1472/ROP1/423-234/297/06/MC - Kradzież gotówki z kasy.

"(...) Pojęcie straty jako kosztu uzyskania przychodu nie zostało zdefiniowane w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych. Definicja straty w ustawie odnosi się wyłącznie do wyniku działalności Podatnika - zgodnie z art. 7 ust. 2 updop, jeżeli koszty uzyskania przychodów przekraczają sumę przychodów to różnica jest stratą.

Nie w każdej sytuacji straty w środkach obrotowych mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu. Każdy przypadek należy rozpatrywać indywidualnie biorąc pod uwagę kompleksowo wszystkie uwarunkowania danej sprawy. Z orzecznictwa podatkowego (przytoczonego również przez Spółkę) wynika, iż tylko kradzież powstałą na skutek zdarzeń nieprzewidzianych, nie do uniknięcia, na którą podatnik nie ma wpływu można uznać za zdarzenie losowe, które uzasadnia zaliczenie powstałej straty w środkach obrotowych, w ciężar kosztów uzyskania przychodów. Niektóre rodzaje strat w środkach obrotowych mogą więc nie stanowić kosztów uzyskania przychodów z uwagi na okoliczności faktyczne powstania strat i ich udokumentowanie oraz istnienie winy podatnika lub jego pracowników w procesie ich powstawania.

Na podstawie art. 9 updop na podatnika nałożony został obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób umożliwiający ustalenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i należnego podatku. Przepis ten, w powiązaniu z art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.) oznacza, że tylko prawidłowo prowadzone księgi rachunkowe mogą być uznane za bezpośredni dowód m.in. poniesienia kosztów uzyskania przychodów. Zgodnie natomiast z art. 4 ust. 5 ww. ustawy o rachunkowości odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w powyższym zakresie, w tym z tytułu nadzoru ponosi kierownik jednostki. Kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za rachunkowość z tytułu nadzoru, także wtedy gdy obowiązki w tym zakresie zostaną przypisane innej osobie (może być to księgowy lub kasjer).

Argumentem przemawiającym za nieuznaniem przedmiotowej straty za koszt uzyskania przychodu jest nieprzekonywające uzasadnienie Podatnika dotyczące dołożenia wszelkich starań dla zapobieżenia powstaniu tego typu sytuacji - polegającej na dołożeniu należytej staranności przeciwdziałającej możliwości dokonania kradzieży gotówki z kasy. Należy bowiem zauważyć - jak zaznaczono powyżej - iż kosztem podatkowym może być tylko taka strata, która jest następstwem zdarzeń (w postaci działania lub zaniechania) niezależnych od woli podatnika.

W przedstawionej przez Spółkę sytuacji nie można tego zauważyć. Proceder kradzieży trwał kilka lat, kasą zajmował się ten sam pracownik, który podlegał ciągłej, bieżącej kontroli pracodawcy (a przynajmniej powinien jej podlegać), a wykrycie kradzieży nie nastąpiło na podstawie skomplikowanej procedury kontrolnej - ustalone zostało w trakcie inwentaryzacji. Wykrycia przewłaszczenia można więc było dokonać wcześniej, w toku nadzoru działalności finansowej. Strona nie ubezpieczyła się od następstw ewentualnej kradzieży. Jeden pracownik odpowiedzialny był za prowadzenie kasy, pieczę nad nią oraz sporządzanie dokumentacji finansowej, a w szczególności dokumentacji inwentaryzacyjnych kasy, która stanowiła podstawę do uzgodnienia sald kasy oraz ujęcia jej w sprawozdaniach finansowych. Wykonywanie tych wszystkich czynności przez jedną osobę mogło przyczynić się do procederu dokonywania przez tego pracownika przywłaszczeń środków pieniężnych z kasy Spółki oraz odpowiedniego fałszowania dokumentacji księgowej, w taki sposób aby przywłaszczenie nie było wykryte. Wszystko to logicznie świadczy, iż Spółka podejmując normalne procedury kontrolne i nadzorcze mogła nie dopuścić do powstania straty, a przynajmniej w takiej wysokości jaka powstała na przestrzeni kilku lat. Sprawca wykorzystał brak należytej staranności pracodawcy w sporządzaniu i kontroli dokumentacji finansowo-księgowej, a więc Podatnik mógł mieć wpływ, aby do takiej sytuacji nie dopuścić.

Wobec powyższego tutejszy organ podatkowy stoi na stanowisku, iż zaistniałe braki w środkach pieniężnych zostały zawinione również przez samego Podatnika, poprzez niedostateczne wypełnienie funkcji kontrolnych i nadzoru nad działaniami pracownika.

Biorąc powyższe pod uwagę, w przedstawionej sytuacji, strata w środkach pieniężnych, powstała na skutek przywłaszczenia kwot pieniężnych przez pracownika Spółki, w sytuacji braku prawomocnego wyroku zasądzającego nie może stanowić dla Spółki kosztu uzyskania przychodu. (...)"