D-1/423-17/06 - Kwota zwrotu kosztów podróży służbowych pracowników jako koszt uzyskania przychodów pracodawcy.

Na podstawie art. 216, art. 14a § 1 i § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) - Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Lublinie postanawia uznać przedstawione stanowisko w złożonym wniosku o interpretację przepisów prawa podatkowego w części za nieprawidłowe.

W dniu 1 marca 2006 r. wpłynął wniosek Spółki jako podatnika podatku dochodowego od osób prawnych o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego. Wniosek uzupełniano pismami złożonymi w dniach 20 marca 2006 r. oraz 27 marca 2006 r.

W złożonym wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny:

W latach 2004 i 2005 Spółka zatrudniała dwóch wspólników na zasadzie umowy o pracę, przy czym wysokość tego wynagrodzenia wskutek trudnej sytuacji była ustalona na poziomie minimalnego wynagrodzenia za pracę.

W związku z art. 624 § 4 k.s.h. wspólnicy pozostawili Spółce postawione im do dyspozycji wynagrodzenie netto.

Ponadto Spółka pokrywała koszty podróży służbowych jednego z udziałowców zatrudnionego na podstawie umowy o pracę tj. diety, koszty przejazdów, hotele w granicach limitów określonych w art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Ww. kwoty Spółka zaliczyła do kosztów uzyskania przychodu odpowiednio w 2004 i 2005 r.

Spółka pyta:

Czy w danych okolicznościach pokrywania przez Spółkę kosztów podróży służbowych pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w granicach limitów określonych przez art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy, kwota zwrotu kosztów podróży służbowych, może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów na zasadzie memoriałowej przyjmując, że nie są to należności, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych?

Przedmiotowe zapytanie odnosi się do lat obrotowych 2004 i następnych.

Zdaniem Spółki:

Jeżeli przyjąć, że koszty podróży służbowych nie są zaliczane do świadczeń z tytułów wymienionych w art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych w brzmieniu obowiązującym w r. 2005, to podlegają one zaliczeniu do kosztów na zasadzie memoriałowej, natomiast przeciwne stanowisko byłoby niezgodne z postanowieniami Kodeksu pracy czy Kodeksu spółek handlowych.

Zgodnie z art. 14a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa, stosownie do swojej właściwości miejscowej naczelnik urzędu skarbowego (...) na pisemny wniosek podatnika, płatnika lub inkasenta ma obowiązek udzielić pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w ich indywidualnych sprawach, w których nie toczy się postępowanie podatkowe lub kontrola podatkowa, albo postępowanie przed sądem administracyjnym.

W związku z powyższym udzielam interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego następująco:

Ze stanu faktycznego opisanego w zapytaniu wynika, że Spółka pokrywała koszty podróży służbowych jednego z udziałowców zatrudnionego na podstawie umowy o pracę (diety, koszty przejazdów, hotele) w granicach limitów określonych w art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Ww. wydatki Spółka zaliczyła do kosztów uzyskania przychodów odpowiednio w 2004 i 2005 r.

Zgodnie z ogólną definicją kosztów wyrażoną w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych do kosztów uzyskania przychodów podatnik może zaliczyć wszelkie koszty poniesione w celu uzyskania przychodów, oprócz wykluczonych przez ustawodawcę, a wymienionych enumeratywnie w art. 16 ust. 1 ww. ustawy.

Przepis art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy stanowi, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika:

Przy czym warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej, określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagrodzenia lub umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagrodzenia.

Natomiast w przypadku, gdy układ zbiorowy, regulamin pracy lub umowa o pracę nie określa ww. warunków, wówczas sposób rozliczenia należności z tytułu podróży służbowych określają przepisy:

Tak więc kosztami uzyskania przychodów będą wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ustawy.

O sposobie klasyfikacji kosztów decyduje sam podatnik i to on ponosi odpowiedzialność za zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodów. Uznając dany wydatek za koszt uzyskania przychodów, podatnik musi jednoznacznie wykazać, że jego poniesienie miało lub mogło mieć wpływ na wielkość osiągniętego dochodu, w przypadku Spółki, odpowiednio w r. 2004 i 2005.

Zaliczenie ww. wydatków, które zostały poniesione przez Spółkę do kosztów uzyskania przychodów odbywać się będzie za rok 2004 zgodnie z zasadą ich związku z osiągniętym przychodem, tj. należy wykazać, że koszty podróży służbowych były ponoszone w celu realizacji zadań służbowych, zgodnie z zamiarem podejmowania ich w celu uzyskania przychodów oraz z powołanymi ww. przepisami.

Natomiast jeśli chodzi o wydatki z tytułu podróży służbowych za 2005 czy 2006 rok będą one kwalifikowane dodatkowo do wydatków, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy.

Bowiem z dniem 1 stycznia 2005 r. zostały wprowadzone nowe zasady dotyczące nieuznawania niektórych kosztów za koszty uzyskania przychodów.

Przepis art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zmianami) otrzymał nowe brzmienie, z którego wynika, iż nie uważa się za koszty uzyskania przychodów niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz w art. 18 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, a także zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy.

Oznacza to zmianę momentu zaliczania tych wydatków w koszty.

W obecnym stanie prawnym o możliwości uznania za koszt uzyskania przychodu wskazanych wyżej wydatków, decyduje data ich faktycznej wypłaty, dokonania lub postawienia do dyspozycji osobie uprawnionej, a nie sam fakt ich naliczenia czy zakwalifikowania do miesiąca poniesienia.

Treść powyższych przepisów wskazuje, iż przed faktycznym dokonaniem przez pracodawcę zapłaty diet i innych należności związanych z podróżami służbowymi (stanowiącymi u pracownika przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) nie będą one mogły być przez pracodawcę zaliczone do jego kosztów uzyskania przychodów.

Reasumując powyższe należy stwierdzić, iż o ile wydatki opisane w zapytaniu z tytułu odbytych podróży służbowych pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę zostały faktycznie poniesione przez Spółkę zgodnie z przepisami i w granicach limitów, o których mowa powyżej będą stanowiły koszty uzyskania przychodów Spółki.

Jednocześnie tut. Urząd wyjaśnia, że należy odróżnić wydatki na rzecz wspólników ponoszone na podstawie Kodeksu spółek handlowych, od wydatków na rzecz pracowników, których podstawą jest umowa o pracę zawarta na podstawie przepisów Kodeksu pracy.

Informuje się, że interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Spółkę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia tego zdarzenia.

Interpretacja nie jest wiążąca dla płatnika, wiąże natomiast właściwe organy podatkowe i organy kontroli skarbowej - do czasu jej zmiany lub uchylenia.

Zgodnie z art. 14a § 4 w związku z art. 236 § 2 pkt 1 ustawy - Ordynacja podatkowa na niniejsze postanowienie służy Stronie zażalenie do Dyrektora Izby Skarbowej w Lublinie za pośrednictwem Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego w Lublinie w terminie 7 dni od dnia doręczenia postanowienia.