1473/WV/443/617/90/2006/RD - Korzystanie z aplikacji ECOD do przechowywania, przesyłania oraz udostępniania faktur w formie elektronicznej organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej.

Na podstawie art. 14a § 1 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) po rozpatrzeniu wniosku z dnia 29 maja 2006 r. (data wpływu do tut. urzędu) w sprawie udzielenia pisemnej interpretacji w zakresie Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) Naczelnik Trzeciego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Radomiu stwierdza, że stanowisko wnioskodawcy podane we wniosku jest nieprawidłowe.

Aktem prawnym umożliwiającym wystawianie oraz przesyłanie faktur w formie elektronicznej jest obowiązujące od 4 sierpnia 2005 r. rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, póz. 1119).Podstawowym warunkiem, który spełnić musi podatnik VAT zamierzający wystawiać faktury w formie elektronicznej, jest uzyskanie akceptacji tej formy dokumentowania przez odbiorcę faktur. Akceptacja ta może nastąpić w formie pisemnej bądź elektronicznej. Brak akceptacji odbiorcy faktury uniemożliwia korzystanie przez podatnika VAT z tej formy dokumentowania transakcji. Podatnik VAT, który zamierza dokumentować wykonywane czynności za pomocą e-faktur, musi uzyskać akceptację od każdego z kontrahentów, wobec których zamierza tę formę dokumentacji stosować. Zgodnie z rozporządzeniem faktura może być wystawiana i przesyłana w formie elektronicznej nie wcześniej niż od dnia następującego po dniu, w którym odbiorca faktury dokonał akceptacji. Możliwość wystawiania i wysyłania faktur w formie elektronicznej uwarunkowana jest również gwarancją bezpieczeństwa. Chodzi tu przede wszystkim o zagwarantowanie autentyczności pochodzenia takiej faktury i jej integralności.

Zgodnie z § 4 ww. rozporządzenia są dwa sposoby na zagwarantowanie autentyczności ich pochodzenia i integralności ich treści: posługiwanie się bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.) weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, wymiana danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Podpis elektroniczny, według ww. ustawy o podpisie elektronicznym, są to dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny. Natomiast bezpieczny podpis elektroniczny to podpis elektroniczny który:

Zgodnie § 6 ust. 5 ww. rozporządzenia faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. Rozporządzenie nie narzuca w sposób sztywny wymagań co do przechowywania oraz zapewniania dostępu do faktur wystawionych w formie elektronicznej, lecz odwołuje się w tym zakresie do norm i standardów, które to zapewniają tj. ustawy z dnia 18 września 2001 o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, póz. 1450 z późn. zm.) oraz umowy w sprawie europejskiego modelu EDI, opisanej w art. 1 zalecenia Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994 r. Nr 1994/820/WE odnoszącego się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych (Dz. Urz. UE L 338 z dnia 28 grudnia 1994). Zatem w świetle obowiązujących przepisów dopuszczalne jest doręczenie faktury kontrahentowi z wykorzystaniem drogi elektronicznej, jednak z zachowaniem wymogów określonych w ww. rozporządzeniu z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur. Podobnie jak faktury VAT wystawiane w formie papierowej, tak samo faktury elektroniczne muszą odpowiadać wszystkim wymogom ustawy o VAT, jak również zawierać elementy wymienione w przepisie § 9 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95 póz. 798 ze zm.).Jednocześnie należy zaznaczyć, iż zarówno w przypadku faktur wystawionych w formie elektronicznej, jak i w przypadku tradycyjnych faktur w formie papierowej, nie ma obowiązku umieszczania na nich podpisów wystawcy i odbiorcy.

W przypadku przesyłania faktur drogą elektroniczną podatnik ma obowiązek udostępniać organowi podatkowemu dane elektroniczne. Bliżej nieokreślony wymóg gwarancji autentyczności pochodzenia faktury i integralności danych sprawia, że organ podatkowy nie może automatycznie sprawdzić, że system EDI spełnia te wymagania. To podatnik musi wykazać, że system wymiany informacji te wymogi gwarantuje. Fakt, że aplikacja ECOD umożliwiająca elektroniczną wymianę dokumentów w systemie EDI, spełnia ww. wymogi jest jedynie założeniem. W niniejszym przypadku załączony do wniosku opis rozwiązania przesyłania faktur w formie elektronicznej sporządzony przez firmę X stanowi rodzaj instrukcji obsługi dla użytkownika programu. W instrukcji nie porusza się bardzo istotnych kwestii tj. dotyczących bezpiecznego podpisu elektronicznego oraz gwarancji autentyczności pochodzenia faktury i integralności danych zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych opisaną w art. l zalecenia Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994 r. Nr 1994/820/WE (Dz. Urz. UE L 338 z 28 grudnia1994) Oczywiście istnieje możliwość przekazywania faktur w formie opisanej w instrukcji, jednakże na gruncie przepisów prawa, faktury te mogą nie rodzić żadnych skutków prawnych. W przypadku takim mielibyśmy do czynienia wyłącznie z przekazaniem do wiadomości odbiorcy treści faktury, a nie wystawieniem i doręczeniem dokumentu, o którym mowa w art.106 ust. l ustawy o VAT.

Przedstawiony opis obsługi aplikacji nie zawiera wyjaśnień dotyczących podstawowych warunków gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych w nich zawartych. W związku z powyższym zdaniem Naczelnika Trzeciego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Radomiu załączona dokumentacja nie pozwala stwierdzić, że aplikacja ECOD spełnia wymogi określone przepisami ustawy o podatku od towarów i usług oraz rozporządzeń wykonawczych do tejże ustawy. Wedle powyższego postanowiono jak w sentencji.