I-1/415/53/07 - Czy stanowią koszty uzyskania przychodów wydatki ponoszone na zakup kawy, herbaty, ciastek oraz prezentów dla konsultantek, a także zakup strojów reprezentacyjnych?

Pismem z dnia 22 czerwca 2007 r. zwróciła się Pani z prośbą o udzielenie pisemnej interpretacji w sprawie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na zakup kawy, herbaty, ciastek i prezentów dla konsultantek oraz zakupu strojów reprezentacyjnych.

Do wniosku załączyła Pani:

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, iż prowadzi Pani działalność gospodarczą sklasyfikowaną wg PKD jako pozostała działalność komercyjna, gdzie indziej nie sklasyfikowana. Podstawowy zakres działalności polega na wykonywaniu usług jako Okręgowy Kierownik Sprzedaży na rzecz firmy zgodnie z podpisaną umową współpracy. Podaje Pani, iż powyższa firma określiła wobec Pani jako Okręgowego Kierownika Sprzedaży szereg wymagań w stosunku do pracy jak i formy prowadzonej przez Panią działalności, a mianowicie dbanie o estetyczny wygląd poprzez noszenie odpowiedniego stroju w kształcie i kolorze zalecanym przez firmę. Działalność Pani polega w szczególności na organizowaniu treningów i spotkań z Konsultantkami, pokazów kosmetyków i stylizacji, na których omawiane i wyjaśniane są strategie sprzedaży i sposoby nawiązywania kontaktu z finalnym nabywcą oraz prezentowaniu produktów oraz ich praktycznego zastosowania. Wspieranie Konsultantek odbywa się poprzez system zachęt i nagród opracowany w porozumieniu z firmą ale finansowany bezpośrednio przez Panią. W swojej działalności gospodarczej realizuje Pani zalecenia narzucone przez firmę. Zgodnie z umową organizuje Pani spotkania, szkolenia, pokazy i stylizacje, na których zobowiązana jest zapewnić słuchaczom odpowiednie warunki szkoleniowe jak również stworzyć odpowiednią strategię postępowania. W związku z tym zakupuje Pani kawę, herbatę i ciastka, którymi częstuje Pani Konsultantki biorące udział w szkoleniu. Ponadto stosuje Pani system zachęt w postaci prezentów w celu pozyskania i utrzymania odpowiedniego poziomu czynnych Konsultantek.

We wniosku zawarła Pani pytanie czy zaliczając w koszty działalności gospodarczej wydatki poniesione na zakup kawy, herbaty i ciastek na cele szkoleniowe oraz strojów zgodnie z zaleceniami firmy postępuję zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.)?

Wobec przedstawionych okoliczności faktycznych zdaniem Pani ww. koszty nie są w Pani przekonaniu kosztami reprezentacji o których mowa w art. 23 ust. 1 pkt 23 ww. ustawy. Wydatki te wg Pani są narzędziem pracy i służą wykonaniu umowy zawartej z firmą i winny być księgowane w kol. 14 podatkowej księdze przychodów i rozchodów jako koszty działalności gospodarczej. Identycznie uważa Pani odnośnie wydatków ponoszonych na zakup strojów.

Naczelnik Urzędu Skarbowego w Zgierzu udziela interpretacji przepisów prawa podatkowego w sprawie, w której nie toczy się postępowanie podatkowe.

Od 1 stycznia 2007 r. nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych - zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.).

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ww. ustawy kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są tylko te wydatki, które zostały poniesione w danym r. podatkowym i pozostają w ścisłym związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem lub zwiększeniem przychodu z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy. Wydatki te są kosztami uzyskania przychodów jedynie pod warunkiem wykazania ich związku z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz wykazania, że ich poniesienie może lub ma bezpośredni wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub na zachowanie (zabezpieczenie) jego źródła.

W katalogu wyłączeń nie wymieniono wydatków związanych z reklamą. Z tego względu wydatki te mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w pełnej wysokości pod warunkiem, że spełnione są przesłanki wymienione w art. 22 ust. 1 ww. ustawy.

Na gruncie ustaw podatkowych pojęcie reprezentacji i reklamy nie zostało zdefiniowane przez ustawodawcę. W interpretacjach organów podatkowych ugruntował się pogląd, iż definiując to pojęcie sięgnąć należy do słownika języka polskiego. W znaczeniu słownikowym (Nowy słownik języka polskiego. Wydawnictwo Naukowe PWN. Warszawa 2002) pojęcie "reklama" definiowane jest jako: "rozpowszechnianie informacji o danym towarze w celu zwrócenia na niego uwagi i zachęcenia do zakupu; także; środki służące do tego celu, np. plakaty, ogłoszenia w prasie, radiu i telewizji" Z kolei słowo "reprezentacyjny" oznacza: - reprezentujący kogoś lub coś; a także: służący do reprezentowania", - "okazały, wytworny, świadczący o czyimś bogactwie lub wysokiej pozycji społecznej". Najprościej mówiąc reklama to zachwalanie (promowanie) sprzedawanych towarów lub usług, są to wszelkie działania podmiotu gospodarczego kształtujące popyt na dane towary, usługi lub markę, także poprzez poszerzenie wiedzy o nich, a także działania mające na celu zachęcenie jak największej liczby potencjalnych nabywców do nabywania towarów i usług od właśnie tego, a nie innego podmiotu gospodarczego, jest to zawsze informacja o konkretnych towarach, o ich zaletach, wartości i możliwościach nabycia, przekazywane bliżej nieokreślonemu kontrahentowi, mające na celu zachęcenie do kupna potencjalnego klienta. Reprezentacja to stwarzanie i utrwalanie dobrego wizerunku firmy np. wystrój firmy, logo firmy czy odpowiedni ubiór, to również działania mające na celu wywarcie na kontrahentach czy osobach biorących udział w szkoleniach jak najlepszego wrażenia, to grupa osób, instytucja występująca w czyimś imieniu, reprezentująca czyjeś interesy.

W praktyce gospodarczej bardzo często granice między reklamą a reprezentacją zacierają się. Dlatego niezwykle istotne jest, aby dokonywać rozróżnienia między nakładami ukierunkowanymi na reprezentowanie firmy i budowanie jej prestiżu, a wydatkami mającymi na celu zachęcanie potencjalnych klientów do nawiązania bądź utrzymania kontaktów z przedsiębiorcą oraz nabywania towarów lub usług danej firmy.

Zgodnie z zaleceniami firmy, z którą posiada Pani podpisaną umowę określono Pani na piśmie, jakich ubrań i dodatków oznaczonych logo firmy winna Pani używać w trakcie dokonywania czynności związanych z wykonywaniem umowy. Ubiory zostały podzielone ze względu na pory r. oraz rzeczy używane w ciągu całego r. i są to między innymi: torebki w 2 kolorach, neseser czarny, płaszcze: wiosenno - jesienny i zimowy w określonym kolorze, kostiumy klasyczne, tj. spódnica i marynarka z długim i krótkim rękawem w sumie szt. 5 w określonych kolorach, bluzki z krótkim i długim rękawem 8 szt. w określonych kolorach, obuwie w sumie 6 par w określonych kolorach i fasonach.

W zakresie Pani działalności (co zawarto w rozdziale II umowy) leży szkolenie i wspieranie wszystkich konsultantek w swoim okręgu i są to organizowane przez Panią treningi i spotkania z Konsultantkami, pokazy kosmetyków i stylizacji, wyjaśnianie strategii sprzedaży, sposobu nawiązywania kontaktu z finalnym nabywcą. Czyli używa Pani wymienionych ubiorów w spotkaniach z Konsultantkami, które nie są finalnymi nabywcami, bo jak wynika z umowy Pani sprawuje "pieczę" nad określoną grupą Konsultantek, kształci je, szkoli i udziela rad, a one mają z kolei za zadanie dotarcie do jak największej liczby odbiorców finalnych, czyli osób, które zakupią towar oferowany przez firmę.

Nie ulega wątpliwości, że odpowiedni wygląd może mieć wpływ na wzajemne stosunki. Obowiązujące zasady życia społecznego wymagają, aby osoby prowadzące swoje interesy w ramach działalności gospodarczej posiadały schludny wygląd. Uzyskiwanie przychodów w ramach działalności gospodarczej nie jest zatem uzależnione od rodzaju noszonej odzieży, schludny i estetyczny wygląd świadczy o kulturze osobistej i jest niezbędny dla wykonywania wielu zawodów poza sferą działalności gospodarczej, a wydatki na ubiory ponosi każda osoba fizyczna i to niezależnie od tego, czy prowadzi określoną działalność gospodarczą. Konieczność używania eleganckiego stroju nawet jeśli wynika to z wewnętrznej umowy, nie jest wystarczającym argumentem do uznania przedmiotowych wydatków za koszty uzyskania przychodów.

Mając na uwadze powyższe Naczelnik Urzędu Skarbowego w Zgierzu stwierdza, iż wydatki poniesione na zakup ubiorów j.w. nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Odnośnie zakupu kawy, herbaty i ciastek w celu zorganizowania poczęstunku w trakcie spotkań Pani z Konsultantkami tut. organ jest zdania, iż obecnie z przepisów podatkowych jednoznacznie wynika, iż w ramach kosztów reprezentacji wydatków na artykuły spożywcze i napoje nie zalicza się do kosztów podatkowych. Wydatki typu kawa, herbata, napoje stanowią wydatki na potrzeby reprezentacji jako element utrwalający dobry wizerunek firmy i dbałość o klienta.

W celu pozyskania i utrzymania odpowiedniego poziomu czynnych Konsultantek stosuje Pani system zachęt, prezentów, który zgodnie z umową opracowywany jest w porozumieniu z firmą, a finansowany przez Panią. Powyższego również nie można zakwalifikować do wydatków ponoszonych na reklamę, ponieważ w ocenie tut. organu podatkowego wydatki te ponoszone są przez Panią w celu wykreowania i utrwalenia pozytywnego wizerunku firmy czyli na reprezentację. Upominki czy nagrody dla Konsultantek nie reklamują produktów w sposób wskazany powyżej. Nie można dostrzec w tych wydatkach celu reklamy, tj. wszelkich działań podmiotu gospodarczego mających kształtować popyt poprzez poszerzenie wiedzy przyszłych nabywców o towarach itp.

Zauważyć należy, iż w przedmiotowej sprawie, mając na uwadze treść przepisu art. 14a ustawy Ordynacja podatkowa, organ I instancji wydając postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego nie jest uprawniony do przeprowadzania postępowania dowodowego, które wskazałoby, że dokonanie danej czynności spełnia znamiona reklamy, czy reprezentacji. Do postępowania w sprawie wydania pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego nie mają bowiem zastosowania przepisy o postępowaniu podatkowym, a postępowanie dowodowe jest częścią postępowania podatkowego. Interpretacja co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie złożenia wniosku.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy oraz stan faktyczny przedstawiony w Pani wniosku, Naczelnik Urzędu Skarbowego w Zgierzu nie potwierdza Pani stanowiska w sprawie i uznaje je - za nieprawidłowe.

Stosownie do przepisu art. 14b § 1 i § 2 ustawy Ordynacja podatkowa, interpretacja, o której mowa w art. 14a § 1, nie jest wiążąca dla podatnika, płatnika lub inkasenta. Jeżeli jednak zastosuje się do tej interpretacji, organ nie może wydać decyzji określającej lub ustalającej zobowiązanie podatkowe bez zmiany albo uchylenia postanowienia, o którym mowa w art. 14a § 4, jeżeli taka decyzja byłaby niezgodna z interpretacją zawartą w tym postanowieniu. Interpretacja jest wiążąca dla organów podatkowych i organów kontroli skarbowej właściwych dla wnioskodawcy i może zostać zmieniona albo uchylona wyłącznie w drodze decyzji, w trybie określonym w § 5 art. 14b.