1401/PD-4230Z-45/05/KC - Refundacja kosztów połączeń internetowych.

"(...) Spółka refunduje koszty połączeń internetowych dokonywanych z domu przez pracowników w związku z ich obowiązkami służbowymi. Kwota zwrotu połączeń jest zryczałtowana i wynosi 50,75 lub 100% kosztów zakupionych usług dostępu do Internetu. Pracownicy Spółki składają pisemne oświadczenie, iż w ramach przyznanego limitu korzystają z dostępu do Internetu wyłącznie dla celów służbowych (w ramach refundowanej kwoty). W opinii podatnika, takie oświadczenie wraz z kserokopią faktury za korzystanie z łącza internetowego, potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez adwokata (radcę prawnego), są wystarczającymi dokumentami pozwalającymi na zaliczenie wydatków z tego tytułu do kosztów uzyskania przychodów. W przypadku wystawienia faktury za korzystanie z Internetu na osobę trzecią (członka rodziny pracownika lub wynajmującego mu mieszkanie), Spółka uważa, iż kwestia własności łącza (numeru) telefonicznego powinna być rozpatrywana w oparciu o kryterium własności ekonomicznej, a nie o kryterium posiadania tytułu prawnego do łącza."

"(...) Zasady zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów regulują przepisy art. 15 i 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych.

Z ich postanowień wynika, iż o zakwalifikowaniu danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów decyduje przede wszystkim spełnienie przesłanki zawartej w art. 15 ust. 1 ww. ustawy tj. by były to koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów.

Przy czym ustawodawca opierając konstrukcję kosztów uzyskania przychodów na zasadzie klauzuli generalnej w art. 16 ust. 1 ww. ustawy enumeratywnie wyłączył pewne rodzaje kosztów stanowiąc, iż pomimo poniesienia ich w celu uzyskania przychodów nie będą one uznawane za koszty uzyskania przychodów w rozumieniu ww. ustawy.

Na podatniku spoczywa obowiązek udowodnienia, iż wydatek został faktycznie poniesiony oraz wykazania, że poniesiony został w celu osiągnięcia przychodów.

Zatem aby dany wydatek mógł być zaliczony w ciężar kosztów uzyskania przychodów muszą być spełnione następujące przesłanki:

- wydatek musi pozostawać w związku przyczynowym z prowadzoną przez podatnika działalnością i mieć bezpośredni lub pośredni wpływ na wysokość osiąganych z tego tytułu przychodów,

- wydatek nie może zostać objęty zakresem art. 16 ust. 1 ww. ustawy,

- poniesienie wydatku w celu uzyskania przychodu musi zostać udokumentowane.

Mając na uwadze powyższe Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie uważa, iż prawidłowo orzeczono w zaskarżonym postanowieniu, iż w sytuacji, w której korzystanie przez pracowników Spółki w miejscu ich zamieszkania z Internetu jest konieczne dla prawidłowego jej funkcjonowania i ma związek z przychodami uzyskiwanymi przez Spółkę, wydatki poniesione przez podatnika z tytułu refundacji w sposób ryczałtowy kosztów połączeń, mogą stanowić co do zasady dla Spółki koszty uzyskania przychodów, jednakże pod warunkiem wykorzystania Internetu wyłącznie przez pracowników i jedynie dla celów służbowych.

Proponowany przez Spółkę sposób refundacji wydatków nie pozwala na ustalenie, czy pracownik w ramach refundowanej - w postaci z góry określonego ryczałtu - kwoty, korzysta z Internetu osobiście jedynie w celach służbowych.

Ponadto ustalenie ryczałtowe kwoty refundacji powoduje, iż z góry dokonuje się bezpodstawnego przyjęcia, że w każdym okresie rozliczeniowym (np. miesiąc) pracownik wykorzystuje Internet w celach służbowych z identyczną częstotliwością.

Nie sposób zgodzić się także z poglądem wyrażonym w uzasadnieniu zażalenia, iż dla możliwości zaliczenia w ciężar kosztów refundowanych pracownikom kosztów połączeń internetowych bez znaczenia pozostaje fakt wystawiania faktury za korzystanie z Internetu na członka rodziny pracownika lub osobę od której wynajmuje on lokal.

Aprobata prezentowanego stanowiska Spółki prowadziłaby - jak słusznie zauważył organ I instancji - do usankcjonowania możliwości zaliczenia w ciężar kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na rzecz osób trzecich, z którymi podatnika nie łączy żaden stosunek prawny.

Reasumując stwierdzić należy, iż kopia (poświadczona za zgodność z oryginałem) faktury za usługi dostępu do Internetu, będąc dowodem poniesienia wydatków przez pracowników Spółki, nie stanowi jednocześnie potwierdzenia, iż pracownik wykorzystywał dostęp do Internetu - w określonym przysługującym mu ryczałtem - zakresie i tylko dla celów służbowych.

W opinii Dyrektora Izby Skarbowej pisemne oświadczenia składane przez pracowników Spółki na okoliczność korzystania z dostępu do Internetu w domu wyłącznie w celach służbowych w zakresie objętym refundacją przez Spółkę także nie mogą być uznane za wystarczające dowody potwierdzające istnienie związku, o którym mowa w art. 15 ust. 1 ww. ustawy, pomiędzy wydatkami ponoszonymi w związku z refundacją na rzecz pracowników kosztów połączeń internetowych a przychodami osiągniętego przez Spółkę.

Oświadczenia pracowników bowiem - odnosząc się do argumentacji zawartej w uzasadnieniu zażalenia popartej orzecznictwem Naczelnego Sądu Administracyjnego - nie są dowodem w sprawie, o którym mowa w art. 180 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa.

Ponadto zważyć należy, iż zgodnie z funkcjonującym w orzecznictwie poglądem, dowody uregulowane w Ordynacji podatkowej nie powinny być zastępowane dowodami nienazwanymi.

W jednym z wyroków Naczelny Sąd Administracyjny stwierdził, iż "Kodeks postępowania administracyjnego, jak i Ordynacja podatkowa, nie zna dowodu z pisemnych oświadczeń kontrahentów. Dowodem natomiast w konkretnej sprawie mogą być zeznania tych osób (kontrahentów) w charakterze świadków złożone przed organem podatkowym w określonym trybie i przy zachowaniu zasad ustalonych w Kodeksie postępowania administracyjnego czy też Ordynacji podatkowej (wyrok NSA z dnia 16.06.1999 r. sygn. akt I SA/Lu 462/98)."