IBPBI/1/415-1215/11/ESZ

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 24 listopada 2011 r. (data wpływu do tut. Biura 29 listopada 2011 r.), dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej wydatków poniesionych na zakup posiłków podawanych podczas spotkań z kontrahentami i potencjalnymi kontrahentami oraz pracownikami organizowanych w siedzibie firmy - jest prawidłowe.

W dniu 29 listopada 2011 r. wpłynął do tut. Biura ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie, dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej wydatków poniesionych na zakup poczęstunku podawanego podczas spotkań z kontrahentami i potencjalnymi kontrahentami oraz pracownikami organizowanych w siedzibie firmy.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Przedmiotem działalności gospodarczej Wnioskodawcy, jako osoby fizycznej, jest świadczenie usług związanych z marketingiem w Internecie (m.in. strony internetowe, sklepy internetowe, ogólnie rozumiana reklama internetowa i Public Relations, prezentacje multimedialne).

W ramach działalności Wnioskodawca dokonuje zakupów artykułów spożywczych dla potrzeb biura (sekretariatu), tj.: kawa, herbata, cukier, napoje niealkoholowe, słodycze m.in. paluszki, ciastka, cukierki. Artykuły są podawane kontrahentom lub potencjalnym kontrahentom podczas spotkań biznesowych o charakterze reklamowym lub informacyjnym. Spotkania organizowane są w celu podpisywania umów (zakupowych lub sprzedażowych), przedstawiania oferty, omawiania istotnych warunków współpracy. Podczas tych spotkań podawany jest skromny poczęstunek (kawa, herbata, soki, napoje, słodycze), które nie wykraczają poza zwykłe przejawy gościnności.

Dodatkowo w ramach działalności Wnioskodawca przeprowadza spotkania służbowe ze swoimi pracownikami, podczas których omawiane są istotne tematy związane z prowadzoną działalnością, m.in. przeprowadzanie rozmów związanych z aktualnymi lub przyszłymi projektami, omawianie wyników z projektów czy budżetów, konstruowanie umów, omawianie planów finansowych firmy.

Osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą zalicza do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, wydatki spożywcze ponoszone dla potrzeb prowadzenia biura (sekretariatu) (m.in. wydatki na zakup kawy, herbaty, cukru, wody, soków i innych napojów niealkoholowych, słodyczy m.in. paluszków, ciastek) zużywanych podczas spotkań biznesowych z kontrahentami oraz wewnętrznych spotkaniach z pracownikami.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy wydatki na zakup drobnych artykułów spożywczych podawanych podczas spotkań (m.in. kawa, herbata, cukier, śmietanka, napoje niealkoholowe m.in. soki, woda, napoje gazowane, słodycze m.in. ciastka, paluszki, cukierki) z kontrahentami dotychczasowymi i przyszłymi oraz w czasie wewnętrznych spotkań pracowniczych można zaliczać do kosztów uzyskania przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zdaniem Wnioskodawcy, stosownie do art. 23 pkt 1 ust. 23 (winno być art. 23 ust. 1 pkt 23) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodu nie są wydatki na reprezentację, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Biorąc pod uwagę, że przepisy prawa nie definiują pojęcia reprezentacji, należy w tym zakresie odnieść się do potocznego rozumienia tego terminu. Zgodnie z definicją przytoczoną w wielu słownikach języka polskiego, reprezentacja oznacza okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną.

Zgodnie z tym wyjaśnieniem można stwierdzić, że reprezentacja to występowanie w imieniu firmy, wiążące się z okazałością, w celu wywołania dobrego wrażenia.

Brzmienie przepisu przemawia za tym, że wydatki na usługi gastronomiczne i napoje nie będą stanowiły kosztu uzyskania przychodu tylko wtedy, gdy będą składnikiem działań podatnika rozumianych jako reprezentacja. W przeciwnym razie należy posłużyć się zasadami ogólnymi tj. sprawdzić, czy wydatki mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą podmiotu. Organizowane spotkania z kontrahentami, opisane we wcześniejszej części, mają charakter informacyjny i reklamowy a wydatki z nimi związane winny być kwalifikowane do tej samej kategorii kosztów stanowiących koszty uzyskania, ponieważ są związane z działalnością i funkcjonowaniem działalności gospodarczej, a nie mają cech reprezentacyjnych.

A. Wydatki związane z zakupem artykułów spożywczych zużywanych podczas spotkań w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej z kontrahentami lub potencjalnymi kontrahentami.

Podczas omawianych spotkań z kontrahentami, częstowani są oni drobnym poczęstunkiem (kawą, herbatą, wodą, sokiem lub napojem gazowanym oraz słodyczami), który nie wykracza poza zwykłe przejawy gościnności. Zakup artykułów spożywczych, podawanych podczas spotkań biznesowych, ma służyć zapewnieniu optymalnych i komfortowych warunków pracy w czasie odbywanych spotkań, wpływając na ich sprawny przebieg i efektywność, ponieważ w trakcie takich spotkań mogą zostać zawarte umowy bądź ustalone zasady dalszej współpracy.

Zapewnienie kontrahentom podczas spotkania zwyczajowego poczęstunku (kawy, herbaty, słodyczy itp.) nie jest przejawem okazałości i wystawności. Poczęstunek jest elementem dodatkowym spotkania, a nie celem samym w sobie. Ponadto poczęstowanie kontrahenta kawą, herbatą, słodyczami, stanowi zdaniem Spółki powszechnie obowiązujący kanon kultury. Poczęstunek nie wykracza więc poza główny cel organizowanych spotkań.

Wyżej wymienione wydatki dowodzą, że istnieje związek z prowadzoną działalnością, a więc zgodnie z założeniami art. 22 pkt 1 (winno być ust. 1) u.p.d.o.f. należy je uznać za koszty uzyskania przychodów. Ponadto wydatki takie nie podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania.

B. Wydatki związane z zakupem artykułów spożywczych zużywanych podczas spotkań wewnętrznych z pracownikami.

Oprócz spotkań biznesowych z kontrahentami w siedzibie działalności odbywają się również spotkania z pracownikami, podczas których częstowani są kawą, herbatą, sokami, słodyczami. Narady te dotyczą kluczowych kwestii funkcjonowania działalności. Drobne artykuły spożywcze są bezpośrednio konsumowane przez pracowników biorących udział w spotkaniach wewnętrznych.

Zakup nie jest związany z reprezentacją, gdyż zgodnie z definicją, reprezentacja ze swej istoty kierowana jest do określonej grupy osób spoza przedsiębiorstwa. Natomiast spotkania wewnętrzne mają na celu omówienie istotnych spraw działalności gospodarczej. Organizowanie takich spotkań jest konieczne w celu utrzymania prawidłowej wymiany informacji. Oprócz aspektów zarządczych oraz strategicznych, poczęstunek podczas spotkań wewnętrznych z pracownikami ma również charakter motywacyjny, powoduje przywiązywanie pracowników do firmy. W konsekwencji powoduje to wydajniejszą pracę pracowników i zwiększenie dochodów firmy. Z tej też przyczyny na podstawie art. 22 pkt 1 (winno być ust. 1) wydatki powyższe uznać należy, za koszty uzyskania przychodów, jako wydatki związane z ogólną działalnością.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Zatem kosztem uzyskania przychodów nie są wszystkie wydatki, ale tylko takie, które nie są wymienione w art. 23 i których poniesienie pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem przychodu z danego źródła, bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Jednakże ciężar wykazania owego związku spoczywa na podmiocie, który wywodzi z tego określone skutki prawne.

Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny związku z prowadzoną działalnością winno wynikać, iż poniesiony wydatek obiektywnie może się przyczynić do osiągnięcia przychodów z danego źródła. Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów winien, w myśl powołanego przepisu spełniać łącznie następujące warunki:

* pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,

* nie znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

* być właściwie udokumentowany.

W myśl art. 23 ust. 1 pkt 23 ww. ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie definiuje terminu "reprezentacja", dlatego też należy posłużyć się wykładnią językową. Przez reprezentację rozumie się "okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną" - Uniwersalny Słownik Języka Polskiego pod redakcją prof. Stanisława Dubisza (Wydawnictwo Naukowe PWN; Warszawa 2007). Przenosząc tę definicję na grunt ustawy podatkowej, należy uznać, że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojęcie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż w ramach prowadzonej działalności gospodarczej Wnioskodawca dokonuje zakupów artykułów spożywczych dla potrzeb biura (sekretariatu), tj.: kawy, herbaty, cukru, wody, soków i innych napojów niealkoholowych, słodyczy m.in. paluszków, ciastek. Artykuły są podawane kontrahentom lub potencjalnym kontrahentom podczas spotkań biznesowych o charakterze reklamowym lub informacyjnym organizowanych w siedzibie (biurze) firmy. Spotkania organizowane są w celu podpisywania umów (zakupowych lub sprzedażowych), przedstawiania oferty, omawiania istotnych warunków współpracy. Dodatkowo w ramach działalności Wnioskodawca przeprowadza w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej (siedzibie firmy), spotkania służbowe ze swoimi pracownikami, podczas których omawiane są istotne tematy związane z prowadzoną działalnością, m.in. przeprowadzanie rozmów związanych z aktualnymi lub przyszłymi projektami, omawianie wyników z projektów czy budżetów, konstruowanie umów, omawianie planów finansowych firmy.

Odnosząc powyższe do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego należy stwierdzić, iż w celu rozstrzygnięcia, czy wydatki, o których mowa mogą stanowić koszty uzyskania przychodów należy ustalić, czy mają one charakter reprezentacyjny, tj. czy wydatki na poczęstunek podawany podczas wyżej wymienionych spotkań ukierunkowane są na reprezentowanie firmy oraz budowanie jej prestiżu (wizerunku).

W przypadku spotkań z kontrahentami i potencjalnymi kontrahentami oraz wewnętrznych spotkań z pracownikami, które odbywają się w siedzibie firmy, podczas których serwowany jest drobny poczęstunek, trudno przypisać tym spotkaniom cechy wytworności i okazałości. Koszty jakie Wnioskodawca ponosi w związku z organizacją tych spotkań mogą więc zostać uznane za koszt uzyskania przychodów, o którym mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Należy jednocześnie zaznaczyć, iż prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem, jego celowości i związku z przychodem, jak i prawidłowym jego udokumentowaniem. Trzeba pamiętać, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego.

Na podatniku ciąży również obowiązek należytego udokumentowania ww. wydatków. Nie może się ono jednak ograniczać wyłącznie do posiadania faktury, bądź też innego dowodu stwierdzającego wyłącznie wysokość poniesionych z ww. tytułu wydatków. Niezbędnym jest bowiem dysponowanie dowodami umożliwiającymi w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowo-skutkowego poniesionych wydatków z przychodami z prowadzonej działalności gospodarczej, a ponadto potwierdzającymi racjonalność poniesionych wydatków i brak cech okazałości oraz wystawności.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Rzeszowie, ul. Kraszewskiego 4a, 35-016 Rzeszów, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.