0114-KDIP3-2.4011.38.2024.2.MN - Składanie PIT-11 w przypadku braku PESEL pracownika

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA - stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

10 stycznia 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z 5 stycznia 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika w zakresie składania informacji PIT-11 w przypadku braku numeru PESEL pracownika. Uzupełnili go Państwo - w odpowiedzi na wezwanie - pismem z dnia 19 lutego 2024 r. (data wpływu 26 lutego 2024 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Zatrudniają Państwo (między innymi) pracowników niebędących obywatelami Polski, którzy co do zasady nie posiadają nadanego numeru PESEL ani NIP.

Przed zatrudnieniem, jak również w trakcie zatrudnienia informują Państwo te osoby o konieczności wystąpienia przez nie z wnioskiem o nadanie numeru PESEL i uzyskanie takiego numeru w celach rozliczeń podatkowych. W międzyczasie, z uwagi na wejście w życie zawartej umowy o pracę, osoby te wykonują pracę i pobierają za nią wynagrodzenie i z tego tytułu uzyskują przychód podatkowy. Niektórzy z tych pracowników z różnych powodów kończą zatrudnienie u Państwa przed wykonaniem obowiązku przekazania Państwu swojego numeru PESEL.

Obecnie zbliża się termin złożenia przez Państwa jako płatnika informacji rocznej PIT-11 (dalej zwana: informacja). W związku z tym kierują Państwo intensywną komunikację do pracowników/byłych pracowników z prośbą o przekazanie przez nich Państwu ich numerów PESEL w tym celu. Wezwania te (powielane i wysyłane różnymi kanałami kontaktu) pozostają jednak bez odpowiedzi ze strony pracowników/byłych pracowników. Finalnie mają więc Państwo do czynienia z sytuacją, w której pozostają Państwo bez numeru PESEL takiej osoby i jednocześnie stoją Państwo przez obowiązkiem złożenia do urzędu skarbowego informacji, której obowiązkowym elementem jest numer PESEL podatnika, którego informacja dotyczy. Państwo jako pracodawca, płatnik nie mają żadnych narzędzi prawnych, aby wystąpić o nadanie numeru PESEL "za" pracownika, z własnego wniosku pracodawcy, płatnika. Inicjatywa w tym zakresie należy wyłącznie do pracownika/byłego pracownika i Państwo nie mają też żadnej mocy sprawczej, aby go w jakikolwiek sposób do tego zmobilizować/ egzekwować to od niego.

Jednocześnie organy podatkowe w ostatnich latach wydawały komunikaty, zgodnie z którymi płatnicy muszą podawać prawidłowe numery PESEL podatników w informacjach składanych do urzędów (podawanie numerów nieprawidłowych było bowiem stosowaną metodą na wypełnienie obowiązków złożenia informacji w terminie mimo braku posiadania numeru PESEL).

Pytanie

Czy złożenie przez Państwa informacji PIT-11 w formie papierowej (pomimo tego, że nie są one przyjmowane od 2018 r. w tej formie) wraz z tzw. pismem przewodnim wyjaśniającym sytuację i taki sposób działania stanowić będzie wykonanie obowiązków płatnika dotyczących złożenia informacji we wskazanym w przepisach terminie?

Państwa stanowisko w sprawie

Złożenie przez Państwa druku PIT-11 w formie papierowej wraz z tzw. pismem przewodnim wyjaśniającym sytuację i taki sposób działania powinno zostać potraktowane jako złożenie PIT-11 w terminie.

W niniejszym stanie faktycznym, z jednej strony mają Państwo pełną wolę zrealizowania obowiązku złożenia druku PIT-11 w terminie i właściwej treści, aby nie narazić się na odpowiedzialność prawną, z drugiej zaś strony, nie posiadają Państwo (z przyczyn od siebie niezależnych) jednej z informacji niezbędnych do wypełnienia druku PIT-11, tj. numeru PESEL podatnika, którego PIT-11 dotyczy i jednocześnie nie ma żadnych instrumentów prawnych, aby taki numer PESEL uzyskać. W sytuacji, gdy przepisy nie tworzą instrumentów prawnych dających narzędzia do wykonywania obowiązku, który jest na podatnika nakładany, ich interpretacja powinna być dokonywana w taki sposób, aby podatnik nie ponosił negatywnych konsekwencji tego faktu.

Zwracają Państwo również uwagę, że niniejszy problem - jak wynika z Państwa rozeznania - nie jest jednostkowy, ale wielu płatników boryka się z tego rodzaju trudnościami w uzyskaniu numeru PESEL, dlatego stanowisko Organu w tej kwestii będzie szczególnie cenne.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE interpretacji indywidualnej

Stosownie do art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2024 r. poz. 226 z późn. zm.):

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które dokonują świadczeń z tytułu działalności, o której mowa w art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art. 18, osobom określonym w art. 3 ust. 1, są obowiązane jako płatnicy pobierać, z zastrzeżeniem ust. 4, zaliczki na podatek dochodowy, stosując do dokonywanego świadczenia, pomniejszonego o miesięczne koszty uzyskania przychodów w wysokości określonej w art. 22 ust. 9 oraz o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b, najniższą stawkę podatkową określoną w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1.

Na podstawie art. 42 ust. 1 ww. ustawy:

Płatnicy, o których mowa w art. 41, przekazują kwoty pobranych zaliczek na podatek oraz kwoty zryczałtowanego podatku w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki (podatek) - na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby. Jednakże w przypadku gdy podatek został pobrany zgodnie z art. 30a ust. 2a, płatnicy, o których mowa w art. 41 ust. 10, przekazują kwotę tego podatku na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania.

Zgodnie natomiast z art. 42 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Płatnicy, o których mowa w ust. 1, są obowiązani przesłać podatnikom, o których mowa w art. 3 ust. 1, oraz urzędom skarbowym przy pomocy których naczelnicy urzędów skarbowych właściwi według miejsca zamieszkania podatnika wykonują swoje zadania - imienne informacje o wysokości dochodu, o którym mowa w art. 41 ust. 1, sporządzone według ustalonego wzoru.

Przedstawili Państwo informacje, z których wynika, że:

Powzięli Państwo wątpliwość, czy składając informacje PIT-11 w formie papierowej ze względu na nieposiadanie numerów PESEL Państwa pracowników wypełniają Państwo prawidłowo obowiązki płatnika.

Zgodnie z wzorem formularza PIT-11 w części C należy podać m.in. identyfikator podatkowy podatnika.

W świetle art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (tekst jedn.: Dz. U. z 2022 r. poz. 2500 z późn. zm.):

Identyfikatorem podatkowym jest:

1) numer PESEL - w przypadku podatników będących osobami fizycznymi niebędących zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług lub nieprowadzących działalności gospodarczej;

2) NIP - w przypadku pozostałych podmiotów podlegających obowiązkowi ewidencyjnemu, o którym mowa w art. 2.

Takimi identyfikatorami powinny posługiwać się podmioty wypełniając obowiązki podatkowe, w tym płatnicy składający informacje o dochodach PIT-11.

Termin przekazywania imiennych informacji o wysokości przychodu wynika z art. 42g ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W myśl tego przepisu:

Płatnicy oraz podmioty, o których mowa w art. 42a, przesyłają roczne obliczenie podatku, o którym mowa w art. 34 ust. 7, oraz informacje, o których mowa w art. 34 ust. 8, art. 35 ust. 6, art. 39 ust. 1 i 3, art. 42 ust. 2 pkt 1, art. 42a ust. 1 oraz art. 42e ust. 6:

Sposób składania deklaracji i informacji został uregulowany w art. 45ba tej ustawy. Zgodnie z tym przepisem:

Oświadczenia, roczne obliczenie podatku, informacje i deklaracje, o których mowa w art. 30j ust. 1 pkt 1, art. 30o pkt 1, art. 34 ust. 7 i 8, art. 35 ust. 6, art. 38 ust. 1a i 1b, art. 39 ust. 1-4, art. 42 ust. 1a-4, art. 42a ust. 1 oraz art. 42e ust. 5 i 6, składa się urzędowi skarbowemu za pomocą środków komunikacji elektronicznej zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej.

Płatnicy dokonujący świadczeń z tytułu działalności, o której mowa w art. 13 pkt 8 na rzecz cudzoziemców będących rezydentami są obowiązani przekazywać do urzędu skarbowego imienne informacje o wysokości dochodu (PIT-11) do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym. Informacje te składa się wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej.

Płatnicy i inkasenci są obowiązani żądać od podatników podania identyfikatora podatkowego i podawać go organom podatkowym na dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych, do których poboru są obowiązane organy podatkowe lub celne. Dodatkowo, zauważyć należy, że prawidłowo wskazany identyfikator podatnika umożliwia jednoznaczną identyfikację tego podatnika, a także umożliwia prawidłowe zasilenie danymi zeznań podatkowych w usłudze Twój e-PIT.

Nie można zgodzić się z Państwa stanowiskiem, że złożenie informacji PIT-11 w formie papierowej wraz z pismem przewodnim uzasadniającym taki sposób Państwa działania powinno zostać potraktowane jako złożenie PIT-11 w terminie.

Aktualnie obowiązujące przepisy nie przewidują bowiem możliwości składania informacji PIT- 11 w formie papierowej. Zatem złożenie tej informacji w takiej formie oznacza niewywiązanie się przez płatnika z nałożonych na niego obowiązków.

Państwa stanowisko jest więc nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

POUCZENIE o funkcji ochronnej interpretacji

* Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 z późn. zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

* Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

* Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

POUCZENIE o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 1634; dalej jako "p.p.s.a.").

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 p.p.s.a.). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 p.p.s.a.):

* w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 p.p.s.a.), albo

* w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a p.p.s.a.).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a p.p.s.a.).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 z późn. zm.).