I US I/415-11/07 - Wydatki na eksploatację samochodu niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych jako koszt uzyskania przychodów.

Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Rzeszowie po rozpatrzeniu wniosku wniesionego w dniu 2 marca 2007 r. do Pierwszego Urzędu Skarbowego w Rzeszowie (uzupełnionego w dniu 30 marca 2007 r.) w sprawie interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z wykorzystywaniem do prowadzonej działalności gospodarczej samochodu osobowego nie wprowadzonego do ewidencji środków trwałych, działając na podstawie art. 14a § 1, 2, 3, 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) w związku art. 22 ust. 1, 4, art. 23 ust. 1 pkt 46, 47, art. 23 ust. 4, ust. 5 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.); § 12 ust. 3, § 13, § 14 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152 poz. 1475 z późn. zm.); ust. 13 Objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów stanowiących załącznik do rozporządzenia z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2003 r. Nr 152, poz. 1475 z późn. zm.) postanawia uznać stanowisko przedstawione we wniosku za prawidłowe.

Pismem z dnia 2 marca 2007 r. (uzupełnionym pismem z dnia 30 marca 2007 r.) Pan J. zwrócił się do Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego w Rzeszowie z prośbą o udzielenie informacji dotyczącej możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z wykorzystywaniem do prowadzonej działalności gospodarczej samochodu osobowego nie wprowadzonego do ewidencji środków trwałych w tym: kosztów ubezpieczenia samochodu OC, AC, NW, kosztów okresowych przeglądów technicznych, kosztów sezonowej wymiany opon i wulkanizacji, konserwacji i drobnych napraw np. wymiana świec, filtrów, podmalowania zarysowań.

Jak Podatnik wyjaśnia prowadzi działalność gospodarczą wykonywaną osobiście, opodatkowaną na zasadach ogólnych, prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów, przyjął metodę kasową zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Użytkuje własny samochód osobowy, który nie jest środkiem trwałym. Prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu. Pan J. do kosztów uzyskania przychodów zalicza wydatki na paliwo, oleje, smary, drobne naprawy, przeglądy i ubezpieczenia, przy równoczesnym przemnażaniu ilości przejechanych kilometrów przez obowiązującą stawkę za jeden przejechany kilometr. Podatnik oświadczył, iż w przedmiotowej sprawie nie toczy się postępowanie podatkowe, kontrola podatkowa ani postępowanie przed sądem administracyjnym.

Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Rzeszowie stosownie do postanowień art. 14a § 1 ustawy Ordynacja podatkowa stwierdza, że:

Zgodnie z treścią art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy. Z ustawowej definicji kosztów uzyskania przychodów wynika, że chodzi o koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów. Podatnik ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów określonych wydatków pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć bezpośredni wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

W myśl art. 22 ust. 4 cytowanej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych koszty uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 5 i 6, są potrącane tylko w tym r. podatkowym, w którym zostały poniesione.

Zgodnie z zapisem art. 23 ust. 1 pkt 46 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. I dalej w art. 23 ust. 4 cytowanej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych sprecyzowano: ilekroć w ust. 1 jest mowa o stawce za jeden kilometr przebiegu pojazdu, rozumie się przez to stawkę określoną dla samochodów osobowych, uwzględniającą odpowiednio pojemność silnika.

Istotne jest także właściwe dokumentowanie wydatków tak, aby dowody ich poniesienia mogły stanowić podstawę zapisów w prowadzonych dla potrzeb podatkowych urządzeniach księgowych. Na udokumentowanie wydatków poniesionych w związku z użytkowaniem samochodu nie wprowadzonego do ewidencji środków trwałych niezbędne jest posiadanie oryginalnych dowodów ich poniesienia tj. faktur, rachunków oraz innych dowodów dokumentujących ich poniesienie i spełniających wymagania określone w § 12 ust. 3, § 13, § 14 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Przebieg pojazdu, o którym mowa w art. 23 ust. 1 pkt 36 i 46 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie barku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. (art. 23 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Ewidencja przebiegu pojazdu, o której mowa w powyżej cytowanym przepisie art. 23 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane (art. 23 ust. 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Powołane powyżej przepisy stanowią o wydatkach z tytułu używania samochodu, a więc jego eksploatacji. Należy przez to rozumieć wydatki związane ze zwykłym używaniem samochodu jak: wydatki na zakup paliwa, wymianę oleju, części zamiennych, opon, wydatki na bieżące remonty, naprawy i ubezpieczenia.

Przedmiotowe wydatki związane z użytkowaniem samochodu w prowadzonej działalności gospodarczej wlicza się w koszty uzyskania przychodów w ramach ww. limitów po uprzednim wpisaniu ich do miesięcznego zestawienia poniesionych kosztów, pod warunkiem, że kwota wynikająca z miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków nie przewyższy kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu.

W sprawie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na ubezpieczenie samochodu tj. AC i OC należy mieć na uwadze dodatkowe limitowanie wynikające z przepisu art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który stanowi, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów składek na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20.000 EURO, przeliczona na złote według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.

W myśl ust. 13 Objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów stanowiących załącznik do rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów kolumna 13 przeznaczona jest do wpisywania pozostałych kosztów (poza wymienionymi w kolumnach 10 - 12), z wyjątkiem kosztów, których zgodnie z art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów. W kolumnie tej wpisuje się w szczególności takie wydatki, jak: ... Wydatki z tytułu używania nie wprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej należy wpisywać w tej kolumnie po zakończeniu miesiąca na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków wynikających z faktur zawierających numer rejestracyjny tego pojazdu. Suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku r. podatkowego, nie może przekraczać kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres, to jest kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach przez właściwego ministra.

W świetle powołanych przepisów poniesione przez Podatnika i prawidłowo udokumentowane wydatki związane z użytkowaniem niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego dla celów prowadzonej działalności gospodarczej będą podlegały zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów.

W związku z powyższym, stanowisko Pana J. zawarte w zapytaniu należy uznać za prawidłowe.