1471/NTR2/443-187/06/MP - Faktury w formie elektronicznej.

Na podstawie art. 14a § 4 w zw. z § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.), po rozpatrzeniu wniosku Spółki z o.o. z dnia 11 maja 2006 r. o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego, Naczelnik Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie - biorąc pod uwagę przedstawiony stan faktyczny oraz stan prawny

uznać stanowisko Strony za prawidłowe.

Jak wynika z opisu stanu faktycznego, Strona w ramach prowadzonej działalności dostarcza na terenie kraju towary gospodarstwa domowego. Przy czym faktury oraz dowody wydania towaru, po uprzednim złożeniu zamówienia w formie elektronicznej, przekazywane są kontrahentowi także w tej formie przy użyciu systemu EDI, opartego na bezpiecznej poczcie POKOM X400. Równolegle z elektronicznym przekazem faktury wysyłane są również papierowe /drukowane oryginały faktur.

W związku z żądaniem kontrahenta zaprzestania wystawiania dokumentów, w tym także faktur, w formie drukowanej, Strona zwróciła się o potwierdzenie stanowiska, iż dopuszczalne jest przesyłanie faktur w opisany wyżej sposób wyłącznie w formie elektronicznej.

Na wystawianie, przechowywanie i udostępnianie (przekazywanie) w formie elektronicznej faktur zezwalają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z 2005 r. Nr 133, poz. 1119)

Na podstawie § 2 ww. rozporządzenia faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

Zgodnie z § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury.

Stosownie do § 4 faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej pod warunkiem, że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

Należy podkreślić, że w ww. przepisach mowa jest łącznie o "wystawianiu, przesyłaniu i przechowywaniu faktur w formie elektronicznej" (koniunkcja). Sposób, w jaki faktura zostanie wystawiona, determinuje więc również dalszy sposób postępowania z nią.

Powyższe potwierdza także § 21 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 798 z późn. zm.), zgodnie z którym faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca; oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz "KOPIA".

Z przepisu tego jednoznacznie wynika, iż faktury powinny być wystawiane przez sprzedawcę w co najmniej dwóch egzemplarzach (oznaczonych odpowiednio jako oryginał i kopia), przy czym oba egzemplarze (lub więcej) powinny być wystawione w ten sam sposób, w tej samej formie, a więc powinny być identyczne. Jednocześnie egzemplarz faktury oznaczony jako "oryginał" w postaci (formie), w jakiej został wystawiony, winien zostać dostarczony nabywcy.

W tym miejscu należy także wskazać, iż zgodnie z § 6 ust. 1 rozporządzenia w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności tych faktur, z zastrzeżeniem ust. 2.

Stosownie zaś do ust. 5 i 6 tego paragrafu faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. Dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej powinny być przechowywane i udostępniane organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur.

Powyższe przepisy, co wynika z art. 106 ust. 10 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.) - zawierającego delegację ustawową dla Ministra Finansów do określenia w drodze rozporządzenia sposobu i warunków wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, stanowią wyjątek od reguły, którą jest wystawianie i przechowywanie faktur w postaci dokumentów papierowych. Jest to wyjątek dopuszczony przez wyraźny przepis prawa. Podatnicy nie mają więc co do zasady swobody wyboru sposobu wystawiania i przechowywania faktur, o ile przepisy nie stanowią inaczej. Zaś w świetle obowiązujących przepisów prawa nie jest dopuszczalne ani wystawianie oryginału i kopii faktur w różnej formie, ani też wysyłanie i/lub przechowywanie faktur w innej postaci niż postać, w której zostały one wystawione.

Mając powyższe na uwadze potwierdzić należy prawo Strony do wystawiania i przesyłania, a także do przechowywania faktur w formie elektronicznej, o ile spełnia warunki określone w rozporządzeniu w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur, w szczególności - w świetle przedstawionych przez Nią okoliczności - wymienione w § 4 pkt 2 rozporządzenia. W przeciwnym wypadku zastosowanie mają przepisy ww. § 21 ust. 1 i 2 i § 23 ust. 2 rozporządzenia w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, tj. określające zasady wystawiania i przechowywania faktur w postaci tradycyjnej (papierowej).

Mając powyższe na uwadze postanowiono jak na wstępie.

Niniejsze postanowienie dotyczy wyłącznie stanu faktycznego przedstawionego we wniosku oraz obowiązującego w tym stanie faktycznym stanu prawnego.