DLB/DLB_WL1/703/2/1/2013 - Wytyczne w sprawie oceny kwalifikacji członków organu zarządzającego banku i osób pełniących najważniejsze funkcje.

W dniu 22 listopada 2012 r. Europejski Urząd Nadzoru Bankowego (EBA) opublikował wytyczne w sprawie oceny kwalifikacji członków organu zarządzającego i osób pełniących najważniejsze funkcje (Guidelines on the Assessment of the Suitability of Members of the Management Body and Key Function Holders; dalej - Wytyczne) 1 . Dokument ten określa procedury, kryteria i minimalne wymogi oceny odpowiedniości członków zarządu i rady nadzorczej oraz osób pełniących kluczowe funkcje w instytucji kredytowej (banku). Zgodnie z Wytycznymi ich regulacje powinny być wdrożone przez władze nadzorcze i instytucje kredytowe, na zasadzie comply or explain, w terminie do dnia 22 maja 2013 r.

Zakres stosowania Wytycznych jest szeroki i nie obejmuje jedynie oceny osób zarządzających instytucją kredytową (w warunkach polskich zarządu banku), ale także ocenę osób powołanych w instytucji kredytowej do nadzorowania tego zarządzania (rada nadzorcza banku), jak również ocenę osób pełniących znaczącą rolę w bieżącym kierowaniu instytucją kredytową (np. kierownicy komórek organizacyjnych banku odpowiedzialnych za zarządzanie ryzykiem, zarządzanie płynnością, kontroling czy audyt wewnętrzny).

Podlegająca ocenie w myśl Wytycznych odpowiedniość odnosi się do reputacji osób ocenianych oraz ich kwalifikacji zawodowych. Wskazane zostały przy tym szczegółowe kryteria oceny wymienionych aspektów odpowiedniości w odniesieniu do członków rady nadzorczej i zarządu. Adresatami Wytycznych są co do zasady właściwe władze nadzorcze Państw Członkowskich, choć zawarte tam regulacje kierowane są zarówno do tych władz jak i do nadzorowanych przez nie instytucji kredytowych (banków). Należy podkreślić, że aktualna praktyka nadzorcza Komisji Nadzoru Finansowego w odniesieniu do kwestii regulowanych przez Wytyczne, w zakresie, w jakim umożliwiają to przepisy krajowe, jest zasadniczo zgodna z Wytycznymi. Dotyczy to w szczególności procedur, kryteriów i minimalnych wymogów oceny stosowanych przy rozpatrywaniu spraw wyrażenia zgody na powołanie prezesa (członka) zarządu banku. Ze względu na obowiązujące przepisy prawa polskiego, poza kompetencjami Komisji Nadzoru Finansowego pozostaje obecnie ocena odpowiedniości członków rad nadzorczych i osób pełniących kluczowe funkcje w bankach, jednak w świetle projektowanych rozwiązań prawnych na poziomie wspólnotowym (tzw. CRD IV) stan ten najprawdopodobniej ulegnie zmianie w przyszłości. Regulacje Wytycznych kierowane do banków zostaną natomiast formalnie wdrożone przez Komisję Nadzoru Finansowego w stosownej rekomendacji dotyczącej dobrych praktyk ostrożnego i stabilnego zarządzania bankami, która oprócz omawianego dokumentu obejmować będzie także wytyczne KB A dotyczące ładu wewnętrznego (EBA Guidelines on Internal Governance - GL 44). Wydanie tej rekomendacji przewidywane jest w drugiej połowie bieżącego roku i zgodnie z dotychczasową praktyką - poprzedzone będzie konsultacjami z sektorem bankowym.

Do czasu wejścia w życie projektowanej rekomendacji, banki powinny zwrócić szczególną uwagę na opisane poniżej zasadnicze kwestie uregulowane w Wytycznych, a dotyczące funkcjonujących w bankach rozwiązań w zakresie ładu wewnętrznego mających na celu zapewnienie ostrożnego i stabilnego zarządzania bankiem.

Wytyczne podkreślają, że to przede wszystkim na banku spoczywa odpowiedzialność za ocenę odpowiedniości członków zarządu i rady nadzorczej oraz osób pełniących kluczowe funkcje, przy czym odpowiedniość członków zarządu i rady nadzorczej powinna mieć charakter indywidualny - w odniesieniu do każdego z członków tych organów z osobna, jak i kolektywny - w odniesieniu do całego składu odpowiednio zarządu lub rady nadzorczej. Bank powinien także zapewnić właściwą identyfikację kluczowych funkcji, których obsadzenie wymaga oceny odpowiedniości oraz zdefiniować kryteria oceny dla tych funkcji. Ocena powinna być dokonywana zarówno na etapie doboru członków zarządu i rady nadzorczej oraz osób pełniących kluczowe funkcje (powoływania, zatrudniania, powierzania obowiązków itp.), jak i w toku wykonywania przez nich obowiązków. Ocena ta powinna ponadto być dokonywana na zasadach i w trybie określonych w stosownych regulacjach wewnętrznych (politykach) banku.

Ocena odpowiedniości powinna mieć decydujące znaczenie dla doboru członków zarządu i rady nadzorczej oraz osób pełniących kluczowe funkcje. Oznacza to, że ocena danej osoby powinna być dokonywana przed jej powołaniem na stanowisko członka zarządu albo rady nadzorczej czy powierzeniem pełnienia kluczowej funkcji, jak również że powołanie to lub powierzenie nie powinno nastąpić, jeżeli ocena odpowiedniości jest negatywna. W odniesieniu do osoby już pełniącej funkcję członka zarządu, rady nadzorczej albo kluczową funkcję w banku, ponowna ocena powinna być dokonywana w każdym przypadku, gdy zachodzą okoliczności uzasadniające weryfikację odpowiedniości tej osoby, a w szczególności, gdy zmieniany jest zakres jej odpowiedzialności, ujawnią się informacje mogące mieć negatywny wpływ na jej reputację lub gdy zmieniane są regulacje wewnętrzne

lub zewnętrzne określające minimalny zakres kwalifikacji wymaganych przy pełnieniu danej funkcji. W przypadku, gdy ponowna ocena odpowiedniości członka zarządu, rady nadzorczej albo osoby pełniącej kluczowe funkcje jest negatywna, bank powinien niezwłocznie powiadomić o tym organ nadzoru oraz podjąć środki zmierzające do przywrócenia stanu, w którym wszyscy członkowie zarządu i rady nadzorczej oraz osoby pełniące kluczowe funkcje spełniają kryteria odpowiedniości. Obowiązkiem banków jest, aby o wymogach dotyczących odpowiedniości członków rady nadzorczej powiadomione były organy dokonujące ich wyboru lub odwołania (walne zgromadzenie albo zebranie przedstawicieli w przypadku banku spółdzielczego, w którym organ ten zastąpił walne zgromadzenie).

Jak wskazano powyżej, ocena odpowiedniości powinna odnosić się zarówno do kwalifikacji zawodowych jak i reputacji osób ocenianych. Ocena kwalifikacji zawodowych powinna brać pod uwagę aktualne uwarunkowania banku - jego profil, zakres i skalę działalności. Ponadto oczekiwany poziom i charakter kwalifikacji zawodowych może być inny w przypadku członków zarządu niż w przypadku członków rady nadzorczej. Natomiast ocena reputacji ma charakter bezwzględny w tym sensie, że członkowie zarządu, rady nadzorczej oraz osoby pełniące kluczowe funkcje powinny legitymować się dobrą reputacją bez względu na aktualne uwarunkowania banku oraz charakter zajmowanego stanowiska lub pełnionej w banku funkcji.

Niniejsze ..... adresowane jest do zarządów i rad nadzorczych wszystkich banków krajowych, tym niemniej uwagi w nim zawarte powinny przy najbliższej okazji zostać przekazane także tzw. organom właścicielskim tych banków, tj. walnym zgromadzeniom lub zebraniom przedstawicieli. Banki zrzeszające banki spółdzielcze proszone są o przekazanie treści niniejszego pisma zrzeszonym bankom spółdzielczym.

Jednocześnie zwracam się do Państwa z prośbą o przekazanie - w terminie do dnia 22 maja 2013 r. - informacji o funkcjonujących lub planowanych (wraz z harmonogramem wdrożenia) w Państwa bankach rozwiązaniach, mających na celu realizację opisanych powyżej regulacji Wytycznych, względnie wyjaśnienie przyczyn niewdrażania takich rozwiązań.