0115-KDIT3.4011.82.2024.1.PS - Ujmowanie wydatków w podatkowej księdze przychodów i rozchodów

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA - stanowisko nieprawidłowe

Szanowny Panie,

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

26 stycznia 2024 r. wpłynął Pana wniosek z 24 stycznia 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie ujmowania poniesionych wydatków w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Prowadzi Pan działalność gospodarczą pod nazwą X. W firmie prowadzona jest podatkowa księga przychodów i rozchodów.

Pana firma zabudowuje, rozbudowuje i przerabia samochody. Działania te muszą spełniać normy i kryteria wymagane różnymi przepisami, dla spełnienia których niezbędne jest przeprowadzanie badań przez uprawnione jednostki:

* A, ul. A 1, (...), NIP: (...) oraz B, ul. B 2, (...), NIP: (...), przeprowadzają:

a) badanie danej marki pojazdu na zgodność z wymaganiami Rozporządzenia 2018/858 - badanie na potrzeby uzyskania bądź rozszerzenia świadectwa homologacji zbudowywanych przez Pana firmę samochodów,

b) badanie pojazdu w ramach indywidualnego dopuszczenia pojazdu - akt prawny: Rozporządzenie Ministra Infrastruktury (w sprawie indywidualnego dopuszczenia pojazdu) (Dz. U. z 2023 r. poz. 1715),

c) badanie pojazdu w ramach procedury dopuszczenia indywidualnego unijnego - akt prawny: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2018/858,

d) badanie pojazdu na zgodność z wymaganiami Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 31 grudnia 2022 r. w sprawie warunków technicznych pojazdów oraz zakresu ich niezbędnego wyposażenia (Dz. U. poz. 2022, Dz. U. poz. 2560, Dz. U. poz. 2803).

* Okręgowe stacje kontroli pojazdów - przeprowadzają dodatkowe badania techniczne pojazdu, w którym dokonano zmian konstrukcyjnych lub zamontowano hak holowniczy.

Wyżej wymienione badania są konieczne do zarejestrowania pojazdów lub zmian konstrukcyjnych w pojazdach w wydziałach komunikacji, co jest niezbędne do użytkowania tychże pojazdów.

Pytanie

W celu prawidłowego prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, w którą kolumnę księgi należy księgować faktury za wyżej wymienione badania?

Pana stanowisko w sprawie

Na ww. pytanie otrzymał Pan dwie różne odpowiedzi:

Pani A. A (C napisała; " (...) i ujmowane w kolumnie 10 PKPiR".

Pracownik Informacji KAS zaś stoi na stanowisku, że powinny być księgowane w kolumnie 11 PKPiR.

Pana zdaniem, wydatki te powinny być księgowane w kolumnie 11 PKPiR, ponieważ kolumna 10 jest przeznaczona do wpisywania zakupów materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu. Nie ma tu mowy o usługach.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest nieprawidłowe

UZASADNIENIE interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2024 r. poz. 226 z późn. zm.):

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Powyższy przepis ma charakter ogólny. Z tego względu każdy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy badać istnienie związku przyczynowego między poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. Oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli między jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodów istnieje związek przyczynowy. Na podstawie kryterium stopnia tego powiązania wyróżnia się koszty podatkowe bezpośrednio związane z przychodami, których poniesienie przekłada się wprost na uzyskanie konkretnych przychodów (możliwe jest ustalenie, w jakim okresie i w jakiej wysokości powstał związany z nimi przychód) oraz inne niż bezpośrednio z nimi związane, których nie można wprost przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako zmierzające do ich osiągnięcia (tzw. koszty pośrednie). W przypadku kosztów pośrednich brak jest możliwości ustalenia, w jakim okresie i w jakiej wysokości powstał związany z nimi przychód.

Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów winien, w myśl powołanego przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

- pozostawać w związku przyczynowym z przychodami lub źródłem przychodów i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

- nie znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

- być właściwie udokumentowany.

Zgodnie z art. 24a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej "księgą", z zastrzeżeniem ust. 3, 5 i 5a, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a-22o.

W myśl art. 24 ust. 2 tej ustawy:

U podatników osiągających dochody z działalności gospodarczej i prowadzących księgi przychodów i rozchodów dochodem z działalności jest różnica pomiędzy przychodem w rozumieniu art. 14a kosztami uzyskania powiększona o różnicę pomiędzy wartością remanentu końcowego i początkowego towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadków, jeżeli wartość remanentu końcowego jest wyższa niż wartość remanentu początkowego, lub pomniejszona o różnicę pomiędzy wartością remanentu początkowego i końcowego, jeżeli wartość remanentu początkowego jest wyższa. (...)

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera definicji wyżej wskazanych pojęć. Ich wyjaśnienie można odnaleźć w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2019 r. poz. 2544 z późn. zm.).

Zgodnie z § 3 pkt 1 tego rozporządzenia przez towary należy rozumieć:

towary handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze, produkcję niezakończoną, wyroby gotowe, braki i odpady oraz materiały przyjęte od zamawiających do przerobu lub obróbki, z tym że:

Zgodnie z § 16 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi, z zastrzeżeniem § 27, niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.

Stosownie do § 16 ust. 2 tego rozporządzenia:

Zapisów dotyczących pozostałych wydatków dokonuje się, z zastrzeżeniem § 19 i 27, jeden raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym, z uwzględnieniem zasad określonych w art. 22 ustawy o podatku dochodowym.

Przy czym, szczegółowe zasady dokonywania zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów zostały zawarte w załączniku nr 1 do ww. rozporządzenia, stanowiącym objaśnienia do podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Jak wynika z treści tego załącznika, kolumna 10 jest przeznaczona do wpisywania zakupu materiałów oraz towarów handlowych wg cen zakupu.

Kolumna 11 jest przeznaczona do wpisywania kosztów ubocznych związanych z zakupem, np. kosztów dotyczących transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze.

Z przedstawionego w treści wniosku stanu faktycznego wynika, że wykonuje Pan usługi polegające na zabudowie, rozbudowie i przerabianiu samochodów. Działania te muszą spełniać normy i kryteria wymagane różnymi przepisami, dla spełnienia których niezbędne jest przeprowadzanie badań przez uprawnione jednostki, takie jak A, B oraz Okręgowe stacje kontroli pojazdów Badania te są konieczne do zarejestrowania pojazdów lub zmian konstrukcyjnych w pojazdach w wydziałach komunikacji, co jest niezbędne do użytkowania tychże pojazdów.

W związku z takim opisem sprawy powziął Pan wątpliwość dotyczącą sposobu ujmowania wydatków na zakup ww. usług w postaci badań w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Nie można jednak podzielić Pana poglądu, iż wydatki ponoszone na przeprowadzenie takich badań powinny być zaewidencjonować w kolumnie 11 podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Wyjaśnić należy, iż zgodnie z objaśnieniami do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zawartych w załączniku nr 1 do ww. rozporządzenia, kolumna 13 jest przeznaczona do wpisywania pozostałych kosztów (poza wymienionymi w kolumnach 10-12), z wyjątkiem kosztów, których zgodnie z art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów.

Jak wynika z definicji przedstawionych w cyt. § 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, żadna z wymienionych kategorii towarów, nie może być zastosowana w odniesieniu do nabycia usługi przeprowadzania badań pojazdu pod kątem spełniania przez nie określonych warunków. Oznacza to, że przedmiotową usługę, którą na Pana rzecz wykonują wskazane w opisie sprawy podmioty należy sklasyfikować jako usługi obce. Wydatki tego typu są pozostałym kosztem i podlegają księgowaniu w kolumnie 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów, która jest przeznaczona do wpisywania pozostałych kosztów (poza wymienionymi w kolumnach 10-12), z wyjątkiem kosztów, których zgodnie z art. 23 ustawy o podatku dochodowym nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów.

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu zaistnienia zdarzenia.

POUCZENIE o funkcji ochronnej interpretacji

* Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 z późn. zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosuje się Pana do interpretacji.

* Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

* Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

* Zgodnie z art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej:

Interpretacja indywidualna zawiera wyczerpujący opis przedstawionego we wniosku stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego oraz ocenę stanowiska wnioskodawcy wraz z uzasadnieniem prawnym tej oceny. Można odstąpić od uzasadnienia prawnego, jeżeli stanowisko wnioskodawcy jest prawidłowe w pełnym zakresie.

POUCZENIE o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 z późn. zm.); (dalej jako "p.p.s.a.").

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 p.p.s.a.). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 p.p.s.a.):

* w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 p.p.s.a.) albo

* w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a p.p.s.a.).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a p.p.s.a.).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 z późn. zm.).