DR-I/JDa/108/96 - Odpowiedzialność kierownika jednostki za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości.

Pisma urzędowe
Status:  Aktualne

Pismo z dnia 19 marca 1996 r. Ministerstwo Finansów DR-I/JDa/108/96 Odpowiedzialność kierownika jednostki za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości.

W związku z pismem z 4 marca 1996 r. (...) uprzejmie wyjaśniam, iż odpowiedzialność kierownika jednostki - spółki prawa handlowego - za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości jednostki, o której mowa w art. 4 ust. 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591) nie jest przepisem nowym w systemie polskiego prawa gospodarczego. Do czasu wprowadzenia w życie przepisów ustawy o rachunkowości obowiązek taki wynikał m.in. z art. 244 oraz art. 418 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej z dnia 27 czerwca 1934 r. (Dz. U. z 30 czerwca 1934 r. Nr 57, poz. 502 z późn. zm.).

Jednakże w okresie poprzedzającym wprowadzenie przepisów ustawy o rachunkowości przepisy regulujące odpowiedzialność za rachunkowość były "rozproszone" w systemie prawa, co prowadziło często do mylnej ich interpretacji. Skutkiem tego były sytuacje, w których główni księgowi znajdowali się pod presją osób (organów) zarządzających jednostkami, gdyż wymuszały one na nich określone działania niezgodne z przepisami. Dopiero wprowadzenie - w ramach procesu "uporządkowywania" przepisów prawa gospodarczego - zapisu dokładnie precyzującego odpowiedzialność za rachunkowość jednostki, tj. art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości, przy jednoczesnym usunięciu art. 244 i art. 418 kodeksu handlowego, zapewnia ochronę "interesów" głównych księgowych, tj. ogranicza wywieraną na nich presję do niezgodnego z prawem działania, w szczególności jeżeli nie są oni członkami zarządów.

W związku z powyższymi wyjaśnieniami odpowiedzialność w zakresie rachunkowości ponosi kierownik jednostki, tj. osoba lub organ wieloosobowy (zarząd), który zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa własności jest uprawniony do zarządzania jednostką. Jeżeli kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie wskazano w statucie, regulaminie organizacyjnym itp. osoby odpowiedzialnej za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, to odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.

W przypadku spółek komandytowych, jawnych i cywilnych oraz osób fizycznych za kierownika jednostki uważa się ich właścicieli (właściciela). Kierownikiem jednostki jest również likwidator lub syndyk, ale nie pełnomocnicy ustanowieni przez jednostkę (art. 3 ust. 1 pkt 5 ustawy).

Kierownik jednostki jest zwolniony od odpowiedzialności za rachunkowość, jeżeli obowiązki w tym zakresie zostaną przypisane innej osobie, za jej zgodą, potwierdzoną w odpowiednim dokumencie stwierdzającym przyjęcie przez nią odpowiedzialności za rachunkowość.

Ponadto regulacja odnośnie odpowiedzialności za rachunkowość w jednostce, w brzmieniu przytoczonym z art. 4 ust. 4 ustawy, jest ściśle powiązana z przepisami rozdziału 9 tej ustawy. Jeżeli bowiem nakłada się sankcje karne na osobę odpowiedzialną za rachunkowość w jednostce, to należy również sprecyzować, kto konkretnie jest za nią odpowiedzialny.

W przypadku gdy główny księgowy jednostki nie jest jednocześnie członkiem ścisłego kierownictwa (zarządu), to nie powinno się nakładać na niego obowiązków z zakresu odpowiedzialności za rachunkowość w jednostce. Odpowiedzialność jego wynika wówczas z przepisów kodeksu pracy. Jeżeli natomiast główny księgowy uczestniczy w pracach zarządu (jest jego członkiem), to w regulaminie organizacyjnym można określić operacyjną odpowiedzialność poszczególnych członków zarządu za prowadzenie ksiąg rachunkowych. Może być również przypisana w regulaminie odpowiedzialność jednemu z członków ścisłego kierownictwa jednostki (i niekoniecznie musi to być główny księgowy), o ile osoba ta posiada niezbędne pełnomocnictwa zarządu i ma zapewniony wpływ na zdarzenia finansowe i organizacyjne, które decydują o sytuacji majątkowej, finansowej i dochodowej jednostki.

Opublikowano: Biul.Skarb. 1996/6/28