BI/005/0532/03 - Koszty reprezentacji.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością zajmuje się importem donic i roślin doniczkowych oraz sprzedażą i wynajmem tego towaru na rynku polskim.

Kilkanaście roślin doniczkowych Spółka zamierza przeznaczyć na potrzeby wewnętrzne swojego biura. Rośliny te mają być ustawione w pomieszczeniach biurowych celem poprawy warunków pracy i zapewnienia większej ilości tlenu.

Stan prawny:

Zgodnie z treścią art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.) kosztem uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu uzyskania przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Muszą to jednak być takie wydatki, których związek z działalnością mającą na celu osiąganie przychodów, nie budzi wątpliwości, a zatem pomiędzy poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem występuje związek przyczynowo-skutkowy.

Jednocześnie w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych ustawodawca postanowił, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji i reklamy w części przekraczającej 0,25 proc. przychodów, chyba że reklama prowadzona jest w środkach masowego przekazu lub publicznie w inny sposób.

Z powyższego przepisu wynika, że nie wszystkie wydatki poniesione na reklamę i reprezentację są kosztami uzyskania przychodów. Kosztami takim są w pełnej wysokości jedynie wydatki poniesione na reklamę prowadzoną w środkach masowego przekazu lub publicznie w inny sposób. Wydatki poniesione na reklamę prowadzona w sposób niepubliczny, jak również wydatki na reprezentację mogą być zaliczone w ciężar kosztów uzyskania przychodów jedynie wówczas, gdy nie przekraczają one 0,25 proc. przychodów.

W związku z brakiem odpowiedniej definicji w przepisach podatkowych pojęć "reklama" i "reprezentacja" przyjąć należy ich wykładnię językową, zgodnie z którą za reklamę uważa się "rozpowszechnianie informacji o towarach, ich zaletach, wartości, miejscach i możliwościach nabycia, chwalenie kogoś, zalecanie czegoś", pojecie "reprezentacja" oznacza zaś "okazałość, wytworność w czyimś sposobie życia związaną ze stanowiskiem lub pozycja społeczną" (Słownik języka polskiego, PWN, Warszawa 1981) - z pisma Ministerstwa Finansów z 17 lipca 1995 r., Nr PO 4 AK-722-702/95).

W świetle powyższych przepisów wydatki ponoszone przez Spółkę na nabycie roślin doniczkowych w celu wystroju swojej siedziby, będą zaliczane do wydatków ponoszonych na reprezentacje, jeżeli będą to szczególnie cenne okazy nabywane w celu podkreślenia wytworności i okazałości w sposobie funkcjonowania Spółki.

Jeżeli natomiast Spółka nabywa ogólnodostępne rośliny doniczkowe, których ustawienie w biurze ma na celu poprawę warunków pracy i zapewnienia większej ilości tlenu, to wydatki te należy traktować jak pozostałe koszty związane z funkcjonowanie firmy. A w tym przypadku Spółka może zaliczyć poniesione z tego tytułu wydatki w całości w ciężar kosztów uzyskania przychodu.