1472/ROP1/423-235/288/06/RM - Zasady przechowywania kopii faktur wystawionych w formie papierowej i przesłanych do klienta.

Na podstawie art. 14a § 4 w związku z art. 14a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8 poz. 60 z późn. zm.) po rozpatrzeniu wniosku Spółki XXX Sp. z o. o. z dnia 10 lipca 2006 r. (data wpływu 18 lipca 2006 r.) w sprawie udzielenia pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie podatnika w przedmiocie podatku dochodowego od osób prawnych Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie

postanawia

uznać stanowisko Spółki za nieprawidłowe

Spółka jest częścią YYY, grupy, która obsługuje ponad 3 miliony klientów na całym świecie. W Polsce, w ramach działalności leasingowej, Spółka na bieżąco obsługuje kilka tysięcy klientów co skutkuje wystawieniem kilku tysięcy faktur miesięcznie.

Grupa YYY opracowała wewnętrzny zespół zasad ochrony środowiska pod nazwą "Karta Ziemi". Głównym założeniem programu jest wniesienie wkładu w pomyślność społeczeństwa XXI wieku poprzez dążenie do wzrostu zgodnie z naturą oraz zobowiązanie do zlikwidowania szkodliwego wpływu na środowisko we wszystkich dziedzinach działalności.

Mając na uwadze, iż w jednym miesiącu wystawiane jest kilka tysięcy papierowych faktur, Spółka zainwestowała w specjalistyczne drukarki, które umożliwiają druk faktur z jednoczesnym ich skanowaniem. Oznacza to, iż Spółka może drukować fakturę (przeznaczoną do wysłania w tradycyjnej formie do klienta) i jednocześnie skanować kopię tej samej faktury (dla własnych potrzeb ewidencyjnych).

W związku z powyższym Spółka wnosi o potwierdzenie swojego stanowiska, iż kopie faktur wystawionych w formie papierowej i przesłanych do klienta, mogą być przechowywane jako zapisy komputerowe w technologii, która zapewnia im odpowiednią wartość dowodową, wykluczającą możliwość zmian w dokonanych zapisach.

Stanowisko Wnioskodawcy:

Zdaniem Spółki przechowywanie kopii faktury jako księgowego dowodu wewnętrznego jest zgodne z art. 9 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Spółka pragnie podkreślić, iż oryginał faktury zostanie wydrukowany i wysłany do klienta w formie papierowej.

Zgodnie z art. 9 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Przepisami dopełniającymi normy art. 9 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych są regulacje ustawy z dnia 29 września 1994 r. - o rachunkowości. Artykuł 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości umożliwia podatnikom dokumentowanie zapisów księgowych za pomocą techniki komputerowej. Oznacza to, iż dowód księgowy (np. faktura) może mieć formę zapisu komputerowego. Przepisy ustawy o rachunkowości definiują kryteria jakościowe systemów do prowadzenia ksiąg rachunkowych dla zapewnienia im odpowiedniej wartości dowodowej wykluczających możliwość zmian w dokonanych zapisach:

Spółka pragnie podkreślić, iż ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie wprowadza żadnych dodatkowych warunków (innych niż określone w ustawie o rachunkowości) w zakresie prowadzenia ewidencji rachunkowej. W przekonaniu Spółki, przechowywanie kopii faktury w formie zapisu komputerowego, której oryginał został dostarczony w formie papierowej do klienta nie jest także sprzeczne z regulacjami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. - w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur. Przedmiotowe rozporządzenie reguluje bowiem jedynie kwestię wystawienia, wysyłania oraz przechowywania faktur dostarczanych klientom, gdyż w dalszym ciągu będą one drukowane na papierze. Jedyną zmianą jest automatyczne skanowanie kopii faktury (bez jej drukowania) z zachowaniem form wskazanych przez ustawę o rachunkowości. Zdaniem Spółki kwestia ta nie jest uregulowana przez rozporządzenie. Pozwoli to jednak jej zdaniem na 50% redukcję zużycia papieru, co wpłynie pozytywnie na ochronę środowiska w Polsce.

Kwestię przechowywania kopii rachunków wystawionych klientom reguluje także Ordynacja podatkowa. Zgodnie z art. 88 § 1 Ordynacji podatkowej, podatnicy wystawiający rachunki są obowiązani kolejno je numerować i przechowywać kopię tych rachunków w kolejności ich wystawienia, do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ordynacja podatkowa nie wskazuje jednak formy przechowywania kopii dokumentów.

Po zapoznaniu się z wnioskiem Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie wyjaśnia co następuje:

Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. - o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.) w art. 9 nakłada na każdego podatnika obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Zatem obowiązkiem każdego podatnika jest po pierwsze prowadzenie ewidencji podatkowej, zaś po drugie prowadzenie tej ewidencji zgodnie z odrębnymi przepisami. Przepisy dotyczące zasad prowadzenia ewidencji rachunkowej znajdują się między innymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. - o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 z późn. zm.). Zapisy w wyżej wymienionej ewidencji rachunkowej prowadzone są w oparciu o tzw. dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Aby na podstawie danego dowodu dokonać odpowiedniego zapisu, dowód ten powinien zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości zawierać co najmniej:

Z art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości wynika, że można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 5 i 6, jeżeli wynikają one z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Wymogi te dotyczą także tzw. dowodów księgowych wewnętrznych - związanych z operacjami wewnętrznymi jednostki (art. 20 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości).

Nie ulega wątpliwości, że jednym z rodzajów dowodów księgowych o których mowa powyżej są faktury, zatem aby zapisy w ewidencji rachunkowej były dokonywane w sposób poprawny, dowody księgowe (w tym przypadku faktury) powinny być sporządzane zgodnie z odpowiednimi przepisami.

Zgodnie z § 21 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. - w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 798) faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Przy czym zgodnie z internetowym słownikiem języka polskiego (http://sjp.pwn.pl) poprzez egzemplarz należy rozumieć jedną sztukę z grupy jednorodnych przedmiotów.

Faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem, że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

Z powyższego wynika, że ustawodawca nie przewiduje sytuacji w której kopia faktury byłaby wystawiana w formie elektronicznej, natomiast oryginał faktury byłby wystawiony i przesłany do odbiorcy w formie papierowej. Zatem jeżeli podatnik wystawia i przesyła odbiorcy fakturę w formie papierowej, również kopię tej faktury (którą obowiązany jest przechowywać) musi wystawić w formie papierowej.

Powyższe uwagi potwierdzają przepisy VI Dyrektywy Rady Wspólnot Europejskich (77/388/EEC). Obowiązujący w Rzeczypospolitej Polskiej system podatku od wartości dodanej realizując zasadę wspólnego systemu podatku od wartości dodanej opiera się na VI Dyrektywie Rady Wspólnot Europejskich (77/388/EEC). Zgodnie z art. 22 (3) (c), ww. Dyrektywy, faktury mogą być przesyłane (a więc i wcześniej wystawione) w formie papierowej lub za zgodą klienta, w formie elektronicznej. Jednak te ostatnie, zgodnie z powyższym przepisem będą akceptowane przez Państwa Członkowskie pod warunkiem, iż zagwarantowana będzie autentyczność pochodzenia i rzetelność zawartych w nich informacji: poprzez bezpieczny podpis elektroniczny w rozumieniu art. 2 (2) Dyrektywy 1999/93/EC Parlamentu Europejskiego oraz Rady z dnia 13 grudnia 1999 r. w sprawie wspólnotowych zasad dotyczących podpisów elektronicznych, lub poprzez elektroniczną wymianę danych (EDI) zgodnie z definicją zawartą w art. 2 Rekomendacji Komisji 1994/820/EC z dnia 19 października 1994 r. w sprawie aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych, jeżeli umowa dotycząca wymiany przewiduje zastosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia i rzetelność danych. Ponadto faktury mogą być przesłane przy użyciu innych środków elektronicznych pod warunkiem ich zaakceptowania przez zainteresowane Państwo Członkowskie (Rzeczpospolita Polska nie wyraziła takiej akceptacji).

Zgodnie z § 23 ust. 2 w zw. z ust. 1 rozporządzenia z dnia 25 maja 2005 r. - w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, podatnik zobowiązany jest przechowywać kopie faktur, faktur korygujących, duplikaty faktur w oryginalnej postaci w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Wynika z tego, że kopia faktury wystawiona w formie papierowej powinna być przechowywana w tej samej postaci.

Z uwagi na fakt, że plik komputerowy w ww. stanie faktycznym nie może być uznany za fakturę (kopię faktury) nie jest on prawidłowo sporządzonym dowodem księgowym.

W związku z powyższym Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie postanawia jak na wstępie.

Przedmiotowa interpretacja dotyczy wyłącznie stanu faktycznego przedstawionego przez Spółkę w złożonym wniosku oraz stanu prawnego obowiązującego w dacie zdarzenia. Zgodnie z art. 14b § 1-2 ustawy Ordynacja podatkowa niniejsza interpretacja nie jest wiążąca dla podatnika, płatnika lub inkasenta, wiąże natomiast właściwe organy podatkowe i organy kontroli skarbowej - do czasu jej zmiany lub uchylenia. Na niniejsze postanowienie służy Stronie prawo wniesienia zażalenia do Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie za pośrednictwem tutejszego organu podatkowego w terminie 7 dni od dnia doręczenia postanowienia (art. 236 § 2 i art. 239 w związku z art. 14a § 4 ustawy Ordynacja podatkowa). Do zażalenia należy załączyć znaki opłaty skarbowej w wysokości 5 zł oraz 0,50 zł od każdego załącznika (ustawa z dnia 9 września 2000 r. o opłacie skarbowej - tekst jedn. Dz. U. z 2004 r. Nr 253, poz. 2532 z późn. zm.).