0115-KDIT3.4011.553.2018.1.WM - Zaliczenie do kosztów uzyskania przychodu diet z tytułu podróży służbowych.

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r. poz. 800 z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 22 października 2018 r. (data wpływu 29 października 2018 r.) uzupełnionym pismem z dnia 12 grudnia 2018 r. (data wpływu 14 grudnia 2018 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu diet z tytułu podróży służbowych - jest prawidłowe.

W dniu 29 października 2018 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu diet z tytułu podróży służbowych.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Wnioskodawczyni prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Głównym przedmiotem działalności jest pozostałe doradztwo w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej i zarządzania (PKD 70.22.Z). Pozostałe kody PKD określające zakres wykonywanej działalności to 18.13.Z, 47.91.Z, 47.99.Z, 58.11.Z, 58.12.Z, 58.13.Z, 58.14.Z, 58.19.Z, 58.21.Z, 58.29.Z, 59.11.Z, 59.12.Z, 59.13.Z, 59.20.Z, 60.10.Z, 63.11., 63.12.Z, 63.99.Z, 70.21.Z, 73.11.Z, 73.12.A, 73.12.B, 73.12.C, 73.12.D, 73.20.Z, 74.10.Z, 74.20.Z, 74.90.Z, 82.11.Z, 82.19.Z. Formą opodatkowania przychodów z działalności gospodarczej jest skala podatkowa (zasady ogólne). Ponadto, Wnioskodawczyni jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. W związku z powyższą działalnością gospodarczą prowadzona jest dokumentacja księgowa w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Działalność opodatkowana jest zatem podatkiem dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z art. 27 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Miejscem zamieszkania Wnioskodawczyni jest X, tu również znajduje się siedziba firmy.

W zasadzie od początku swojej działalności Wnioskodawczyni jest związana bezterminową umową współpracy ze Spółką z o.o., która ma swoją siedzibę w XY, dla której to głównie Wnioskodawczyni świadczy swoje usługi. Aby wywiązać się z obowiązków jakie nakłada na nią umowa ze Spółką z o.o., musi często podróżować do XY i pozostawać tam czasem wiele dni aby móc prowadzić powierzone jej projekty. W takich sytuacjach najbardziej problematyczną kwestią są noclegi. Wnioskodawczyni postanowiła zatem wynająć pokój w okolicach siedziby Spółki z o.o., w którym nocuje w przypadku dłuższych pobytów. Pozwala to Wnioskodawczyni na spokojne zajmowanie się zleceniem, nie musi za każdym razem szukać noclegu, martwić się gdzie zostawić tym razem swoje rzeczy zaraz po przyjeździe. Cena wynajmu pokoju za cały miesiąc, na którą składa się opłata za czynsz oraz zużyte media, jest atrakcyjniejsza od ceny kilku noclegów w hotelu. Takie rozwiązanie jest więc tańsze niż noclegi w hotelu oraz zdecydowanie bardziej ekonomiczne niż częste dojazdy do XY, która jest oddalona ponad 200 km od jej miejsca zamieszkania.

W związku z powyższym opisem zadano m.in. następujące pytanie.

Czy w przedstawionej sytuacji za czas pobytu w XY może naliczać sobie diety z tytułu podróży służbowych osoby prowadzącej działalność gospodarczą, a ich wartość może uznać za koszt uzyskania przychodu?

Zdaniem Wnioskodawcy, za czas pobytu w XY może naliczać sobie diety z tytułu podróży służbowych osoby prowadzącej działalność gospodarczą, a ich wartość w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom, może uznać za koszt uzyskania przychodu.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Zgodnie z przepisem art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1509 z późn. zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Aby zatem określony wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, musi spełniać łącznie następujące przesłanki:

* musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,

* nie może być wymieniony w art. 23 ww. ustawy, wśród wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów,

* musi być należycie udokumentowany.

Generalnie należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z tą działalnością, których celem jest osiągnięcie przychodów bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów, o ile w myśl przepisów ww. ustawy nie podlegają wyłączeniu z tych kosztów. Przy czym związek przyczynowy między poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodu bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.

Podkreślenia wymaga, że o tym co jest celowe i potrzebne, czyli racjonalnie uzasadnione w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa także obowiązek wykazania, że dany wydatek spełnia ustawowe kryteria uznania go za koszt uzyskania przychodu, tj. w szczególności obowiązek wykazania związku kosztów z działalnością gospodarczą, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii.

Regulacje prawne dotyczące zaliczania do kosztów uzyskania przychodów kosztów podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących zawarte zostały w art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy. Zgodnie z tym przepisem, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Z powołanego przepisu ustawy wynika, że osobom prowadzącym działalność gospodarczą przysługuje prawo uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodów wartości diet za czas podróży służbowych w ramach określonego limitu, tzn. do wysokości diet przysługujących pracownikom. Zakresem omawianego unormowania zostały więc objęte osoby prowadzące działalność gospodarczą bez żadnych wyłączeń podmiotowych i przedmiotowych.

W szczególności przepis ten nie przewiduje żadnych ograniczeń kręgu osób uprawnionych ze względu na rodzaj lub miejsce wykonywania czynności w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, ani też nie rozróżnia wyjazdu służbowego w celu zawarcia umowy o świadczenie usług, dokonania zakupu środka trwałego, czy świadczenia usługi w wykonywaniu zawartej umowy. Jedyne ograniczenie ustanowione tym przepisem odnosi się do limitu wartości, która może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów. Ustawodawca wyłącza bowiem z kosztów wartość diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą, ale tylko w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom.

Zasadniczą przesłanką decydującą o kwalifikacji danego wyjazdu jako podróży służbowej jest jej związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Dlatego też za podróż służbową należy uznać bezpośrednie wykonywanie przez przedsiębiorcę zadań związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą poza siedzibą firmy, zarówno w kraju, jak i poza jego granicami.

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167).

Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny oraz powołane przepisy prawa podatkowego stwierdzić należy, że przy spełnieniu warunku, że podróże odbywane przez Wnioskodawczynię do miejscowości XY - w celu wykonywania świadczonych w ramach działalności gospodarczej usług, są podróżami służbowymi związanymi z prowadzoną przez Nią pozarolniczą działalnością gospodarczą, w ciężar kosztów uzyskania przychodów mogą zostać zaliczone diety związane z tymi podróżami, jednakże wyłącznie w wysokości nieprzekraczającej kwoty diet przysługujących pracownikom, określonej w ww. rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Należy przy tym zastrzec, iż przy wydawaniu niniejszej interpretacji tutejszy organ dokonał wyłącznie analizy okoliczności podanych we wniosku.

Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów podatkowych nie jest bowiem ustalanie, czy przedstawiony we wniosku stan faktyczny (zdarzenie przyszłe) jest zgodny ze stanem rzeczywistym. Ustalenie stanu rzeczywistego stanowi domenę ewentualnego postępowania podatkowego. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne. Jeżeli w toku ewentualnego postępowania - właściwy organ - ustali, że przedstawiony we wniosku stan faktyczny jest odmienny od rzeczywistego, to wydana interpretacja nie będzie chroniła Wnioskodawczyni w zakresie dotyczącym rzeczywiście zaistniałego stanu faktycznego.

Przedmiotem interpretacji indywidualnej jest odpowiedź na pytanie 4, natomiast wniosek w zakresie pozostałych pytań zostanie rozpatrzony odrębnymi pismami.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona interpretacja traci swoją aktualność.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Białymstoku ul. H. Sienkiewicza 84, w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. z 2018 r. poz. 1302) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.