1412/PDF/415-4/05 - Dokumentowanie wydatków związanych z podróżą służbową

Pytanie podatnika

Czy można zaliczyć w koszty firmy w kwocie netto wydatki na paliwo, przejazdy autostradami, opłaty parkingowe, opłaty za noclegi, wyżywienie, itp. udokumentowane paragonami z automatów na terenie UE?

Z przedstawionego stanu faktycznego oraz akt podatkowych będących w posiadaniu tutejszego organu podatkowego wynika, że prowadzi Pan działalność gospodarczą w zakresie usług reklamowo-promocyjnych, na zasadach ogólnych, ewidencjonując operacje gospodarcze w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Otrzymał Pan zlecenie od polskiej firmy, z siedzibą w Polsce na wykonanie stoiska reklamowego na targach w jednym z krajów europejskich - Hiszpanii. Za wykonanie tej usługi zostanie wystawiona faktura VAT w języku polskim i walucie PLN. Podczas wykonywania zlecenia na terenie UE Pana firma ponosiła dodatkowe koszty, takie jak: opłaty za paliwo, przejazdy autostradami, opłaty parkingowe, które udokumentowane zostały za pomocą paragonów z automatów oraz wydatki na żywność, na którą okazano paragony z marketów handlowych. Wydatki za noclegi Pana i pracowników zostały udokumentowane fakturą. Do wykonywanej działalności używa Pan samochodu ciężarowego.

W złożonym wniosku zajął Pan stanowisko, iż wydatki o których mowa wyżej, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu w kwocie netto.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. jedn. Dz. U. Nr 14 z 2000 r. poz. 176) kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 w/w ustawy.

Z powyższej regulacji wynika, iż aby wydatek stanowił koszt uzyskania przychodów powinny być spełnione następujące przesłanki:

- koszt został przez podatnika poniesiony,

- poniesienie kosztu ma służyć osiągnięciu przychodu,

- koszt nie jest wymieniony w art. 23 w/w ustawy, tj. katalogu negatywnym - ustawowym wykazie kosztów nie uznawanych za koszt podatkowy.

Zwrot "wszelkie koszty" wskazuje na wydatki o bardzo zróżnicowanej naturze. Mogą to być wydatki bezpośrednio jak również pośrednio związane z celem, jakim jest uzyskanie przychodu. Przyjąć więc należy, że kosztami uzyskania przychodu są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zagwarantowanie źródła przychodu. Należy jednakże zaznaczyć, że ciężar dowodu - co do wykazania, że poniesiony wydatek ma lub będzie miał wpływ na uzyskany przychód - spoczywa na podatniku. Jak wynika z powyższego, aby dany wydatek stanowił koszt uzyskania przychodu winien wskazywać związek przyczynowo skutkowy z osiąganym przychodem i wynikać z konkretnej operacji gospodarczej udokumentowanej stosownym dokumentem.

Właściciel firmy ponoszący wydatki w związku z wyjazdem służbowym w sprawach swojej firmy może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wszelkie faktycznie poniesione wydatki, o ile ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na osiągnięcie przychodu. Podróż służbowa osoby prowadzącej działalność gospodarczą, jak jej pracowników musi być w odpowiedni sposób udokumentowana.

Na mocy art. 24a w/w ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą, obowiązani do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, winni dokonywać w nich zapisów zgodnie z odrębnymi przepisami. W takim przypadku ma zastosowanie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 z późn. zmian.).

Na podstawie unormowań w § 12 ust. 3 w/w rozporządzenia Ministra Finansów podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi oprócz faktur VAT, dokumentów celnych, rachunków oraz faktur korygujących, odpowiadającym warunkom określonym w odrębnych przepisach, mogą być inne dowody wymienione w § 13 i 14 (dowody wewnętrzne), stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej, zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem. Dokumenty takie winny zawierać co najmniej wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron uczestniczących w operacji, której dotyczy dowód, datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, przedmiot operacji gospodarczej, jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych, podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

W myśl w/w przepisów posiadana przez Pana faktura za noclegi jest dowodem księgowym, będącym podstawą do zaliczenia tego wydatku do kosztów uzyskania przychodu.

Zgodnie z § 14 ust. 1 w/w rozporządzenia na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków) mogą być sporządzone tzw. dowody wewnętrzne, tj. dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków, określające przy zakupie: datę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Jednakże katalog sytuacji w których mogą być stosowane jest zamknięty, wymieniony w § 14 ust. 2 w/w rozporządzenia.

Zgodnie z § 14 ust. 2 pkt 5 oraz § 14 ust. 3 dowd wewnętrzny może dotyczyć kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z innymi współpracujących. W tym przypadku dowód wewnętrzny powinien zawierać co najmniej: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet.

Według § 14 ust. 2 pkt 9 dowód wewnętrzny może dotyczyć wydatków związanych z parkowaniem samochodów w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

Na pods. § 14 ust. 5 wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów mogą być udokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi. Paragony takie powinny być zaopatrzone w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon określać ilość, cenę jednostkową oraz wartość za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.

Na podstawie w/w przepisów paragon za paliwo, przejazdy autostradami, opłaty parkingowe może służyć do rozliczenia kosztów zagranicznych podróży służbowych, po uzupełnieniu ich o dane i podpis osoby, która dokonała wydatku.

Zasada ujmowania w kosztach wydatków poniesionych z tytułu podróży służbowej nie dotyczy wydatków poniesionych na wyżywienie podatnika w czasie podróży. Zgodnie bowiem z art. 23 ust. 1 pkt 52 nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Oznacza to, że przedsiębiorca (właściciel firmy), udający się w podróż służbową w sprawach swojej firmy, może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość diety w takiej wysokości jaka przysługuje pracownikom odbywającym podróż służbową poza granicami kraju.

Wysokość diet przysługujących pracownikom z tytułu odbywania przez nich podróży służbowych poza granicami kraju została określona w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 256, poz. 1991).

Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursów średnich ogłoszonych przez NBP z dnia poniesienia kosztu przy uwzględnieniu ewentualnych różnic kursowych według zasad określonych w art. 22 ust. 1 w/w ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Powyższe przepisy uprawniają do zaliczenia w koszty uzyskania przychodów diet pracowników oraz osoby prowadzącej działalność gospodarczą w wysokości nie przekraczającej diety pracownika na podstawie sporządzonego dowodu wewnętrznego spełniającego wyżej opisane warunki.

Pozostałe wydatki na wyżywienie, o których mowa w Pana zapytaniu, dokonane w sklepach, mają charakter wydatków na zaspokojenie potrzeb typowo osobistych, w związku z czym nie przysługuje Panu prawo do zaliczenia w koszty uzyskania przychodu.

Kwestię zaliczania do kosztów uzyskania przychodów podatku VAT reguluje art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. a) w/w ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, według którego nie uważa się za koszty uzyskania przychodów podatku od towarów i usług, z tym że jest kosztem uzyskania przychodów podatek naliczony:

- jeżeli podatnik zwolniony jest od podatku od towarów i usług w celu wytworzenia albo odsprzedaży towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku od towarów i usług,

- w tej części w której zgodnie z przepisami podatku od towarów i usług nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług - jeżeli naliczony podatek od towarów i usług nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.

W myśl w/w przepisu wydatki poniesione przez Pana od których można odliczyć podatek VAT ujmuje się w księdze podatkowej w pozycji kosztów w kwocie netto, natomiast od których nie przysługuje odliczanie podatku VAT ujmuje się w kwocie brutto.