BI/005-0560/03 - Zastąpienie obowiązującego wzoru ewidencji przebiegu pojazdu wzorem „miesięcznej karty drogowej pojazdu samochodowego”.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ponosi wydatki z tytułu używania samochodów osobowych na podstawie umów dzierżawy. W związku z tym zgodnie z treścią art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych zalicza w koszty uzyskania przychodów kwoty w części nieprzekraczającej kwoty wynikające z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu. W tym też celu prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu oraz dodatkowo (dla własnych celów) "miesięczną kartę drogową pojazdu samochodowego".

Ocena prawna stanu faktycznego:

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.) nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić, według obowiązującego wzoru, ewidencję przebiegu pojazdu.

Obowiązujący wzór ewidencji przebiegu pojazdu został określony w załączniku do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 grudnia 2000 r. w sprawie określenia wzoru ewidencji przebiegu pojazdu (Dz. U. Nr 108, poz. 1152).

Z treści określonego w powyższym rozporządzeniu wzoru wynika jednoznacznie iż w ewidencji muszą być ujęte następujące dane: oznaczenie przedsiębiorcy (pieczęć firmowa), numer rejestracyjny pojazdu oraz pojemność silnika, a w poszczególnych kolumnach ewidencji kolejno następujące zapisy: numer kolejny wpisu, data wyjazdu, opis trasy wyjazdu (skąd - dokąd), cel wyjazdu, liczba faktycznie przejechanych kilometrów, stawka za jeden kilometr przebiegu, wartość, podpis pracodawcy, oraz w ostatniej kolumnie ewentualne uwagi. Ponadto ewidencja powinna zawierać podsumowanie danych za okres miesięczny. Z załączonego do zapytania wzoru "miesięcznej karty drogowej pojazdu samochodowego" wynika, że nie zawiera ona kolumny określającej datę wyjazdu oraz podsumowania miesięcznego. Ponadto w kolumnie 14 ujmowany jest podpis kierownika a nie pracodawcy. Zestawienie powyższych danych wskazuje jednoznacznie, że przedstawiony wzór "miesięcznej karty drogowej pojazdu samochodowego", nie odpowiada wzorowi określonemu w powołanym rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 4 grudnia 2000 r. Nie bez znaczenie jest również to, iż potwierdzenia używania pojazdu ma dokonywać kierownik a nie pracodawca, podczas gdy oczywistym jest, iż nie są to pojęcia tożsame.

Gramatyczna wykładnia treści art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. wskazuje, że kosztem uzyskania przychodów może być wyłącznie ściśle określona w tym przepisie część tych wydatków, pod tym jednak warunkiem, że podatnik w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu, według określonego wzoru, wynikającego z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 grudnia 2000 r.

Prowadzenie ewidencji według obowiązującego wzoru, poza możliwością określenia limitu wydatków stanowiących koszty uzyskania przychodów zapewnia ustalenie, iż wydatki zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zgodnie z generalną zasadą wynikająca z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. A zatem ustawowo określony wzór ewidencji przebiegu pojazdu ma znaczenie prawne, gdyż odstępstwo od prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu według tego wzoru uniemożliwia weryfikację rzeczywiście poniesionych wydatków dla celów ustalenia kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób prawnych.

Ponieważ załączony do zapytania wzór "miesięcznej karty drogowej pojazdu samochodowego" nie spełnia powyższych ustawowych wymogów nie może stanowić podstawy do udokumentowania wydatków poniesionych z tytułu użytkowania dzierżawionych samochodów osobowych.