DP/W8/0657/134/OSM/08/1931 - Ujmowanie zaliczek na wyjazdy służbowe, nierozliczonych dotacji oraz błędnych obciążeń rachunku jednostki w sprawozdaniu Rb-N.
Pismo z dnia 31 października 2008 r. Ministerstwo Finansów DP/W8/0657/134/OSM/08/1931 Ujmowanie zaliczek na wyjazdy służbowe, nierozliczonych dotacji oraz błędnych obciążeń rachunku jednostki w sprawozdaniu Rb-N.
W odpowiedzi na pismo z dnia 26 września br. w sprawie sprawozdań Rb-N i Rb-Z sporządzanych na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.), Departament Długu Publicznego uprzejmie informuje:
Zgodnie z zapisami Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik Nr 34 do ww. rozporządzenia, w sprawozdaniu Rb-Z prezentowane są zobowiązania wynikające z następujących tytułów dłużnych:
papiery wartościowe;
kredyty i pożyczki;
przyjęte depozyty;
wymagalne zobowiązania.
W sprawozdaniu Rb-N natomiast prezentowane są należności oraz wybrane aktywa finansowe wynikające z następujących tytułów:
papiery wartościowe;
pożyczki;
gotówka; depozyty;
wymagalne należności;
pozostałe należności.
W związku z powyższym jeżeli salda kont zespołu 2 "Rozrachunki i roszczenia" mieszczą się w definicji ww. tytułów dłużnych oraz należności to należy je ująć w sprawozdaniach Rb-Z i Rb-N. Na przykład:
Zaliczki pobrane przez pracowników na poczet wynagrodzenia nie powinny być wykazane w sprawozdaniu Rb-N. Takie wynagrodzenie nie powinno być traktowane jako zaliczka na poczet wynagrodzenia pracownika, mimo że pracownik nie świadczył jeszcze całego okresu, za który wypłacono wynagrodzenie, tylko jako płatność z góry. Natomiast zaliczki na wyjazdy służbowe lub zakupy powinny znaleźć odzwierciedlenie w sprawozdaniu w kolumnie 13 gospodarstwa domowe w pozycji N5.3 pozostałe należności lub jeżeli pracownik pozostaje w zwłoce w wierszu N4.2 - pozostałe należności wymagalne.
Należności z tytułu przekazanych i nierozliczonych dotacji nie powinny być wykazywane w sprawozdaniu Rb-N do momentu ich rozliczenia. Dopiero z chwilą rozliczenia zasilenie wykorzystane przez beneficjenta niezgodnie z przeznaczeniem, pobrane nienależnie lub w nadmiernej wysokości staje się należnością jednostki samorządu terytorialnego. Należność taką należy wykazać w sprawozdaniu Rb-N w pozostałych należnościach w wierszu N5.3 lub w przypadku nie zwrócenia jej w terminie w wierszu N4.2 - pozostałe należności wymagalne.
Niewłaściwe lub błędne uznania rachunku bankowego jednostki, jeżeli możliwa jest ich identyfikacja, nie powinny być ujmowane w sprawozdaniu Rb-N.
Niewłaściwe lub błędne obciążenie rachunku jednostki należy potraktować jako bezpodstawne wzbogacenie się strony, która dokonała obciążenia, w związku z powyższym jednostka posiadać będzie należność z tego tytułu, którą należy wykazać w sprawozdaniu Rb-N, w wierszu N5.3 należności niewymagalne z tytułów Innych niż wymienione wyżej lub w przypadku zwłoki w wierszu N4.2 - pozostałe należności wymagalne.