IBPBI/1/415-1250/10/ZK

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 1 grudnia 2010 r. (data wpływu do tut. Biura 10 grudnia 2010 r.), uzupełnionym w dniu 14 lutego 2011 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, wskazanych we wniosku wydatków oraz sposobu ich udokumentowania - jest prawidłowe.

W dniu 10 grudnia 2010 r. wpłynął do tut. Biura ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie, dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych, w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, wskazanych we wniosku wydatków oraz sposobu ich udokumentowania.

Wniosek powyższy nie spełniał wymogów formalnych, dlatego też pismem z dnia 4 lutego 2011 r. Znak: IBPBI/1/415-1250/10/ZK wezwano do jego uzupełnienia, co też nastąpiło w dniu 14 lutego 2011 r.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

W 2009 r. Wnioskodawca zakończył budowę hali produkcyjno-magazynowej dla spółki z o.o. Roboty budowlane odbierane były etapami, potwierdzone protokołami odbioru. W dniu 15 września 2009 r. w protokole uzgodnień, upoważnił Inwestora do zlecenia wykonania poprawy pewnych niedoróbek, innym firmom zewnętrznym (jest stosowny protokół na którym wyraził zgodę). Za wykonane prace poprawkowe przez wybraną przez Inwestora firmę, Wnioskodawca otrzymał noty księgowe o treści "Obciążenie kosztami - dotyczy prac poprawkowych przy elewacji budynku, zgodnie z protokołem uzgodnień z dnia 15 września 2009 r." Na prośbę o udokumentowanie wystawionych not księgowych, otrzymał ksera faktur wystawionych na spółkę z o.o. przez firmę budowlaną, która wykonała prace. Noty stanowią wartość brutto obciążających faktur wystawionych przez firmę wykonującą poprawki. Wg informacji uzyskanych w Urzędzie Skarbowym, właściwym dokumentem rozliczającym wykonane roboty winna być refaktura - również ze względu na odliczenie przez Inwestora podatku VAT - o co Wnioskodawca zwrócił się do Inwestora - pismo to pozostało bez odpowiedzi. Wnioskodawca informuje również, że w zawartej umowie na roboty budowlane nie byto żadnych ustaleń o ewentualnych odszkodowaniach za nieprawidłowe wykonanie robót.

W uzupełnieniu wniosku wskazano, iż Wnioskodawca prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów, w której koszty ewidencjonowane są metodą, o której mowa w art. 22 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy noty księgowe obciążeniowe o treści "Obciążenie kosztami - dotyczy prac poprawkowych przy elewacji budynku, zgodnie z protokołem uzgodnień z dnia 15 września 2009 r." wystawione na firmę Wnioskodawcy przez Inwestora w wartości brutto faktur będących ich podstawą, stanowią koszty uzyskania przychodu w dniu ich zapłaty.

Zdaniem Wnioskodawcy, zapłacone noty księgowe stanowią dla niego koszty uzyskania dochodu (winno być przychodu). Wydatki zostały poniesione w celu uzyskania przychodu (stosowna faktura za prace budowlane). Nota nie jest odszkodowaniem za wykonanie prac poprawkowych, lecz obciążeniem Wnioskodawcy kosztami za wykonane prace (o czym świadczą faktury VAT wystawione przez firmę wykonującą te prace). Z umowy o usługę budowlaną nie wynika (brak zapisów) by Wnioskodawca miał być objęty jakimkolwiek odszkodowaniem lub karami umownymi za wykonanie usługi.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Na wstępie zaznaczyć należy, iż z uwagi na fakt, iż przedmiotem złożonego wniosku jest zaistniały stan faktyczny, niniejszą interpretację oparto o przepisy ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późn. zm.), w brzmieniu obowiązującym w 2010 r.

W myśl art. 22 ust. 1 ww. ustawy, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy.

Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu winien, w myśl powołanego przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

* pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub ze źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,

* nie znajdować się na liście wydatków nieuznanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

* być właściwie udokumentowany.

Generalnie należy przyjąć, iż kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów, o ile w myśl przepisów ww. ustawy nie podlegają wyłączeniu z tychże kosztów. Przy czym związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem wydatku, a osiągnięciem przychodu, bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła, należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu, bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.

Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu uzyskiwano oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast za koszty służące zabezpieczeniu źródła przychodów należy uznać koszty poniesione na ochronę istniejącego źródła przychodów, w sposób gwarantujący bezpieczne funkcjonowanie tego źródła. Istotą tego rodzaju kosztów jest więc ich obligatoryjne poniesienie w celu nie dopuszczenia do utraty źródła przychodu w przyszłości.

Należy przy tym podkreślić, iż obowiązek jednoznacznego wykazania związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem, a przychodem uzyskanym z działalności, zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła tego przychodu każdorazowo spoczywa na podatniku.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 19 ww. ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kar umownych i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad lub zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.

Wymienione w cyt. przepisie, kary umowne i odszkodowania wiążą się z nienależytym wykonaniem zobowiązań. Celem tego przepisu jest zatem uniemożliwienie pomniejszenia podstawy opodatkowania o koszty poniesione w związku z nienależytym wykonaniem zobowiązania.

Uregulowania dotyczące kar umownych oraz odszkodowań zawarte są w ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks Cywilny (Dz. U. z 1964 r. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.).

Przepis art. 483 § 1 k.c. stanowi, iż można zastrzec w umowie, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego (np. zobowiązań, które polegają na dostawie towarów lub wykonaniu usług) nastąpi przez zapłatę określonej sumy (kary umownej).

Zgodnie z art. 22 ust. 4 cyt. ustawy, koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione.

Jednocześnie w art. 22 ust. 6b ww. ustawy sprecyzowano, co należy rozumieć przez moment poniesienia kosztu w przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów. Zgodnie z tym przepisem za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż Wnioskodawca został obciążony kosztami prac poprawkowych, w związku z wykonaną usługą budowlaną. Przedmiotowe prace zostały wykonane przez wybraną przez Inwestora firmę, zgodnie z protokołem uzgodnień w tym zakresie i udokumentowane notami księgowymi. W zawartej umowie na roboty budowlane nie byto żadnych ustaleń o ewentualnych odszkodowaniach lub karach umownych za nieprawidłowe wykonanie robót.

Mając na względzie powyższe, stwierdzić należy, iż jeżeli w istocie wskazane we wniosku wydatki nie stanowią kary umownej, czy też odszkodowania, o których mowa w art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, to Wnioskodawca może je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej, jako pozostające w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi z tej działalności przychodami, bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem tego źródła przychodów.

Zauważyć bowiem należy, iż wykonawca określonych prac budowlanych, powinien co do zasady sam i na własny rachunek dokonać niezbędnych prac poprawkowych. W braku takiej możliwości może on zlecić wykonanie tych prac innemu podmiotowi, ponosząc ekonomiczny ciężar wykonania tych prac. Nic nie stoi przy tym na przeszkodzie, aby na mocy zawartego pomiędzy Inwestorem, a Wykonawcą porozumienia to Inwestor zlecił wykonanie przedmiotowych prac firmie trzeciej, obciążając Wykonawcę poniesionymi z tego tytułu wydatkami.

Przy czym, datą poniesienia kosztu uzyskania przychodów będzie data wystawienia dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) przedmiotowego kosztu.

Odnosząc się natomiast do kwestii udokumentowania ww. wydatków notami księgowymi stwierdzić należy, iż zgodnie z § 12 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 z późn. zm.), podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe którymi są:

1. faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej "fakturami", odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub

2. inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a. wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b. datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym, że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

c. przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d. podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Stosownie do treści § 13 ww. rozporządzenia, za dowód księgowy uważa się również:

1. dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;

2. noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;

3. dowody przesunięć;

4. dowody opłat pocztowych i bankowych;

5. inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.

Ponadto niektóre wydatki, ściśle określone w § 14 rozporządzenia, mogą być udokumentowane za pomocą tzw. dowodów wewnętrznych.

Zaznaczyć przy tym należy, iż cytowane przepisy ww. rozporządzenia zawierają zamknięty katalog dokumentów, mogących stanowić podstawę dokonania zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Mając powyższe na względzie, stwierdzić należy, iż noty obciążeniowe, nie zostały wyszczególnione w ww. rozporządzeniu, jako dowody księgowe. Co do zasady nie mogą więc one dokumentować kosztów uzyskania przychodów. Zatem podstawą wpisu przedmiotowych wydatków w prowadzonej podatkowej księdze przychodów i rozchodów winny być faktury, (refaktury), rachunki, ewentualnie inne dokumenty, o których mowa w § 13 pkt 5 ww. rozporządzenia, jeżeli zawierają dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 ww. rozporządzenia. Jeżeli zatem nota obciążeniowa, o której mowa we wniosku zawiera ww. dane, a Wnioskodawca nie jest w stanie uzyskać na udokumentowanie przedmiotowych kosztów innych dowodów (faktur, refaktur, rachunków) to nota ta (wraz ze wskazanym we wniosku protokołem uzgodnień) może stanowić podstawę do ujęcia kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

W świetle powyższego, przedstawione we wniosku stanowisko Wnioskodawcy, z ww. zastrzeżeniem, uznano za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, 43-300 Bielsko-Biała, ul. Traugutta 2a.