I-1/415/52/07 - Z jaką datą księgować wydatki pozostałe dotyczące usług telekomunikacyjnych przy prowadzeniu PKPiR i stosowaniu metody kasowej księgowania kosztów?

Pismem z dnia 20 czerwca 2007 r. zwróciła się Pani z prośbą o udzielenie pisemnej interpretacji w sprawie terminu ewidencjonowania kosztów uzyskania przychodów dotyczących pozostałych wydatków.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że spółka cywilna prowadzi działalność gospodarczą opodatkowaną na zasadach ogólnych, stosując metodę księgowania kosztów uzyskania przychodów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów tzw. metodą kasową". Podatkowa księga przychodów i rozchodów prowadzona jest samodzielnie, bez użycia technik informatycznych. Księgowanie kosztów bezpośrednich i pośrednich odbywa się codziennie. Faktury dotyczące kosztów np. takich jak usługi telekomunikacyjne otrzymane za pośrednictwem poczty księgowane są z datą otrzymania bez względu czy dana faktura lub inny dokument wpłynął do firmy przed rozliczeniem danego miesiąca lub po rozliczeniu.

Pytanie Pani brzmi: z jaka datą zaksięgować ww. fakturę prowadząc samodzielnie podatkową księgę przychodów i rozchodów?

Wobec przedstawionych okoliczności faktycznych zdaniem Pani faktury dotyczące takich kosztów jak usługi telekomunikacyjne, które wpływają za pośrednictwem poczty powinny być zaksięgowane z datą otrzymania.

Naczelnik Urzędu Skarbowego w Zgierzu udziela interpretacji przepisów prawa podatkowego w sprawie, w której nie toczy się postępowanie podatkowe.

Od 1 stycznia 2007 r. weszły w życie przepisy ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2006 r. Nr 217, poz. 1588). W myśl art. 22 ust. 6b ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników, którzy prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów, uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

Ustawodawca nie określił innej definicji dnia poniesienia kosztów uzyskania przychodów jak wymieniona wyżej i zatem ma ona zastosowanie do wszystkich podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów.

Zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów mają do wyboru dwie metody rozliczania kosztów uzyskania przychodów. Pierwsza metoda określana potocznie "uproszczoną" (wcześniej nazywana "kasową"), wynika z ogólnej zasady wyrażonej w art. 22 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i zgodnie z tym przepisem koszty uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 5 i 6 są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Druga metoda określana potocznie "memoriałową" dotyczy rozliczania kosztów w czasie, wg zasad określonych w art. 22 ust. 5-5c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przewidzianą dla podatników prowadzących księgi rachunkowe. Wybór tej metody jest możliwy, pod warunkiem, że stale, w każdym roku podatkowym księga podatkowa będzie prowadzona w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania przychodów odnoszących się tylko do danego roku podatkowego (art. 22 ust. 6).

Od 1 stycznia 2007 r. istota metody memoriałowej polega na rozliczaniu kosztów uzyskania przychodów w podziale na:

Przy metodzie "uproszczonej" rozróżnienie kosztów bezpośrednich i pośrednich nie jest potrzebne, bowiem przy stosowaniu tej metody wydatki stanowią koszt uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia - bez względu na to jakiego okresu dotyczą.

Podatnik, który prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów jest obowiązany stosować przepisy określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2003 r. Nr 152, poz. 1475 z późn. zm.). Termin dokonywania zapisów w księdze wydatków ponoszonych przez podatnika związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą uzależniony jest od ich rodzaju tzn. czy wydatki dotyczą zakupu materiałów podstawowych oraz towarów handlowych, czy pozostałych wydatków.

Zgodnie z § 17 ust. 1 ww. rozporządzenia zakup materiałów podstawowych i towarów handlowych musi być wpisany do księgi, z zastrzeżeniem § 30, niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.

Stosownie do § 17 ust. 2 ww. rozporządzenia zapisów pozostałych wydatków dokonuje się z zastrzeżeniem § 20 i 30, jeden raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym, z uwzględnieniem zasad określonych w art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Reasumując w przypadku pozostałych zakupów, w kolumnie 2 księgi "data zdarzenia gospodarczego" podatnik powinien wpisać datę poniesienia wydatku, czyli datę wystawienia faktury (rachunku lub innego dowodu zakupu) przez kontrahenta. Potwierdza to treść pkt 3 objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Przy czym faktura powinna być wpisana w dniu jej faktycznego otrzymania.

Zatem w podanym przez Panią przykładzie w kolumnie 2 "data zdarzenia gospodarczego" winna być wpisana data 28 maja 2007 r., a w kolumnie 13 "pozostałe wydatki" zaksięgowana kwota w dacie otrzymania, tj. 2 czerwca 2007 r.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy oraz stan faktyczny przedstawiony w Pani wniosku, Naczelnik Urzędu Skarbowego w Zgierzu podziela Pani stanowisko w sprawie i uznaje je - za prawidłowe.

Udzielona interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia tego zdarzenia.

Stosownie do przepisu art. 14b § 1 i § 2 ustawy - Ordynacja podatkowa, interpretacja, o której mowa w art. 14a § 1, nie jest wiążąca dla podatnika, płatnika lub inkasenta. Jeżeli jednak zastosuje się do tej interpretacji, organ nie może wydać decyzji określającej lub ustalającej zobowiązanie podatkowe bez zmiany albo uchylenia postanowienia, o którym mowa w art. 14a § 4, jeżeli taka decyzja byłaby niezgodna z interpretacją zawartą w tym postanowieniu. Interpretacja jest wiążąca dla organów podatkowych i organów kontroli skarbowej właściwych dla wnioskodawcy i może zostać zmieniona albo uchylona wyłącznie w drodze decyzji, w trybie określonym w art. 14b § 5.