0114-KDIP1-3.4012.600.2023.2.PRM - Stosowanie i przechowywanie faktur w wersji elektronicznej

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

30 października 2023 r. wpłynął Państwa wniosek 30 października 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy ustalenia, czy w przypadku przechowywania przez Państwa Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT, Paragonów i Biletów wyłącznie w formie elektronicznej (w formacie pdf) będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z zachowaniem wyłączeń wskazanych w art. 88 ustawy. Uzupełnili go Państwo - w odpowiedzi na wezwanie - pismem z 5 grudnia 2023 r. (wpływ 5 grudnia 2023 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Jesteście Państwo podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych, którego miejsce siedziby oraz zarządu znajduje się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Jesteście Państwo czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług. Przedmiotem Państwa działalności jest pozostała działalność usługowa w zakresie (...).

Czynności wykonywane przez Państwa w ramach prowadzonej działalności gospodarczej są opodatkowane podatkiem od towarów i usług albo z tytułu ich wykonania podlegają one opodatkowaniu w kraju siedziby odbiorcy usług, zgodnie z art. 28b ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej jako: "Ustawa VAT"). W związku z tym nie występuje u Państwa podatek naliczony związany z czynnościami, w związku z którymi nie przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Planują Państwo wprowadzenie nowego systemu przechowywania części dokumentacji podatkowej polegającego na elektronicznym archiwizowaniu (przechowywaniu) następujących dokumentów, które mają postać papierową:

Wskazane powyżej dokumenty wystawiane są przez sprzedawców towarów i usług na Państwa rzecz i dotyczą wydatków pozostających w związku z:

Wydatkami tymi są koszty biletów kolejowych, autobusowych, lotniczych, koszty noclegów, koszty przejazdów taksówkami, koszty posiłków, koszty parkingów, opłaty za autostrady, koszty wynajmu pomieszczeń, a także koszty usług gastronomicznych oraz inne wydatki związane z podróżami służbowymi odbywanymi przez pracowników oraz wydarzeniami integracyjnymi przez Państwa organizowanymi.

Wszystkie te wydatki dokonywane są na potrzeby działalności gospodarczej prowadzonej przez Państwa. Jak już była o tym mowa powyżej wykonywane przez Państwa w ramach prowadzonej działalności gospodarczej czynności są opodatkowane podatkiem od towarów i usług albo z tytułu ich wykonania podlegają one opodatkowaniu w kraju siedziby odbiorcy usług, zgodnie z art. 28b Ustawy VAT. W związku z tym u Państwa nie występuje podatek naliczony związany z czynnościami, w związku z którymi nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego.

W obecnie przyjętym przez Państwa systemie dotyczącym archiwizowania Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów wykonywane są następujące działania:

a) Państwa pracownik odbywający podróż służbową dokonuje w związku z odbywaniem takiej podróży niezbędnych wydatków (na zakup biletów kolejowych, autobusowych, lotniczych, noclegów, przejazdów taksówkami, posiłków, parkingów, przejazdów autostradami, usług gastronomicznych itp.) i w związku z tymi wydatkami otrzymuje od dostawców usług lub towarów dokumenty wystawiane na Państwa w postaci Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów.

Analogicznie, Państwa pracownik odpowiedzialny za dokonanie zakupów towarów i usług w związku z organizacją przez Państwa wydarzenia integracyjnego, dokonuje niezbędnych wydatków (np. na zakup usług wynajmu pomieszczeń, zakup posiłków, na usługi cateringowe, zakup materiałów biurowych itp.) i w związku z tymi wydatkami otrzymuje od dostawców usług lub towarów dokumenty wystawiane na Państwa w postaci Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów; b) po zakończeniu podróży służbowej Państwa pracownik przygotowuje, w zgodzie z obowiązującą u Państwa polityką oraz procedurami, dokument rozliczenia delegacji służbowej, na podstawie którego dokonują Państwo zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika podczas odbywania podróży służbowej, udokumentowanych Fakturami VAT, Uproszczonymi Fakturami VAT oraz Paragonami NIP i Biletami.

W przypadku Państwa pracownika, który był odpowiedzialny za dokonanie zakupów towarów i usług w związku z organizacją przez Państwa wydarzenia integracyjnego, przedstawia on Państwu dokumenty wystawiane na Państwa w postaci Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów, na podstawie których otrzymuje zwrot poniesionych wydatków udokumentowanych tymi dokumentami.

Zwrot wydatków na rzecz pracownika, który odbył podróż służbową lub pracownika, który poniósł wydatki związane z organizacją przez Państwa wydarzenia integracyjnego i wynikających ze wspomnianych Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów następuje po uprzedniej ich weryfikacji i akceptacji przez Państwa pracownika odpowiedzialnego za taką weryfikację i akceptację;

c) Państwa pracownik przesyła do Państwa dokument rozliczenia delegacji służbowej w formie elektronicznej dołączając do tego rozliczenia skany, w formacie pdf Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów potwierdzających poniesienie przez pracownika wydatków w trakcie odbywania podróży służbowej.

W przypadku Państwa pracownika, który był odpowiedzialny za dokonanie zakupów towarów i usług w związku z organizacją przez Państwa wydarzenia integracyjnego, pracownik ten przesyła do Państwa skany, w formacie pdf Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów potwierdzających poniesienie przez pracownika wydatków związanych z tym wydarzeniem;

Nowy system przechowywania części Państwa dokumentacji podatkowej, który planują Państwo wprowadzić będzie polegać na wyeliminowaniu archiwizowania (przechowywania) przez Państwa Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów w ich papierowej formie i wprowadzeniu wyłącznie elektronicznego archiwizowania (przechowywania) skanów tych dokumentów, wykonanych w formacie pdf.

W zakresie tego nowego systemu wystąpią następujące działania:

a) Państwa pracownik odbywający podróż służbową dokonuje w związku z odbywaniem takiej podróży niezbędnych wydatków (na zakup biletów kolejowych, autobusowych, lotniczych, noclegów, przejazdów taksówkami, posiłków, parkingów, przejazdów autostradami, usług gastronomicznych itp.) i w związku z tymi wydatkami otrzymuje od dostawców usług lub towarów dokumenty wystawiane na Państwa w postaci Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów.

Analogicznie, Państwa pracownik odpowiedzialny za dokonanie zakupów towarów i usług w związku z organizacją przez Państwa wydarzenia integracyjnego, dokonuje niezbędnych wydatków (np. na zakup usług wynajmu pomieszczeń, zakup posiłków, na usługi cateringowe, zakup materiałów biurowych itp.) i w związku z tymi wydatkami otrzymuje od dostawców usług lub towarów dokumenty wystawiane na Państwa w postaci Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów;

b) Państwa pracownik, który odbył podróż służbową oraz Państwa pracownik odpowiedzialny za dokonanie zakupów towarów i usług w związku z organizacją przez Państwa wydarzenia integracyjnego, który dokonał niezbędnych wydatków na organizację tego wydarzenia, będzie zobowiązany do wykonania, przy użyciu oprogramowania udostępnionego przez Państwa on-line (dalej jako "Oprogramowanie"), skanu otrzymanych Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów wystawionych na Państwa. Skany te będą zapisane w formacie pdf. Dokonując takiego zeskanowania (zdigitalizowania) Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów, Państwa pracownik będzie mieć obowiązek potwierdzenia przy wykorzystaniu Oprogramowania, że skany wspomnianych dokumentów są zgodne z oryginałami wystawionymi przez dostawcę towarów lub usług. W ten sposób powstaną wierne elektroniczne kopie Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów, zgodne z oryginałami, w nieedytowalnym formacie cyfrowym pdf uniemożliwiającym dokonywanie zmian (uniemożliwiającym ingerencję w ich treść) przy pomocy powszechnie dostępnego oprogramowania;

c) wykonane przez Państwa pracowników elektroniczne kopie (skany) Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów w formacie pdf będą automatycznie zapisane przez Oprogramowanie w takiej formie z chwilą, gdy Państwa pracownik potwierdzi, przy wykorzystaniu Oprogramowania, że skany wspomnianych dokumentów są zgodne z oryginałami wystawionymi przez dostawcę towarów lub usług. W ten sposób, przy wykorzystaniu Oprogramowania, Państwa pracownik odpowiedzialny za weryfikację i akceptację wydatków poniesionych przez Państwa pracownika, który odbył podróż służbową oraz przez Państwa pracownika odpowiedzialnego za dokonanie zakupów towarów i usług w związku z organizacją przez Państwa wydarzenia integracyjnego będzie mieć dostęp do elektronicznych kopii Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów, zgodnych z oryginałami, w nieedytowalnym formacie cyfrowym pdf;

d) Państwa pracownik, który odbył podróż służbową oraz Państwa pracownik odpowiedzialny za dokonanie zakupów towarów i usług w związku z organizacją przez Państwa wydarzenia integracyjnego, który dokonał niezbędnych wydatków na organizację tego wydarzenia, przygotuje przy wykorzystaniu Oprogramowania oraz w zgodzie z obowiązującą u Państwa polityką i procedurami, rozliczenie w formie elektronicznej, odpowiednio podróży służbowej oraz organizacji wydarzenia integracyjnego (dalej jako: "Rozliczenie"), które będzie powiązane z dokumentującymi poniesienie przez pracownika wydatki ujęte w tym Rozliczeniu elektronicznymi kopiami Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów wykonanych przez pracownika, przy wykorzystaniu Oprogramowania, w formacie cyfrowym pdf;

e) Państwa pracownik odpowiedzialny za weryfikację i akceptację wydatków poniesionych przez Państwa pracownika, który odbył podróż służbową oraz Państwa pracownika odpowiedzialnego za dokonanie zakupów towarów i usług w związku z organizacją przez Państwa wydarzenia integracyjnego, przy wykorzystaniu Oprogramowania, zweryfikuje Rozliczenie oraz stanowiące podstawę Rozliczenia elektroniczne kopie Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów wykonanych przy wykorzystaniu Oprogramowania w formacie cyfrowym pdf;

h) Rozliczenie zaakceptowane przez odpowiedzialnego za to zadanie Państwa pracownika wraz z dotyczącymi tego Rozliczenia elektronicznymi kopiami Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP zostanie przekazane przez Państwa do podmiotu trzeciego prowadzącego Państwa księgi rachunkowe i rejestry podatkowe i podmiot ten, na tej podstawie, ujmie te dokumenty w rejestrach VAT, w jednolitych plikach kontrolnych oraz dokona rozliczenia Państwa podatku od towarów i usług, czyli potrąci podatek naliczony wynikający z tych dokumentów od podatku należnego, zgodnie z zasadami wynikającymi z Ustawy VAT, w szczególności zgodnie z art. 86 i art. 88 tej ustawy;

i) Rozliczenie zaakceptowane przez odpowiedzialnego za to zadanie Państwa pracownika wraz z dotyczącymi tego Rozliczenia elektronicznymi kopiami Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów będzie archiwizowane (przechowywane) przy wykorzystaniu Oprogramowania, na serwerze zlokalizowanym w Niemczech (dalej jako: "Serwer"), w podziale na okresy rozliczeniowe do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego dotyczącego zdarzeń, do których odnoszą się te dokumenty;

Nowy system przechowywania części Państwa dokumentacji podatkowej, który planują Państwo wprowadzić, polegający na wyeliminowaniu archiwizowania (przechowywania) przez Państwa Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów w formie papierowej i wprowadzeniu wyłącznie elektronicznego archiwizowania (przechowywania) skanów tych dokumentów, będzie spełniać wymogi zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów:

f) Państwa pracownik, który będzie odpowiedzialny za weryfikację i akceptację wydatków ujętych w Rozliczeniu udokumentowanych elektronicznymi wersjami Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów powiązanymi z tym Rozliczeniem, będzie posiadać odpowiednie kompetencje merytoryczne i techniczne niezbędne do przeprowadzenia takiej weryfikacji; g) zapewnienie autentyczności pochodzenia, a tym samym zapewnienie pewności co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy zeskanowanych Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów będzie uzyskane dzięki weryfikacji tych dokumentów przez Państwa pracownika odpowiedzialnego za weryfikację i akceptację wydatków objętych Rozliczeniem, z którym powiązane będą, poprzez Oprogramowanie, elektroniczne wersje Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów.

Ponadto, jak już była o tym powyżej mowa, zapewnią Państwo na żądanie naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, bezzwłoczny dostęp on-line za pomocą środków elektronicznych do zarchiwizowanych (przechowywanych) na Serwerze Rozliczeń oraz elektronicznych wersji Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów, a także umożliwią Państwo ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych zawartych w tych dokumentach. W powyższym sposobie rozliczenia przedmiotowych wydatków zapewnione jest powiązanie danego Dokumentu z konkretną dostawą towaru lub świadczeniem usług, której on dotyczy. Dla każdej transakcji - po jej zaksięgowaniu - możliwe będzie zidentyfikowanie elektronicznej formy Dokumentu źródłowego w postaci załącznika do transakcji, linka do repozytorium bazy danych lub w postaci innej ścieżki dostępu.

System umożliwiać będzie łatwe wyszukanie elektronicznych form Dokumentów źródłowych, ich przyporządkowanie do odpowiedniego okresu rozliczeniowego, jak i możliwość ich wydruku lub zapisania kopii na zewnętrznych nośnikach danych.

Celem wprowadzenia planowanego przez Państwa nowego systemu przechowywania części Państwa dokumentacji podatkowej, polegającego na wyeliminowaniu archiwizowania (przechowywania) przez Państwa Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów w wersji papierowej i wprowadzeniu wyłącznie elektronicznego archiwizowania (przechowywania) skanów tych dokumentów jest zmniejszenie kosztów związanych z archiwizacją papierowych dokumentów oraz zapewnienie niezwłocznego dostępu do Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów mających formę elektroniczną nie tylko dla Państwa i podmiotu trzeciego prowadzącego Państwa księgi rachunkowe, rejestry podatkowe i rozliczającego Państwa podatek od towarów i usług ale również dla organów podatkowych (dla naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej).

Doprecyzowanie i uzupełnienie zdarzenia przyszłego

Ścieżka audytu Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT, Paragonów NIP i Biletów od momentu ich otrzymania przez Państwa pracownika do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego przebiegać będzie następująco:

Etap 1 - otrzymanie Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT, Paragonów NIP i Biletów.

Pracownik odbywający podróż służbową, w związku z poniesieniem wydatków podczas tej podróży otrzymuje od dostawców usług lub towarów dokumenty wystawiane na Państwa w postaci Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów. Analogicznie, pracownik odpowiedzialny za dokonanie zakupów towarów i usług w celu organizacji przez Państwa wydarzenia integracyjnego, w związku z poniesieniem tych wydatków otrzymuje od dostawców usług lub towarów dokumenty wystawiane na Państwa w postaci Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów.

Etap 2 - powstanie elektronicznej kopii Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT, Paragonów NIP i Biletów.

Pracownik, który odbył podróż służbową oraz pracownik odpowiedzialny za dokonanie zakupów towarów i usług w związku z organizacją przez Państwa wydarzenia integracyjnego, wykona, przy użyciu oprogramowania udostępnionego przez Państwa online (dalej jako "Oprogramowanie"), skan otrzymanych Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów, które będą zapisane w formacie pdf. Wszystkie faktury związane z daną podróżą służbową lub z danym wydarzeniem integracyjnym zostaną zeskanowane w ten sposób, że powstanie jeden plik pdf zawierający w sobie skany tych dokumentów (powstanie plik wielostronicowy). Dokonując skanowania Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów, pracownik będzie mieć obowiązek zweryfikowania i potwierdzenia, że skan wspomnianych dokumentów jest zgodny z oryginałami wystawionymi przez dostawcę towarów lub usług. W ten sposób powstaną wierne elektroniczne kopie Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów, zgodne z oryginałami, w nieedytowalnym formacie cyfrowym pdf, uniemożliwiającym dokonywanie zmian (uniemożliwiającym ingerencję w ich treść) przy pomocy powszechnie dostępnego oprogramowania. Jednocześnie pracownik, który odbył podróż służbową przygotuje, w zgodzie z obowiązującą u Państwa polityką oraz procedurami, dokument rozliczenia delegacji służbowej, na podstawie którego dokonają Państwa na rzecz pracownika zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika podczas odbywania podróży służbowej, udokumentowanych Fakturami VAT, Uproszczonymi Fakturami VAT oraz Paragonami NIP i Biletami ("Rozliczenie").

Etap 3 - zapisanie elektronicznej kopii Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT, Paragonów NIP i Biletów na Serwerze.

Wykonane przez pracowników elektroniczne kopie (skany) Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów w formacie wielostronicowego pliku pdf będą automatycznie zapisane przez Oprogramowanie na Serwerze w takiej formie w jakiej powstały z chwilą, gdy pracownik przy wykorzystaniu Oprogramowania potwierdzi po dokonanej przez niego weryfikacji, że skany wspomnianych dokumentów są zgodne z oryginałami wystawionymi przez dostawcę towarów lub usług.

Etap 4 - podpisanie elektronicznej kopii Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT, Paragonów NIP i Biletów zapisanych na Serwerze.

Pracownik działu finansów podpisze przy wykorzystaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego zweryfikowany wielostronicowy plik pdf zawierający kopie elektroniczne w formacie pdf Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów. Jednocześnie nastąpi usunięcie z serwera elektronicznych wersji Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów, które powstały na Etapie 2 i które nie zawierały kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Na tym etapie, pracownik działu finansów zweryfikuje również poprawność Rozliczenia, z którym związane są zweryfikowane elektroniczne wersje Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów podpisane przez pracownika działu finansów przy wykorzystaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego. W ten sposób, na Serwerze znajdować się będą wyłącznie:

* zweryfikowane elektroniczne wersje Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów podpisane przez pracownika działu finansów przy wykorzystaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego powiązane z Rozliczeniem (w przypadku dokumentów dotyczących podróży służbowych) w postaci wielostronicowego pliku pdf,

* Rozliczenia,

* zweryfikowane elektroniczne wersje Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów podpisane przez pracownika działu finansów przy wykorzystaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego dotyczących wydatków związanych z organizowaniem przez Wnioskodawcę wydarzenia integracyjnego w postaci wielostronicowego pliku pdf.

Etap 5 - rozliczenie podatkowe.

Powiadomią Państwo podmiot trzeci prowadzący Państwa księgi rachunkowe i rejestry podatkowe o fakcie zapisania na Serwerze podpisanych przez pracownika działu finansów przy wykorzystaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego zweryfikowanych kopii elektronicznych w formacie wielostronicowego pliku pdf Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów oraz Rozliczenia. Podmiot ten, mając dostęp on-line do Serwera, ujmie te dokumenty w rejestrach VAT, w jednolitych plikach kontrolnych oraz dokona rozliczenia Państwa podatku od towarów i usług, czyli potrąci podatek naliczony wynikający z tych dokumentów od podatku należnego, zgodnie z zasadami wynikającymi z Ustawy VAT, w szczególności zgodnie z art. 86 i 88 tej ustawy.

Etap 6 - zniszczenie papierowych oryginałów Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów, które zostały zweryfikowane na Etapie 4.

Papierowe oryginały, zweryfikowanych elektronicznych wersji Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów podpisanych przez pracownika działu finansów przy wykorzystaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, zostaną zniszczone.

Podpisane przez pracownika działu finansów przy wykorzystaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego zweryfikowanych kopii elektronicznych w formacie wielostronicowego pliku pdf Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów oraz Rozliczenia przechowywane (archiwizowane), przy wykorzystaniu Oprogramowania, na serwerze zlokalizowanym w Niemczech ("Serwer") w podziale na okresy rozliczeniowe, do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego dotyczącego zdarzeń, do których odnoszą się te dokumenty.

System przechowywania podpisanych przez pracownika działu finansów przy wykorzystaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego zweryfikowanych kopii elektronicznych w formacie wielostronicowego pliku pdf Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów na Serwerze zapewni powiązanie danego dokumentu odpowiednio z Rozliczeniem lub z konkretną dostawą towaru lub świadczeniem usług, której dotyczy ten dokument w zakresie organizowania przez Państwa wydarzenia integracyjnego.

Dla każdej zaksięgowanej transakcji możliwe będzie zidentyfikowanie podpisanej przez pracownika działu finansów przy wykorzystaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego zweryfikowanej kopi elektronicznej w formacie wielostronicowego pliku pdf Faktury VAT, Uproszczonej Faktury VAT oraz Paragonu NIP i Biletu przechowywanych na Serwerze.

Zarówno Państwa jak również podmiot trzeci prowadzący Państwa księgi rachunkowe, rejestry podatkowe i rozliczający Państwa podatek od towarów i usług będą mieli stały dostęp on-line nie tylko do Rozliczenia ale przede wszystkim do każdej podpisanej przez pracownika działu finansów przy wykorzystaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego zweryfikowanej kopi elektroniczne w formacie pdf. Faktury VAT, Uproszczonej Faktury VAT oraz Paragonu NIP i Biletu przechowywanej na Serwerze w formacie wielostronicowego pliku pdf.

Zapewnią Państwo na żądanie naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, bezzwłoczny dostęp on-line za pomocą środków elektronicznych do zarchiwizowanych (przechowywanych) na Serwerze podpisanych przez pracownika działu finansów przy wykorzystaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego zweryfikowanych kopii elektronicznych w formacie pdf Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów przechowywanych na Serwerze w formacie wielostronicowego pliku pdf oraz Rozliczeń, a także umożliwi ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych zawartych w tych dokumentach.

Tym samym będzie funkcjonować, w ramach opisanych etapów kontrola biznesowa ustalająca wiarygodną ścieżkę audytu Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów od momentu ich otrzymania przez Państwa pracownika do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Autentyczność pochodzenia i integralność treści kopii elektronicznych w formacie wielostronicowego pliku pdf Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów zostanie zachowana przy wykorzystaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Pracownik działu finansów podpisze przy wykorzystaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego wielostronicowy plik pdf zawierający zweryfikowaną kopie elektroniczne w formacie pdf Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów i będą to jedyne kopie elektroniczne przechowywane na Serwerze.

Faktury VAT, Uproszczone Faktury VAT, Paragony NIP i Bilety w formie papierowej będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, wykorzystaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu. Nastąpi to dopiero na Etapie 6 wskazanym w odpowiedzi na pierwsze pytanie a zatem już po wprowadzeniu przez podmiot trzeci prowadzący Państwa księgi rachunkowe i rejestry podatkowe wszystkich danych za okres, którego te dokumenty dotyczą do rejestrów VAT, jednolitych plików kontrolnych oraz dokonania rozliczenia Państwa podatku od towarów i usług, czyli po potrąceniu podatku naliczonego wynikającego z tych dokumentów od podatku należnego, zgodnie z zasadami wynikającymi z Ustawy VAT, w szczególności zgodnie z art. 86 i art. 88 tej ustawy.

Pytanie

Czy w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, jakim będzie nowy system przechowywania części Państwa dokumentacji podatkowej, polegający na wyeliminowaniu archiwizowania (przechowywania) przez Państwa Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów w ich papierowej formie i wprowadzeniu wyłącznie elektronicznego archiwizowania (przechowywania) skanów tych dokumentów wykonanych w formacie pdf, będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego w Fakturach VAT, Uproszczonych Fakturach VAT oraz Paragonach NIP i Biletach zarchiwizowanych (przechowywanych) wyłącznie w wersji elektronicznej zakładając, że spełnione zostaną warunki do odliczenia podatku naliczonego, o których mowa w art. 86 Ustawy VAT, z zachowaniem wyłączeń takiego prawa wskazanych w art. 88 Ustawy VAT?

Państwa stanowisko w sprawie

Zgodnie z art. 2 pkt 31 Ustawy VAT, fakturą jest dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane tą ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Z przepisu tego wynika zatem jednoznacznie, że faktura może mieć zarówno formę papierową, jak i formę elektroniczną, przy czym niezależnie od formy tego dokumentu zawiera on dane wymagane Ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Ustawa VAT dopuszcza dowolny format elektroniczny dla faktury elektronicznej, w szczególności format pdf, co wynika z art. 2 pkt 32 tej ustawy, zgodnie z którym przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Ponadto, zgodnie z § 3 pkt 4 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur, za fakturę mogą być uznane również inne dokumenty, w szczególności faktury dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przejazd na dowolną odległość, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, zawierające:

Zgodnie z art. 106m ust. 1-3 Ustawy VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez czytelność faktury należy rozumieć możliwość odczytania treści faktury (danych zawartych w fakturze), niezależnie od formy faktury (papierowej lub elektronicznej).

Przez integralność treści faktury rozumie się brak zmian treści faktury (niezmienienie danych, które zawiera faktura).

Natomiast zgodnie z art. 106m ust. 4 Ustawy VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Ponadto, zgodnie z art. 112a Ustawy VAT:

Biorąc powyższe pod uwagę przepisy Ustawy VAT nie zabraniają stosowania elektronicznej archiwizacji dokumentów źródłowych takich jak elektroniczne formy Faktury VAT, Uproszczone Faktury VAT oraz Paragony NIP i Bilety, pod warunkiem, że spełnione będą przesłanki wskazane w Ustawie VAT, w szczególności, że Państwa zdaniem:

Państwa zdaniem, planowany do wdrożenia nowy system przechowywania części Państwa dokumentacji podatkowej, polegający na wyeliminowaniu archiwizowania (przechowywania) przez Państwa Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów w ich papierowej formie i wprowadzeniu wyłącznie elektronicznego archiwizowania (przechowywania) skanów tych dokumentów, wykonanych w formacie pdf będzie spełniać wszystkie przesłanki wymagane przepisami Ustawy VAT ponieważ:

1) Państwa pracownik, który odbył podróż służbową oraz Państwa pracownik odpowiedzialny za dokonanie zakupów towarów i usług w związku z organizacją przez Państwa wydarzenia integracyjnego, który dokonał niezbędnych wydatków na organizację tego wydarzenia, będzie zobowiązany do wykonania, przy użyciu Oprogramowania skanu otrzymanych Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów wystawionych na Państwa, zapisania ich w formacie pdf oraz potwierdzenia, przy wykorzystaniu Oprogramowania, że skany wspomnianych dokumentów są zgodne z oryginałami wystawionymi przez dostawcę towarów lub usług (zapewnienie autentyczności);

2) wykonane przez Państwa pracowników elektroniczne kopie Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów w formacie pdf będą automatycznie zapisane przez Oprogramowanie w takiej formie z chwilą, gdy Państwa pracownik potwierdzi, przy wykorzystaniu Oprogramowania, że skany wspomnianych dokumentów są zgodne z oryginałami wystawionymi przez dostawcę towarów lub usług (zapewnienie autentyczności);

3) Państwa pracownik, który odbył podróż służbową oraz Państwa pracownik odpowiedzialny za dokonanie zakupów towarów i usług w związku z organizacją przez Państwa wydarzenia integracyjnego, który dokonał niezbędnych wydatków na organizację tego wydarzenia, przygotuje przy wykorzystaniu Oprogramowania oraz w zgodzie z obowiązującą u Państwa polityką i procedurami Rozliczenie, które będzie powiązane z dokumentującymi poniesienie wydatków ujętych w tym Rozliczeniu elektronicznymi kopiami Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów;

4) Państwa pracownik odpowiedzialny za weryfikację i akceptację wydatków poniesionych przez Państwa pracownika, który odbył podróż służbową oraz Państwa pracownika odpowiedzialnego za dokonanie zakupów towarów i usług w związku z organizacją przez Państwa wydarzenia integracyjnego, przy wykorzystaniu Oprogramowania, zweryfikuje Rozliczenie oraz stanowiące podstawę Rozliczenia elektroniczne kopie Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów wykonanych przy wykorzystaniu Oprogramowania w formacie cyfrowym pdf;

5) Rozliczenie, zaakceptowane przez odpowiedzialnego za to zadanie Państwa pracownika wraz z dotyczącymi tego Rozliczenia elektronicznymi kopiami Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów będzie archiwizowane (przechowywane), przy wykorzystaniu Oprogramowania, na Serwerze w podziale na okresy rozliczeniowe, do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego dotyczącego zdarzeń, do których odnoszą się te dokumenty;

12) Państwa pracownik, który będzie odpowiedzialny za weryfikację i akceptację wydatków ujętych w Rozliczeniu udokumentowanych elektronicznymi wersjami Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów, powiązanymi z tym Rozliczeniem, będzie posiadać odpowiednie kompetencje merytoryczne i techniczne niezbędne do przeprowadzenia takiej weryfikacji; 13) zapewnienie autentyczności pochodzenia, a tym samym zapewnienie pewności co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy zeskanowanych Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów będzie uzyskane dzięki weryfikacji tych dokumentów przez Państwa pracownika odpowiedzialnego za weryfikację i akceptację wydatków objętych Rozliczeniem, z którym powiązane będą, poprzez Oprogramowanie, elektroniczne wersje Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 Ustawy VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Zgodnie z art. 86 ust. 8 Ustawy VAT, podatnik ma również prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego nabyte towary i usługi dotyczą świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium kraju, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami.

Towary lub usługi, których nabycie potwierdzają elektroniczne wersje Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów, w związku z których nabyciem powstał u Państwa podatek naliczony, są wykorzystywane do wykonywania przez Państwa czynności opodatkowanych lub do czynności podlegających opodatkowaniu w kraju siedziby odbiorcy usług, zgodnie z art. 28b Ustawy VAT.

W art. 88 Ustawy VAT określono przypadki, w których podatnikowi nie przysługuje prawo odliczenia podatku naliczonego, w szczególności wtedy, gdy doszło do nabycia przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób.

W Państwa opinii, z powyższego wynika, że forma elektroniczna w jakiej przechowywane są przez Państwa Faktury VAT, Uproszczone Faktury VAT oraz Paragony NIP i Bilety nie ma wpływu na możliwość skorzystania czy zakres prawa do odliczenia przez Państwa podatku naliczonego wynikającego z przechowywanych przez Państwa wyłącznie w formie elektronicznej Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów jeśli spełnione są warunki do odliczenia podatku naliczonego, o których mowa w art. 86 Ustawy VAT, z zachowaniem wyłączeń takiego prawa wskazanych w art. 88 Ustawy VAT.

Zatem, Państwa zdaniem, w przedstawionym zdarzeniu przyszłym jakim będzie nowy system przechowywania części Państwa dokumentacji podatkowej, polegający na wyeliminowaniu archiwizowania (przechowywania) przez Państwa Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów w ich papierowej formie i wprowadzeniu wyłącznie elektronicznego archiwizowania (przechowywania) skanów tych dokumentów wykonanych w formacie pdf, będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego w Fakturach VAT, Uproszczonych Fakturach VAT oraz Paragonach NIP i Biletach zarchiwizowanych (przechowywanych) wyłącznie w wersji elektronicznej zakładając, że spełnione zostaną warunki do odliczenia podatku naliczonego, o których mowa w art. 86 Ustawy VAT, z zachowaniem wyłączeń takiego prawa wskazanych w art. 88 Ustawy VAT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

UZASADNIENIE interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

W tym miejscu wskazać należy, że zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Faktura może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro - danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Ponadto, Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wyjaśnić zatem należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Państwa pracownika dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Podatnik zamierzający skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na fakturze powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury. Przepisy dotyczące natomiast określenia autentyczności pochodzenia faktury zostały uregulowane w art. 106m ustawy.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:

Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:

Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury.

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Pojęcie "kontrole biznesowe" użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie "wiarygodna ścieżka audytu", również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

3) Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy:

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:

Podatnicy przechowują:

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Treść art. 112a ust. 3 ustawy wskazuje jednak, że:

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Stosownie do art. 112aa ust. 1 ustawy:

Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przepisów art. 112 i art. 112a nie stosuje się.

W myśl art. 112aa ust. 2 ustawy:

Po upływie okresu przechowywania faktur, o którym mowa w ust. 1, podatnik przechowuje faktury ustrukturyzowane poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy art. 112 i art. 112a stosuje się odpowiednio.

Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktury poza terytorium kraju w formie elektronicznej podatnik obowiązany jest umożliwić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Państwa wątpliwości dotyczące kwestii, czy po wprowadzeniu wyłącznie elektronicznego archiwizowania (przechowywania) skanów Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT, Paragonów oraz Biletów wykonanych w formacie pdf, będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego w nich wykazanego zakładając, że spełnione zostaną warunki do odliczenia podatku naliczonego, o których mowa w art. 86 ustawy, z zachowaniem wyłączeń takiego prawa wskazanych w art. 88 ustawy.

Odnosząc się zatem do Państwa wątpliwości w pierwszej kolejności należy przeanalizować, czy sposób przechowywania Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT, Paragonów oraz Biletów jest zgodny z przepisami ustawy o VAT.

W odniesieniu do Państwa wątpliwości należy również wskazać, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji).

Z opisu sprawy wynika, że prowadzicie Państwo działalności usługową w zakresie (...). Obecnie planujecie Państwo wprowadzenie systemu przechowywania Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT, Paragonów NIP oraz Biletów wystawianych na Państwa dotyczących podróży służbowych Państwa pracowników oraz organizowanych przez Państwa wydarzeń integracyjnych. Wszystkie te wydatki dokonywane są na potrzeby działalności gospodarczej prowadzonej przez Państwa.

W ramach nowego systemu Państwa pracownik odbywający podróż służbową lub pracownik odpowiedzialny za dokonanie zakupów towarów i usług w związku z organizacją przez Państwa wydarzenia integracyjnego otrzyma od dostawców lub usługodawców Faktury VAT, Uproszczone Faktury VAT, Paragony NIP i Bilety. Pracownik będzie zobowiązany do wykonania przy użyciu Oprogramowania skanu ww. dokumentów, oraz potwierdzenia, że skany te są zgodne z oryginałami. Skany będą zapisane w nieedytowalnym formacie pdf. W ten sposób, przy wykorzystaniu Oprogramowania, Państwa pracownik odpowiedzialny za weryfikację i akceptację wydatków poniesionych przez Państwa pracownika otrzymującego zeskanowane dokumenty będzie mieć dostęp do elektronicznych kopii Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów oraz do przygotowanego przez niego Rozliczenia. Rozliczenie zaakceptowane przez odpowiedzialnego za to zadanie Państwa pracownika wraz z dotyczącymi tego Rozliczenia elektronicznymi kopiami Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP zostanie przekazane do podmiotu trzeciego prowadzącego Państwa księgi rachunkowe i rejestry podatkowe w celu ich ujęcia w Państwa rejestrach VAT, w jednolitych plikach kontrolnych oraz dokona rozliczenia Państwa podatku VAT. Faktury VAT, Uproszczone Faktury VAT, Paragony NIP i Bilety w formie papierowej będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, wykorzystaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Faktury VAT, Uproszczone Faktury VAT oraz Paragony NIP i Bilety dokumenty będą przechowywane na Serwerze znajdującym się w Niemczech w podziale na okresy rozliczeniowe do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zarówno Państwo, jak również podmiot trzeci prowadzący Państwa rozliczenia podatkowe będziecie mieli stały dostęp on-line do Rozliczeń znajdujących się na Serwerze umożliwiając ich pobranie, wydrukowanie lub zapisanie na zewnętrznych nośnikach pamięci. Na żądanie naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, bezzwłoczny dostęp on-line za pomocą środków elektronicznych do zarchiwizowanych (przechowywanych) na Serwerze Rozliczeń oraz elektronicznych wersji Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów, a także umożliwią Państwo ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych zawartych w tych dokumentach.

Państwa zdaniem, będzie funkcjonować, w ramach opisanego systemu kontrola biznesowa ustalająca wiarygodną ścieżkę audytu Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów od momentu ich otrzymania przez Państwa pracownika do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dla każdej zaksięgowanej transakcji związanej z Rozliczeniem będzie możliwe zidentyfikowanie elektronicznej formy dokumentu źródłowego w postaci elektronicznej wersji Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT oraz Paragonów NIP i Biletów dołączonych do Rozliczenia i przechowywanych na Serwerze.

Jak już wspomniano powyżej prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro do Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT, Paragonów oraz Biletów, Państwa zdaniem, zapewnione zostaną autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność, przy założeniu, że umożliwiony zostanie dostęp do tych faktur, na żądanie (również on-line), odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 i ust. 4 ustawy, przy jednoczesnym niszczeniu papierowych oryginałów po zastosowaniu przez Państwa rzetelnych procedur w ramach kontroli biznesowej, to opisany sposób ich przechowywania będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy. W myśl tego przepisu:

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

Zgodnie z treścią art. 86 ust. 8 ustawy:

Podatnik ma również prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, o której mowa w ust. 2, jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą:

Z treści art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy wynika, że podatnik podatku od towarów i usług, który dokonuje dostawy towarów lub świadczenia usług poza terytorium kraju, zachowuje prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony, przy spełnieniu określonych warunków. Przepis ten winien być rozumiany w ten sposób, że upoważnia do odliczenia podatku naliczonego nie tyle w sytuacji, gdy podatnik podatku od towarów i usług wykazuje podatek należny z tytułu wykonywania na terytorium kraju czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług, ale gdy wykazuje fakt dostawy towarów lub świadczenia usług, które z uwagi na przepisy dotyczące miejsca świadczenia opodatkowane są poza terytorium kraju.

Wskazać należy, że ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z którym:

Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy stanowi, że:

Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. A zatem spełnienie wyłącznie tych warunków (ewentualnie innych wskazanych w ustawie) wpływa na prawo do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur w terminach wskazanych w ustawie.

Podkreślić jednocześnie należy, że prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie, niezależnie od tego, czy serwery, na których przechowywane są faktury znajdują się w Polsce lub poza jej terytorium. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Z opisu sprawy wynika, że prowadzicie Państwo działalność gospodarczą, z tytułu której jesteście zarejestrowani jako czynny podatnik podatku VAT. Czynności wykonywane przez Państwa w ramach prowadzonej działalności gospodarczej są opodatkowane podatkiem VAT albo z tytułu ich wykonania podlegają one opodatkowaniu w kraju siedziby odbiorcy usług, zgodnie z art. 28b ustawy. W związku z tym nie występuje u Państwa podatek naliczony związany z czynnościami, w związku z którymi nie przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Należy zatem stwierdzić, że w stosunku do Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT, Paragonów NIP oraz Biletów otrzymanych przez Państwa pracowników, które zrównane są z fakturami VAT oraz które będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, nie utracą Państwo nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w związku z dokonanymi zakupami towarów i usług, zgodnie z art. 86 ust. 1 i ust. 8 ustawy.

Przy czym istotne jest, aby otrzymywane przez Państwa Faktury VAT, Uproszczone Faktury VAT, Paragony NIP oraz Bilety, nie dotyczyły wydatków wymienionych w art. 88 ustawy, co będzie oznaczało, że nie zaistnieją przesłanki negatywne odnośnie prawa do odliczenia podatku, wymienione w tym przepisie.

Tym samym, Państwa stanowisko uznaję za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacja podatkowa:

Składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego oraz do przedstawienia własnego stanowiska w sprawie oceny prawnej tego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego.

Organ jest ściśle związany z przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Ponadto Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej Państwa przedmiotem wniosku (zapytania) tj. ustalenia, czy w przypadku przechowywania przez Państwa Faktur VAT, Uproszczonych Faktur VAT, Paragonów i Biletów wyłącznie w formie elektronicznej (w formacie pdf) będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z zachowaniem wyłączeń wskazanych w art. 88 ustawy. Inne kwestie, które nie zostały objęte pytaniem - nie mogą być zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej - rozpatrzone.

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

POUCZENIE o funkcji ochronnej interpretacji

* Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 2383). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

* Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

* Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

POUCZENIE o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 z późn. zm.; dalej jako "p.p.s.a.").

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 p.p.s.a.). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 p.p.s.a.):

* w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 p.p.s.a.), albo

* w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a p.p.s.a.).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a p.p.s.a.).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 2383).