obowiązek odprowadzania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy PIT za okres, w którym był wspólnikiem spółki jawnej, a co za tym idzie część dochodu uzyskanego z działalności gospodarczej prowadzonej w formie spółki jawnej była opodatkowana w zeznaniu rocznym za poszczególne lata działalności gospodarczej. Podobna sytuacja dotyczy pozostałych wspólników spółki jawnej.

Reasumując, według Wnioskodawcy, logiczne jest, aby to on pozostawał w posiadaniu ww. dokumentacji, gdyż w każdym momencie może udostępnić potrzebne dane.

W przypadku przekazania dokumentacji podatkowej do przechowywania drugiej stronie istnieje wątpliwość, czy dokumentacja będzie prawidłowo przechowywana, gdyż spółka nie odprowadzała podatku dochodowego oraz czy zostanie udostępniona w przypadku potrzeby.

Jego zdaniem, istotną kwestią w sprawie jest również gotowość przedłożenia dokumentacji księgowej dla celów kontroli dokonywanej przez organy podatkowe oraz inne organy kontrolujące. Będąc w ich posiadaniu Wnioskodawca będzie mógł udostępnić te dokumenty organom w przypadku czynności sprawdzających jak i kontrolnych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 86 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.), podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W myśl natomiast art. 88 § 1 Ordynacji podatkowej, podatnicy wystawiający rachunki są obowiązani kolejno je numerować i przechowywać kopie tych rachunków, w kolejności ich wystawienia, do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Stosownie do art. 3 pkt 4 Ordynacji podatkowej, pod pojęciem "księgi podatkowe" rozumie się księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci.

Zgodnie natomiast z art. 24a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.), osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej "księgą", z zastrzeżeniem ust. 3 i 5, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a-22o.

Z przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego wynika, że 20 grudnia 2007 r. pięciu wspólników zawarło umowę o zawiązaniu spółki jawnej. W latach 2008 - 2009 spółka jawna ewidencjonowała zdarzenia gospodarcze w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, a od 2010 r. w księgach handlowych. Z dniem 24 maja 2010 r. spółka jawna została przekształcona w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, a co za tym idzie, stała się podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych. Na podstawie dokumentacji prowadzonej w ww. okresie przez spółkę jawną sporządzane były zeznania podatkowe wspólników (w tym Wnioskodawcy), obliczane zaliczki na podatek dochodowy, a same dokumenty zawierają informacje stanowiące tajemnicę handlową.

Przepisy ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawierają szczegółowych unormowań wskazujących, który podmiot (spółka przekształcana, czy spółka przekształcona) jest zobowiązany do przechowywania ksiąg podatkowych za okres poprzedzający dzień przekształcenia.

Z wniosku wynika, że przedsiębiorca przekształcany spółka jawna, której wspólnikiem był Wnioskodawca, prowadził przed przekształceniem w spółkę z o.o. podatkową księgę przychodów i rozchodów, a w roku, w którym nastąpiło przekształcenie księgi rachunkowe. Zatem na dzień przekształcenia spółka jawna zobowiązana była do zamknięcia tych ksiąg, zaś powstała z jej przekształcenia spółka z o.o. do założenia nowej dokumentacji księgowej (otwarcia ksiąg rachunkowych). Zgodnie bowiem z art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.), spółka z o.o. jest podmiotem zobowiązanym do prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Zauważyć ponadto należy, że stosownie do treści art. 12 ust. 1 pkt 3 ww. ustawy, księgi rachunkowe otwiera się (co do zasady) na dzień zmiany formy prawnej. W myśl natomiast art. 12 ust. 2 pkt 3 cyt. ustawy, księgi rachunkowe zamyka się (co do zasady) na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej. W konsekwencji, skoro spółka jawna zobowiązana była na mocy art. 12 ust. 2 pkt 3 cyt. ustawy, do zamknięcia ksiąg rachunkowych na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej, a spółka z o.o. do założenia tych ksiąg na dzień zmiany formy prawnej, to nie doszło do sytuacji kontynuowania zapisów w dotychczas prowadzonych przez spółkę jawną księgach rachunkowych.

Wskazać także należy, że spółka jawna nie była podatnikiem podatku dochodowego, podatnikami tego podatku byli wspólnicy spółki (w tym Wnioskodawca). To oni zatem (a nie spółka) zobowiązani byli do rozliczania podatku dochodowego od dochodów wypracowanych w toku działalności spółki na podstawie prowadzonych dla spółki ewidencji księgowych i wykazywania ich w składanych zeznaniach podatkowych. Tym samym dla celów podatku dochodowego ewidencje te (podatkowa księga przychodów i rozchodów, księgi rachunkowe) stanowiły w istocie podstawę do podatkowego rozliczania wspólników, a nie spółki. Wspólnicy ww. spółki ponoszą także odpowiedzialność za treść zapisów zawartych w ww. ewidencjach.

Wobec powyższego, w ocenie tut. Organu dokumentacja księgowa dotycząca działalności spółki jawnej z okresu poprzedzającego dzień jej przekształcenia w spółkę z o.o. powinna być przechowywana przez wspólników tej spółki (a nie spółkę z o.o.). Brak jest przy tym przeszkód prawnych aby tą dokumentację przechowywał Wnioskodawca, na mocy decyzji jednogłośnie podjętej przez wspólników spółki jawnej.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa Stefana Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.