IBPB-1-2/4510-156/15/BKD

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2015 r. poz. 613) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) w zw. z § 9 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r. poz. 643), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z 29 maja 2015 r. (data wpływu do tut. BKIP 2 czerwca 2015 r.) uzupełnionym 11 sierpnia 2015 r., o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy:

* udokumentowane wydatki (faktury i rachunki wystawione na spółkę) poniesione na pokrycie kosztów noclegów i gastronomii w czasie spotkań z kontrahentem, pracowników mobilnych podczas wykonywania obowiązków służbowych na obszarze wskazanym jako miejsce pracy stanowią dla Wnioskodawcy koszt uzyskania przychodów na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (pytanie oznaczone we wniosku nr 2) - jest prawidłowe,

* wydatki udokumentowane paragonami nieposiadającymi wskazania nabywcy, poniesione na pokrycie kosztów noclegów, konsumpcji w czasie spotkań z kontrahentem, parkingów, przejazdów autostradami, etc. pracowników mobilnych podczas wykonywania obowiązków służbowych na obszarze wskazanym jako miejsce pracy stanowią dla Wnioskodawcy koszt uzyskania przychodów na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (część pytania oznaczonego we wniosku nr 3) -jest prawidłowe,

* wydatki udokumentowane fakturami i rachunkami nie wystawionymi na spółkę a wystawionymi na pracownika poniesione na pokrycie kosztów noclegów, konsumpcji w czasie spotkań z kontrahentem, parkingów, przejazdów autostradami, etc. pracowników mobilnych podczas wykonywania obowiązków służbowych na obszarze wskazanym jako miejsce pracy stanowią dla Wnioskodawcy koszt uzyskania przychodów na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (część pytania oznaczonego we wniosku nr 3) - jest nieprawidłowe.

W dniu 2 czerwca 2015 r. wpłynął do tut. BKIP wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy:

* udokumentowane wydatki (faktury i rachunki wystawione na spółkę) poniesione na pokrycie kosztów noclegów i gastronomii w czasie spotkań z kontrahentem, pracowników mobilnych podczas wykonywania obowiązków służbowych na obszarze wskazanym jako miejsce pracy stanowią dla Wnioskodawcy koszt uzyskania przychodów na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych,

* wydatki udokumentowane paragonami nieposiadającymi wskazania nabywcy lub udokumentowane fakturami i rachunkami nie wystawionymi na spółkę a wystawionymi na pracownika, poniesione na pokrycie kosztów noclegów, konsumpcji w czasie spotkań z kontrahentem, parkingów, przejazdów autostradami, etc. pracowników mobilnych podczas wykonywania obowiązków służbowych na obszarze wskazanym jako miejsce pracy stanowią dla Wnioskodawcy koszt uzyskania przychodów na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Wniosek nie spełniał wymogów formalnych, dlatego też pismem z 6 sierpnia 2015 r. Znak: IBPB-2-1/4511-196/15/ASz, IBPB-1-2/4510-156/15/BKD, wezwano Wnioskodawcę do ich uzupełnienia. Uzupełnienia dokonano 11 sierpnia 2015 r.

We wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Wnioskodawca jest producentem i dystrybutorem napojów izotonicznych na terenie kraju oraz poza jego granicami. Wnioskodawca jest płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych mającym siedzibę na terytorium kraju oraz jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych podlegającym nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w Polsce.

W celu bezpośredniego dotarcia do klientów, Wnioskodawca - Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, zatrudnia na podstawie umowy o pracę przedstawicieli handlowych i kierowników sprzedaży (dalej: "pracowników mobilnych"). W związku z realizacją wyżej wymienionego celu, każdy z pracowników zobowiązany jest do osobistych wyjazdów do kontrahentów, jak i do poszukiwania nowych potencjalnych klientów. Ponadto kierownicy sprzedaży są zobowiązani do kontroli podległych im przedstawicieli handlowych na obszarze całego kraju oraz rekrutacji i wdrażania nowych pracowników handlowych. Wyjazdy do kontrahentów odbywają się samochodami należącymi do Wnioskodawcy. Miejscem pracy określonym w umowie o pracę jest, w zależności od danej osoby, obszar jednego lub kilku województw lub obszar całego kraju. Niekiedy obszar pracy jest tak rozległy, albo zakres zadań zleconych przez Wnioskodawcę wymaga tego, że pracownicy nie zawsze mają możliwość powrotu do miejsca zamieszkania na nocleg w danym dniu lub ten powrót jest z punktu widzenia spółki nieekonomiczny (koszty powrotu i powtórnego wyjazdu dnia następnego w to samo miejsce lub w miejsce pobliskie są wyższe niż nocleg w danej lokalizacji). Wówczas są zmuszeni do pozostania na nocleg z konieczności wykonywania obowiązków służbowych poza siedzibą Wnioskodawcy, a jednocześnie poza miejscem zamieszkania pracownika. W tym przypadku koszty noclegów pokrywa bezpośrednio Wnioskodawca lub Wnioskodawca koszty te zwraca pracownikom. Wnioskodawca pokrywa również pracownikom mobilnym koszty gastronomii poniesione przez pracownika w czasie spotkań z kontrahentami. Spotkania te nie mają charakteru wytwornej i okazałej kolacji (obiadu lub lunchu) czy specjalnie zorganizowanej imprezy. Organizując spotkanie, celem pracownika (Wnioskodawcy) jest przede wszystkim omówienie bieżących spraw biznesowych. Takim celem, dla którego organizowane jest spotkanie, nie jest natomiast chęć okazania przepychu. Pracownicy mobilni dostarczają na potwierdzenie powyższych wydatków faktury lub rachunki wystawione na Wnioskodawcę jako nabywcę. Poniesione przez pracowników wydatki w czasie pracy na rzecz Wnioskodawcy oraz poza siedzibą Wnioskodawcy, w części są także dokumentowane za pomocą szeregu innych dokumentów (dalej razem: "Dokumenty") obejmujących m.in. paragony fiskalne, faktury imienne wystawiane na pracownika, bilety parkingowe, bilety komunikacji miejskiej, dowody uiszczenia opłaty za przejazd autostradą i inne dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków związanych z pracą na rzecz Wnioskodawcy, niestanowiące faktury VAT czy rachunku wystawionego na Wnioskodawcę. Otrzymane Dokumenty pracownicy Wnioskodawcy opisują poprzez umieszczenie na nich swoich danych i podpisu, opisu dokumentowanej operacji gospodarczej oraz celu poniesienia wydatku. Na podstawie przedłożonych do rozliczenia dokumentów, opisanych przez pracowników mobilnych, zaakceptowanych merytorycznie przez bezpośrednich przełożonych oraz formalnie i rachunkowo, Wnioskodawca zwraca równowartość poniesionych wydatków.

W związku z powyższym zadano m.in. następujące pytania:

* Czy udokumentowane wydatki (faktury i rachunki wystawione na spółkę) poniesione na pokrycie kosztów noclegów i gastronomii w czasie spotkań z kontrahentem, pracowników mobilnych podczas wykonywania obowiązków służbowych na obszarze wskazanym jako miejsce pracy stanowią dla Wnioskodawcy koszt uzyskania przychodów na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych... (pytanie oznaczone we wniosku nr 2)

* Czy wydatki udokumentowane paragonami nieposiadającymi wskazania nabywcy lub udokumentowane fakturami i rachunkami nie wystawionymi na spółkę, a wystawionymi na pracownika, poniesione na pokrycie kosztów noclegów, konsumpcji w czasie spotkań z kontrahentem, parkingów, przejazdów autostradami, etc. pracowników mobilnych podczas wykonywania obowiązków służbowych na obszarze wskazanym jako miejsce pracy stanowią dla Wnioskodawcy koszt uzyskania przychodów na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych... (pytanie oznaczone we wniosku nr 3)

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad. pyt. nr 2.

Wydatki na noclegi i gastronomię w czasie spotkań z kontrahentem pracowników mobilnych, związane z wykonywaniem przez nich obowiązków służbowych w miejscu wykonywania pracy, stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodów.

Zdaniem Wnioskodawcy, kwestię zaliczania danych wydatków do kosztów uzyskania przychodów regulują następujące przepisy: art. 15 i art. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Zgodnie z art. 15 ww. ustawy, decydującym dla zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest ustalenie, że istnieje pomiędzy nimi związek polegający na poniesieniu kosztu jako niezbędnego do osiągnięcia przychodu. W danym stanie faktycznym, niewątpliwie uznać należy, że taki związek przyczynowo-skutkowy zachodzi. Wyjazdy pracowników mobilnych są koniecznym elementem wykonywania przez nich pracy, a jednocześnie ich celem i skutkiem jest powstanie przychodów po stronie ponoszącej te koszty Spółki. Poza tym, nie zostały one wyłączone z zakresu przedmiotowego kosztów uzyskania przychodów w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych z wyjątkiem kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Jednak charakter spotkań z kontrahentem pracowników mobilnych, związany z wykonywaniem przez pracowników obowiązków służbowych w miejscu wykonywania pracy, nie ma w przypadku i w ocenie Wnioskodawcy znamion wytworności i okazałości. Stanowisko Wnioskodawcy w tym zakresie jest zgodne ze stanowiskiem Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu zawartym w interpretacji indywidualnej z 28 lutego 2014 r., nr ILPB3/423-889/10/14-S/JG, Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy zawartym w interpretacji indywidualnej z 20 maja 2014 r. nr ITPB3/423-91/14/PST, czy z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z 10 października 2013 r., sygn. akt II FSK 2846/11.

Ad. pyt. nr 3.

Zdaniem Wnioskodawcy, wydatki ponoszone przez pracowników w ramach wykonywania obowiązków służbowych, które potwierdzone są za pomocą Dokumentów opisanych poprzez umieszczenie na nich danych i podpisu pracownika, opisu dokumentowanej operacji gospodarczej oraz celu poniesienia wydatku, stanowią koszty uzyskania przychodów na gruncie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy. Ponadto zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do odliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16 m ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. W świetle powyższych przepisów, za wydatek stanowiący koszt uzyskania przychodów można uznać odpowiednio udokumentowany wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Zdaniem Wnioskodawcy, nie budzi wątpliwości związek wydatków ponoszonych przez pracowników w trakcie wykonywania obowiązków służbowych, takich jak koszty przejazdów (w tym taksówkami) oraz noclegów. Przedmiotowe wydatki ponoszone są w trakcie czynności wykonywanych na rzecz Wnioskodawcy i mają pośredni związek z przychodami osiąganymi przez Spółkę, jak również zachowywaniem oraz zabezpieczaniem źródeł przychodów. Należy jednocześnie zaznaczyć, że przedmiotowe wydatki (obejmujące m.in. wydatki na przejazdy oraz noclegi) nie podlegają wyłączeniu z kategorii kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W związku z powyższym, w opinii Wnioskodawcy, elementem rozstrzygającym o możliwości zaliczenia przedmiotowych wydatków do kosztów uzyskania przychodów na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych jest, co do zasady, ich prawidłowe udokumentowanie. Ponieważ przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawierają przepisów regulujących sposób prowadzenia ewidencji rachunkowej, zdaniem Wnioskodawcy do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, niewymieniony w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i udokumentowany zgodnie z odrębnymi przepisami, o których mowa w art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Pomocniczo Wnioskodawca wskazuje na przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: "UOR"), która określa zasady prowadzenia ewidencji rachunkowej przez podatników. Zgodnie z art. 20 ust. 1 UOR, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Jednocześnie, w myśl art. 20 ust. 2 UOR, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi": zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów, zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom, wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki. Podstawą zapisów mogą być również dowody księgowe sporządzone przez jednostkę, wymienione w art. 20 ust. 3 UOR. Ponadto, zgodnie z art. 20 ust. 4 UOR, w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności. Dodatkowo zgodnie z art. 21 ust. 1 UOR dowód księgowy powinien zawierać co najmniej elementy wskazane w tym przepisie. Jednocześnie, zgodnie z art. 21 ust. 1a UOR, można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 5 i 6 UOR, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych. Mając na uwadze przytoczone powyżej przepisy UOR należy wskazać, że ustawodawca nie określa zamkniętego katalogu dopuszczalnych rozwiązań technicznych dokumentowania kosztów, wskazuje jedynie wymogi jakie dowody księgowe muszą spełnić w celu uznania, że prowadzona ewidencja rachunkowa jest rzetelna. Zdaniem Wnioskodawcy, Dokumenty otrzymywane przez pracowników Spółki, jako zewnętrzne dowody obce, nie spełniają, co do zasady, wszystkich warunków określonych przepisem art. 21 ust. 1 UOR, niemniej jednak mogą być zakwalifikowane jako dowody księgowe będące podstawą do ujęcia ich w kosztach uzyskania przychodów, gdyż jak wskazano powyżej, zgodnie z art. 21 ust. 1a UOR, można zaniechać zamieszczania na dowodzie wymaganych danych, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 5 i 6, a więc między innymi podpisu wystawcy dowodu, jeżeli wynikają one z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Spółka pragnie podkreślić, że jak wskazano w opisie zaistniałego stanu faktycznego, otrzymane Dokumenty pracownicy Spółki opisują poprzez umieszczenie na nich swoich danych i podpisu, opisu dokumentowanej operacji gospodarczej oraz celu poniesienia wydatku. W oparciu o obowiązujący stan prawny stwierdzić należy, że Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków związanych z działalnością Wnioskodawcy (m.in. wydatki na przejazdy i noclegi ponoszone przez pracowników Wnioskodawcy), uzupełnione o dane określone w art. 21 ust. 1 UOR, mogą stanowić podstawę zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów na gruncie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ponieważ udokumentowane za ich pomocą wydatki mogą zostać uznane za udokumentowane zgodnie z odrębnymi przepisami, o których mowa w art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Dodatkowo Wnioskodawca pragnie wskazać, że w myśl art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód o postępowaniu podatkowym należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Jednocześnie, zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2 oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Wnioskodawca wskazuje, że konstrukcja powyższego przepisu, poprzez użycie sformułowania "w szczególności" wskazuje na otwarty charakter katalogu dokumentów uznawanych za dowody w postępowaniu podatkowym. W konsekwencji, zdaniem Wnioskodawcy, Dokumenty mogą generalnie zostać uznane za dowody w postępowaniu podatkowym, spełniające wymogi określone w przepisach Ordynacji podatkowej.

Wskazane przez Wnioskodawcę stanowisko, zgodnie z którym Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków związanych z działalnością Wnioskodawcy, uzupełnione o dane określone w art. 21 ust. 1 UOR, mogą stanowić podstawę zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów na gruncie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, zostało potwierdzone w licznych interpretacjach wydanych przez organy podatkowe w imieniu Ministra Finansów, tj.m.in.: w interpretacji indywidualnej wydanej w imieniu Ministra Finansów przez:

* Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 29 czerwca 2009 r. sygn. ITPB3/423-160b/09/MT, w której organ stwierdził, że: "jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości, paragony fiskalne potwierdzające przedmiotowe wydatki, stanowią dowody księgowe, będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, taki sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych";

* Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 2 czerwca 2009 r. sygn. ILPB3/423-192/09-4/MC, w której organ stwierdził, że: "W oparciu o obowiązujący stan prawny stwierdzić należy, iż paragony fiskalne na przejazdy taksówkami w sprawach służbowych oraz faktury lub rachunki wystawione imiennie na pracownika, potwierdzające poniesienie wydatków związanych z działalnością Spółki (...), uzupełnione o dane określone w art. 21 ustawy o rachunkowości, mogą stanowić podstawę zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów.";

* Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 20 maja 2009 r. sygn. ITPB3/423-121/09/MT, w której organ stwierdził, iż: "(...) jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości, paragony fiskalne potwierdzające przedmiotowe wydatki, opisane przez pracowników w sposób wskazany przez Wnioskodawcę, stanowią dowody księgowe, będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, taki sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych.";

* Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 30 stycznia 2009 r. sygn. ILPB3/423-729/08-4/MC, w której organ stwierdził, że: "W oparciu o obowiązujący stan prawny stwierdzić należy, iż paragony oraz inne dokumenty, potwierdzające poniesienie przez Spółkę przedmiotowych wydatków, uzupełnione o dane określone w art. 21 ustawy o rachunkowości mogą stanowić podstawę zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów (...)";

* Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 13 stycznia 2009 r. sygn. IPPB3/423-1509/08-2/GJ, w której organ potwierdził stanowisko podatnika, zgodnie z którym: "(...) wydatki poniesione przez pracowników Spółki w ramach wykonywanych czynności związanych z działalnością gospodarczą Spółki w czasie podróży służbowych, udokumentowane paragonami z kasy fiskalnej, fakturami imiennymi, biletami parkingowymi oraz biletami komunikacji miejskiej stanowią koszty uzyskania spółki."

Reasumując, Spółka stoi na stanowisku, że wydatki ponoszone przez pracowników Spółki w ramach wykonywania obowiązków służbowych, które potwierdzone są za pomocą Dokumentów opisanych poprzez umieszczenie na nich danych i podpisu pracownika, opisu dokumentowanej operacji gospodarczej oraz celu poniesienia wydatku, stanowią koszty uzyskania przychodów na gruncie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Na tle przedstawionego stanu faktycznego stwierdzam co następuje:

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 851 z późn. zm., dalej: "u.p.d.o.p."), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (...).

Zatem do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio jaki i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów. Podatnik, zaliczając dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów, winien wykazać jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz to, że poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub, że wydatek ten jest związany z konkretnym przedsięwzięciem gospodarczym.

Katalog wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, pomimo ich związku z przychodami i prowadzoną działalnością gospodarczą, zawarty został w art. 16 ust. 1 u.p.d.o.p. Należy jednak pamiętać, że samo wyliczenie kosztów, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów nie stwarza domniemania, że wszelkie pozostałe koszty, które nie są zamieszczone w art. 16 u.p.d.o.p. zostaną ex lege uznane za koszty podlegające odliczeniu.

Zatem, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

* został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

* jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

* pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

* poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

* został właściwie udokumentowany,

* nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 u.p.d.o.p. nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

W świetle powyższego, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Ponoszone koszty należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu.

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. Zaznaczyć należy, że to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, w oparciu o zgromadzony przez tychże podatników materiał dowodowy. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy kosztami a przychodami Spółki.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że Wnioskodawca zatrudnia na podstawie umowy o pracę przedstawicieli handlowych i kierowników sprzedaży w celu bezpośredniego dotarcia do klientów. Każdy z pracowników zobowiązany jest do osobistych wyjazdów do kontrahentów, jak i do poszukiwania nowych potencjalnych klientów. Zakres zadań zleconych przez Wnioskodawcę wymaga tego, że pracownicy nie zawsze mają możliwość powrotu do miejsca zamieszkania na nocleg w danym dniu lub ten powrót jest z punktu widzenia spółki nieekonomiczny (koszty powrotu i powtórnego wyjazdu dnia następnego w to samo miejsce lub w miejsce pobliskie są wyższe niż nocleg w danej lokalizacji). Wówczas są zmuszeni do pozostania na nocleg z konieczności wykonywania obowiązków służbowych poza siedzibą Wnioskodawcy. Koszty noclegów pokrywa bezpośrednio Wnioskodawca lub Wnioskodawca koszty te zwraca pracownikom. Wnioskodawca pokrywa również pracownikom mobilnym koszty gastronomii poniesione przez pracownika w czasie spotkań z kontrahentami. Spotkania te nie mają charakteru wytwornej i okazałej kolacji (obiadu lub lunchu) czy specjalnie zorganizowanej imprezy. Organizując spotkanie, celem pracownika (Wnioskodawcy) jest przede wszystkim omówienie bieżących spraw biznesowych.

Mając na uwadze przedstawiony przez Wnioskodawcę opis stanu faktycznego, stwierdzić należy, że udokumentowane wydatki (faktury i rachunki wystawione na Wnioskodawcę) poniesione na pokrycie kosztów noclegów i gastronomii w czasie spotkań z kontrahentami pracowników mobilnych podczas wykonywania obowiązków służbowych na obszarze wskazanym jako miejsce pracy, w ocenie tut. Organu mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. Stanowisko Spółki w tym zakresie należy uznać za prawidłowe.

Podobnie należy ocenić stanowisko Spółki w zakresie dokumentowania kosztów paragonami. Nie można jednak uznać za prawidłowe stanowiska w zakresie możliwości uznania za koszty uzyskania przychodów kosztów udokumentowanych fakturami i rachunkami wystawionymi na pracownika. Stosownie do art. 9 ust. 1 u.p.d.o.p., podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Tymi odrębnymi przepisami są art. 20 i art. 21 ustawy z dnia 29 września1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.). Art. 20 ustawy o rachunkowości stanowi, że do ksiąg rachunkowych należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Zgodnie z art. 21 ust. 1 ww. ustawy, aby dowód księgowy mógł stanowić podstawę ujęcia w księgach rachunkowych powinien zawierać co najmniej:

Zgodnie z art. 21 ust. 1a pkt 1 ww. ustawy, można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów; w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki udokumentowania zapisów księgowych.

Brak oznaczenia stron w przypadku paragonu jest dopuszczalny (por. rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. poz. 363)). Jednak w przypadku faktur oznaczenie stron jest konieczne (por. art. 106e ust. 1 pkt 3 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.). Jeżeli więc z oznaczeń stron transakcji wynika, że nabywcą towaru/usługi jest podmiot inny niż Wnioskodawca brak jest podstaw do ujmowania takiego dokumentu w ewidencji Spółki. Tym samym nie można przyjąć, że koszt w ten sposób udokumentowany może być uznany za koszt uzyskania przychodu. Stanowisko Wnioskodawcy w tym zakresie jest zatem nieprawidłowe.

Na marginesie wskazać należy, że postępowanie w sprawie dot. wydania interpretacji indywidualnej jest postępowaniem szczególnym, mającym charakter uproszczony, odrębny od postępowania podatkowego, uregulowanego w dziale IV Ordynacji podatkowej. W jego wyniku, organ udzielając interpretacji, przedstawia swój pogląd dotyczący rozumienia treści przepisów prawa podatkowego i sposobu ich zastosowania w odniesieniu do sytuacji indywidualnej wskazanej przez Wnioskodawcę. Dopiero w trakcie postępowania podatkowego organ może dokonać oceny na podstawie art. 180 Ordynacji podatkowej, czy konkretny dokument może stanowić dowód w prowadzonym postępowaniu. Ocena taka, jak wcześniej wskazano, nie może być przedmiotem postępowania "interpretacyjnego".

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie wydania interpretacji.

Nadmienia się, że w sprawie będącej przedmiotem pytania nr 1 wydano odrębne rozstrzygnięcie.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - tekst jedn.: Dz. U. z dnia 14 marca 2012 r., poz. 270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.