DI/100000/43/884/2023 - Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne a Karty Lunch Pass przekazanej przez pracodawcę na zakup przez pracownika posiłku do kwoty nieprzekraczającej 450 zł miesięcznie

Na podstawie art. 34 ust. 1 i ust. 5 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2023 r. poz. 221 z późn. zm.), w związku z art. 83d ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1230 z późn. zm.). Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Gdańsku w sprawie z wniosku przedsiębiorcy (...) złożonym dnia 12 września 2023 r. uznaje za nieprawidłowe stanowisko w przedmiocie nieuwzględnienia w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, wartości Karty Lunch Pass przekazanej przez pracodawcę na zakup przez pracownika posiłku do kwoty nieprzekraczającej 450 zł miesięcznie.

Dnia 12 września 2023 r. do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Gdańsku wpłynął wniosek złożony przez przedsiębiorcę (...) o wydanie interpretacji indywidualnej w trybie art. 34 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców. Wniosek został uzupełniony pismem złożonym w dniu 10 października 2023 r. oraz pismem złożonym w dniu 3 listopada 2023 r.

Wnioskodawca w treści wniosku wskazał, że wydaje pracownikom karty przedpłacone do automatów vendingowych. Karty te uprawniają do zakupu gotowych posiłków (słonych i słodkich przekąsek, kanapek, słodkich bułek, zimnych i gorących napojów) jedynie w automatach vendingowych znajdujących się na terenie zakładu pracy. Kwota dzienna do wykorzystania to: dla pracownika, przy czym zgodnie z obowiązującym regulaminem kwota niewykorzystana nie przechodzi na kolejny dzień ani nie jest wypłacana pracownikowi.

Pracodawca, od kwietnia 2019 r. do dziś, zalicza wartość posiłków zakupionych przez pracownika w automatach vendingowych przy użyciu karty do przychodu pracownika, stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe (na podstawie raportów systemowych wskazujących numer karty oraz wartość zakupionych posiłków oraz rejestru wewnętrznego łączącego pracownika i numer karty).

Pracodawca rozważa zmianę kart przedpłaconych do automatów vendingowych na "kartę lunch pass " o wartości zł miesięcznie. Kartą pracownik mógłby opłacać posiłki kupowane w automatach vendingowych na terenie zakładu, jak również w innych placówkach handlowych i gastronomicznych, w tym, w placówkach oferujących dowóz posiłków do firmy. Karta nie daje możliwości weryfikacji, czy w placówce handlowej pracownik zakupił posiłek gotowy do spożycia.

Pracodawca wnosi o wydanie interpretacji indywidualnej odpowiadającej na następujące pytania dotyczące stanu faktycznego czy:

Pracodawca wnosi również o wydanie interpretacji indywidualnej odpowiadającej na następujące pytania dotyczące zdarzenia przyszłego:

Wnioskodawca po zapoznaniu się z pismem z dnia 6 marca 2023 r. Centrala Zakładu Ubezpieczeń Społecznych WPI/200000/43/144/2023, uważa - w odniesieniu do stanu faktycznego co następuje:

1. Posiłki dostępne w automatach vendingowych, takie jak: słone i słodkie przekąski, kanapki, słodkie bułki, zimne i gorące napoje, można uznać za posiłek w rozumieniu § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Wyżej wymienione artykuły nadają się do bezpośredniego spożycia, bez konieczności dodatkowego ich przygotowywania.

2. Wartość posiłków pobieranych przez pracownika z automatów vendingowych przy użyciu karty przed płaconej powinna być wyłączona z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe na podstawie § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, ponieważ wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia nie przekracza miesięcznie kwoty ustalonej rozporządzeniem (od 1.09.2023 - 450 zł), pracownik nie ma prawa do ekwiwalentu z tego tytułu, a karty przedpłacone mogą być wykorzystywane jedynie do pobierania posiłków udostępnionych w automatach vendingowych zlokalizowanych na terenie firmy.

Ponadto, po zapoznaniu się z Rozporządzeniem Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 9 sierpnia 2023 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, obowiązującym od 1 września 2023 r., pracodawca, w odniesieniu do zdarzenia przyszłego, uważa co następuje: 1. Wartość zakupów dokonywanych przy użyciu kart lunch pass po 1 września 2023, bez możliwości weryfikacji czy w placówce handlowej pracownik zakupił posiłek gotowy do spożycia, powinna być wyłączona z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe na podstawie § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r., który nie nakłada na pracodawcę obowiązku takiej weryfikacji.

2. Automaty vendingowe zlokalizowane na terenie firmy można uznać za placówkę handlową w rozumieniu § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, ponieważ jest to obiekt, w którym prowadzona jest sprzedaż towarów.

Uzupełniając wniosek pismem złożonym dnia 10 października 2023 r. Wnioskodawca wskazał, że Karta lunch pass jest kartą przedpłaconą, zasilaną przez pracodawcę, a użytkowaną przez pracownika. Pracodawca nie ma możliwości weryfikacji, w jaki sposób pracownik korzysta z karty przed płaconej, w szczególności czy w placówce handlowej pracownik zakupił posiłek gotowy do spożycia czy inne produkty. Dlatego, wprowadzając karty lunch pass pracodawca zobowiąże pracownika - poprzez odpowiedni zapis w regulaminie - do zakupu, w placówkach gastronomicznych lub handlowych, wyłącznie gotowych posiłków oraz przetworzonych produktów żywnościowych, które nadają się do bezpośredniego spożycia. Pracodawca wprost zakażę również używania karty do zakupu produktów innych niż gotowe posiłki, w tym w szczególności artykułów chemicznych, artykułów odzieżowych, alkoholi, tytoniu i paliw.

Wartość kart lunch pass będzie stanowić przychód w rozumieniu ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 z późn. zm.) osiągany przez pracownika u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy.

Pracownik nie będzie miał prawa do ekwiwalentu pieniężnego w zamian za niewykorzystane środki znajdujące się na karcie lunch pass.

Z kolei uzupełniając wniosek pismem złożonym w dniu 3 listopada 2023 r. Wnioskodawca wskazał, że wprost zakażę również używania karty do zakupu produktów innych niż gotowe posiłki, w tym w szczególności artykułów chemicznych, artykułów odzieżowych, alkoholi, tytoniu i paliw. Pracodawca nie będzie jednak weryfikował czy środki z karty przedpłaconej zostały wykorzystane zgodnie z brzmieniem przepisu § 2 pkt 11 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, w szczególności pracodawca nie zobowiąże pracowników do gromadzenia i ewidencjonowania oraz przekazywania pracodawcy paragonów za dokonane za pomocą karty przedpłaconej zakupy celem weryfikacji korzystania z karty. Mając na uwadze treść wniosku oraz obowiązujące przepisy. Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Gdańsku, zważył co następuje:

Zgodnie z przepisem art. 34 ust. 1 ustawy - Prawo przedsiębiorców przedsiębiorca może złożyć do właściwego organu lub właściwej państwowej jednostki organizacyjnej wniosek o wydanie wyjaśnienia co do zakresu i sposobu stosowania przepisów, z których wynika obowiązek świadczenia przez przedsiębiorcę daniny publicznej lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, w jego indywidualnej sprawie (interpretacja indywidualna).

Natomiast w myśl art. 83d ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych Zakład wydaje interpretacje indywidualne, o których mowa w art. 34 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców w zakresie obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym, zasad obliczania składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych oraz podstawy wymiaru tych składek.

Stanowisko wyrażone przez wnioskodawcę we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej w trybie art. 34 ust. 1 ustawy - Prawo przedsiębiorców w przedmiocie nieuwzględnienia w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe Karty Lunch Pass przekazanej przez pracodawcę na zakup przez pracownika posiłku do kwoty nieprzekraczającej 450 zł miesięcznie, uznać należy za nieprawidłowe.

Zgodnie z treścią art. 18 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy z wyłączeniem przychodów wymienionych w § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 728 z późn. zm.), jak również wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków z ubezpieczeń społecznych.

Za przychody ze stosunku pracy uważa się: wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Od 1 września 2023 r. zmianie uległ § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Z nowego brzmienia przepisu wynika, że z podstawy wymiaru składek na ww. ubezpieczenia wyłączona jest wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych uprawniających do nabycia wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych - do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 450 zł.

Treść przepisu § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe obejmuje swym zakresem wartość przekazanych pracownikom kart przedpłaconych. Wartość kart może korzystać z wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne jedynie wtedy, gdy są one realizowane w placówkach gastronomicznych (restauracjach, barach, punktach gastronomicznych, stołówkach) lub handlowych. Nie podlegają natomiast wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne bony, talony, kupony czy karty przedpłacone uprawniające do zakupu produktów spożywczych w ogólności, z uwagi na fakt, iż zgodnie z ww. rozporządzeniem posiłki mają być gotowe do spożycia (gotowe posiłki i przetworzone produkty żywnościowe nadające się do spożycia). Pojęcie placówki handlowej należy stosować zgodnie z jej literalnym brzmieniem, tj. jako obiekt, w którym jest prowadzony handel oraz są wykonywane czynności związane z handlem. Najistotniejsze jest to (bez względu na formę organizacyjną danej placówki, sklepu czy punktu), aby była to placówka honorująca bony, talony, kupony i karty przedpłacone jako środek płatniczy i oferujące za nie klientom posiłki.

Konkludując, skorzystać z wyłączenia, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie mogą bony, kupony, talony czy karty przedpłacone, które są przeznaczane nie tylko na zakup gotowych posiłków w przeznaczonych do tego punktach gastronomicznych lub handlowych, ale również na produkty spożywcze do samodzielnego przygotowania, artykuły chemiczne, odzież, alkohol czy tytoń.

Pozostałe przestanki to brak ekwiwalentności świadczeń - brak możliwości wymiany na gotówkę (z wykorzystaniem karty nie można dokonywać wypłat z bankomatów, banków itp.) oraz zachowanie limitu 450 zł miesięcznie.

Podstawy wymiaru nie stanowi wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych, które (technicznie) umożliwiają zakup nie tylko gotowych posiłków czy przetworzonych produktów żywnościowych, pod warunkiem jednak, że oplata wydatkowana z nich zostanie przeznaczona tylko i wyłącznie na zakup posiłków czy też przetworzonych produktów żywnościowych. W celu zastosowania zwolnienia z § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia, zarówno ubezpieczony, jak i płatnik składek muszą dysponować dowodami (udokumentowanie wydatkowania środków (wartości) bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych) wskazującymi na wykorzystanie środków zgodnie z brzmieniem przepisu.

Wnioskodawca w treści wniosku i pismach stanowiących jego uzupełnienie wskazał, że wprost zakażę używania karty do zakupu produktów innych niż gotowe posiłki, w tym w szczególności artykułów chemicznych, artykułów odzieżowych, alkoholi, tytoniu i paliw. Pracodawca nie będzie jednak weryfikował czy środki z karty przedpłaconej zostały wykorzystane zgodnie z brzmieniem przepisu § 2 pkt 11 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, w szczególności pracodawca nie zobowiąże pracowników do gromadzenia i ewidencjonowania oraz przekazywania pracodawcy paragonów za dokonane za pomocą karty przedpłaconej zakupy celem weryfikacji korzystania z karty.

Ponadto z opisu zdarzenia przyszłego wynika, że przedsiębiorca udostępnia pracownikom świadczenia w postaci posiłków dostępnych w automatach vendingowych, które są realizowane przy użyciu wydanych pracownikom kart.

Przepis § 2 ust. 1 pkt 11 ww. rozporządzenia mówi jedynie o posiłkach. Przez posiłek, o którym mowa wyżej, należy rozumieć zarówno gotowe dania, jak i przetworzone produkty żywnościowe nadające się do bezpośredniego spożycia. Tym samym wartość bonów żywieniowych, talonów, kuponów lub kart może korzystać z wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne jedynie wtedy, gdy są one realizowane co do zasady w placówkach gastronomiczno-restauracyjnych, barach, punktach gastronomicznych lub handlowych, stołówkach oferujących posiłki w formie gotowych dań/przetworzonych produktów gotowych do spożycia. Przepis nie mówi o automatach vendingowych, których nie można zaliczyć do placówek gastronomiczno-restauracyjnych, barów, punktów gastronomicznych lub handlowych czy stołówek.

Pomimo okoliczności wskazanych przez przedsiębiorcę w opisie zdarzenia przyszłego złożonego wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej, zgodnie z którymi:

- karty przekazane pracownikom przez pracodawcę będą przeznaczone na zakup gotowych posiłków w przeznaczonych do tego automatach vendingowych;

- pracownicy nie będą uprawnieni do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystane środki;

- zachowany zostanie przewidziany w § 2 ust. 1 pkt 11 ww. rozporządzenia limit, co oznacza, że wartość posiłków udostępnianych pracownikom przez przedsiębiorcę nie będzie przekraczała 450 zł miesięcznie, należy uznać, ze stanowiąca przychód pracowników wartość posiłków otrzymywanych przez pracowników za pośrednictwem kart do automatów vendingowych, nie podlega wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne ze względu na miejsce realizacji kart (...).

W związku z powyższym nie można jednoznacznie stwierdzić, że wszystkie przesłanki zwolnienia przewidziane w § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia zostaną spełnione, co oznacza, że stanowisko wnioskodawcy należy uznać za nieprawidłowe.

Mając na uwadze powyższe orzeczono jak w sentencji.

Decyzja dotyczy opisu zdarzenia przyszłego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie jej wydania. Wydana decyzja wiąże Zakład Ubezpieczeń Społecznych wyłącznie w sprawie przedsiębiorcy, na którego wniosek została wydana. Stosownie do art. 35 ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców niniejsza decyzja nie jest wiążąca dla przedsiębiorcy, natomiast jest wiążąca dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, do czasu jej zmiany lub uchylenia. Od niniejszej decyzji przysługuje, zgodnie z art. 83 art. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w związku z art. 34 ust. 5 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców, odwołanie do Wydziału Ubezpieczeń Społecznych Sądu Okręgowego w (...). Odwołanie wnosi się na piśmie za pośrednictwem jednostki organizacyjnej ZUS, która wydała decyzję lub do protokołu sporządzonego przez tę jednostkę, w terminie miesiąca ód dnia doręczenia decyzji.