DI/100000/43/362/2016

Na podstawie art. 10 ust. 1 i ust. 5 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2015 r. poz. 584 z późn. zm.) w związku z art. 83d ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 121 z późn. zm.), Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Gdańsku uznaje za prawidłowe stanowisko zawarte we wniosku z dnia 25 marca 2016 r. doręczonym dnia 29 marca 2016 r. przez (...) w części dotyczącej wpływu wprowadzenia informatycznego systemu obsługi wniosków, oświadczeń oraz innej dokumentacji związanej z korzystaniem przez pracowników ze świadczeń finansowanych ze środków z Zakładowego Fundusz Świadczeń Socjalnych na możliwość wyłączenia wartości tychże świadczeń z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

W dniu 29 marca 2016 r. do Oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w Gdańsku wpłynął wniosek (...) o wydanie pisemnej interpretacji w trybie art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej. Wniosek został uzupełniony pismem z dnia 22 kwietnia 2016 r. doręczonym dnia 25 kwietnia 2016 r. oraz pismem z dnia 17 maja 2016 r. doręczonym dnia 18 maja 2016 r.

Wnioskodawca w treści złożonego wniosku wskazał, iż realizuje politykę socjalną poprzez utworzony w spółce Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Zasady wydatkowania środków Funduszu określone są w Regulaminie Gospodarowania Środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w spółce, który został stworzony w oparciu o przepisy ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2015 r. poz. 111 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2009 r. Nr 43, poz. 349). Zgodnie z zapisami regulaminu, środki funduszu przeznaczone są na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu, wskazanych w regulaminu. Przyznanie osobom uprawnionym świadczeń finansowanych ze środków funduszu odbywa się na podstawie decyzji zarządu spółki lub osoby (osób) przez niego wyznaczonej, uzgodnionej z przedstawicielem pracowników wnioskodawcy oraz Komisją Socjalną.

Przyznanie i wysokość świadczenia ze środków funduszu uzależniona jest od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej, a w przypadku pomocy mieszkaniowej również od sytuacji mieszkaniowej, osoby uprawnionej do korzystania ze środków funduszu oraz od wartości zasobów funduszu. Co do zasady, w przypadku świadczeń indywidualnych finansowanych ze środków funduszu przyznawane są one na wniosek osoby uprawnionej. Wyjątkiem są świadczenia obejmujące finansowanie lub dofinansowanie biletów na wydarzenia i imprezy kulturalne i sportowe oraz bony świąteczne dla pracowników spółki, które mogą być przyznawane (w przypadku podjęcia przez pracodawcę decyzji o takim gospodarowaniu środkami funduszu) wszystkim pracownikom.

Zarząd spółki w terminie do 15 kwietnia każdego roku ustala roczny preliminarz dochodów i wydatków funduszu, w którym określa szczegółowe warunki, jakie muszą zostać spełnione, by osoba uprawniona mogła uzyskać dofinansowanie z funduszu oraz maksymalną kwotę dopłat do poszczególnych rodzajów działalności socjalnej. Zasady udzielania pomocy ze środków funduszu obowiązujące w spółce w danym roku kalendarzowym w tym informacje o świadczeniach finansowanych ze środków funduszu w danym roku oraz o wysokości - poszczególnych świadczeń możliwych do uzyskania przez pracowników w zależności od ich sytuacji materialnej, określa Załącznik nr 1 do regulaminu.

Sytuacja materialna osób uprawnionych do świadczeń finansowanych ze środków funduszu jest weryfikowana w oparciu o składane przez pracowników oświadczenie dotyczące średniego miesięcznego przychodu brutto za okres trzech miesięcy poprzedzających złożenie wniosku przypadającego na osobę w rodzinie osoby uprawnionej. Zgodnie z postanowieniami regulaminu, spółka ma prawo weryfikacji poprawności danych wskazanych w oświadczeniu, mogąc żądać przedstawienia dokumentów potwierdzających prawdziwość zawartych w nim informacji.

Na chwilę obecną oświadczenia dotyczące wysokości przychodów przypadających na członka rodziny pracownika (oraz pozostała dokumentacja dotycząca możliwości ubiegania się i otrzymania wsparcia z funduszu) składane są wnioskodawcy w formie papierowej. Jednakże, w celu poprawy efektywności przepływu dokumentacji w ramach wewnętrznej struktury organizacyjnej wnioskodawcy oraz w celu usprawnienia zasad archiwizowania dokumentacji pracowników, wnioskodawca planuje unowocześnienie dotychczasowego systemu składania wniosków o przyznanie świadczeń finansowanych ze środków funduszu, oświadczeń o wysokości przychodów w rodzinie pracownika oraz pozostałej dokumentacji dotyczącej finansowania świadczeń ze środków pochodzących z funduszu na rzecz uprawnionych pracowników, poprzez wykorzystanie stworzonego w tym celu informatycznego systemu zarządzania System ten przeznaczony jest m.in. do obsługi, dokumentowania i zatwierdzania wniosków o przyznanie świadczeń finansowanych z funduszu w formie elektronicznej, składania i archiwizowania oświadczeń dotyczących wysokości przychodów w rodzinie pracownika (od których uzależniona jest ewentualna wysokość świadczenia, które pracownik może otrzymać ze środków funduszu), a także przekazywania wnioskodawcy oraz archiwizowania pozostałej dokumentacji mogącej mieć wpływ na przyznanie pracownikom wnioskodawcy świadczeń finansowanych z funduszu.

Dostęp do systemu będzie możliwy za pośrednictwem powszechnie dostępnej dla pracowników sieci intranetowej stworzonej przez pracodawcę. Dla każdego z pracowników zostanie w ramach systemu stworzone indywidualne konto, do którego dostęp zostanie zabezpieczony osobistym hasłem pracownika, za pośrednictwem którego pracownik składał będzie w formie elektronicznej stosowne wnioski oraz oświadczenia, od których uzależnione jest otrzymanie określonych świadczeń finansowanych ze środków funduszu oraz ich wysokość (w tym oświadczenia dotyczące sytuacji materialnej pracownika). Pracownicy będą wypełniać stosowne wnioski oraz oświadczenia bezpośrednio w systemie, a po ich akceptacji dokonanej przez pracowników za pośrednictwem systemu, dokumenty zostaną przekazane do procesowania do poszczególnych osób odpowiedzialnych za ich akceptację, w ramach ich kompetencji wynikających z ról przypisanych im w systemie (o czym mowa poniżej). Przy okazji akceptacji wypełnionych w systemie wniosków i oświadczeń pracownicy je składający zostaną pouczeni o ciążącej na nich odpowiedzialności karnej w przypadku poświadczenia w składanych wnioskach i oświadczeniach nieprawdy. Dokonanie akceptacji wniosku lub oświadczenia w systemie będzie dla wnioskodawcy równoznaczne z jego podpisaniem przez pracownika.

Rozpatrzenie złożonych w formie elektronicznej wniosków należeć będzie wyłącznie do kompetencji wnioskodawcy. Potwierdzenie rozpatrzenia wniosków będzie odbywać się przez zatwierdzenie bądź odrzucenie złożonych dokumentów wyrażone w formie elektronicznej w systemie przez osobę uprawnioną do tego przez pracodawcę. Każdy pracownik będzie miał też dostęp do informacji o regulaminach i zasadach związanych z udzielaniem pomocy ze środków funduszu poprzez swoje indywidualne konto utworzone w systemie. W systemie widoczna będzie także informacja o wysokości świadczeń przyznanych mu w ramach środków funduszu, w związku ze złożonymi wnioskami oraz dokonaną przez pracodawcę, na podstawie złożonych przez niego oświadczeń, weryfikacyjnego sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej.

System zakłada wykorzystanie funkcjonalności dodawania nowych ról, w których uprawnienia poszczególnych użytkowników zostaną rozgraniczone ze względu na rodzaj zatrudnienia i pełnioną funkcję, tj. w ramach ścieżki obiegu wniosków na poszczególnych etapach akceptacji, istnieć będzie podział na następujące role merytoryczne:

- Pracownik (uprawniony do składania wniosków, uzupełniania dokumentów, dodawania komentarzy),

- Administratorzy (uprawnieni do podglądu wszystkich wniosków i ich weryfikacji), dodawania komentarzy, administrowania zakładką dotyczącą regulaminów i zasad),

- Obserwator (uprawniony do dodawania komentarzy),

- Członek Komisji Socjalnej (uprawniony do akceptacji wybranych wniosków).

Wnioskodawca zamierza wprowadzić system we wszystkich wewnętrznych jednostkach organizacyjnych pracodawcy.

Celem wprowadzenia systemu jest w szczególności usprawnienie i uporządkowanie zasad dokumentowania i archiwizowania składanych przez pracowników spółki wniosków i oświadczeń oraz przyspieszenie ich rozpatrywania, co jest niezbędne z uwagi na znaczną liczbę zatrudnionych przez wnioskodawcę pracowników. Rezygnacja z papierowej formy składania stosowanej dokumentacji wynika z konieczności podnoszenia standardów obiegu dokumentów u pracodawcy oraz zamiaru archiwizowania dokumentacji w jednym miejscu, w sposób ułatwiający odtworzenie dotychczas złożonych wniosków.

Po wprowadzeniu systemu, pracodawca zamierza zrezygnować z dotychczasowego sposobu składania wniosków i oświadczeń niezbędnych do gospodarowania środkami funduszu w sposób zgodny z zasadami wskazanymi w regulaminie tj. z dokumentacji składanej w formie papierowej. Całość dokumentacji związanej ze składaniem przez pracowników spółki wniosków przetwarzana będzie w formie elektronicznej w systemie.

Wnioskodawca podkreśla, że weryfikacja wniosków oraz oświadczeń dokonywana z wykorzystaniem system będzie odbywać się z taką samą starannością i wnikliwością, jaka miała miejsce przy papierowym obiegu dokumentów, oraz, że zmiana systemu składania i archiwizacji dokumentów związanych z finansowaniem świadczeń dla pracowników ze środków pochodzących z funduszu nie będzie miała wpływu na merytoryczną ocenę wniosków, ani w szczególności na istnienie oraz konstrukcję kryterium socjalnego, mającego wpływ na zakres wsparcia ze środków z funduszu, możliwy do uzyskania przez poszczególnych pracowników.

Końcowo wnioskodawca wskazuje, że po wprowadzeniu systemu stosowane zmiany dotyczące sposobu składania wniosków w sprawie świadczeń finansowanych ze środków funduszu oraz oświadczeń w sprawie sytuacji materialnej pracownika zostaną odzwierciedlone w Regulaminie. W szczególności wnioskodawca wskaże w zmienionych przepisach regulaminu, iż akceptacja przez pracowników wniosków' i oświadczeń za pośrednictwem systemu jest dla pracodawcy równoznaczna z ich podpisaniem, a w przypadku poświadczenia nieprawdy (przez akceptację za pośrednictwem systemu wniosków i oświadczeń zawierających dane niezgodne ze stanem faktycznym) na pracowniku ciążyć będzie odpowiedzialność kama.

Wnioskodawca kieruje pytanie czy w opisanym zdarzeniu przyszłym, po wprowadzeniu informatycznego systemu obsługi wniosków, oświadczeń oraz innej dokumentacji związanej z korzystaniem przez pracowników wnioskodawcy ze świadczeń finansowanych że środków funduszu, wartość otrzymanych przez pracowników spółki świadczeń finansowanych ze środków funduszu może korzystać z wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, określonego w § 2 ust. 1 pkt 19 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2015 r. poz. 2236 j.t.).

Zdaniem wnioskodawcy wprowadzenie informatycznego systemu obsługi wniosków, oświadczeń oraz innej dokumentacji związanej z korzystaniem przez pracowników wnioskodawcy ze świadczeń finansowanych ze środków funduszu nie będzie miało wpływu na możliwość wyłączenia wartości powyższych świadczeń z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe na podstawie § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia. Tym samym, w ocenie wnioskodawcy, po wprowadzeniu przedstawionego w stanie faktycznym systemu informatycznego, wartość świadczeń otrzymanych przez uprawnione osoby, sfinansowanych ze środków funduszu na zasadach opartych o przepisy ustawy o zakładowym fundusz świadczeń socjalnych nie powinna stanowić podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe na podstawie § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia. Tym samym, na podstawie art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 121 j.t.), wartość tych świadczeń powinna być wyłączona także z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe i chorobowe, a na podstawie art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. z 2004 r. Nr 210 poz. 2135 z późn. zm.) także z podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Zgodnie z art. 18 ust. 1 i la oraz art. 20 i 21 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy z wyłączeniem przychodów wymienionych w § 2 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Z kolei na podstawie art. 81 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne m.in. pracowników, stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tych osób, z zastrzeżeniem ust. 5 6 i 10.

W myśl § 1 ww. rozporządzenia, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 j.t.) osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy.

Przychodami na gruncie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych są w myśl jej art. 4 pkt 9 przychody w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu: zatrudnienia w ramach stosunku pracy, pracy nakładczej, służby, wykonywania mandatu posła lub senatora, wykonywania pracy w czasie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania, pobierania zasiłku dla bezrobotnych, świadczenia integracyjnego i stypendium wypłacanych bezrobotnym oraz stypendium sportowego, a także z tytułu prowadzenia pozarolniczej działalności oraz umowy agencyjnej lub umowy zlecenia, jak również z tytułu współpracy przy tej działalności oraz współpracy przy wykonywaniu umowy.

Natomiast § 2 rozporządzenia wskazuje rodzaje świadczeń, które jakkolwiek uznawane za przychód ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów ustawy o p.d.o.f., są wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Wartość tych świadczeń nie stanowi także, na podstawie art. 20 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz art. 81 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, podstawy wymiaru pozostałych składek na ubezpieczenia społeczne oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne.

W § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia wskazano, iż podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie stanowią świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Innymi słowy, na podstawie powyższego przepisu wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe są świadczenia rzeczowe i pieniężne otrzymywane przez osoby uprawnione na podstawie ustawy o zakładowym fundusz świadczeń socjalnych w związku z finansowaniem przez pracodawcę działalności socjalnej.

Wnioskodawca realizuje politykę socjalną poprzez utworzony w spółce fundusz. Zasady tworzenia przez pracodawcę Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych i zasady gospodarowania, środkami tego funduszu, przeznaczonego na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych określa ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Zgodnie z art. 2 pkt 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, działalność socjalna to usługi świadczone przez pracodawcę na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, udzielanie pomocy materialnej, rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Natomiast, w myśl art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Ustęp 2 omawianego artykułu stanowi z kolei, że zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu, z uwzględnieniem ust. 1, oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo z art. 30 ust. 5 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2015 r. poz. 1881 j.t.), przy czym - w przypadku braku działającej zakładowej organizacji związkowej - pracodawca uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów (zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych).

Zgodnie z zapisami regulaminu obowiązującego w zakładzie pracy wnioskodawcy, środki funduszu przeznaczone są na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu, wskazanych w regulaminu. Przyznanie osobom uprawnionym świadczeń finansowanych ze środków funduszu odbywa się na podstawie decyzji zarządu spółki lub osoby (osób) przez niego wyznaczonej, uzgodnionej z przedstawicielem pracowników wnioskodawcy oraz komisją socjalną.

Przyznanie i wysokość świadczenia ze środków funduszu uzależniona jest od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej, a w przypadku pomocy mieszkaniowej również od sytuacji mieszkaniowej, osoby uprawnionej do korzystania ze środków funduszu oraz od wartości zasobów funduszu. W rozdziale regulaminu wskazane są kategorie świadczeń, które mogą być finansowane ze środków funduszu, np.: finansowanie różnych form wypoczynku, finansowanie imprez kulturalnych, rozrywkowych, sportowych, rekreacyjnych, oświatowych oraz imprez okolicznościowych, jednorazowe roczne dofinansowania przedszkoli, żłobków lub klubów dziecięcych itd.

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, zgodnie z wymogami ustawy o zakładowym fundusz świadczeń socjalnych, przyznanie świadczeń finansowanych ze środków funduszu i ich wysokość uzależniona jest od określonych przez wnioskodawcę kryteriów socjalnych (wynikających z Załącznika nr do regulaminu). Wnioskodawca weryfikuje spełnienie kryterium socjalnego u pracowników poprzez składane przez pracowników oświadczenia dotyczące wysokości przychodów przypadających na członka rodziny pracownika (oraz pozostałej dokumentacji dotyczącej możliwości ubiegania się i otrzymania wsparcia z funduszu) tak, że ostateczna decyzja o przyznaniu świadczenia i jego ostatecznej wysokości uzależniona jest od wysokości tego przychodu (im przychód na członka rodziny niższy tym wyższa wartość świadczeń sfinansowanych z funduszu). Dotychczas wnioski i oświadczenia dotyczące wysokości przychodów na członka rodziny pracownika składane były wnioskodawcy w formie papierowej. Jednakże, w celu poprawy efektywności przepływu dokumentacji w ramach wewnętrznej struktury organizacyjnej wnioskodawcy oraz w celu usprawnienia zasad archiwizowania dokumentacji pracowników wnioskodawca planuje zastąpić aktualną dokumentację papierową dokumentacją w formie elektronicznej, gromadzoną i archiwizowaną za pośrednictwem systemu. Po dokonaniu odpowiednich zmian, całość dokumentacji związanej ze składaniem przez pracowników spółki wniosków i oświadczeń dotyczących uprawnień do otrzymania świadczeń z funduszu przetwarzana będzie w formie elektronicznej w systemie.

W ocenie wnioskodawcy, skoro przepisy prawa pracy, ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych ani rozporządzenia nie wskazują konkretnych wymogów w zakresie formy weryfikacji kryterium socjalnego u pracowników ubiegających się o przyznanie świadczeń finansowanych ze środków funduszu, ani też w odniesieniu do formy złożenia wniosku o przyznanie świadczeń indywidualnych finansowanych ze środków funduszu, a w szczególności nie wprowadzają wymogu zachowania formy pisemnej, wprowadzenie przez wnioskodawcę procedury zakładającej składanie i akceptację wniosków w formie elektronicznej, nie będzie stanowiło negatywnej przesłanki do zastosowania wyłączenia wartości powyższych świadczeń z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe na podstawie § 2 ust. 1 pkt 19 Rozporządzenia.

W świetle braku regulacji zawartych w przepisach prawa pracy, na podstawie art. 300 ustawy - Kodeks pracy zastosowanie, zdaniem wnioskodawcy, znajduje art. 60 ustawy - Kodeks cywilny, który stanowi, że z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ustawie, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (oświadczenie woli).

W świetle powyższego, brak ustawowych zastrzeżeń, co do obowiązku zachowania formy pisemnej dla dokumentacji dotyczącej wydatkowania środków z funduszu, wypełniania warunków dotyczących kryterium socjalnego oraz składania i weryfikacji wniosków o przyznanie określonych świadczeń finansowanych ze środków funduszu w ocenie wnioskodawcy oznacza, że tego rodzaju dokumentacja może być prowadzona i archiwizowana w formie elektronicznej.

Tym samym, prowadzenie dokumentacji dotyczącej szeroko rozumianego gospodarowania środkami funduszu, w tym wymóg składania wniosków o przyznanie świadczeń indywidualnych finansowanych ze środków funduszu oraz oświadczeń dotyczących spełniania kryterium socjalnego przez pracowników wnioskodawcy za pośrednictwem systemu, który umożliwia szybką weryfikację oraz uporządkowaną archiwizację wszystkich dokumentów związanych z przyznaniem świadczeń finansowanych z funduszu, nie stoi w sprzeczności z wymogami warunkującymi zastosowanie wyłączenia wartości tych świadczeń z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe na podstawie § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia, skoro system (dzięki zindywidualizowanym hasłom dostępu oraz indywidualnym kontom) gwarantuje identyfikację poszczególnych osób składających za jego pośrednictwem stosowne oświadczenia woli.

W świetle powyższego, zdaniem wnioskodawcy, samo wprowadzenie przez spółkę procedury zakładającej składanie i weryfikację dokumentacji związanej z możliwością przyznania określonych świadczeń finansowanych ze środków funduszu w formie elektronicznej, w zdarzeniu przyszłym opisanym we wniosku, nie będzie stanowiło negatywnej przesłanki do zastosowania wyłączenia z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia w odniesieniu do świadczeń ze środków funduszu. Tym samym, o ile spełnione zostaną warunki uprawniające od otrzymania świadczeń z funduszu wskazane w stosownych regulacjach omówionych powyżej (w tym ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz samym rozporządzeniu), świadczenia te będą wyłączone z podstawy składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe na podstawie § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia. Tym samym, powyższe świadczenia nie będą także stanowiły podstawy wymiaru składek na pozostałe ubezpieczenia społeczne i zdrowotne odpowiednio na podstawie art. 20 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych i art. 81 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.

Uzupełniając wniosek pismem z dnia 22 kwietnia 2016 r. doręczonym dnia 25 kwietnia 2016 r. praż pismem z dnia 17 maja 2016 r. doręczonym dnia 18 maja 2016 r. wnioskodawca wskazał, iż istotą złożonego wniosku o interpretację jest potwierdzenie, czy w wyniku zmiany formy składania wniosków o przyznanie świadczeń oraz archiwizacji dokumentacji związanej z finansowaniem różnych świadczeń ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych z papierowej na elektroniczną, świadczenia finansowane ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, o ile spełnione zostaną warunki uprawniające dα ich otrzymania świadczeń z funduszu wskazane w stosownych regulacjach omówionych we wniosku, będą wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne na mocy § 2 pkt 19 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Przedmiotem wniosku są zaś tylko świadczenia finansowane ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych stanowiące przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy.

Mając na uwadze treść wniosku, jak również obowiązujące w tym przedmiocie przepisy prawa Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Gdańsku zważył co następuje:

Stanowisko wyrażone przez wnioskodawcę we wniosku o wydanie pisemnej interpretacji w trybie art. 10 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej uznać należy za prawidłowe w części dotyczącej wpływu wprowadzenia informatycznego systemu' obsługi wniosków, oświadczeń oraz innej dokumentacji związanej z korzystaniem przez pracowników ze świadczeń finansowanych ze środków z Zakładowego Fundusz Świadczeń Socjalnych na możliwość wyłączenia wartości tychże świadczeń z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Zgodnie z treścią art. 18 ust. 1 i 2 oraz art. 20 ust. 1 w związku z art. 4 pkt 9 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy z wyłączeniem przychodów wymienionych w § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, jak również wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków z ubezpieczeń społecznych.

Za przychody ze stosunku pracy uważa się: wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2016 r. poz. 2236) podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie stanowią świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Zasady tworzenia przez pracodawców zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, gospodarowania środkami tego funduszu, przeznaczonego na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego określa ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2015 r., poz. 111 z późn. zm.).

Aby świadczenia finansowane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych korzystały z wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, muszą posiadać cechy działalności socjalnej, o których mowa w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Zakres działalności socjalnej obejmuje m.in. usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku (np. wczasów, kolonii, obozów, tzw. "wczasów pod gruszą"), działalności kulturalno-oświatowej (np. zakup biletów do kina, teatru, opery), działalności sportowo-rekreacyjnej (np. zakup biletów na basen, na siłownię), opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych ustawą.

Osobami uprawnionymi do korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych są pracownicy ich rodziny, emeryci i renciści (byli pracownicy wraz z rodzinami) oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie działalności socjalnej prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Dla zwolnienia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne przyznawanych świadczeń należy mieć na uwadze generalną zasadę, wynikającą z art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, w myśl której przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Powyższe oznacza wykluczenie możliwości przyznawania wszystkim uprawnionym świadczeń socjalnych w jednakowej wysokości. Znajduje to potwierdzenie w wyroku Sądu Najwyższego z dnia 20 sierpnia 2001 r. sygn. akt I PKN 579/00, w którym sąd wskazał, iż przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu zostało uzależnione wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie upoważnia do tworzenia takich zasad podziału funduszu socjalnego, które pozostawałyby w sprzeczności z jej art. 8 ust. 1, ten zaś przepis wyraźnie powiązał zasady korzystania z ulgowych usług i świadczeń z sytuacją życiową, rodzinną i materialną osób uprawnionych. Jest to tzw. kryterium socjalne, którego przyjęcie przez ustawodawcę prowadzi do wniosku, że jest wykluczone przyznawanie ulgowych usług i świadczeń z funduszu ogółowi zatrudnionych w tej samej wysokości, według zasady "każdemu po równo". Doświadczenie życiowe pokazuje zarazem, że jest mało prawdopodobne, by dwie osoby uprawnione pozostawały w jednakowej sytuacji materialnej, życiowej i rodzinnej, a tylko taka (lub bardzo zbliżona) pozwalałaby na przyznanie świadczeń w tej samej wysokości. Tym bardziej więc możliwość taką należy wyłączyć, gdy uprawnionymi jest kilka, kilkanaście czy kilkadziesiąt osób.

Podobnie wypowiedział się Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 16 września 2009 r. o sygn. akt I UK 121/09, w którym sąd stwierdził, iż przyznawanie ulgowych świadczeń i wysokość dopłat z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych powinno być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby korzystającej z funduszu. Nie ma w tym zakresie wyjątków. Nawet regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie może zmienić tej zasady. Stąd świadczenia wypłacone przez pracodawcę z pominięciem owej zasady podstawowej nie mogą być ocenione w sensie prawnym jako świadczenia socjalne, a jeżeli tak, to nie mogą korzystać z uprawnień przyznanych tym świadczeniom przez system ubezpieczeń społecznych. Pomoc z funduszu może być dokonywana jedynie wówczas, gdy uzależnia się jej przyznawanie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika.

W tym miejscu można zwrócić uwagę na treść wyroku Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z dnia 5 listopada 2013 r. w sprawie o sygn. akt III AUa 1063/13, gdzie sąd wskazał, iż prawidłowa interpretacja art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie zezwala na przyznanie przez pracodawcę świadczeń z ZFŚS pracownikom, z pominięciem indywidualnej analizy ich sytuacji pod kątem wskazanego w tym przepisie kryterium socjalnego. Takie przyzwolenie byłoby bowiem traktowane - jak trafnie wskazuje doktryna - jako przyznanie dodatków do wynagrodzenia. Przepis ten wyraźnie bowiem, określa związek pomiędzy wartością przyznawanego świadczenia łącznie rozpatrywaną sytuacją życiową, rodzinną i materialną osoby uprawnionej. To powiązanie może oznaczać tylko jedno: im gorsza jest sytuacja osoby uprawnionej, tym wyższe powinno być świadczenie. Nakłada to na przyznających świadczenia obowiązek indywidualnej (w żadnym przypadku zbiorowej) kwalifikacji wniosków (A.Martuszewicz, Komentarz do art. 8 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, stan prawny na dzień 1 października 2011 r.).

Jeśli więc pracodawca spełnia powyższe przesłanki tj. uzależnia przyznanie pracownikom świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób uprawnionych do korzystania z funduszu (ocenia stopień sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracowników), to nie istnieją przeszkody prawne, by mógł skorzystać z wyłączenia przewidzianego w § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz przepisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

W treści wniosku przedsiębiorca deklaruje, iż wprowadzenie informatycznego systemu obsługi wniosków, oświadczeń oraz innej dokumentacji związanej z korzystaniem przez pracowników ze świadczeń finansowanych ze środków z Zakładowego Fundusz Świadczeń Socjalnych ma na celu usprawnienie i uporządkowanie zasad dokumentowania i archiwizowania składanych przez pracowników spółki wniosków i oświadczeń oraz przyspieszenie ich rozpatrywania, a weryfikacja wniosków oraz oświadczeń dokonywana z wykorzystaniem systemu będzie odbywać się z taka samą starannością i wnikliwością, jaka miała miejsce przy papierowym obiegu dokumentów, oraz, że zmiana systemu składania i archiwizacji dokumentów związanych z finansowaniem świadczeń dla pracowników ze środków pochodzących z funduszu nie będzie miała wpływu na merytoryczną ocenę wniosków, ani w szczególności na istnienie oraz konstrukcję kryterium socjalnego, mającego wpływ na zakres wsparcia ze środków z funduszu, możliwy do uzyskania przez poszczególnych pracowników.

W opisie zdarzenia przyszłego, jak również we własnym stanowisku w sprawie przedsiębiorca wskazuje więc, iż wprowadzenie informatycznego systemu obsługi wniosków, oświadczeń oraz innej dokumentacji związanej z korzystaniem przez pracowników ze świadczeń finansowanych ze środków z Zakładowego Fundusz Świadczeń Socjalnych nie zmienia faktu, iż pracodawca w dalszym ciągu przyznając i określając wysokość świadczeń finansowanych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych będzie kierował się kryterium socjalnym.

Samo wprowadzenie procedury zakładającej składanie i weryfikację dokumentacji związanej z możliwością przyznania określonych świadczeń finansowanych ze środków funduszu w formie elektronicznej, nie ma znaczenia z punktu widzenia interpretacji § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Należy zaznaczyć jednak, iż Zakład Ubezpieczeń Społecznych nie ocenia czy nowe postanowienia Regulaminu Gospodarowania Środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych są zgodne z zasadą przyznawania świadczeń według kryterium socjalnego, organ rentowy nie ocenia również czy sposób badania sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej rodziny, jaki zamierza przyjąć wnioskodawca będzie wystarczający, gdyż nie posiada do tego kompetencji na gruncie art. 10 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej oraz art. 83d ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Przepis art. 10 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej stanowi, że przedsiębiorca może złożyć do właściwego organu administracji publicznej lub państwowej jednostki organizacyjnej wniosek o wydanie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania przepisów, z których wynika obowiązek świadczenia przez przedsiębiorcę daniny publicznej oraz składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, w jego indywidualnej sprawie.

Wprowadzony art. 7 ustawy z dnia 16 listopada 2012 r. o redukcji niektórych obciążeń administracyjnych w gospodarce (Dz. U. z 2012 r. poz. 1342) art. 83d ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych stanowi, iż Zakład wydaje interpretacje indywidualne, o których mowa w art. 10 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej, w zakresie obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym, zasad obliczania składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych oraz podstawy wymiaru tych składek.

Treść powyższych przepisów wyklucza odniesienie się do powyższych kwestii, organ zauważa jedynie raz jeszcze, iż art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, który należy stosować łącznie z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi, iż przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.

Jednocześnie z art. 81 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych wynika, iż do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne pracowników stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tych osób. Tym samym powyższe będzie miało zastosowanie również do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne.

Mając na uwadze powyższe orzeczono jak w sentencji.

Decyzja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie jej wydania.

Stosownie do art. 10a ust. 2 i ust. 3 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej niniejsza decyzja nie jest wiążąca dla przedsiębiorcy, natomiast jest wiążąca dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, do czasu jej zmiany lub uchylenia.

Od niniejszej decyzji przysługuje, zgodnie z art. 83 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w związku z art. 10 ust. 5 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej, odwołanie do właściwego Wydziału Pracy i Ubezpieczeń Społecznych Sądu Okręgowego w (...).

Odwołanie wnosi się na piśmie za pośrednictwem jednostki organizacyjnej ZUS, która wydała decyzję lub do protokołu sporządzonego przez tę jednostkę, w terminie miesiąca od dnia doręczenia decyzji.