BI/005-0767/03 - Czy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów diety z tytułu podróży służbowych osoby prowadzącej działalność gospodarczą w zakresie prowadzenia pojazdów samochodowych? Jak należy dokumentować diety z tytułu podróży służbowych osoby prowadzącej działalność gospodarczą?

Stan faktyczny:

Podatnik prowadzi działalność gospodarczą opodatkowaną podatkiem dochodowym od osób fizycznych na zasadach ogólnych (podatkowa księga przychodów i rozchodów) w zakresie usług kierowania pojazdami samochodowymi (kierowca) na terenie kraju oraz poza jego granicami.

Stan prawny:

Zgodnie z treścią art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r., Nr 14, poz. 176 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy.

Jednocześnie stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy z 26 lipca 1991 r., nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych, osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nim współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Na podstawie delegacji ustawowej określonej w art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych Minister Pracy i Polityki Społecznej wydał rozporządzenie z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługującej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990) oraz rozporządzenie z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługującej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991).

Ustawodawca dopuszcza możliwość zaliczania do kosztów uzyskania przychodów diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą. Pojęcie - podróż służbowa - jakie występuje w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, dotyczy nie tylko pracowników, ale także osób prowadzących działalność gospodarczą oraz osób z nimi współpracujących. Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz rozporządzeń w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowych zarówno na obszarze kraju jak i poza jego granicami, stanowią, iż na takich samych zasadach do kosztów uzyskania przychodów - przedsiębiorca, który udał się w podróż służbową krajową lub zagraniczną, może zaliczyć diety w tej samej wysokości w jakiej przysługują one pracownikom.

W świetlne przedstawionego stanu prawnego, ustawodawca nie uzależnia zaliczania w koszty uzyskania przychodów wysokości diet z tytułu podróży służbowej od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej. Tak więc prowadząc działalność gospodarczą w zakresie usług kierowania pojazdem samochodowym, Podatnik ma prawo zaliczyć w koszty działalności, diety tak jak każdy inny przedsiębiorca, zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i rozporządzeń wydanych na podstawie delegacji ustawowej zawartej w art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r., dot. podróży służbowych pracowników, bo także i w tym przypadku zadanie służbowe osoba prowadząca działalność gospodarczą wykonuje poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy.

Poniesienie kosztu z tytułu podróży służbowych osoby prowadzącej działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących powinno być właściwie udokumentowane. Zagadnienia dotyczące dokumentowania owych wydatków w przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów regulują przepisy dotyczące prowadzenia tej księgi.

Stosownie do treści § 14 ust 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 15, poz. 1475), na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne). Dowody wewnętrzne, zgodnie ust. 2 pkt 5 tego paragrafu dotyczą min. kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących. Natomiast w myśl treści z § 14 ust. 3 rozporządzenia z dnia 26 sierpnia 2003 r., dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących powinny zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet.