IBPBI/1/415-1131/10/ESZ - Zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na zakup posiłków, podawanych podczas spotkań z kontrahentami i potencjalnymi klientami w siedzibie firmy.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawczyni, przedstawione we wniosku z dnia 15 października 2010 r. (data wpływu do tut. Biura 8 listopada 2010 r.), uzupełnionym w dniu 19 stycznia 2011 r., dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej wydatków poniesionych na zakup posiłków podawanych podczas spotkań z kontrahentami i potencjalnymi klientami organizowanych w siedzibie firmy-jest prawidłowe.

W dniu 27 października 2010 r. wpłynął do tut. Organu ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie, dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej wydatków poniesionych na zakup poczęstunku podawanego podczas spotkań z kontrahentami i potencjalnymi klientami organizowanych w siedzibie firmy.

Wniosek powyższy nie spełniał wymogów formalnych, dlatego też pismem z dnia 10 stycznia 2011 r. Znak: IBPBI/1/415-1131/10/ESZ wezwano do jego uzupełnienia, co nastąpiło w dniu 19 stycznia 2011 r.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Wnioskodawczyni prowadząc działalność gospodarczą współpracuje z wieloma kontrahentami. Niektórzy z nich mają ogromne znaczenie z uwagi na ilość zamawianych towarów, bądź w przypadku dostawców z uwagi na udzielanie atrakcyjnych rabatów. Dla dobrej współpracy przyjmuje kontrahentów w siedzibie firmy, bądź też w restauracji ponieważ delegacje przyjeżdżają przeważnie z odległych miejscowości (częstuje ich posiłkami).

Zdarza się, iż delegacja spędza w firmie więcej niż jeden dzień i otrzymuje nocleg w hotelu finansowany z pieniędzy firmy.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy wydatki na zakup posiłków, które Wnioskodawczyni podaje kontrahentom w siedzibie firmy dla delegacji firm współpracujących mogą stanowić koszt uzyskania przychodów.

Zdaniem Wnioskodawczyni, wydatki na posiłek dla ważnych kontrahentów w razie wyraźnej konieczności nie stanowią dla Wnioskodawczyni kosztów reprezentacji, a tym samym może je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Uważa, że za koszty reprezentacji można uznać wystawne przyjęcia imprezy z dodatkowymi atrakcjami. Natomiast obiad dla kontrahentów spędzających w firmie cały dzień, nie jest czymś wystawnym, a raczej mieści się w granicach dobrych obyczajów. Jest to tym samym wydatek ściśle związany z uzyskaniem przychodów dlatego, Wnioskodawczyni uważa, iż może stanowić koszt uzyskania przychodu.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawczyni w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Zatem kosztem uzyskania przychodów nie są wszystkie wydatki, ale tylko takie, które nie są wymienione w art. 23 i których poniesienie pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem przychodu z danego źródła, bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Jednakże ciężar wykazania owego związku spoczywa na podmiocie, który wywodzi z tego określone skutki prawne.

Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny związku z prowadzoną działalnością winno wynikać, iż poniesiony wydatek obiektywnie może się przyczynić do osiągnięcia przychodów z danego źródła. Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów winien, w myśl powołanego przepisu spełniać łącznie następujące warunki:

* pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,

* nie znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

* być właściwie udokumentowany.

W myśl art. 23 ust. 1 pkt 23 ww. ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie definiuje terminu "reprezentacja", dlatego też należy posłużyć się wykładnią językową. Przez reprezentację rozumie się "okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną" - Uniwersalny Słownik Języka Polskiego pod redakcją prof. Stanisława Dubisza (Wydawnictwo Naukowe PWN; Warszawa 2007). Przenosząc tę definicję na grunt ustawy podatkowej, należy uznać, że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojęcie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż w ramach prowadzonej działalności gospodarczej Wnioskodawczyni ponosi wydatki związane z zakupem poczęstunku dla kontrahentów podawanych podczas spotkań organizowanych m.in. w siedzibie firmy.

Odnosząc powyższe do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego należy stwierdzić, iż rozstrzygnięcie, czy wydatki, o których mowa mogą stanowić koszty uzyskania przychodów zależy od tego, czy dotyczą one reprezentacji, tj. czy wydatki na poczęstunek podawany podczas wyżej wymienionych spotkań ukierunkowane są na reprezentowanie firmy oraz budowanie jej prestiżu (wizerunku).

W przypadku spotkań z kontrahentami i potencjalnymi klientami, które odbywają się w siedzibie firmy, podczas których serwowany jest drobny poczęstunek, trudno przypisać tym spotkaniom cechy wytworności i okazałości. Koszty jakie Wnioskodawczyni ponosi w związku z organizacją tych spotkań mogą więc zostać uznane za koszt uzyskania przychodów, o którym mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Należy jednocześnie zaznaczyć, iż prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem, jego celowości i związku z przychodem, jak i prawidłowym udokumentowaniem. Trzeba pamiętać, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego.

Na podatniku ciąży również obowiązek należytego udokumentowania ww. wydatków. Nie może się ono jednak ograniczać wyłącznie do posiadania faktury, bądź też innego dowodu stwierdzającego wyłącznie wysokość poniesionych z ww. tytułu wydatków. Niezbędnym jest bowiem dysponowanie dowodami umożliwiającymi w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowo-skutkowego poniesionych wydatków z przychodami z prowadzonej działalności gospodarczej, a ponadto potwierdzającymi racjonalność poniesionych wydatków i brak cech okazałości oraz wystawności.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawczynię i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Nadmienia się, iż w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na zakup poczęstunku dla kontrahentów podczas spotkań zorganizowanych w restauracjach oraz związanych z opłaceniem noclegu dla tych kontrahentów wydano odrębną interpretację.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.