IBPB-1-1/4510-149/16/SG - Ustalenie, czy dokumenty otrzymywane w opisany we wniosku sposób uprawniają spółkę do potraktowania udokumentowanych nimi wydatków jako kosztów uzyskania przychodu.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2015 r. poz. 613 z późn. zm.) oraz § 4 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r. poz. 643), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 25 maja 2016 r. (data wpływu do tut. Biura 30 maja 2016 r.), uzupełnionym 17 czerwca 2016 r., o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy dokumenty otrzymywane w opisany we wniosku sposób uprawniają Spółkę do potraktowania udokumentowanych nimi wydatków jako kosztów uzyskania przychodu-jest prawidłowe.

W dniu 30 maja 2016 r. wpłynął do tut. Biura ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie, dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy dokumenty otrzymywane w opisany we wniosku sposób uprawniają Spółkę do potraktowania udokumentowanych nimi wydatków jako kosztów uzyskania przychodu.

We wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w zakresie zaawansowanych technologii związanych z obszarem energii, w szczególności produkcji aparatury elektrycznej. Spółka dostarcza swoim klientom szeroki asortyment zintegrowanych urządzeń i systemów dystrybucji elektrycznej i sterowania zapewniających bezpieczne i niezawodne zasilanie. Produkty obejmują rozwiązania w zakresie dystrybucji elektrycznej i sterowania, takie jak rozłączniki obwodów, tablice rozdzielcze i elementy sterujące ogólnego zastosowania, które służą do rozdziału energiii sterowania nią.

W ramach prowadzonej działalności, Spółka nabywa towary i usługi od szeregu lokalnych oraz zagranicznych dostawców będących podatnikami VAT (dalej: "Kontrahenci" lub "Sprzedawcy"). Realizowane dostawy oraz świadczone usługi są przez Kontrahentów dokumentowane poprzez wystawianie odpowiednich dokumentów, w tym faktur VAT (dalej: "dokumenty", "faktury"). Spółka otrzymuje faktury wystawiane zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej.Z uwagi na ilość przeprowadzanych transakcji, a co za tym idzie ilość otrzymywanych przez Spółkę faktur, Spółka planuje wdrożenie elektronicznego systemu Perceptive, który umożliwi otrzymywanie i przechowywanie faktur elektronicznych wysyłanych jako załącznik do wiadomości e-mail, a także otrzymywanie i przechowywanie faktur papierowych w formie elektronicznej (dalej: "System").

Jeśli chodzi o faktury elektroniczne, System będzie umożliwiał odbiór oraz archiwizowanie faktur elektronicznych otrzymywanych w formie załącznika do wiadomości e-mail zapisanych m.in. w formacie TIFF lub PDF. Dodatkowo do właściwej faktury archiwizowana będzie także treści e-maila od kontrahenta, co pozwoli Spółce na zweryfikowanie danych Sprzedawcy.

Spółka będzie akceptować wystawianie przez Kontrahentów faktury w formie elektronicznej za pomocą Systemu. Zgoda Wnioskodawcy będzie komunikowana każdorazowo Sprzedawcom w sposób dorozumiany poprzez dokonanie płatności za dostawę lub usługę udokumentowaną daną fakturą elektroniczną otrzymaną za pośrednictwem Systemu.

W zakresie natomiast faktur papierowych System będzie się opierał na przeprowadzaniu ich digitalizacji, to jest dokonaniu ich zapisu w formacie elektronicznym (w formie skanu). System będzie powiązany z danymi wprowadzanymi do systemu księgowego Spółki. Przesyłane przez Sprzedawców faktury w formie papierowej będą opatrywane datą otrzymania, a następnie skanowane, przy czym zachowana będzie odpowiednia jakość skanu, tj. wersja elektroniczna zeskanowanej faktury będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej. Na etapie skanowania faktury, a także po jej wprowadzeniu do elektronicznego archiwum jakakolwiek modyfikacja treści faktury nie będzie możliwa.

W zakresie faktur papierowych będą wykorzystywane tzw. "PO box", czyli dedykowane skrzynki pocztowe przeznaczone do wysyłki faktur wyłącznie pod określone zamówienie. Spółka w relacjach z Kontrahentami będzie podawała dokładny adres, na który powinny być wysyłane faktury wystawione w formie papierowej. Ponadto wskaże Kontrahentom elementy, które powinna zawierać faktura (co będzie miało w szczególności na celu uwzględnienie na fakturze elementów odnoszących się do danego zamówienia złożonego przez Spółkę).

Kontrole biznesowe faktur otrzymywanych zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej będą dokonywane poprzez automatyczne porównanie treści faktury z danymi zapisanymi w systemie księgowym Spółki. Będzie to proces porównania trzech rodzajów dokumentów (tzw. "three-way match") z danymi zapisanymi jako zamówienie (tzw. "Purchase Order") oraz potwierdzenie odbioru (tzw. "PO receipt"). Spółka nie będzie dokonywała płatności na rzecz swoich Kontrahentów bez podania przez nich prawidłowego numeru zamówienia zgodnego z wprowadzonym do systemu księgowego Spółki. Faktura będzie musiała zawierać numer zamówienia dokładnie taki sam, jaki widnieje na związanym z nią zamówieniu. W przypadku jakichkolwiek rozbieżności, dane na fakturze będą dodatkowo manualnie weryfikowane przez Spółkę, a w razie wątpliwości przesyłane do odpowiedzialnych za dane zamówienie pracowników Spółki ("PO Approvers").

W pierwszej kolejności podczas księgowania danej faktury informacje na fakturze zostaną porównane z danymi określonymi w zamówieniu. Poszczególne linie faktury oraz zamówienia powinny być ze sobą zgodne. System pozwoli na automatyczne porównanie danych pomiędzy nimi, w szczególności pod względem tego, czy zgadza się wartość netto, brutto lub VAT oraz ilość wykazana na fakturze oraz w zamówieniu. System umożliwi też na automatyczne wykrycie takich błędów, jak: nieprawidłowe dane Kontrahenta (zamówienie wskazuje innego Kontrahenta, niż wystawca faktury), nieprawidłowo zaadresowana faktura (błędy w danych nabywcy), brakujący numer NIP kontrahenta, czy też użycie innej waluty, niż przyjęta w zamówieniu.

Każdy dokument, który nie przejdzie w prawidłowy sposób procesu weryfikacji z zamówieniem, zostanie oznaczony jako nieprawidłowy wraz ze wskazaniem powodu rozbieżności (np. brakujący numer zamówienia, czy nieprawidłowe wartości liczbowe na fakturze). Wszelkie rozbieżności będą wyjaśniane przez odpowiednich pracowników Spółki. W przypadku błędów, które wymagają działania ze strony Sprzedawców (w szczególności ewentualnego wystawienia faktury korygującej), nieprawidłowa faktura będzie do nich przesyłana ze wskazaniem wykrytych nieprawidłowości, które powinny zostać poprawione. Do momentu wyjaśnienia rozbieżności, Spółka będzie blokować płatność dla Kontrahenta wynikającą z faktury, która nie umożliwia jej weryfikacji przez Spółkę z konkretnym zamówieniem lub też po przeprowadzeniu weryfikacji została oznaczona jako niezgodna z informacjami zapisanymi w systemie księgowym.

Co do zasady, Spółka będzie stosować procedurę, zgodnie z którą faktury powinny być przypisane do konkretnego zamówienia. Niemniej jednak w określonych okolicznościach zdarzać się mogą także faktury dokumentujące dostawę towarów lub świadczenie usług, które nie będą realizowane na podstawie zamówienia. Faktury niezwiązane z zamówieniem są traktowane jako wyjątek od reguły oraz dodatkowo potwierdzane przez osoby odpowiedzialne za dany zakup. W przypadku zakupów, które nie są realizowane na podstawie zamówienia ich weryfikacja będzie więc dokonywana w sposób analogiczny do przedstawionego powyżej poprzez potwierdzenie poprawności treści faktury przez odpowiedzialnych za dany zakup pracowników Spółki ("NON PO Approvers").

Spółka będzie więc dokonywać szczegółowej kontroli danych dotyczących danego Sprzedawcy oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi Spółce informacjami. Weryfikacja taka pozwoli na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez konkretnego Kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług. W konsekwencji Wnioskodawca będzie miał każdorazowo pewność co do podmiotu, od którego otrzymał daną fakturę, oraz będzie w stanie w każdym czasie zweryfikować ten fakt.

W przypadku użycia Systemu wyeliminowana będzie możliwość ręcznego przetwarzania (modyfikowania) danych z faktury. Zapis w nieedytowalnym formacie elektronicznym (w szczególności format TIFF, PDF lub w postaci skanu) uniemożliwi modyfikowanie pierwotnej treści faktury.

Faktury będą przechowywane przez Spółkę za pomocą Systemu co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych w sposób umożliwiający otworzenie ich obrazu w formacie czytelnym dla człowieka przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Spółkę (w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie). Skanowanie faktur papierowych w ramach Systemu pozwoli także na zapobieganie degradacji faktury poprzez zacieranie jej elementów, czy też blaknięcie, co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania faktur w formie papierowej.

System umożliwi niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym, także pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury zarchiwizowane przy wykorzystaniu Systemu będą mogły być sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy dokumenty otrzymywane w opisany powyżej sposób uprawniają Spółkę do potraktowania udokumentowanych nimi wydatków jako kosztów uzyskania przychodu, przy spełnieniu ogólnych warunków, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zdaniem Wnioskodawcy, dokumenty otrzymywane w opisany powyżej sposób uprawniają Spółkę do potraktowania udokumentowanych nimi wydatków jako kosztów uzyskania przychodu, przy spełnieniu ogólnych warunków, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r.o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 851 z późn. zm., dalej: "ustawa o CIT").

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

W świetle powyższego przepisu, co do zasady, wszystkie poniesione wydatki, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów lub też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów, po wyłączeniu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu. Warunkiem rozstrzygającym jest więc, aby wydatki te pozostawały w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służyły zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Zgodnie z przyjętą praktyką, uznanie danego wydatku za koszt podatkowy wymaga od podatnika wykazania, że jest on racjonalnie i gospodarczo uzasadniony. Tak więc wydatek poniesiony przez podatnika, winien podlegać każdorazowo indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej, z wyjątkiem gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów podatkowo-prawnej. Ponadto zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów uzależnione jest od tego, czy nie znajduje się on w katalogu wydatków przewidzianych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, tj. w grupie wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów.

Podsumowując powyższe, należy stwierdzić, że kosztem uzyskania przychodów będzie wydatek, który łącznie spełnia następujące warunki:

* został poniesiony przez podatnika,

* jest definitywny (rzeczywisty),

* pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

* poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła lub może mieć inny wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

* został właściwie udokumentowany,

* nie został wymieniony w art. 16 ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Powyższy przepis powinien być interpretowany łącznie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. W celu wykazania związku pomiędzy poniesionym kosztem a przychodem na gruncie ustawy o CIT, podatnik musi więc dysponować wymaganymi przez prawo dowodami. Odrębne przepisy, o których mowa w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, to przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.; dalej: "ustawa o rachunkowości").

Na mocy art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Stosownie do art. 20 ust. 2 ww. ustawy, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi":

Ponadto, w art. 20 ust. 3 ustawy o rachunkowości wskazano, że podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

Przepis art. 20 ustawy o rachunkowości wprowadza rodzaje dokumentów, które mogą stanowić podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. Zatem należy uznać, że w świetle art. 9 ust. 1 ustawy o CIT każdy dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również dokumentem stosownym dla celów podatkowych, w tym uprawniającym do uwzględnienia określonych wydatków jako kosztów uzyskania przychodu.

Na podstawie art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2016 r. poz. 615, dalej: "ustawa o VAT"), podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Na mocy ust. 3 art. 112a ustawy o VAT ust. 2 tego przepisu nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Na podstawie art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Użyte przez ustawodawcę sformułowanie "w szczególności" wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, które potwierdzają zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego. Zdaniem Spółki, dla potrzeb dokumentowania wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wystarczająca jest archiwizacja elektroniczna faktur.

Biorąc pod uwagę powyższe stwierdzić należy, że ustawa o rachunkowości w art. 20 ust. 2 pkt 1 wskazuje, że podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych stanowi m.in. zewnętrzny dokument źródłowy. Zatem, w przypadku otrzymania od Sprzedawców faktur to one stanowią podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych, a tym samym do zaliczenia wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodu.

Zdaniem Spółki, w świetle powołanych powyżej regulacji, dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych i w konsekwencji podstawę zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu mogą być przechowywane w dowolnej formie (z zastrzeżeniem dopełnienia warunków określonych w ustawie o VAT w odniesieniu do faktur). Skoro ustawa o CIT oraz ustawa o rachunkowości nie zawierają przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych, podczas gdy ustawa o VAT co do zasady dopuszcza ich przechowywanie w formie elektronicznej, w opinii Wnioskodawcy, faktury otrzymywane za pomocą Systemu opisanego w treści niniejszego wniosku mogą być co do zasady dla Spółki podstawą dla potraktowania udokumentowanych nimi wydatków jako kosztów uzyskania przychodów.

Wnioskodawca pragnie wskazać, że przedstawione powyżej stanowisko jest prezentowane w wydawanych interpretacjach indywidualnych.

Przykładowo można w tym zakresie powołać interpretacje indywidualne wydane przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z:

* 19 stycznia 2016 r., Znak: IBPB-1-3/4510-46/16/SK, w której uznano za prawidłowe stanowisko Wnioskodawcy, że (...) elektroniczny system archiwizowania dokumentów, uprawnia do archiwizacji dokumentów w sposób jedynie elektroniczny w postaci skanów dokumentów i zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej. W przypadku wyżej opisanego systemu skanowania i archiwizowania, dla potrzeb dokumentowania wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, wystarczająca jest archiwizacja elektroniczna,

* 19 października 2015 r., Znak: IBPB-1-3/4510-271/15/PC, w której organ interpretacyjny potwierdził, że zarówno ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, jak i ustawa o rachunkowości nie zawierają przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. Zatem dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych,

* 12 marca 2015 r., Znak: IBPBI/2/423-1433/14/k.p.,

* 27 lutego 2015 r., Znak: IBPBI/2/423-1430/14/k.p.

W świetle przytoczonych przepisów oraz linii orzeczniczej organów interpretacyjnych, zdaniem Wnioskodawcy należy uznać, że dokumenty otrzymywane w opisany powyżej sposób uprawniają Spółkę do potraktowania udokumentowanych nimi wydatków jako koszt uzyskania przychodu, przy spełnieniu ogólnych warunków, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, bez konieczności przechowywania tych dokumentów w formie papierowej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi, ul. Piotrkowska 135, 90-434 Łódź, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - tekst jedn.: Dz. U. z 2016 r. poz. 718). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.