IBPB-1-1/4511-632/15/WRz - Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wartości diet za czas podróży służbowych oraz obowiązków z tym związanych.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2015 r. poz. 613 z późn. zm.) oraz § 5 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r. poz. 643 z późn. zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku opatrzonym datą 25 sierpnia 2015 r. (data wpływu do tut. Biura 20 października 2015 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych, w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wartości diet za czas podróży służbowych oraz obowiązków z tym związanych - jest prawidłowe.

W dniu 20 października 2015 r. wpłynął do tut. Biura ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie, dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych, w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wartości diet za czas podróży służbowych oraz obowiązków z tym związanych.

We wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Wnioskodawca wykonuje usługi sklasyfikowane wg PKD pod symbolem 43.32.Z - Zakładanie stolarki budowlanej. W ramach tej działalności wykonuje usługi remontowo - budowlane w kraju i na terenie Niemiec. Jest opodatkowany na tzw. zasadach ogólnych i prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1. Czy właściciel firmy remontowo-budowlanej, świadczący osobiście usługi może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość diet w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom, określonej w odrębnych przepisach.

2. Jak powinien być udokumentowany fakt mojego pobytu na terenie Niemiec, przy wyliczaniu miesięcznej wartości diet.

3. Czy rodzaj wykonywanej działalności z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju i poza jego granicami ma wpływ na możliwość ujęcia w koszty uzyskania przychodów wysokość diet w części nieprzekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom.

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad. 1) przedsiębiorca - właściciel firmy remontowo - budowlanej świadczący osobiście usługi, ma prawo do zaliczenia diet w koszty uzyskania przychodów w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom, określonej w odrębnych przepisach. Przedsiębiorca wykonując usługę remontowo - budowlaną w kraju i zagranicą, realizuje zasadniczy przedmiot działalności gospodarczej. Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 o podatku dochodowym od osób fizycznych. Tym samym koszty podróży służbowej przedsiębiorcy wykonującego usługi remontowo - budowlane, spełniają warunek związku z osiąganymi przychodami oraz warunek, że koszty te nie są wymienione w katalogu wydatków niezaliczanych do kosztów uzyskania przychodów.

ad. 2) Czas jego pobytu na terenie Niemiec można udokumentować poprzez rozliczenie kosztów podróży służbowej (RKP).

ad. 3) Jego zdaniem rodzaj wykonywanej działalności z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju i poza jego granicami nie powinien mieć wpływu na ujęcie w koszty uzyskania przychodów, wysokości diet w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom. Istotny jest tu fakt przebywania poza głównym miejscem wykonywania działalności. Każda działalność wykonywana poza siedzibą przedsiębiorcy oraz głównym miejscem wykonywania działalności, bez względu na jej rodzaj, daje prawo odliczenia diet w określonej wysokości.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy.

Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu winien, w myśl powołanego przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

* musi pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub ze źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,

* nie może znajdować się na liście wydatków nieuznanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

* musi być właściwie udokumentowany.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, zatem przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, tak aby to źródło przynosiło przychody także w przyszłości.

W takim ujęciu kosztami uzyskania przychodów będą zarówno wydatki pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.

Należy jednak pamiętać o tym, że wykazanie związku poniesionych kosztów z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz okoliczności, że ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiąganych przychodów (lub na zachowanie, bądź zabezpieczenie źródła przychodów) spoczywa na podatniku.

Z kolei w myśl art. 23 ust. 1 pkt 52 ww. ustawy, nie uznaje się za koszt uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Powyższe oznacza, że osoby prowadzące działalność gospodarczą mają prawo zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodów, wartość diet związanych z własnymi podróżami służbowymi do wysokości nieprzekraczającej wysokości diet przysługującym pracownikom określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167).

Z opisu przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika m.in., że Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie usług remontowo-budowlanych, świadczonych na terenie Rzeczypospolitej Polskiej i Niemiec. Jest opodatkowany na tzw. zasadach ogólnych i prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów.

Mając na względzie cyt. wyżej przepisy stwierdzić należy, że jeżeli usługi, o których mowa we wniosku, wykonywane są przez Wnioskodawcę w ramach odbywanych przez niego podróży służbowych w rozumieniu odrębnych przepisów, niebędących przepisami prawa podatkowego i niemogących być przedmiotem niniejszej interpretacji, to do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej może zaliczać wartości diet za czas tych podróży, do wysokości wskazanej w ww. rozporządzeniu z dnia 29 stycznia 2013 r. Wskazać przy tym należy, że pojęcie "podróży służbowej" unormowane jest w przepisach prawa pracy, tj. w art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.) oraz w przepisach wykonawczych do tej ustawy a w konsekwencji rozstrzygnięcie kwestii, czy wyjazdy Wnioskodawcy, o których mowa we wniosku, są podróżami służbowymi, nie leży w kompetencji organów podatkowych.

Odnosząc się do sposobu udokumentowania, ww. kosztu podatkowego, wskazać należy, że kwestię tę regulują przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1037). Stosownie do pkt 13 Objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zawartych w Załączniku Nr 1 do ww. rozporządzenia - kolumna 13 księgi jest przeznaczona do wpisywania pozostałych kosztów (poza wymienionymi w kolumnach 10-12), z wyjątkiem kosztów, których zgodnie z art. 23 ustawy o podatku dochodowym nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów. (...)

Zapisów dotyczących kosztów podróży służbowej, w tym również diet właściciela oraz osób z nim współpracujących, dokonuje się na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej. Do rozliczenia należy dołączyć dowody (faktury) potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli uzyskanie dowodu (faktury) nie było możliwe, pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Nie wymagają udokumentowania fakturami diety oraz wydatki objęte ryczałtem, a także koszty przejazdu własnym samochodem pracownika.

W świetle powyższego, diety Wnioskodawcy, z tytułu odbytych podróży służbowych winny zostać udokumentowane rozliczeniem podróży służbowej, a więc tzw. dowodem wewnętrznym. Do rozliczenia tego Wnioskodawca winien jednak dołączyć wszelkie dowody potwierdzające odbycie tej podróży służbowej, przebywanie w określonym miejscu, itp.

Odnosząc się do pytania oznaczonego we wniosku nr 3 oraz dotyczącego tego pytania stanowiska Wnioskodawcy w sprawie, stwierdzić należy, że jak już wyjaśniono możliwość zaliczenia do kosztów podatkowych wartości diet z tytułu poroży służbowych - uzależniona jest od faktu odbycia tej podróży oraz prawidłowego jej udokumentowania. Jeżeli zatem Wnioskodawca w ramach i na potrzeby prowadzonej działalności odbywał będzie podróże służbowe w rozumieniu przepisów prawa pracy, to niezależnie od rodzaju aktywności (związanej z tą działalnością) podejmowanej w czasie tych podróży przysługiwać mu będzie prawo zaliczenia do kosztów podatkowych wartość diet z tytułu tych podróży.

Z ww. zastrzeżeniami przedstawione we wniosku stanowisko uznano za prawidłowe

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo postępowaniu przed sądami administracyjnymi - tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.