DFII-SSM/415-16a/05 - Obowiązek dokumentowania i ewidencjonowania ubytków naturalnych.

Na podstawie art. 14a § 1 i § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. tekst jedn. z 2005 r., Nr 8, poz. 60) po rozpatrzeniu wniosku Pana zam. z dnia o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w przedmiocie ustalenia czy istnieje obowiązek ewidencjonowania, dla celów podatku dochodowego, ubytków naturalnych i tworzenia specjalnych do tego celu dokumentów

stanowisko przedstawione w tym wniosku jest nieprawidłowe w odniesieniu do opisanego stanu faktycznego.

Pismem z dnia 19 kwietnia 2005 r. Podatnik zwrócił się z wnioskiem o wydanie pisemnej informacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w jego indywidualnej sprawie, w przedmiocie ustalenia czy istnieje obowiązek ewidencjonowania, dla celów podatku dochodowego, ubytków naturalnych i tworzenia specjalnych do tego celu dokumentów. Złożony wniosek następnie uzupełniono, zgodnie z wezwaniem nr PV-BP/443-50/W/05 z dnia 5 maja 2005 r., precyzując postawione w nim pytania oraz przedstawiając własne stanowisko w sprawie. W swoim piśmie z dnia 19 kwietnia 2005 r., Podatnik wskazał, że w 2004 r. działalność gospodarczą prowadził w formie spółki jawnej opodatkowanej na zasadach ogólnych, prowadząc księgi rachunkowe. W prowadzonej działalności w wyniku rozliczenia stanu zapasów towarów handlowych na podstawie inwentaryzacji za 2004 r. stwierdzono ubytki niezawinione w asortymencie w kwocie 97.665,24 zł co stanowi 0,75% przychodu. Na wielkość ubytków wpływ miały takie czynniki jak:

W przypadku ubytków takich jak uszkodzenia opakowań i psucie się towarów sporządzane są wewnętrzne protokoły. Natomiast w przypadku kradzieży wystawiane są zgłoszenia do policji z kwotą szkody. Jedynie wysuszanie się towarów nie może być, zdaniem Wnioskodawcy, na bieżąco stwierdzane i dlatego też trudno jest ewidencjonować to zjawisko. W tym przypadku różnicę niedoboru, jak wskazuje Strona, można stwierdzić dopiero po przeprowadzeniu inwentaryzacji. Dlatego też chce ona zastosować procedurę ustalania procentu ubytków na podstawie analizy sprzedaży i uchwałą wspólników wprowadzić do rozliczenia tych towarów. Natomiast wartość ustalonych ubytków potraktowana zostanie jako koszty uzyskania przychodu poprzez zaksięgowanie jako pozostałe koszty operacyjne z równoczesnym pomniejszeniem stanu zapasów towarów.

W piśmie z dnia 13 maja 2005 r., stanowiącym uzupełnienie przedmiotowego wniosku, przedstawiając własne stanowisko w sprawie wskazano, że Wnioskodawca chce "zastosować procedurę ustalania procentu ubytków na podstawie analizy sprzedaży i uchwałą wspólników wprowadzić do rozliczenia tych towarów". Wartość ustalonych ubytków potraktowana będzie jako koszty uzyskania przychodu - pozostałe koszty operacyjne z równoczesnym pomniejszeniem stanu towarów.

W związku z powyższym postawione zostało pytanie: "Czy istnieje obowiązek ewidencjonowania, dla celów podatku dochodowego, ubytków naturalnych i tworzenia specjalnych do tego celu dokumentów."

Naczelnik Urzędu Skarbowego w Malborku po rozpatrzeniu przedmiotowego wniosku informuje jak niżej:

Jeżeli w wyniku inwentaryzacji zostanie stwierdzony wyższy stan towarów wynikający z ksiąg handlowych od stwierdzonego w rzeczywistości, to różnica będzie wówczas niedoborem. Jak stwierdził Wnioskodawca w swoim piśmie, niedobory powstałe w jednostce są niedoborami niezawinionymi. Powstają one w wyniku m.in. kradzieży towarów, uszkodzeń opakowań, zepsucia się świeżych towarów, a także w wyniku utraty właściwości fizykochemicznych towaru. Spośród ww. niedoborów jedynie powstałe w wyniku zmian fizykochemicznych, rozważania lub rozlewania itp. towarów uznane mogą być za ubytki naturalne. Pozostałe zaś tekst jedn. powstałe w wyniku kradzieży, zniszczenia opakowań będą stanowić stratę w towarach jednostki.

Zgodnie z treścią art. 27 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r., nr 76, poz. 694 z późn. zm.)

Naczelnik Urzędu Skarbowego w Malborku zaznacza, że sposób dokumentowania ubytków naturalnych, ubytków niezawinionych ma istotny wpływ na skutki podatkowe. Jednakże każdy przypadek, w którym co do zasady uznaje się za koszty uzyskania przychodów straty w środkach obrotowych powstałe w trakcie normalnego działania, a także straty powstałe w wyniku zdarzeń losowych będzie uzależniony od indywidualnej sytuacji podatnika. Ocena jego prawidłowego udokumentowania może nastąpić jedynie po zbadaniu każdego przypadku osobno - na podstawie materiałów źródłowych.

Naczelnik Urzędu Skarbowego w Malborku dokonując analizy przedstawionego stanu faktycznego, a zwłaszcza stanowiska Wnioskodawcy uznał zatem, że stwierdzone ubytki naturalne winny być starannie i prawidłowo udokumentowane, a co za tym idzie nie mogą być rozliczane przy zastosowaniu procedury ustalania procentu ubytków dokonanej na podstawie analizy sprzedaży.

Także ujawnione w toku inwentaryzacji różnice pomiędzy stanem rzeczywistym a stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych winny być w sposób staranny wyjaśnione i rozliczone w księgach rachunkowych roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji o czym stanowi cytowany wyżej art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Reasumując więc, należy uznać, że na Podatniku spoczywa obowiązek udokumentowania niedoborów niezawinionych, a sposób w jaki będzie tego dokonywał zależy od zasad przez niego określonych z uwzględnieniem specyfikacji prowadzonej działalności i asortymentu w jakim przedmiotowe ubytki zostały stwierdzone. Nie może być to jednak w żadnym wypadku dokonywane przy zastosowaniu procedury ustalania procentu ubytków na podstawie analizy sprzedaży.