0114-KDIP2-2.4010.70.2020.12.S/RK - Możliwość przechowywania dokumentów zakupowych i sprzedażowych wyłącznie w formie elektronicznej

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA po wyroku sądu - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

2 marca 2020 r. wpłynął Państwa wniosek z 26 lutego 2020 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy możliwości przechowywania dokumentów zakupowych i sprzedażowych wyłącznie w formie elektronicznej oraz zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych w wersji elektronicznej.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych oraz czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług, który w ramach prowadzonej działalności gospodarczej zajmuje się m.in. produkcją piwa i napojów bezalkoholowych oraz sprzedażą hurtową tych produktów. Wnioskodawca, w ramach prowadzonej działalności, wykonuje szereg transakcji dokumentowanych fakturami, a w szczególności sprzedaje oraz nabywa towary i usługi. Obecnie Wnioskodawca wysyła do swoich kontrahentów i otrzymuje od nich faktury oraz pozostałe zewnętrzne dokumenty księgowe stwierdzające dokonanie sprzedaży lub zakupu towarów lub usług jak np.: rachunki, paragony, noty korygujące, dowody wykonania i weryfikacji wykonania przedmiotu transakcji, dowody dostaw towarów, protokoły, zamówienia, faktury proforma, żądania wpłaty zaliczki (zwane dalej łącznie "zewnętrzne dokumenty źródłowe") w formie papierowej i/lub elektronicznej, a następnie przechowuje część z nich zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej, a część z nich wyłącznie w formie papierowej. Poza zewnętrznymi dokumentami źródłowymi, Wnioskodawca w toku działalności gospodarczej wystawia również różnego rodzaju wewnętrzne dokumenty źródłowe (które nie są przekazywane kontrahentom), dokumentujące dokonanie sprzedaży lub zakupu towarów lub usług (np. dokumenty związane z operacjami magazynowymi, produkcyjnymi, dokumenty rozliczeniowe, polecenia księgowania, dokumenty związane z budową i tworzeniem aktywów trwałych np. OT, OT+).

Dokumenty źródłowe zewnętrzne (przekazywane lub otrzymywane od kontrahentów) oraz dokumenty źródłowe wewnętrzne - zarówno zakupowe jak i sprzedażowe, zwane są dalej łącznie "dokumenty źródłowe". Dokumenty źródłowe przechowywane są obecnie zarówno w formie elektronicznej, jak i w formie papierowej, co wiąże się z wysokimi kosztami archiwizacji i obsługi tych dokumentów. Celem minimalizacji kosztów, Wnioskodawca zamierza zmienić praktykę w zakresie przechowywania części lub całości dokumentów źródłowych zakupowych i sprzedażowych, w ten sposób że planuje wdrożyć praktykę przechowywania dokumentów źródłowych sprzedażowych i zakupowych zarówno tych wystawionych przez siebie jak i otrzymanych od kontrahentów od razu w formie elektronicznej, jak i tych wystawionych przez siebie lub otrzymanych od kontrahentów pierwotnie w formie papierowej - obligatoryjnie wyłącznie w formie elektronicznej (fakultatywnie wybrana przez Wnioskodawcę część tych dokumentów może być również przechowywana w wersji papierowej).

Powyższa - wyłącznie elektroniczna - forma przechowywania dokumentów źródłowych sprzedażowych i zakupowych działająca jako obligatoryjna forma ich przechowywania - ma być stosowana zarówno w odniesieniu do tych z nich, które były wystawione i otrzymane przez Wnioskodawcę w przeszłości, jak i do tych z nich, które na bieżąco będą wystawione lub otrzymywane przez Wnioskodawcę. Przedstawiona w niniejszym wniosku wyłącznie elektroniczna forma przechowywania dokumentów źródłowych zakupowych i sprzedażowych jako obligatoryjna forma ich przechowywania, będzie dotyczyć zarówno tych z nich, które będę stanowić dokumenty źródłowe zewnętrzne (przekazywane lub otrzymywane od kontrahentów), jak i tych z nich które będę stanowić dokumenty źródłowe wewnętrzne (tj. które będę wystawiane przez Wnioskodawcę i nie będę przekazywane kontrahentom).

W ramach wdrożenia ww. systemu przechowywania dokumentów źródłowych obligatoryjnie wyłącznie w formie elektronicznej, Wnioskodawca zamierza w odniesieniu do dokumentów źródłowych zakupowych i sprzedażowych:

Papierowe dokumenty źródłowe zakupowe i sprzedażowe będę digitalizowane w formie skanów i zdjęć między innymi w formatach PDF, TIF, JPG, JPEG, PNG, BMP i innych zapewniających niezmienność digitalizowanego dokumentu. Za dokładność, czytelność i prawidłowość skanu/zdjęcia odpowiadać będę pracownicy Wnioskodawcy odpowiedzialni i uprawnieni do ich akceptacji w świetle wewnętrznych procedur na etapie księgowania dokumentu, którzy wdrożę w tym zakresie stosowane procedury i sposób przechowywania plików, który ma za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność) oraz zapewnić odpowiednią jakość skanu/zdjęcia digitalizowanego dokumentu źródłowego, aby zapewnić wyraźny odczyt (czytelność) danych na takim dokumencie. W wyniku powyższej digitalizacji papierowych dokumentów źródłowych zakupowych i sprzedażowych, papierowe oryginały nie będę podlegały obowiązkowej archiwizacji w formie papierowej do celów rozliczeń podatkowych i mogą podlegać po ich zdigitalizowaniu bieżącemu lub okresowemu niszczeniu przed upływem terminów przedawnienia zobowiązań podatkowych, natomiast do ewentualnych kontroli i postępowań podatkowych używane będę wyłącznie elektroniczne obrazy tychże dokumentów źródłowych. Zarówno zdigitalizowane jak i elektroniczne dokumenty źródłowe zakupowe i sprzedażowe będę:

* przechowywane w elektronicznych systemach spełniających funkcje elektronicznych archiwów dokumentów, zapewniających bezpieczeństwo przechowywania i nienaruszalność, integralność przechowywanych dokumentów. Dokumenty te przechowywane będę na serwerach będących własnością Wnioskodawcy lub na serwerach wynajętych przez Wnioskodawcę na ten cel lub na serwerach usługodawców świadczących na rzecz Wnioskodawcy usługi (...) oraz usługi (...) - archiwum, znajdujących się Polsce lub w innym kraju Unii Europejskiej;

* przechowywane w formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, między innymi w formatach PDF, TIF, JPG, JPEG, PNG, BMP, XML i innych zapewniających niezmienność dokumentu.

W odniesieniu do formy elektronicznej, zachowana będzie również taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku dokumentów przechowywanych w formie papierowej. Zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności dokumentów źródłowych przechowywanych w formie elektronicznej będzie wspomagane poprzez wewnętrzne kontrole biznesowe, wykonywane najpierw w zakresie merytorycznym przez pracowników odpowiedzialnych za weryfikację merytoryczna danego dokumentu źródłowego poprzez, m in. weryfikację kontrahentów, gromadzenie dokumentów uzupełniających takich jak korespondencja handlowa i wewnętrzna, umowy i inne źródłowe dokumenty potwierdzające wykonania usługi lub dostawę towarów dokumentowaną fakturę itp.

Na zakończenie procesu weryfikacji, transakcja sprzedaży lub zakupu potwierdzona dokumentem źródłowym jest zatwierdzana pod względem formalnym (w tym rachunkowym) przez pracowników Wnioskodawcy odpowiedzialnych i uprawnionych do ich akceptacji w świetle wewnętrznych procedur na etapie formalnej weryfikacji, opisu, zatwierdzania i księgowania dokumentu. W efekcie zastosowanych procedur wewnętrznych dotyczących przechowywania dokumentów źródłowych zakupowych i sprzedażowych w formie elektronicznej oraz ich wewnętrznych kontroli biznesowych, Wnioskodawca będzie mógł zidentyfikować tożsamość sprzedawcy/kupującego (autentyczność), żadne dane pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentu źródłowego nie będę mogły być zmienione - stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a dokument będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych w nim zawartych (czytelność).

Tak samo jak w przypadku papierowej formy przechowywania, wyłącznie dokumenty źródłowe sprzedażowe i zakupowe przechowywane w formie elektronicznej, które pozytywnie przejdę proces weryfikacji i akceptacji będę mogły być podstawę do ich rozpoznania dla celów rachunkowych i podatkowych:

* będę przechowywane z możliwością raportowania w podziale na okresy rozliczeniowe, przy zachowaniu możliwości łatwego ich odszukania. Odszukanie informacji dotyczących poszczególnych faktur oraz odtworzenie ich obrazu będzie możliwe w każdej chwili. System elektroniczny używany przez Wnioskodawcę oraz posiadane przez niego urządzenia pozwalają na odtworzenie tych dokumentów w postaci wydruku,

* dokumenty źródłowe sprzedażowe i zakupowe w opisany powyżej we wniosku sposób, będę przechowywane do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a po zarchiwizowaniu w postaci elektronicznej, papierowe wersje tych dokumentów według wyboru Wnioskodawcy będą mogły być zniszczone. Docelowo Wnioskodawca zamierza do wszelkich postępowań i kontroli podatkowych używać wyłącznie elektronicznej formy dokumentów źródłowych, zakupowych i sprzedażowych powstałej w wyniku digitalizacji papierowych oryginałów lub, w której dokumenty te od razu zostały wystawione i przekazane.

Pytania

1. Czy w świetle przepisów podatkowych (ustawy o VAT, ustawy o CIT, Ordynacji podatkowej) dopuszczalne jest przechowywanie przez Wnioskodawcę dokumentów źródłowych zakupowych i sprzedażowych, zarówno tych wystawionych przez siebie lub otrzymanych od kontrahentów od razu w formie elektronicznej jak i tych wystawionych przez siebie lub otrzymanych od kontrahentów pierwotnie w formie papierowej i następnie zdigitalizowanych do formy elektronicznej, wyłącznie w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego oraz zniszczenie papierowej wersji tych dokumentów po zarchiwizowaniu ich w formie elektronicznej?

2. Czy Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo obniżenia podatku należnego VAT o kwotę do podatku naliczonego VAT wynikającego z faktur zarówno otrzymanych od razu w formie elektronicznej jak i otrzymanych pierwotnie w formie papierowej i następnie zdigitalizowanych do formy elektronicznej, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego?

3. Czy w przypadku udokumentowania wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, dokumentami źródłowymi przechowywanymi wyłącznie w formie elektronicznej, Wnioskodawca będzie uprawniony do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodu?

Niniejsze rozstrzygnięcie dotyczyło pytania oznaczonego nr 1 (w części dotyczącej przepisów ustawy o CIT, Ordynacji podatkowej) oraz pytania Nr 3 w przedmiocie podatku dochodowego od osób prawnych. W zakresie pytań nr 1, 2 dotyczących podatku od towarów i usług wniosek został rozpatrzony odrębnie.

Państwa stanowisko w sprawie

Ad. 1

Zdaniem Wnioskodawcy, dopuszczalne jest przechowywanie przez Wnioskodawcę dokumentów źródłowych zakupowych i sprzedażowych, zarówno tych wystawionych przez siebie lub otrzymanych od kontrahentów od razu w formie elektronicznej jak i tych wystawionych przez siebie lub otrzymanych od kontrahentów pierwotnie w formie papierowej i następnie zdigitalizowanych do formy elektronicznej - wyłącznie w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego oraz zniszczenie papierowej wersji tych dokumentów po zarchiwizowaniu ich w formie elektronicznej.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl art. 2 pkt 32 - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży. W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

Pojęcie "kontrole biznesowe" użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie "wiarygodna ścieżka audytu", również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika. Stosownie do art. 112 ustawy podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130 ust. 3 i art. 134 ust. 3. Według art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Z przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zatem z punktu widzenia przepisów ustawy o VAT i rozliczeń w podatku VAT, przechowywanie dokumentów źródłowych zakupowych i sprzedażowych, w tym szczególności faktur sprzedażowych i zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej) - w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu - będzie zgodne z przepisami ustawy o VAT.

Z kolei na gruncie przepisów ustawy o CIT i Ordynacji podatkowej, wygląda to tak, że zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Zgodnie zaś z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2019 r. poz. 351 z późn. zm.), do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Stosownie do art. 20 ust. 2 cyt. ustawy, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi":

Ponadto, w art. 20 ust. 3 ww. ustawy wskazano, że podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

Przepis art. 20 ustawy o rachunkowości, wskazuje, jakie dokumenty mogą stanowić podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. Zatem, dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia zapisu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.

Stosownie zaś do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Użyte przez ustawodawcę sformułowanie "w szczególności" wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego. Zarówno ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, jak i ustawa o rachunkowości nie zawierają przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. Zatem, dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych. Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznie braku możliwości wprowadzenia do ksiąg rachunkowych zapisu o dokonaniu operacji gospodarczej udokumentowanej tym dowodem, a także niemożliwości potraktowania takiego dokumentu źródłowego jako dowodu do celów podatkowych. Należy bowiem zwrócić uwagę, że stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być takie dowody, które mogą być uzupełnione np. w toku postępowania podatkowego, a fakt dokonania transakcji może być potwierdzony u kontrahenta.

Wobec powyższego, przedstawiony we wniosku sposób przechowywania dokumentów źródłowych zakupowych i sprzedażowych, w tym szczególności faktur sprzedażowych i zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu (spełnienie ogólnie przewidzianych prawem wymogów odnośnie przechowywania tych dokumentów) - jest wystarczający również do dokonywania rozliczeń podatkowych również na gruncie ustawy o CIT i przepisów ordynacji podatkowej, bez konieczności przechowywania tych dokumentów w formie papierowej.

Powyższe stanowisko Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie w licznych interpretacjach podatkowych (por. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 19 stycznia 2016 r., sygn. IBPB-1-3/4510-541/15/SK, interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 4 listopada 2016 r., sygn. ILPP1-3.4512.71.2016.1.JN, interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 3 października 2018 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012. 438.2018.1.JF).

Ad. 3

Zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku udokumentowania wydatków spełniające definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, dokumentami źródłowymi przechowywanymi wyłącznie w formie elektronicznej, Wnioskodawca będzie uprawniony do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodu.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy. Z tego wynika, że zasadniczo wszystkie poniesione wydatki, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Zatem, uznanie wydatku za koszt podatkowy wymaga od podatnika wykazania, że wydatek jest racjonalnie i gospodarczo uzasadniony. Przy czym, zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów uzależnione jest od tego, czy nie znajduje się on w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, tj. w grupie wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów.

Podsumowując powyższe, należy stwierdzić, że kosztem uzyskania przychodów będzie wydatek, spełniający łącznie następujące warunki:

* został poniesiony przez podatnika,

* jest definitywny (rzeczywisty),

* pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

* poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła lub może mieć inny wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

* został właściwie udokumentowany,

* nie został wymieniony w art. 16 ustawy o CIT.

Zaznaczyć należy, że w celu wykazania związku pomiędzy kosztem a przychodem podatnik musi dysponować wymaganymi przez prawo dowodami. Powołany powyżej art. 15 należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, na mocy którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a -16m.

Ustawa o rachunkowości w art. 20 ust. 2 pkt 1 wskazuje, że podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych stanowi m.in. zewnętrzny dokument źródłowy. Natomiast, zgodnie z tym co zostało powiedziane wcześniej we wniosku zarówno ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, jak i ustawa o rachunkowości nie zawierają przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. Zatem, dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych. Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznie kwalifikowania wydatku udokumentowanego tym dowodem, za niemogący stanowić kosztu uzyskania przychodu.

Należy bowiem zwrócić uwagę, że stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być takie dowody, które mogą być uzupełnione np. w toku postępowania podatkowego, a fakt dokonania transakcji może być potwierdzony u kontrahenta.

Wobec powyższego, przedstawiony we wniosku sposób przechowywania dokumentów źródłowych zakupowych i sprzedażowych (zarówno tych wystawionych przez siebie lub otrzymanych od kontrahentów od razu w formie elektronicznej, jak i tych wystawionych przez siebie lub otrzymanych od kontrahentów pierwotnie w formie papierowej i następnie zdigitalizowanych do formy elektronicznej) w formie elektronicznej przy zachowaniu wymaganych ogólnie przepisami prawa wymogów w zakresie przechowywania tych dokumentów tj. przy zachowaniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu - jest wystarczający dla potrzeb kwalifikacji wydatków spełniających definicję art. 15 ust. 1 ustawy o CIT bez konieczności przechowywania tych dokumentów w formie papierowej i nie powoduje automatycznego kwalifikowania wydatku udokumentowanego dokumentem źródłowym zarchiwizowanym wyłącznie w ten elektroniczny sposób, za niemogący stanowić kosztu uzyskania przychodu.

Powyższe stanowisko Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie w licznych interpretacjach podatkowych por. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 12 marca 2015 r., sygn. IBPBI/2/423-1433/14/k.p., interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 19 stycznia 2016 r., sygn. IBPB-1-3/4510-541/15/SK, interpretacje Izby Skarbowej w Katowicach z 18 listopada 2016 r., 2461-IBPB-1-3.4510. 951.2016.1.KB oraz z 6 października 2016 r., 2461-IBPB-1-3.4510.838.2016.1.KB.

Postanowienie o pozostawieniu wniosku bez rozpatrzenia

14 maja 2020 r. wydałem dla Państwa postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania nr 0114-KDIP2-2.4010.70.2020.2.AS/RK w przedmiocie podatku dochodowego od osób prawnych.

W niniejszej sprawie zachodziły przesłanki wyłączające dopuszczalność wszczęcia postępowania w sprawie wniosku o wydanie interpretacji polegające na tym, że:

* zakres tematyczny wniosku wykracza poza ramy prawne instytucji interpretacji indywidualnej;

* wniosek dotyczy zagadnienia, którego rozstrzygnięcie nie może dostarczyć interpretacja indywidualna;

* interpretacja wydana we wnioskowanym przez Spółkę zakresie nie spełniałaby przynależnej tej instytucji funkcji gwarancyjnej i ochronnej stosownie do art. 14k-14 m Ordynacji podatkowej.

Postanowienie doręczono Państwu 18 maja 2020 r.

Na postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania wnieśli Państwo 29 maja 2020 r. zażalenie (data wpływu 29 maja 2020 r.) wnosząc o uchylenie zaskarżonego postanowienia i przekazanie wniosku do ponownego rozpatrzenia w części dotyczącej pytania oznaczonego nr 1 (dotyczącego przepisów ustawy o CIT oraz Ordynacji Podatkowej) oraz pytania nr 3 w przedmiocie podatku dochodowego od osób prawnych.

Zaskarżonemu postanowieniu zarzucili Państwo naruszenie:

1. Art. 165a § 1 w zw. z art. 14b w zw. z art. 14h OP., poprzez odmowę wszczęcia postępowania w sprawie wydania interpretacji indywidualnej podczas gdy nie zaistniała żadna z przesłanek wskazanych w art. 14b § 2a, § 5, § 5a oraz § 5b OP., a jednocześnie wniosek Spółki spełniał wymogi określone w art. 14b § 1, § 2, § 3 oraz § 4 OP.;

2. Art. 14k-14 m OP poprzez ustalenie, że wydanie interpretacji w zakresie, o jaki wnosi Wnioskodawca, nie spełniałoby przynależnej tej instytucji funkcji gwarancyjnej i ochronnej o których mowa w art. 14k-14 m OP;

3. Art. 121 § 1 w zw. z art. 14h OP poprzez ustalenie, że pytanie postawione przez Wnioskodawcę we wniosku nie może być przedmiotem interpretacji indywidualnej podczas gdy kwestia możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych dokumentami księgowymi przechowywanymi w formie elektronicznej była przedmiotem interpretacji indywidualnych wydawanych na rzecz innych podatników.

Po rozpatrzenia zarzutów zawartych w ww. zażaleniu na postanowienie z 14 maja 2020 r. nr 0114-KDIP2-2.4010.70.2020.2.AS/RK organ drugiej instancji stwierdził brak podstaw do zmiany stanowiska przyjętego w tym postanowieniu i postanowieniem z 3 lipca 2020 r. nr 0114-KDIP2-2.4010.70.2020.3.RK/AG utrzymał w mocy postanowienie wydane w pierwszej instancji.

Postanowienie doręczono Państwu 9 lipca 2020 r.

Skarga na postanowienie drugiej instancji

7 sierpnia 2020 r. wnieśli Państwo skargę na postanowienie drugiej instancji z 3 lipca 2020 r. nr 0114-KDIP2-2.4010.70.2020.3.RK/AG do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie. Skarga wpłynęła 11 sierpnia 2020 r.

W skardze zarzucili Państwo naruszenie następujących przepisów:

Wnieśli Państwo o uchylenie w całości postanowienia z 3 lipca 2020 r. o sygn. 0114-KDIP2-2.4010.70.2020.2.AS/RK, w przedmiocie utrzymania w mocy zaskarżonego postanowienia z 14 maja 2020 r., sygn. 0114-KDIP2-2.4010.70.2020.2.AS/RK w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych.

Postępowanie przed sądami administracyjnymi

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uchylił ww. postanowienie z 3 lipca 2020 r. oraz poprzedzające je postanowienie z 14 maja 2020 r. - wyrokiem z 27 stycznia 2021 r. sygn. akt III SA/Wa 1700/20.

Organ podatkowy wniósł skargę kasacyjną od tego wyroku do Naczelnego Sądu Administracyjnego.

Naczelny Sąd Administracyjny - wyrokiem z 19 października 2021 r., sygn. akt II FSK 783/21 oddalił skargę kasacyjną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.

3 marca 2022 r. wpłynął do Organu prawomocny wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego z 27 stycznia 2021 r. sygn. akt III SA/Wa 1700/20 wraz ze zwrotem akt.

Ponowne rozpatrzenie wniosku - wykonanie wyroku

Zgodnie z art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2019 r. poz. 2325 z późn. zm.):

Ocena prawna i wskazania co do dalszego postępowania wyrażone w orzeczeniu sądu wiążą w sprawie organy, których działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania było przedmiotem zaskarżenia, a także sądy, chyba że przepisy prawa uległy zmianie.

Wykonuję obowiązek, który wynika z tego przepisu, tj.:

* uwzględniam ocenę prawną i wskazania dotyczące postępowania, które wyraził Wojewódzki Sąd Administracyjny,

* ponownie rozpatruję Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej - stwierdzam, że stanowisko, które przedstawiliście Państwo we wniosku w zakresie:

- możliwości przechowywania dokumentów zakupowych i sprzedażowych wyłącznie w formie elektronicznej (pytanie nr 1, w części dotyczącej przepisów ustawy o CIT, Ordynacji podatkowej) - jest prawidłowe;

- możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych w wersji elektronicznej (pytanie nr 3) - jest prawidłowe.

Odstępuję od uzasadnienia prawnego tej oceny.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, obowiązującego w dniu wydania pierwotnego rozstrzygnięcia.

W odniesieniu do powołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych należy stwierdzić, że zapadły one w indywidualnych sprawach, w odmiennym stanie faktycznym i nie mogą być wiążące dla organu wydającego niniejszą interpretację. Obowiązkiem organu interpretacyjnego jest wskazanie prawidłowego stanowiska wraz z uzasadnieniem prawnym. Organu nie obciąża jednak obowiązek polemiki z powołanymi we wniosku interpretacjami (zob. wyrok WSA w Poznaniu z dnia 13 czerwca 2017 r., sygn. akt I SA/Po 1643/16, wyrok NSA z dnia 13 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 2063/11).

POUCZENIE o funkcji ochronnej interpretacji

* Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 z późn. zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

* Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

POUCZENIE o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. z 2019 r. poz. 2325 z późn. zm.; dalej jako "p.p.s.a.").

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 p.p.s.a.). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 p.p.s.a.):

* w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 p.p.s.a.), albo

* w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a p.p.s.a.).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a p.p.s.a.).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 z późn. zm.).

Podstawą prawną do odstąpienia od uzasadnienia interpretacji jest art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej.