DR-I/JDa/92/96 - Zarząd nieruchomością wspólną - prowadzenie księgowości finansowej.

Odpowiadając na pismo z 9 lutego 1996 r. znak IS-PDP-007/8/96, Ministerstwo Finansów wyjaśnia, co następuje:

Zgodnie z art. 29 ust. 1 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (Dz. U. Nr 85, poz. 388) zarząd nieruchomości wspólnej obowiązany jest prowadzić odpowiednią księgowość finansową dla tej nieruchomości, dokonywać rozliczeń poprzez rachunek bankowy oraz składać ze swojej działalności roczne sprawozdanie.

W zależności od statusu prawnego osoby sprawującej zarząd daną nieruchomością (który może być powierzony osobie fizycznej lub prawnej) uzależnione jest prowadzenie odpowiedniego rodzaju księgowości finansowej.

W przypadku powierzenia zarządu nieruchomością wspólną:

1) zakładowi budżetowemu - będzie on zobowiązany do prowadzenia jednej księgowości na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości zarządzenie nr 46 Ministra Finansów z 1 sierpnia 1995 r. w sprawie szczególnych zasad prowadzenia rachunkowości oraz jednolitych planów kont dla państwowych i gminnych jednostek budżetowych i ich gospodarstw pomocniczych, zakładów budżetowych, państwowych i gminnych funduszy celowych oraz gmin i ich związków (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 14, poz. 60). Zakład budżetowy nie może prowadzić dwóch odrębnych księgowości, tj. księgowości własnej zakładu i księgowości wspólnoty mieszkaniowej. Podział kosztów i przychodów poszczególnych wspólnot jak i lokali mieszkalnych odbywa się w ramach kont ksiąg pomocniczych. Zakład budżetowy nie jest bowiem podmiotem gminnym powołanym do prowadzenia ksiąg rachunkowych właścicieli lokali;

2) osobie prawnej lub fizycznej - będzie ona obowiązana do prowadzenia ksiąg rachunkowych, tj. do stosowania zasad rachunkowości zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591), z uwzględnieniem art. 29 ust. 1 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali.

W sytuacji usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych dla jednej lub kilku wspólnot mieszkaniowych przez osoby fizyczne lub prawne - należy odrębnie dla każdej wspólnoty prowadzić odpowiednią, dostosowaną jednocześnie do jej potrzeb, księgowość finansową i sporządzać na koniec roku obrotowego odrębne roczne sprawozdanie z działalności każdej wspólnoty mieszkaniowej - zgodnie z art. 29 ust. 1 ustawy o własności lokali.

Jeżeli księgi rachunkowe prowadzone są oddzielnie dla każdej wspólnoty, to tym samym poszczególne wspólnoty winny posiadać odrębne rachunki bankowe, tak aby możliwym było dokonywanie rozliczeń z bankiem w sposób prawidłowy.

Jednocześnie Ministerstwo Finansów informuje, że przepisy art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości stanowią, że w księgach rachunkowych i wyniku finansowym jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Oznacza to, iż przychodem wspólnoty - zgodnie z zasadą memoriału - są kwoty zaliczek uiszczone na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o własności lokali. Środki finansowe przeznaczone na wydatki na remonty i bieżącą konserwację, będące odrębnym składnikiem zaliczki na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną (tzw. fundusz remontowy), winny być ewidencjonowane bądź bezpośrednio w koszty zarządu nieruchomością lub też poprzez rozliczenie międzyokresowe kosztów, na dobro wyodrębnionego konta "Fundusz remontowy".