I/423-41.1-418/07/ZDB - Drobne zakupy udokumentowane paragonami.
Pismo z dnia 9 sierpnia 2007 r. Drugi Urząd Skarbowy Łódź-Bałuty I/423-41.1-418/07/ZDB Drobne zakupy udokumentowane paragonami.
"(...) Spółka stosując przepisy ustawy o rachunkowości, księguje drobne zakupy takie jak: zakup usług taksówkarskich, zakup kart telefonicznych na podstawie paragonów. Ponieważ dowód zakupu winien zawierać określenie stron operacji, przedsiębiorstwo uzupełnia na dowodzie brakujące dane dopisując na dowodzie nazwę i adres Spółki. Powstaje pytanie czy takie postępowanie jest słuszne?
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy, które określają katalog wydatków niebędących kosztem podatkowym.
Z powyższego należy wnioskować, że aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym wydatkiem, a osiągniętym przychodem musi zachodzić związek tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodów, bądź funkcjonowanie źródła przychodów.
Niewątpliwie takim kosztem jest wydatek poniesiony na przejazdy środkami komunikacji publicznej w tym przejazdy taksówką oraz zakup kart telefonicznych.
Odnośnie dowodów stanowiących podstawę udokumentowania poniesionych wydatków, należy powołać przepisy ustawy o rachunkowości.
Na podstawie art. 20 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (...):
Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi" (...)
Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:
zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,
korygujące poprzednie zapisy,
zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,
rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.
W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.
Na podstawie art. 21 cytowanej wyżej ustawy o rachunkowości: 1. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
W związku z powyższym można zaksięgować drobne zakupy, pod warunkiem, że nie są opodatkowane podatkiem od towarów i usług (art. 20 ust. 4), takie jak: zakup usług taksówkarskich lub zakup kart telefonicznych na podstawie paragonów. Ponieważ dowód zakupu winien zawierać określenie stron operacji, przedsiębiorstwo ma obowiązek uzupełnić na dowodzie brakujące dane dopisując nazwę i adres Spółki. (...)"