BD-F/21/05/z - Używanie własnego samochodu do celów służbowych.

"Stosownie do treści art. 29 § 1 Kodeksu pracy umowa o pracę określa strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności m.in. miejsce wykonywania pracy. Z treści powyższego przepisu wynika, że określenie miejsca świadczenia pracy stanowi zatem istotny element umowy, jednakże strony zawierające umowę mają dużą swobodę w oznaczaniu miejsca pracy. Może być ono określone jako miejsce stałe, albo jako zmienne, przy czym w tym ostatnim wypadku zmienność miejsca pracy może wynikać z charakteru (rodzaju) wykonywanej pracy. Ogólnie, przez pojęcie "miejsca wykonania pracy" należy rozumieć bądź stały punkt w znaczeniu geograficznym, bądź pewien obszar, strefę określoną granicami jednostki administracyjnej podziału kraju lub w inny dostatecznie wyraźny sposób. "Miejsce świadczenia pracy" może też zostać określone za pomocą siedziby pracodawcy lub położenia jego jednostek organizacyjnych (oddziałów), miejsc prowadzenia przez pracodawcę robót. Może też być określone przez strony bardziej dokładnie. Postanowienia umowy mogą bowiem w ten sposób zawężać dyspozycyjność pracownika. "Miejsce świadczenia pracy" nie musi przy tym być wyposażone w zaplecze socjalne, kadrowe i techniczne. Należy bowiem odróżnić miejsce świadczenia pracy od siedziby pracodawcy (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 1 kwietnia 1985 r., sygn. akt I PR 19/85). Biorąc powyższe pod uwagę stwierdzić należy, że o tym czy zwrot kosztów przejazdu do miejsca wykonywania czynności kontrolnych związany jest z podróżą służbową decyduje treść umowy o pracę, a zatem stanowi przedmiot związany z prawem pracy.

W myśl przepisu art. 21 ust. 1 pkt 23b cytowanej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolny od podatku jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika.

Z powyższego wynika, że nieopodatkowane są tylko te świadczenia, wypłatę których przewidują przepisy ustawy:

- wyznaczając pracodawcy obowiązek ich wypłaty, bądź

- wskazując możliwość zwrotu kosztów używania samochodu w pracy.

W pozostałych przypadkach ryczałt samochodowy za tzw. jazdy lokalne jest opodatkowany.

Z treści wniosku wynika, że kwestia zwrotu kosztów dojazdu samochodem osobowym została uregulowana przez strony stosunku pracy, tj. pracownika i pracodawcę, a zatem wynika z obustronnej umowy, a nie z obowiązku ustawowego. Ponadto nie dotyczą jazd lokalnych, a związane są z wykonywaniem zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy. A zatem otrzymywane przez podatniczkę świadczenie stanowiące zwrot kosztów dojazdu nie korzysta ze zwolnienia, o którym mowa w ww. przepisie art. 21 ust. 1 pkt 23b.

Reasumując otrzymywany przez podatniczkę zwrot kosztów dojazdu do miejsca wykonywania czynności służbowych może podlegać zwolnieniu od podatku dochodowego od osób fizycznych jedynie na podstawie przepisu art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) cytowanej ustawy podatkowej pod warunkiem, że dokonywany jest w związku z podróżą służbową, o której mowa w art. 775 Kodeksu pracy. W przeciwnym przypadku stanowi przychód pracownika, podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych z tytułu stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ustawy podatkowej".