1471/NUR1/443-45/06/IK - Poprawny sposób przechowywania faktur elektronicznych

Pytanie podatnika

Czy przedstawiony sposób przechowywania faktur elektronicznych jest poprawny?

Naczelnik Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie biorąc pod uwagę przedstawiony stan faktyczny oraz stan prawny postanawia uznać stanowisko Strony za nieprawidłowe.

Ze stanu faktycznego przedstawionego we wniosku wynika, że Spółka zamierza wystawiać niektórym swoim odbiorcom faktury elektroniczne przy zastosowaniu wymiany danych elektronicznych (EDI). W momencie wysyłki towaru do odbiorcy system informatyczny generuje fakturę sprzedaży, której układ wymaganych przepisami elementów na ekranie monitora jest tożsamy z fakturą papierową. Taki plik (plik A) zapamiętywany jest w systemie i można z niego robić wydruki faktury, które mają wygląd tradycyjnej faktury papierowej. Aby wysłać fakturę do klienta w systemie EDI plik A przetwarzany jest do formatu, który umożliwia wysyłkę faktury w systemie EDI (plik B). Widok na ekranie i wydruk pliku B zawiera wszystkie niezbędne elementy faktury, jednak w zdecydowanie mniej czytelnym układzie niż widok i wydruk pliku A.

Strona stoi na stanowisku, że powinna przechowywać pliki A, gdyż tylko w takim przypadku możliwe jest zapewnienie czytelności przechowywanych faktur. Pliki A są plikami wyjściowymi do wykreowania plików B wysyłanych następnie do odbiorcy. Tylko w przypadku przechowywania plików A, Spółka jest w stanie zagwarantować pełną czytelność przechowywanych faktur elektronicznych. Natomiast czytelność plików B jest w znacznym stopniu ograniczona w związku z wymogami systemu EDI, co do zapisu danych w takim formacie w jakim mogą one zostać przesłane.

Zgodnie z § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienia czytelności tych faktur, z zastrzeżeniem ust. 2.

W myśl § 6 ust. 5 w/w rozporządzenia, faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania.

Biorąc powyższe pod uwagę oraz przedstawiony we wniosku stan faktyczny należy stwierdzić, że Spółka winna przechowywać faktury przesłane w formie elektronicznej w takim formacie w jakim zostały przesłane, gwarantując jednocześnie spełnienie warunków wynikających z w/w wymienionego § 6 ust. 5 rozporządzenia. Jeśli natomiast format ten nie gwarantuje autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści oraz czytelności, Spółka winna obok pliku wysyłanego, przechowywać także ten plik, którego format gwarantuje powyższe spełnienie warunków.

Mając powyższe na uwadze postanowiono jak na wstępie.

Niniejsze postanowienie dotyczy wyłącznie stanu faktycznego przedstawionego we wniosku oraz obowiązującego w tym stanie faktycznym stanu prawnego.