DD/415-15/04 - Dokumentowanie kosztów eksploatacji prywatnych samochodów używanych do działalności gospodarczej prowadzonej w spółce cywilnej przez poszczególnych wspólników. Podmiot, na którego należy wystawiać faktury na zakup paliwa (wspólnicy albo spółka)

Pytanie podatnika

Jak dokumentować koszty eksploatacji prywatnych samochodów używanych do działalności gospodarczej prowadzonej w spółce cywilnej przez poszczególnych wspólników. Czy faktury na zakup paliwa powinny być wystawiane na wspólników, czy na spółkę?

Sposób ewidencjonowania i dokumentowania wydatków związanych z używaniem prywatnego samochodu osobowego, nie wprowadzonego do ewidencji środków trwałych, do celów prowadzonej działalności gospodarczej przez podatnika zawarty jest w pkt 14 Objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów - załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.), który stanowi: "Wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu, który nie posiada homologacji producenta lub importera wymaganej dla samochodów innych niż osobowy oraz którego dopuszczalna ładowność nie przekracza 500kg, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika, należy wpisywać w kolumnie 14 po zakończeniu miesiąca na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków wynikających z faktur zawierających numer rejestracyjny tego pojazdu. Suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres, to jest kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach przez właściwego ministra."

Ponadto zgodnie z art. 23 ust. 5 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. Dane jakie powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu wymienione zostały w art. 23 ust. 7 w/w ustawy, i są nimi m.in.: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, nr rejestracyjny pojazdu, podpis podatnika i jego dane.

Z powyższego wynika, że wydatki na zakup paliwa i inne związane z eksploatacją samochodu osobowego należy dokumentować fakturami zawierającymi numer rejestracyjny pojazdu, a więc danymi dotyczącymi nabywcy będą: imię i nazwisko lub nazwa właściciela pojazdu.

W danym przypadku właścicielami i używającymi pojazdów są poszczególni podatnicy prowadzący działalność gospodarczą w spółce, w związku z tym na fakturze dokumentującej wydatek związany z używaniem prywatnego samochodu do celów działalności spółki, winno być nazwisko właściciela danego pojazdu.