1471/DPD2/423-41/06/AB - Zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów udokumentowanych wydrukami z kasy fiskalnej i zaewidencjonowanych w komputerowym systemie podróży służbowych kosztów przejazdów taksówkami.

Na podstawie art. 14a § 4 w zw. z § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), po rozpatrzeniu wniosku X Sp. z o.o. z dnia 8 marca 2006 r. (data wpływu do Urzędu 13.03.2006 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego, Naczelnik Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie, biorąc pod uwagę przestawiony stan faktyczny oraz stan prawny,

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, że w ramach prowadzonej działalności gospodarczej pracownicy Spółki wykonują prace związane z monitorowaniem badań klinicznych prowadzonych przez niezależnych badaczy w ośrodkach na terenie całego kraju. W związku z tym ponoszą oni wydatki związane z dojazdem do ww. ośrodków. Część z tych wyjazdów dotyczy przejazdów taksówkami. Wszystkie koszty związane z wyjazdami do ośrodków prowadzących badania są rozliczane w oparciu o komputerowy system ewidencji podróży służbowych wykorzystywany przez Spółkę. Rozliczenie kosztów wyjazdu następuje w oparciu o zbiorcze wydruki z systemu, które zawierają daty wyjazdów, odwiedzane ośrodki oraz indywidualnie wyszczególnione wszystkie pozycje poniesionych wydatków. Rozliczenie jest podpisane przez pracownika oraz przełożonego. Do wydruku dołączane są oryginały dokumentów źródłowych dokumentujących konkretne pozycje wydatków.

Zdaniem Spółki paragon fiskalny otrzymywany za przejazd taksówką, w chwili uwzględnienia udokumentowanego nim wydatku w kosztach podróży służbowej rozliczanych na drukach stanowiących odrębne dowody księgowe, spełnia warunki dowodu księgowego, pozwalającego na zaliczenie kosztu przejazdu taksówką do kosztów uzyskania przychodów dla celów podatku dochodowego od osób prawnych.

W ocenie Naczelnika tut. Urzędu Skarbowego przedstawiona przez Stronę argumentacja jest prawidłowa.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Muszą zostać spełnione następujące warunki, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodów: został poniesiony przez podatnika, jest definitywny (rzeczywisty), pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, poniesiony został w celu uzyskania przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów, został właściwie udokumentowany.

Zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów warunkuje cel, jakiemu służyło poniesienie kosztów. Nie każdy rodzaj poniesionych wydatków pozwala bowiem na ich zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów. Wydatki muszą być poniesione w celu, którym jest uzyskanie przychodów. Oznacza to, że określony wydatek powinien okazać się dla uzyskania przychodów niezbędny, a przynajmniej pożyteczny w sensie potencjalnej możliwości wygenerowania przychodów. Wykładnia gramatyczna art. 15 ust. 1 i art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wskazuje, że podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów, poza wymienionymi w art. 16 ust. 1, pod tym jednak warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz że ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów. Są to więc koszty bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwanym przychodem oraz koszty dotyczące całokształtu działalności podatnika, czyli związane z funkcjonowaniem firmy. Pod pojęciem koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów należy zatem rozumieć wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, w związku z którymi podatnik mógł lub osiągnął przychód.

W przypadku, gdy poniesione przez podatnika wydatki spełniają określone powyżej kryteria, ich zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów jest możliwe pod warunkiem ich odpowiedniego udokumentowania. W odniesieniu do sposobu udokumentowania wydatku zastosowanie znajduje art. 9 ust. 1 ww. ustawy, na mocy którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych, zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi":

1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,

2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,

3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Natomiast zgodnie z art. 21 ust. 1 ww. ustawy o rachunkowości dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Zgodnie z § 4 ust. 5 pkt 1-8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4.07.2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników (Dz. U. z 2002 r. Nr 108, poz. 948 ze zm.), paragon fiskalny drukowany przez kasę, o której mowa w ust. 4, z zastrzeżeniem § 5 ust. 2 pkt 1, powinien zawierać co najmniej: 1) imię i nazwisko lub nazwę podatnika oraz adres zamieszkania lub siedziby podatnika, 2) dane identyfikujące taksówkę: numer rejestracyjny oraz numer boczny, 3) datę wykonania usługi, z określeniem, w godzinach i minutach, czasu rozpoczęcia i zakończenia kursu, 4) odległość przejechaną w czasie kursu, 5) jednostkowe opłaty taryfowe wykorzystywane do wyceny kursu łącznie z opłatą za impuls, 6) ilość impulsów i wartość usługi odnoszących się do poszczególnych taryf, 7) wartość poszczególnych innych opłat taryfowych, 8) dane wymienione w ust. 1 pkt 6 lit. b), c), h)-l) i n).

W świetle powyższego zauważyć należy, iż sam paragon fiskalny nie wskazuje Spółki jako ponoszącego wydatek na nabycie usługi transportowej. Nie można wtedy wykazać, iż pomiędzy poniesieniem wydatku - przez niewskazanego na paragonie nabywcę - a możliwością generowania przychodów przez Spółkę, zachodzi związek przyczynowo-skutkowy, o którym mowa w przepisie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Natomiast w sytuacji, gdy Podatnik oprócz paragonu na daną usługę posiada inne dowody pozwalające na powiązanie jej z wymienioną na paragonie usługą i wskazujące związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy wydatkiem a osiąganiem przychodów, to wówczas można dany wydatek zaliczyć w koszty uzyskania przychodów.

W omawianym stanie faktycznym Spółka oprócz paragonu fiskalnego prowadzi komputerowy system ewidencji podróży służbowych. Rozliczanie kosztów wyjazdu następuje w oparciu o zbiorcze wydruki z tego systemu. Do wydruków dołączane są również dokumenty źródłowe dokumentujące konkretne pozycje wydatków. Zatem Podatnik jest w stanie wykazać związek przyczynowo-skutkowy, o którym mowa w art. 15 ust. 1 ww. ustawy.

Reasumując, postanowienia ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie określają wprost zasad i sposobu dokumentowania wydatków. Przytoczony przepis art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nawiązuje do odrębnych przepisów, zgodnie z którymi podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, na podstawie której będzie możliwe prawidłowe określenie wysokości dochodu, podstawy opodatkowania i należnego podatku za rok podatkowy. Ustawa odwołuje się więc do norm prawa bilansowego, co oznacza, że księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i terminowo, a transakcje udokumentowane w sposób wskazany w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, który to artykuł enumeratywnie określa, jakie elementy winny znajdować się na dowodzie księgowym.

Ustawodawca nie narzuca żadnych technicznych rozwiązań co do sposobu dokumentowania kosztów, podkreśla natomiast, że prowadzona ewidencja rachunkowa ma zapewnić określenie dochodu i podstawy opodatkowania oraz należnego podatku. Jednocześnie regulacje ustawy - Ordynacja podatkowa nakazują, dla ustalenia stanu faktycznego, oprzeć się na wszystkich dowodach - oczywiście niepozostających w sprzeczności z prawem.

Zdaniem Naczelnika tut. Urzędu paragon fiskalny za przejazd taksówką uznany przez pracodawcę w rozliczeniu delegacji podróży służbowej pracownika oraz zaewidencjonowany w systemie podróży służbowych wykorzystywanym przez Spółkę, może być podstawą do zaliczenia tego wydatku do kosztów uzyskania przychodu, przy spełnieniu przesłanek określonych w przepisie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Mając powyższe ma uwadze, postanowiono jak na wstępie. Niniejsze postanowienie dotyczy wyłącznie stanu faktycznego przedstawionego we wniosku oraz obowiązującego w tym stanie faktycznym stanu prawnego.