I US-II/443/43/06 - Stosowanie nowego sposobu wystawiania i dostarczania klientom oryginałów faktur VAT

Pytanie podatnika

Wątpliwości Podatnika dotyczą możliwości stosowania nowego sposobu wystawiania i dostarczania klientom oryginałów faktur VAT.

Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Rzeszowie - działając na podstawie art. 14a § 1, § 3 i § 4 ustawy z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (j. t. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), § 8, § 9 rozporządzenia z dnia 25.05.2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 798 ze zm.), § 2, § 3 ust. 1, § 4, § 6 ust. 5, ust. 6, rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.07.2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), po rozpatrzeniu wniosku Podatnika z dnia 10.02.2006 r., bez znaku, w sprawie wydania pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania przepisów prawa podatkowego - postanawia uznać stanowisko strony przedstawione w przedmiotowym wniosku za nieprawidłowe.

Wnioskiem z dnia 10.02.2006 r., bez znaku, Podatnik wystąpił do tut. organu podatkowego o wydanie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego. W złożonym w tut. organie podatkowym wniosku wskazał, iż Spółka świadczy usługi telekomunikacyjne i teleinformatyczne. Część tych usług zakupywana jest przez klientów drogą internetową - klient zamawia konkretne usługi korzystając ze strony internetowej Spółki i podaje wszelkie dane niezbędne do rozliczeń z tytułu zakupu tych usług.

Wątpliwości Podatnika dotyczą możliwości stosowania nowego sposobu wystawiania i dostarczania klientom oryginałów faktur VAT. W ocenie Podatnika, następujący sposób wystawiania i dostarczania faktur VAT jest prawidłowy:

1. wygenerowanie faktury do trudno modyfikowalnego pliku w standardzie "pdf", następnie wysłanie pliku na wskazany przez klienta adres e-mailowy i wydruk oryginału przez nabywcę i kopii przez sprzedawcę,

2. automatyczne wygenerowanie faktury przez specjalistyczne oprogramowanie na stronie internetowej sprzedawcy, następnie wydruk ze strony internetowej oryginału przez nabywcę i kopii przez sprzedawcę.

Na uzasadnienie swojego stanowiska wskazał przepis § 9 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25.05.2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, zgodnie z którym faktury VAT nie muszą obecnie zawierać podpisu osób je wystawiających i odbierających.

Po rozpatrzeniu przedmiotowej sprawy tut. organ podatkowy stwierdza, co następuje:

Prawidłowe dokumentowanie obrotu przez podatników VAT należy do ich podstawowych obowiązków. Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), podatnicy o których mowa w art. 15, są zobowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania zostały określone w rozporządzeniu z dnia 25.05.2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 798 ze zm.).

Zgodnie z § 8 powołanego rozporządzenia zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami "FAKTURA VAT". W świetle powołanych przepisów, stwierdzić należy, iż podatnik jest zobowiązany do wystawienia faktury VAT w formie papierowej oryginał której, wydaje kupującemu w takiej formie w jakiej została wystawiona. Natomiast aktem prawnym umożliwiającym wystawianie oraz przesyłanie faktur w formie elektronicznej jest rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14.07.2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119). Zgodnie z § 2 tego rozporządzenia faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

Faktury VAT elektroniczne muszą odpowiadać wszystkim wymogom ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), jak również zawierać elementy wymienione w przepisie § 9 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25.05.2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 798 ze zm.).

Podstawowym warunkiem zawartym w § 3 ust. 1 Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14.07.2005 r. (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), który spełnić musi podatnik VAT zamierzający wystawić faktury w formie elektronicznej, jest uzyskanie akceptacji w formie pisemnej bądź elektronicznej (ust. 2), tej formy dokumentowania przez odbiorcę faktur. Zgodnie z § 4 faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej pod warunkiem, że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

1. bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18.09.2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub

2. poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Bezpieczeństwo integralności treści faktury oznacza, że faktura przesłana w formie elektronicznej dotrzeć powinna do adresata w niezmienionej i kompletnej formie. Gwarancją w tym przypadku może być wymiana danych elektronicznych (EDI). Wymiana danych elektronicznych EDI powoduje, że przesłanie w formacie EDI wiadomość, składa się z odpowiednich komunikatów w formacie czytelnym dla danego systemu i mogą być one automatycznie i jednoznacznie przetworzone. Faktury przesłane w formie elektronicznej zgodnie z § 6 ust. 5 ww. rozporządzenia powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. Ponadto zgodnie z § 6 ust. 6 niniejszego rozporządzenia dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej powinny być przechowywane i udostępniane organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur.

Mając na uwadze wyżej przedstawiony stan prawny oraz stan faktyczny przedstawiony w zapytaniu, wskazany przez Podatnika sposób wystawiania i dostarczania faktur, jako nie mający oparcia w obowiązujących przepisach prawnych, uznać należy za nieprawidłowy.