1472/ROP1/423-170-153/05/AW - Faktury dokumentujące zakup.

Na podstawie art. 14a § 4 w związku z art. 14a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie, udzielając pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu stosowania prawa podatkowego w przedmiocie podatku dochodowego od osób prawnych w indywidualnej sprawie Podatnika przedstawionej w piśmie z dnia 02.06.2005 r. (wpłynęło do tutejszego Urzędu Skarbowego dniu 02.06.2005 r.),

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, iż XXX Sp. z o.o. (zwana dalej XXX) działając w ramach międzynarodowego koncernu XXX podobnie jak wszystkie Spółki na świecie działające w ramach koncernu dokonuje zamknięcia ksiąg rachunkowych 15 stycznia roku następującego po roku podatkowym (rok podatkowy jest równy kalendarzowemu). Niejednokrotnie XXX otrzymuje od kontrahentów faktury dotyczące zakupu usług wykonanych w roku podatkowym po zamknięciu ksiąg rachunkowych za dany rok, czyli po 15 stycznia roku następnego (np.: faktury dotyczące zakupów dokonanych w 2004 r. otrzymuje po 15 stycznia 2005 r.). Faktury te dotyczą w przeważającej mierze zakupu usług związanych z uzyskiwaniem przychodów, dotyczących ogólnej działalności Spółki, takich jak np. usługi reklamowe, marketingowe, media (usługi telekomunikacyjne, energia elektryczna itp.), jak również faktur wystawianych przez nabywców towarów z tytułu wypłacania im przez XXX premii pieniężnych związanych z osiągnięciem planów sprzedażowych).

W związku z powyższym Spółka pyta:

Czy zgodnie z przepisem art. 15 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych w przypadku faktur dokumentujących zakupy dokonane w roku podatkowym otrzymanych po zamknięciu ksiąg rachunkowych za ten rok (czyli po 15 stycznia roku następnego), kwoty wynikające z tych faktur XXX może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów roku, w którym faktury te zostały faktycznie zapłacone (a więc w roku następnym po roku podatkowym)?

Czy też XXX powinien zaliczyć te wydatki do kosztów uzyskania przychodów roku, w którym usługi te zostały wykonane, mimo że przed zamknięciem ksiąg rachunkowych za ten rok XXX nie otrzymał faktur i zapłata nastąpiła dopiero w roku następnym?

Zdaniem Spółki w przypadku wydatków związanych z uzyskiwaniem przychodów, takich jak np.: marketing, reklama, media itp., wydatki te powinny być kosztem uzyskania przychodów tego roku podatkowego, w którym nastąpiła faktyczna zapłata. Tego rodzaju wydatki nie generują bowiem bezpośrednio żadnego przychodu i są jedynie związane z ogólnym funkcjonowaniem źródła przychodów. Nie można więc wykazać zależności między poniesieniem wydatku a powstaniem konkretnego przychodu w Spółce i tym samym nie można ich powiązać z przychodem konkretnego roku podatkowego. Na przykład reklama wyemitowana w listopadzie bądź grudniu roku podatkowego będzie najczęściej skutkowała zwiększeniem przychodów dopiero w roku następnym. Kontrahenci muszą bowiem zapoznać się z treścią reklamy i podjąć procesy decyzyjne zmierzające do nabycia towarów. Tak samo rozmowy telefoniczne przeprowadzone w danym roku mogą dotyczyć kontraktów zawartych dopiero w roku następnym itp.

Zdarzają się również sytuacje, gdy faktury otrzymane po zamknięciu ksiąg rachunkowych dotyczą zakupu usług związanych z przychodami poprzedniego roku podatkowego. Ma to miejsce przede wszystkim w przypadku premii pieniężnych wypłacanych nabywcom towarów firmy XXX w ramach różnego rodzaju akcji promocyjnych. Zdaniem Spółki również w sytuacji, gdy zakupione usługi dotyczą przychodów roku podatkowego (np.: roku 2004), ale faktury dokumentujące te zakupy XXX otrzyma po zamknięciu ksiąg rachunkowych za ten rok (w tym wypadku po 15 stycznia 2005 r.) - wydatki te powinny być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów roku, w którym nastąpiła faktyczna zapłata (czyli w opisanym przykładzie do kosztów 2005 r.).

Naczelnik Drugiego MUS po zapoznaniu się z przedstawionymi okolicznościami informuje, co następuje:

Zgodnie z art. 15 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r., Nr 54, poz. 654 ze zm.) "koszty uzyskania przychodów są potrącalne tylko w tym roku podatkowym, którego dotyczą, tj. są potrącalne także koszty uzyskania poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy, lecz dotyczące przychodów roku podatkowego oraz określone co do rodzaju i kwoty koszty uzyskania, które zostały zarachowane chociaż ich jeszcze nie poniesiono, jeżeli odnoszą się do przychodów danego roku podatkowego, chyba że ich zarachowanie nie było możliwe; w tym przypadku są one potrącalne w roku, w którym zostały poniesione".

Z przedstawionego przez Spółkę stanu faktycznego wynika, iż w roku podatkowym nabywa ona usługi i ponosi koszty związane z ogólną działalnością np. w zakresie usług związanych z korzystaniem z mediów (telekomunikacyjnych, energii elektrycznej) oraz usług marketingowych i reklamowych. Ponadto wypłaca premie pieniężne nabywcom towarów Spółki w ramach różnego rodzaju akcji promocyjnych związane z osiągnięciem planów sprzedażowych.

Zamknięcie ksiąg rachunkowych z dniem 15 stycznia powoduje, iż po zakończeniu roku obrotowego Spółka pozbawiona jest możliwości uwzględnienia nowych pozycji kosztowych dotyczących roku poprzedniego w przypadku, gdy informacje o tych kosztach docierają do Spółki już po zamknięciu ksiąg.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o p.d.o.p. podatnicy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie dochodu (straty) podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Artykuł ten należy rozumieć w powiązaniu z art. 4 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (Dz. U. Nr 121, poz. 591 ze zm.) w ten sposób, że tylko prawidłowo prowadzone księgi rachunkowe mogą być uznane za dowód poniesienia kosztów które zostały uwzględnione przy obliczaniu dochodu jako podstawy opodatkowania.

Wyrażona w nim bowiem zasada prawidłowości i rzetelności zapisów zobowiązuje jednostki do rzetelnego i jasnego przedstawiania sytuacji majątkowej i finansowej firmy oraz wyniku finansowego.

Zgodnie z art. 12 ust. 5 ww. ustawy zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe, można więc przyjąć, iż skoro Spółka zamyka rok obrotowy z dniem 15 stycznia, to wszelkie operacje gospodarcze, które mają miejsce po tej dacie nie są możliwe do zaewidencjonowania.

Biorąc powyższe pod uwagę w świetle przepisu z art. 15 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych w przypadku kosztów wynikających z realizacji opisanych we wniosku usług związanych z nabyciem mediów: w postaci usług telekomunikacyjnych i dostawy energii elektrycznej oraz usług reklamowych i marketingowych, jeżeli Spółka miała możliwość ich zarachowania do roku podatkowego, w którym usługi te miały miejsce, były znane co do kwoty i rodzaju oraz dotyczyły przychodów tego roku są kosztem uzyskania przychodu w roku podatkowym, w którym zostały zarachowane, mimo iż faktycznie poniesiono je w następnym roku podatkowym (na podstawie otrzymanej faktury).

Natomiast dopiero w przypadku, gdy nie było możliwe rozpoznanie i zarachowanie kosztu podatkowego z tytułu tych wydatków do dnia zamknięcia ksiąg, tj. do 15 stycznia 2005 r. należy go ująć w rozliczeniu za rok podatkowy, w którym koszt ten poniesiono.

Należy także pamiętać o powszechnie akceptowanej zasadzie wynikającej z art. 15 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, że w przypadku, gdy generalnie ponoszonych kosztów nie można powiązać z konkretnymi przychodami danego roku, to potrąca się je jako koszty uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia.

W przypadku gdy Podatnik otrzyma faktury, od których uzależnia wypłatę premii pieniężnych dla nabywców towarów firmy XXX w ramach różnego rodzaju akcji promocyjnych związanych z osiągnięciem planów sprzedażowych, tj. faktury z tytułu zakupu usług związanych z przychodami poprzedniego roku podatkowego już po zamknięciu ksiąg rachunkowych, również obowiązuje wskazana powyżej zasada, iż:

dopiero w przypadku, gdy nie było możliwe rozpoznanie i zarachowanie kosztu podatkowego z tytułu zakupu tych usług do roku podatkowego, którego ta sprzedaż dotyczyła, tj. 2004 (np.: z powodu zamknięcia ksiąg rachunkowych za 2004 rok i otrzymania po tej dacie faktur), koszt ten należy ująć w rozliczeniu za rok podatkowy, w którym go poniesiono.

Biorąc powyższe pod uwagę, Naczelnik Drugiego MUS postanowił jak w sentencji.

Przedmiotowa interpretacja dotyczy wyłącznie stanu faktycznego przedstawionego przez Spółkę w złożonym wniosku oraz stanu prawnego obowiązującego w dacie zdarzenia. Zgodnie z art. 14b § 1-2 ustawy - Ordynacja podatkowa niniejsza interpretacja nie jest wiążąca dla podatnika, płatnika lub inkasenta, wiąże natomiast właściwe organy podatkowe i organy kontroli skarbowej - do czasu jej zmiany lub uchylenia. Na podstawie art. 14a § 4 Ordynacji podatkowej na niniejsze postanowienie zawierające interpretację służy Stronie zażalenie do Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, składane za pośrednictwem tutejszego organu podatkowego w terminie 7 dni od daty doręczenia postanowienia.