0115-KDIT3.4011.135.2022.2.AD - Wydatki na podróże biznesowe jako koszt podatkowy

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA - stanowisko prawidłowe

Szanowny Panie,

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

31 stycznia 2022 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów. Uzupełnił go Pan - w odpowiedzi na wezwanie - pismem z 3 marca 2022 r. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Prowadzi Pan jednoosobową działalność gospodarczą od 10 grudnia 2018 r. pod firmą A., prowadzoną pod adresem (...), zarejestrowaną w CEIDG pod numerem NIP:. i numerem REGON:.., pod kodem PKD: 62.09.Z Pozostała działalność usługowa w zakresie technologii informatycznych i komputerowych.

Ma Pan nieograniczony obowiązek podatkowy w Polsce w rozumieniu art. 3 ust. 1 oraz ust. 1a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W ramach przedmiotowej działalności zajmuje się Pan programowaniem maszyn, wdrażaniem oprogramowania, pomocą we wdrożeniu oprogramowania na rynek polski, produkcją materiałów video, dokonywaniem tłumaczeń (instrukcji obsługi), prowadzeniem szkoleń, jak również sprzedażą i marketingiem.

W związku z prowadzoną działalnością odbywa Pan podróże do klientów posiadających w swoim majątku maszyny w celu przeszkolenia tych klientów.

Z tytułu wykonania ww. usług uzyskuje Pan przychody z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej.

Zdarza się także, że odbywa Pan podróże służbowe do potencjalnych klientów próbując sprzedać oprogramowanie. Podróże takie często trwają ponad 8 godzin, (zazwyczaj 10-12h).

W związku z opisanymi wyżej podróżami ponosi Pan wydatki. Wydatkami ponoszonymi przez Pana udokumentowanymi fakturami są wydatki na zakup paliwa, noclegu w hotelu, jak i zakup wyżywienia.

Dodatkowo w uzupełnieniu wniosku podaje Pan, że samochód, który jest wykorzystywany do podróży służbowych stanowi środek trwały w jego działalności gospodarczej. Jest on wykorzystywany zarówno na potrzeby działalności gospodarczej jak i na cele prywatne.

Jednocześnie wskazuje Pan na następujące powiązania poniesionych wydatków, tj. diet, zakupu paliwa oraz noclegu w hotelu z osiągnięciem, zachowaniem lub zabezpieczeniem przychodów z działalności gospodarczej prowadzonej przez Pana w odniesieniu do potencjalnych klientów:

- diety i nocleg w hotelu - często Pan podróżuje służbowo. W związku z czym ponosi koszty związane m.in. z wyżywieniem i zakwaterowaniem (np. diety, nocleg). Celem tych wyjazdów są spotkania z klientem, bez czego realizacja zlecenia nie byłaby możliwa. W trakcie podróży poznaje także potrzeby kontrahenta, a następnie w pełni je realizuje, w wyniku czego finalny produkt jest maksymalnie spersonalizowany,

- paliwo - jest niezbędne by móc przemieszczać się samochodem. Konieczność wydatku na paliwo wynika z tego, że potrzebny jest Panu sprawny transport do klienta w celu realizacji zlecenia, stąd wydatek ten występuje w bezpośrednim powiązaniu, o którym mowa powyżej.

Pytanie

Czy Wnioskodawca może jako osoba prowadząca działalność gospodarczą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki ponoszone w związku z odbywanymi podróżami do klientów w celu ich przeszkolenia lub do potencjalnych klientów w celu sprzedaży oprogramowania, takie jak wydatek na nocleg w hotelu udokumentowany fakturą, wydatek na zakup paliwa udokumentowany fakturą oraz diety do wartości zgodnej z § 7 ust. 1 oraz § 13 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej krajowej i zagranicznej?

Pana stanowisko w sprawie

Przedstawiając własne stanowisko wskazuje Pan, że zgodnie z przepisem art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Kosztami uzyskania przychodu są racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Celem tych wydatków jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Aby wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów należy ocenić jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz możliwość osiągnięcia przychodu. Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim. Jednocześnie określony wydatek nie może być wyszczególniony w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, ujętych w art. 23 ww. ustawy oraz musi być należycie udokumentowany.

Regulacje prawne dotyczące zaliczania do kosztów uzyskania przychodów kosztów podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących zawarte zostały w art. 23 ust. 1 pkt 52 ww. ustawy.

Zgodnie z tym przepisem, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Cechą decydującą o kwalifikacji danego wyjazdu jako podróży służbowej jest jej związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Dlatego też za podróż służbową należy uznać bezpośrednie wykonywanie przez przedsiębiorcę zadań związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą poza siedzibą firmy, zarówno w kraju, jak i poza jego granicami.

Regulacja prawna regulującą należności przysługujące pracownikowi podczas podróży służbowych to obowiązujące od dnia 1 marca 2013 r. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167).

Wskazać należy, że zgodnie § 2 ww. rozporządzenia, z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

Na podstawie powołanych przepisów stwierdzić należy, że aby osoba prowadząca działalność gospodarczą mogła zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość diet z tytułu podróży służbowych, podróż musi:

- być związana z prowadzoną działalnością gospodarczą,

- służyć osiągnięciu przychodów lub zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów,

- wysokość diety musi mieścić się w granicach limitu określonego w odrębnych przepisach.

Z wyżej przytoczonych przepisów jasno wynika, że osobom prowadzącym działalność gospodarczą przysługuje prawo uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodów wartości diet za czas podróży służbowych w ramach określonego limitu, tzn. do wysokości diet przysługujących pracownikom.

Wydatki na nocleg udokumentowane fakturą czy wydatki poniesione na zakup paliwa udokumentowane fakturą nie są limitowane, jeżeli oczywiście mają związek z prowadzoną działalnością i służą osiągnięciu bądź zabezpieczeniu przychodu. Jedyne ograniczenie zawarte w tym przepisie odnosi się do limitu wartości diet, która może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów.

Biorąc więc pod uwagę powyższe - istnieje możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na zakup paliwa udokumentowane fakturą, noclegu w hotelu oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych związanych ze świadczeniem usług, do wysokości określonej w odrębnych przepisach, gdyż podróż ta jest wprost związana z prowadzoną działalnością gospodarczą, służy osiągnięciu przychodów w ramach prowadzonej działalności. A zatem, jako podatnik podatku dochodowego od osób fizycznych może je Pan zaliczać do kosztów uzyskania przychodu.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest prawidłowe.

UZASADNIENIE interpretacji indywidualnej

Zgodnie z treścią art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 z późn. zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Powyższa definicja ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

O tym, co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności gospodarczej, decyduje podmiot prowadzący tę działalność, lecz należy zauważyć, że nie każdy wydatek ponoszony w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą stanowić może koszt uzyskania przychodu i jako taki podlegać odliczeniu od postawy opodatkowania. Takimi kosztami bowiem nie mogą być - co do zasady - wydatki enumeratywnie wymienione w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W świetle powyższego uznać więc należy, że aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 cyt. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu kosztów wymienionych w przywołanym art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, bądź służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

W myśl art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej jest obowiązujące od dnia 1 marca 2013 r. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167).

Z powołanego powyżej przepisu art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że osobom prowadzącym działalność gospodarczą przysługuje prawo uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodów wartości diet za czas podróży służbowych w ramach określonego limitu, tzn. do wysokości diet przysługujących pracownikom. Zakresem omawianego unormowania zostały więc objęte osoby prowadzące działalność gospodarczą bez żadnych wyłączeń podmiotowych i przedmiotowych.

W szczególności przepis ten nie przewiduje żadnych ograniczeń kręgu osób uprawnionych ze względu na rodzaj lub miejsce wykonywania czynności w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, ani też nie rozróżnia wyjazdu służbowego w celu zawarcia umowy o świadczenie usług, dokonania zakupu środka trwałego, czy świadczenia usługi w wykonywaniu zawartej umowy. Jedyne ograniczenie ustanowione tym przepisem odnosi się do limitu wartości, która może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów. Ustawodawca wyłącza bowiem z kosztów wartość diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą, ale tylko w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom.

Zasadniczą natomiast przesłanką decydującą o kwalifikacji danego wyjazdu jako podróży służbowej jest jej związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Dlatego też za podróż służbową należy uznać bezpośrednie wykonywanie przez przedsiębiorcę zadań związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą poza siedzibą firmy, zarówno w kraju, jak i poza jego granicami w celu osiągnięciu przychodów lub zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów.

Przechodząc natomiast do kwestii wskazanych przez Pana wydatków związanych z zakupem paliwa, które ponosi w związku z odbywanymi podróżami do klientów wskazać należy, że ustawą z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r. poz. 2159; dalej: "ustawa zmieniająca") ustawodawca wprowadził od 1 stycznia 2019 r. zmiany dotyczące m.in. zasad ujmowania w kosztach uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej wydatków eksploatacyjnych związanych z samochodem osobowym, wykorzystywanym także do celów prywatnych.

Do normy wskazanej w treści art. 23 ust. 1 dodano pkt 46a, zgodnie z którym, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów 25% poniesionych wydatków, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu kosztów używania samochodu osobowego, innego niż określony w pkt 46, na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej - jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.

Tym samym wszelkie wydatki związane z korzystaniem z samochodu osobowego służącego podatnikowi także do innych celów niż działalność gospodarcza podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w wysokości 75% tych wydatków. Możliwość zaliczenia do kosztów 100% takich wydatków dotyczy tylko wykorzystywania samochodu osobowego wyłącznie w prowadzonej działalności gospodarczej, przy czym podatnik musi prowadzić ewidencję potwierdzającą wykorzystywanie samochodu osobowego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika (wykorzystana może być w tym zakresie ewidencja stosowana dla celów podatku VAT).

W odniesieniu natomiast do kosztów noclegu w hotelu należy mieć na uwadze fakt, że w przypadku zakupu usługi hotelarskiej, na którą składają się także koszty wyżywienia, w rachunku kosztowym do wydatków podatnik może uwzględnić tylko wydatki na nocleg. Wydatki na wyżywienie, mimo posiadania rachunków, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów z uwagi na to że przedsiębiorcy przysługują diety. Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia.

Mając zatem na uwadze przedstawiony we wniosku opis stanu faktycznego oraz powołane powyżej przepisy prawa podatkowego stanowisko Pana, w świetle którego w związku z odbywanymi podróżami służbowymi może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów diety oraz wydatki na paliwo i nocleg uznać należy - co do zasady - za prawidłowe. Podkreślenia jednak przy tym wymaga, że kosztami będą wyłącznie:

- diety w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom, określonych w odrębnych przepisach.

- wydatki na paliwo w wysokości 75% poniesionych kosztów, oraz

- wydatki na nocleg w hotelu bez kosztów wyżywienia.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Pana i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Jednocześnie podkreślenia wymaga, że obowiązek jednoznacznego wykazania związku przyczynowo - skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem, a przychodem uzyskanym z działalności, zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła tego przychodu - każdorazowo spoczywa na podatniku, zgodnie z zasadą, że ciężar dowodu spoczywa na tym podmiocie, który z danego faktu wywodzi korzystne dla siebie skutki prawne.

POUCZENIE o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 z późn. zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

POUCZENIE o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. z 2019 r. poz. 2325 z późn. zm.; dalej jako "p.p.s.a.").

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 p.p.s.a.). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 p.p.s.a.):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 p.p.s.a.), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a p.p.s.a.).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a p.p.s.a.).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 z późn. zm.).