0114-KDIP1-3.4012.380.2019.2.MK - Ustalenie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymywanych drogą elektroniczną.

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r. poz. 900 z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 27 sierpnia 2019 r. (data wpływu 30 sierpnia 2019 r.), uzupełnionym pismem z dnia 1 października 2019 r. (data wpływu 8 października 2019 r.) na wezwanie tut. Organu z dnia 24 września 2019 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.380.2019.1.MK (doręczone w dniu 26 września 2019 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymywanych drogą elektroniczną - jest prawidłowe.

W dniu 30 sierpnia 2019 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymywanych drogą elektroniczną.

Złożony wniosek został uzupełniony pismem z dnia 1 października 2019 r. (data wpływu 8 października 2019 r.) na wezwanie tut. Organu z dnia 24 września 2019 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.380.2019.1.MK.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie dystrybucji wyrobów alkoholowych (dalej: Produkty) na rynku polskim.

Dokonywane przez Spółkę transakcje dystrybucji/sprzedaży Produktów podlegają podatkowi od towarów i usług (dalej: VAT), i są opodatkowane według właściwych stawek oraz dokumentowane za pomocą faktur. W związku z powyższym, Spółka jest zarejestrowana jako czynny podatnik VAT.

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej i do jej celów Spółka nabywa Produkty oraz inne towary i usługi od współpracujących z nią kontrahentów (dalej: Kontrahenci). Transakcje te, co do zasady, podlegają opodatkowaniu VAT oraz są dokumentowane fakturami a Wnioskodawca odlicza VAT naliczony wykazany na tych fakturach.

Sposób otrzymywania faktur zakupowych przez Spółkę

Dotychczas Kontrahenci, od których Spółka nabywa towary/usługi mogli przesyłać Wnioskodawcy faktury (dalej: Faktury) dokumentujące świadczone przez nich usługi/dokonywane dostawy towarów (i) w formie tradycyjnej (papierowej) albo (ii) w formie elektronicznej jako plik PDF (ang. Portable Document Format), załączony do wiadomości email kierowanej na dedykowany adres mailowy Spółki.

W celu uproszczenia rozliczeń związanych z Fakturami otrzymywanymi od Kontrahentów, Spółka zamierza zmodyfikować obecnie stosowany model otrzymywania Faktur od Kontrahentów w taki sposób, aby Faktury w formie elektronicznej (dalej także: e-Faktury) objęły jak największą grupę Kontrahentów, a sam proces ich dostarczania do Wnioskodawcy był maksymalnie zautomatyzowany, bezawaryjny i jednolity dla wszystkich Kontrahentów.

Zgodnie z nowym modelem, poza dotychczas stosowanymi formami, Kontrahenci będą mieli także możliwość przesyłania Faktur za pośrednictwem nowego systemu informatycznego Spółki (dalej: Nowy System), w szczególności w formie plików PDF. Proces zamieszczania Faktur w Nowym Systemie będzie się opierać na następujących zasadach:

i. Kontrahent będzie wystawiać, w ramach wykorzystywanego przez siebie systemu księgowego, Fakturę w formacie PDF, dokumentującą usługi/towary sprzedane na rzecz Spółki,

ii. następnie, po zalogowaniu na indywidualne konto w Nowym Systemie (poprzez użycie indywidualnego loginu i hasła), Kontrahent będzie zobowiązany do wprowadzenia do Nowego Systemu danych istotnych dla procesu księgowania Faktur, w szczególności takich jak: numer faktury, data jej wystawienia oraz data dostawy, waluta w jakiej realizowana będzie płatność, NIP, adres mailowy, dane dotyczące przedmiotu dostawy czy stawki podatku,

iii. w dalszej kolejności Kontrahent zamieści w Nowym Systemie plik w formacie PDF, zawierający wygenerowaną e-Fakturę. Od momentu zamieszczenia e-Faktury w Nowym Systemie Wnioskodawca będzie miał możliwość zapoznania się z jej treścią oraz jej pobrania, a także zweryfikowania zgodnie z wewnętrzną procedurą Spółki, w szczególności pod kątem kompletności, poprawności formalnej oraz zgodności

z umowami/zamówieniami, a następnie zaksięgowania i zarchiwizowania.

Otrzymywane przez Spółkę Faktury, co do zasady, będą powiązane z umowami zawartymi z Kontrahentami lub/i złożonymi przez Spółkę zamówieniami na wskazane towary/usługi.

W Nowym Systemie będzie widoczna dla Spółki informacja o dacie umieszczenia Faktury w Nowym Systemie/jej wprowadzeniu przez Kontrahenta do Nowego Systemu.

Możliwość przesłania Faktur za pośrednictwem poczty elektronicznej określają, co do zasady, obecnie stosowne porozumienia (dalej: Porozumienia), które Spółka podpisuje z Kontrahentami, z treści których wynika zgoda stron na przesyłanie sobie Faktur w formie elektronicznej. W szczególności Porozumienia określają format elektroniczny Faktur (tj. PDF) oraz adresy poczty elektronicznej stron, z i na które mogą być przesyłane Faktury.

Obecnie analogiczne Porozumienia będą zawierane także w zakresie przesyłania Faktur za pośrednictwem Nowego Systemu. W Porozumieniach tych Wnioskodawca wyrazi zgodę na przesyłanie przez Kontrahentów Faktur w formacie PDF za pośrednictwem Nowego Systemu.

Faktury otrzymywane przez Spółkę od Kontrahentów będą zawierały wszystkie elementy przewidziane w art. 106e ust. 1 ustawy VAT. Po wystawieniu i przesłaniu Faktury przez Kontrahenta, nie będzie możliwa na jakimkolwiek etapie modyfikacja jej treści (w szczególności oznaczeń stron, opisu transakcji oraz wynikających z niej kwot).

Wszystkie Faktury otrzymane przez Spółkę są/będą weryfikowane przez właściwe osoby zgodnie z wewnętrzną procedurą Spółki, pod kątem (i) formalnym (kompletności danych zawartych na fakturze) oraz (ii) merytorycznym (zgodności faktury z umową sprzedaży/zamówieniem). Weryfikacji jest/będzie poddawana w szczególności możliwość powiązania Faktury z zakupem konkretnego towaru/usługi od Kontrahenta.

Archiwizacja (przechowywanie) Faktur

Dotychczas, otrzymywane przez Wnioskodawcę Faktury, bez względu na formę, w jakiej Spółka je otrzymywała, były/są archiwizowane w wersji papierowej przez okres wymagany przepisami prawa, w szczególności przez okres do upływu terminu przedawnienia dla celów podatkowych. W przypadku Faktur otrzymywanych drogą elektroniczną (maili z załącznikiem) procedura archiwizacji polega na (i) wydrukowaniu dokumentów (plików), (ii) odpowiednim ich ostemplowaniu (tj. wskazaniu daty otrzymania Faktury) oraz (iii) zamieszczeniu postaci papierowej w archiwum zgodnie w wewnętrzną praktyką/polityką Spółki.

Obecnie Wnioskodawca zamierza zastąpić dotychczasowy, tradycyjny model archiwizowania Faktur w formie papierowej formą elektroniczną, przy wykorzystaniu systemu księgowego (...) (dalej: Nowy model archiwizowania). Nowy model archiwizowania zacznie obowiązywać/funkcjonować od określonego przez Wnioskodawcę momentu i będzie obejmował jedynie Faktury, które zostaną otrzymane w/po tym terminie. Tym samym, Faktury, które Wnioskodawca otrzyma przed tym dniem będą nadal archiwizowane w dotychczasowy (tradycyjny) sposób. Analogicznie, proces digitalizacji nie obejmie Faktur, które uprzednio zostały zarchiwizowane w formie papierowej.

Proces archiwizacji Faktur w ramach Nowego modelu archiwizowania będzie uzależniony od formy, w jakiej Spółka będzie otrzymywać te Faktury i będzie przebiegał następująco:

* Faktury otrzymane w formie papierowej zostaną zeskanowane (zapisane w formie pliku PDF), a następnie zamieszczone w systemie (...). Po wprowadzeniu do systemu (...), papierowa wersja Faktury zostanie zniszczona;

* e-Faktury (zarówno otrzymane jako załącznik do wiadomości e-mail, jak i zamieszczone w Systemie) zostaną elektronicznie przeniesione/skopiowane do systemu (...).

Przy tym, przechowywanie Faktur w ramach Nowego modelu archiwizowania będzie się odbywało przy spełnieniu następujących wymogów:

* Faktury będą przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa;

* przez cały ww. okres, Faktury będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić pełną możliwość odczytu zawartych w nich danych;

* Faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie (np. po numerze księgowym nadanym danej Fakturze);

* dane zawarte w Fakturach nie będą mogły być zmieniane;

* Spółka będzie w stanie zapewnić organowi podatkowemu/organowi kontroli skarbowej na żądanie bezzwłoczny dostęp do ww. Faktur i ich pobranie.

W celu zabezpieczenia procesu archiwizacji, Spółka zamierza przygotować stosowny regulamin, w którym zostanie opisana szczegółowa procedura archiwizowania Faktur. Regulamin ten zostanie udostępniony/przedstawiony pracownikom Wnioskodawcy, w szczególności osobom odpowiedzialnym za archiwizowanie Faktur.

Ponadto, w uzupełnieniu do wniosku Wnioskodawca wskazał, że zakupy towarów i usług dokumentowane fakturami będą wykorzystywane przez Wnioskodawcę do czynności opodatkowanych VAT.

W odniesieniu do otrzymywanych Faktur funkcjonować będą odpowiednie kontrole biznesowe umożliwiające weryfikację autentyczności ich pochodzenia oraz ich integralność, jak również umożliwiające powiązanie między Fakturami (otrzymywanymi od Kontrahentów w każdej formie), a udokumentowanymi nimi dostawami towarów/świadczonymi usługami.

Schemat obiegu dokumentów (kontrola biznesowa) przyjęty w relacjach z Kontrahentami będzie zapewniać wiarygodną ścieżkę audytu między dostawami towarów/usług, a Fakturami otrzymanymi od Kontrahentów poprzez:

* w przypadku Faktur przesyłanych Spółce w formie pdf, podpisanie przez Spółkę oraz Kontrahentów Porozumień - okoliczność ta potwierdza, że wskazany schemat obiegu dokumentów będzie mieć charakter usystematyzowany/sformalizowany. W związku z tym, po stronie Wnioskodawcy zagwarantowana zostanie pewność co do tożsamości wystawcy Faktury. Mianowicie, dzięki Porozumieniom Spółka uzyska pewność, że Faktury dotyczące sprzedaży towarów/usług pochodzą od/zostały wystawione przez konkretnych Kontrahentów, z którymi Porozumienia te zostały zawarte;

* w przypadku Faktur przesyłanych Spółce w formie pdf, (i) wskazanie w Porozumieniach adresów e-mail, które będą wykorzystywane przez Kontrahenta/Spółkę odpowiednio do przesyłania i odbioru Faktur dokumentujących sprzedaż na rzecz Spółki lub (ii) posiadanie przez Kontrahenta dedykowanego/indywidualnego konta w Nowym Systemie, na którym Faktury te będą zamieszczane. W ten sposób zapewnione zostanie, że Faktura pochodzi od konkretnego Kontrahenta, który zawarł ze Spółką Porozumienie;

* dysponowanie przez Spółkę dodatkowymi informacjami/dokumentami dotyczącymi dostawy towaru/świadczenia usług - oprócz Faktury Wnioskodawca będzie bowiem w posiadaniu m.in. zamówienia na określony towar/usługę, umowy dotyczącej ich sprzedaży bądź umowy o współpracy zawartej między Kontrahentem a Spółką. Dzięki ww. dokumentom Spółka będzie dysponować pełną wiedzą w zakresie tego (i) jaki towar/usługa jest przedmiotem dostawy/realizacji oraz (ii) jaki podmiot jest dostawcą/usługodawcą;

* przyjęcie przez Spółkę procedury weryfikacji Faktur otrzymywanych od Kontrahentów - jak wspomniano, Wnioskodawca będzie przeprowadzać analizę Faktur pod kątem (i) formalnym (kompletności danych zawartych na fakturze) oraz (ii) merytorycznym (zgodności faktury z umową sprzedaży/zamówieniem). Weryfikacji będzie poddawana w szczególności możliwość powiązania Faktury z zakupem konkretnego towaru/usługi od Kontrahenta. Wskazana procedura ma na celu wyeliminowanie przypadków, w których Spółka ujmie w rejestrze zakupów VAT np. Faktury, które nie są zgodne z umową sprzedaży lub zawierające braki formalne.

Dodatkowo o integralności i czytelności Faktur przemawiać będą również następujące okoliczności wskazane we wniosku:

* Faktury przesyłane drogą elektroniczną (tj. zarówno za pośrednictwem Nowego Systemu, jak i w drodze wiadomości e-mail) zapisywane będą w pliku w formacie PDF, a potem przechowywane w tym samym formacie w systemie (...). Wykorzystanie takiego formatu spowoduje wyłączenie możliwości dokonywania modyfikacji w treści Faktur. Analogicznie, integralność tą zapewni nadanie Fakturom, otrzymanym przez Spółkę w formie papierowej, formy elektronicznej (to jest zeskanowanie ich, zapisanie w formacie pdf i umieszczenie w systemie (...)),

* zapisywane Faktury będą miały również odpowiednią jakość, która spełniać będzie wymóg czytelności przechowywanych dokumentów.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1. Czy w ramach Nowego modelu archiwizowania - przy założeniu spełnienia pozytywnych warunków odliczenia podatku naliczonego, określonych obecnie w art. 86 ust. 1 ustawy VAT, oraz braku negatywnych warunków odliczenia podatku naliczonego, określonych obecnie w art. 88 ust. 3a ustawy VAT- Faktury otrzymywane od Kontrahentów będą uprawniać Wnioskodawcę do odliczenia wynikającego z nich VAT naliczonego, w szczególności od strony formalnej Faktury:

2. Czy w przypadku e-Faktur zamieszczanych przez Kontrahentów w Nowym Systemie w formie plików PDF, za moment otrzymania takich Faktur przez Spółkę będzie mogła być uznana chwila umieszczenia ich w Nowym Systemie, w konsekwencji moment ten będzie wyznaczał moment spełnienia jednej z przesłanek warunkujących prawo do odliczenia VAT naliczonego z ww. e-Faktur?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad pytanie 1

W ocenie Wnioskodawcy w ramach Nowego modelu archiwizowania - przy założeniu spełnienia pozytywnych warunków odliczenia podatku naliczonego, określonych obecnie w art. 86 ust. 1 ustawy VAT oraz braku negatywnych warunków odliczenia podatku naliczonego, określonych obecnie w art. 88 ust. 3a ustawy VAT - Faktury otrzymywane od Kontrahentów będą uprawniać Wnioskodawcę do odliczenia wynikającego z nich VAT naliczonego. W szczególności od strony formalnej Faktury:

Ad pytanie 2

W ocenie Wnioskodawcy, w przypadku e-Faktur zamieszczanych przez Kontrahentów w Nowym Systemie w formie plików PDF za moment otrzymania takich Faktur przez Spółkę będzie mogła być uznawana chwila umieszczenia ich w Nowym Systemie, w konsekwencji moment ten będzie wyznaczał moment spełnienia jednej z przesłanek warunkujących prawo do odliczenia VAT naliczonego z ww. e-Faktur.

UZASADNIENIE stanowiska Spółki

Uwagi ogólne - stan prawny

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Przytoczony przepis przyznaje podatnikowi uprawnienie do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących nabycie przez niego towarów/usług, o ile nabyte towary/usługi są wykorzystywane do czynności opodatkowanych (tj. objętych zakresem przedmiotowym VAT i niepodlegających zwolnieniu z VAT).

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy VAT kwotę VAT naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w związku z nabyciem towarów/usług powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

W art. 88 ust. 1 ustawy VAT zawarty został szczegółowy katalog przypadków, w których faktury otrzymane przez podatnika nie uprawniają go do odliczenia wynikającego z nich VAT naliczonego.

Z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy VAT wynika, że podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą m.in. sprzedaż dokonywaną przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem. Przy tym, zgodnie z art. 2 pkt 22 ustawy VAT pod pojęciem sprzedaży rozumie się (i) odpłatną dostawę towarów, (ii) odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, (iii) eksport towarów oraz (iv) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Za fakturę uznaje się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie (art. 2 pkt 31 ustawy VAT). Fakturę elektroniczną stanowi natomiast faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym (art. 2 pkt 32 ustawy VAT).

Faktura dokumentująca sprzedaż powinna spełniać warunki formalne, o których mowa w art. 106e ust. 1 ustawy VAT (powinna ona zawierać w szczególności datę wystawienia, numer identyfikujący fakturę, nazwę podatnika i nabywcy towarów lub usług, a także ich adresy i numery identyfikacji podatkowej).

Zgodnie z art. 106g ust. 1 ustawy VAT faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl ust. 3 pkt 1 przywołanego przepisu, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy.

Zgodnie z art. 106m ust. 1 ustawy VAT podatnik zobowiązany jest do określenia sposobu zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy VAT). Zgodnie z art. 106m ust. 3 ustawy VAT przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W art. 106m ust. 4 ustawy VAT ustawodawca wskazał, że autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

W myśl ust. 5 przywołanego przepisu poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w art. 106m ust. 4 ustawy VAT, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

W art. 106n ustawy VAT ustawodawca przyznał podatnikom możliwość wystawiania faktur w formie elektronicznej. Zgodnie z ust. 1 przywołanego przepisu stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. W myśl art. 106n ust. 2 ustawy VAT w przypadku przesyłania lub udostępniania temu samemu odbiorcy jednocześnie więcej niż jednej faktury elektronicznej dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane.

Ponadto, w myśl art. 112 ustawy VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Artykuł 112a ust. 1 pkt 2 ustawy VAT stanowi, że podatnik przechowuje otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy VAT podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Przepisu tego nie stosuje się jednak, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Z kolei art. 112a ust. 4 ustawy VAT stanowi, iż podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Ad pytanie 1

W ocenie Spółki, od strony formalnej Faktury otrzymywane od Kontrahentów będą ją uprawniać do odliczenia VAT naliczonego. Faktury te będą bowiem stanowić faktury w rozumieniu ustawy VAT. Jednocześnie, w przypadku Faktur otrzymywanych w formie PDF, za pośrednictwem Nowego Systemu lub wiadomości e-mail, będą to faktury elektroniczne w rozumieniu tej ustawy, otrzymane zgodnie z art. 106n tejże ustawy oraz odpowiadające warunkom określonym art. 106m ustawy VAT.

Po pierwsze, Faktury będą zawierać wszystkie wymagane dane, określone w art. 106e ust. 1 ustawy VAT, w tym kwotę podatku (naliczonego), do której w kontekście prawa do odliczenia, o którym mowa ogólnie w art. 86 ust. 1 ustawy VAT, odwołuje się ust. 2 pkt 1 lit. a) tego artykułu. W związku z tym będą stanowić faktury w rozumieniu art. 2 pkt 31 tej ustawy.

Po drugie, zgodnie z opisem, Faktury otrzymywane w formie plików PDF, za pośrednictwem Nowego Systemu lub wiadomości e-mail, będą stanowić faktury elektroniczne w rozumieniu art. 2 pkt 32 ustawy VAT, jako że będą generowane przy wykorzystaniu systemu księgowego/informatycznego wykorzystywanego przez Kontrahenta w formie pliku PDF, tj. formatu elektronicznego umożliwiającego wydruk Faktury, z którego będą następnie wprowadzane do Nowego Systemu bądź wysyłane jako załącznik do wiadomości mailowej, a tym samym będą przesłane do Spółki zgodnie z postanowieniami Porozumień. W tym sensie Faktury będą zatem wystawiane (przez Kontrahentów) i otrzymywane (przez Spółkę) w formacie elektronicznym, o czym mowa w art. 2 pkt 32 ustawy VAT. Przy tym w przepisie tym mowa jest o "dowolnym formacie elektronicznym" - w rezultacie za taki należy uznać również format PDF, do którego Faktury są eksportowane po wygenerowaniu w systemie księgowym/informatycznym Kontrahenta.

Po trzecie, przesyłanie Faktur do Spółki w formie elektronicznej będzie się odbywać za jej zgodą (akceptacją jako odbiorcy/nabywcy) wyrażoną w Porozumieniach, które jednocześnie określają/będą określać zasady współpracy w tym zakresie między Spółką a poszczególnymi Kontrahentami, w tym format elektroniczny Faktur (jako plików PDF) oraz sposób ich przesyłania (Nowy System/wiadomość e-mail). Tym samym za spełniony należy uznać również warunek określony w art. 106n ust. 1 ustawy VAT.

Wreszcie po czwarte, kontrole biznesowe będą zapewniać wiarygodną ścieżkę audytu między Fakturami (otrzymywanymi od Kontrahentów w każdej formie) a udokumentowanymi nimi dostawami towarów/świadczonymi usługami, a tym samym zapewniać będą autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność tych Faktur, o których mowa w art. 106m i 112a ustawy VAT.

W pierwszej kolejności należy wskazać, że w ustawie VAT nie zostały zawarte szczegółowe unormowania, z których wynikałoby, za pomocą jakich środków (kontroli biznesowych) podatnik może zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur. W art. 106m ust. 4 ustawy VAT ustawodawca wskazał jedynie, że podatnik jest uprawniony do stosowania dowolnych kontroli biznesowych umożliwiających spełnienie ww. wymogów w odniesieniu do faktur.

W praktyce przyjmuje się, że pojęcie "kontrole biznesowe" należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik (i) tworzy, (ii) wdraża oraz (iii) aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy towaru/usługodawcy (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych zawartych na fakturze (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania - tak np. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (dalej: DKIS) w interpretacji indywidualnej z 24 kwietnia 2019 r. (sygn.0114-KDIPl-3.4012.101.2019.3.JG).

W interpretacjach indywidualnych uznaje się, że kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę z transakcją stanowiącą podstawę jej wystawienia. Kontrola biznesowa powinna być przy tym odpowiednia do wielkości oraz przedmiotu działalności podatnika, a także powinna uwzględniać liczbę i wartość transakcji dokonywanych przez podatnika, jak również liczbę i rodzaj dostawców lub usługodawców - tak np. Dyrektor Izby Skarbowej (dalej: DIS) w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 20 stycznia 2017 r. (sygn. 1462-IPPP3.4512.947.2016.l.RD). Jako przykład kontroli biznesowej wskazuje się np. posiadanie przez podatnika dokumentów uzupełniających związanych z realizowanymi przez niego transakcjami, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty - tak np. DKIS w interpretacji indywidualnej z 24 maja 2018 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.73.2018.3.JF).

W ustawie VAT nie została zawarta definicja pojęcia "wiarygodna ścieżka audytu". Organy podatkowe uznają, że sformułowanie to oznacza, iż związek między dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych do powiązania dokumentów z transakcjami), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami, a ponadto odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Wskazuje się również, że dla celów VAT ścieżka audytu powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług rzeczywiście miały miejsce. Przy tym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika - tak np. DIS w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 20 października 2016 r. (sygn. 2461-IBPP2.4512.629.2016.2.AB).

Zdaniem Spółki za stanowiskiem, iż schemat obiegu dokumentów (kontrola biznesowa) przyjęty w relacjach z Kontrahentami będzie zapewniać wiarygodną ścieżkę audytu między dostawami towarów/usług a Fakturami otrzymanymi od Kontrahentów, przemawiają następujące okoliczności:

* (w przypadku Faktur przesyłanych Spółce w formie plików PDF) podpisanie przez Spółkę oraz Kontrahentów Porozumień - okoliczność ta potwierdza, iż wskazany schemat obiegu dokumentów będzie mieć charakter usystematyzowany/sformalizowany. W związku z tym po stronie Wnioskodawcy zagwarantowana zostanie pewność co do tożsamości wystawcy Faktury. Dzięki Porozumieniom Spółka zyska pewność, że Faktury dotyczące sprzedaży towarów/usług pochodzą od/zostały wystawione przez konkretnych Kontrahentów, z którymi zostały one zawarte;

* (w przypadku Faktur przesyłanych Spółce w formie plików PDF) wskazanie w Porozumieniach adresów e-mail, które będą wykorzystywane przez Kontrahenta/Spółkę odpowiednio do przesyłania i odbioru Faktur dokumentujących sprzedaż na rzecz Spółki lub posiadanie przez Kontrahenta dedykowanego/indywidualnego konta w Nowym Systemie, na którym Faktury te będą zamieszczane. W ten sposób zapewnione zostanie, że Faktura pochodzi od konkretnego Kontrahenta, który zawarł ze Spółką Porozumienie;

* dysponowanie przez Spółkę dodatkowymi informacjami/dokumentami dotyczącymi dostawy towaru/świadczenia usług - oprócz Faktury Wnioskodawca będzie bowiem w posiadaniu m.in. zamówienia na określony towar/usługę, umowy ich sprzedaży bądź umowy o współpracy zawartej między Kontrahentem a Spółką. Dzięki ww. dokumentom Spółka będzie dysponować pełną wiedzą w zakresie tego (i) jaki towar/usługa jest przedmiotem dostawy/realizacji oraz (ii) jaki podmiot jest jego dostawcą/usługodawcą;

* przyjęcie przez Spółkę procedury weryfikacji Faktur otrzymywanych od Kontrahentów - jak wspomniano, Wnioskodawca będzie przeprowadzać analizę Faktur pod kątem (i) formalnym (kompletności danych zawartych na fakturze) oraz (ii) merytorycznym (zgodności Faktury z umową/zamówieniem). Weryfikacji będzie poddawana w szczególności możliwość powiązania Faktury z zakupem konkretnego towaru/usługi od Kontrahenta. Wskazana procedura ma na celu wyeliminowanie przypadków, w których Spółka ujmie w ewidencji VAT zakupu np. Faktury, które nie są zgodne z umową/zamówieniem lub zawierające braki formalne.

Zdaniem Spółki przedstawione wyżej okoliczności przesądzają o zapewnieniu przez Wnioskodawcę autentyczności pochodzenia Faktur otrzymywanych od Kontrahentów dokumentujących nabycie towarów/usług. Przyjęty przez Spółkę i Kontrahentów schemat obiegu dokumentów umożliwi jednoznaczne przyporządkowanie Faktur do realizowanych z nimi transakcji.

Autentyczność ta (z analogicznych powodów) będzie zachowana także po otrzymaniu Faktur, na dalszym etapie, tj. przy przechowywaniu ich w ramach Nowego modelu archiwizowania Faktur.

W ocenie Spółki przesyłanie przez Kontrahentów Faktur drogą elektroniczną (tj. zarówno za pośrednictwem Nowego Systemu, jak i w drodze wiadomości e-mail) w pliku w formacie PDF, a potem przechowywanie ich w tym samym formacie w systemie (...), zapewni integralność Faktur. Dzięki wykorzystaniu takiego formatu wyłączona zostanie bowiem możliwość dokonywania modyfikacji treści Faktur. Analogicznie integralność tą zapewni nadanie Fakturom otrzymanym przez Spółkę w formie papierowej, formy elektronicznej (to jest zeskanowanie ich, zapisanie w formacie PDF i umieszczenie w systemie (...)).

Ponadto, Faktury od ich otrzymania, przez cały okres przechowywania w ramach Nowego modelu archiwizowania, będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić pełną możliwość odczytu zawartych w nich danych (spełniony będzie więc wymóg czytelności faktur).

Dodatkowo, Wnioskodawca pragnie podkreślić, że zgodnie z opisem zawartym w niniejszym wniosku wszystkie pozostałe wymogi dotyczące archiwizowania faktur określone w art. 112-112a ustawy VAT, będą spełnione w ramach Nowego modelu archiwizowania Faktur. W szczególności:

* Faktury będą przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa;

* Faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie (np. po numerze księgowym nadanym danej Fakturze);

* Spółka będzie w stanie zapewnić organowi podatkowemu/organowi kontroli skarbowej na żądanie bezzwłoczny dostęp do Faktur i możliwość ich pobrania.

W tym miejscu należy również szczególnie podkreślić, iż regulacje art. 112-112a ustawy VAT przewidują warunki przechowywania faktur, ale nie przesądzają formy, w jakiej powinny być one przechowywane, akceptując zarówno formę papierową, jak i formę elektroniczną. Poza tym, wybór papierowej lub elektronicznej formy przechowywania faktur nie jest uzależniony od tego, czy dana faktura została otrzymana/wystawiona w formie papierowej lub elektronicznej. W szczególności oznacza to, że faktura otrzymana w formie elektronicznej może być przechowywana w formie papierowej, a faktura otrzymana w formie papierowej może być przechowywana w formie elektronicznej. Wynika to z brzmienia art. 112a, który określając zasady przechowywania faktur odnosi się ogólnie do "faktur", przez które zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy VAT rozumie się dokumenty w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierające dane wymagane ustawą VAT i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Tym samym, należy uznać, że ustawodawca dopuścił mieszany system przechowywania faktur, tj. usankcjonował sytuację, w której faktury otrzymane w formie elektronicznej będą przechowywane w formie papierowej, a faktury otrzymane w formie papierowej będą przechowywane w formie elektronicznej. Powyższego nie zmienia także okoliczność niszczenia oryginalnej papierowej wersji faktur po ich zarchiwizowaniu w formie elektronicznej.

Stanowisko, zgodnie z którym tzw. mieszany sposób przechowywania przez podatników otrzymywanych przez nich faktur jest dopuszczalny i uprawnia podatników do odliczania VAT naliczonego został również potwierdzony w szeregu interpretacji indywidualnych.

Przykładowo, w interpretacji indywidualnej z 24 kwietnia 2019 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.101.2019.3.JG) DKIS stwierdził m.in., że: "(...) ustawodawca nie różnicuje prawa do odliczenia ze względu na typ otrzymanej przez nabywcę faktury lub też od sposobu przechowywania przez niego faktur. Należy zatem uznać, iż faktury przechowywane w formie elektronicznej, które pierwotnie były otrzymane w formie papierowej, dają podatnikowi pełne prawo do odliczenia wykazanego na nich podatku VAT (pogrubienie Wnioskodawcy).

Analogicznie DKIS wypowiedział się w interpretacji indywidualnej z 20 kwietnia 2017 r. (sygn. 1462-IPPP2.4512.150.2017.1.IZ), w której stwierdził, iż: "(...) fakt zutylizowania papierowych wersji faktur, które zostaną objęte opisanym systemem archiwizacji, nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia podatku VAT z nich wynikającego. Zatem Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach przewidzianych w ustawie VAT) wynikającego z zeskanowanych faktur oraz faktur otrzymywanych w formie elektronicznej, przechowywanych jedynie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną we wniosku procedurą".

Stanowisko takie, potwierdzające że tzw. mieszany system przechowywania faktur jest w pełni akceptowalny i uprawnia podatników do odliczania VAT naliczonego z ww. faktur, zostało zaprezentowane również w szeregu innych interpretacji indywidualnych.

Tytułem przykładu można wskazać:

* interpretację indywidualną DKIS z 13 czerwca 2018 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.238.2018.1.JF);

* interpretację indywidualną DKIS z 17 listopada 2017 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.412.2017.2.JF);

* interpretację indywidualną DIS w Poznaniu z 3 marca 2016 r. (sygn. ILPP4/4512-1-10/16-4/WJ);

* interpretację indywidualną DIS w Warszawie z 29 lipca 2015 r. (sygn. IPPP1/4512-594/15-3/EK);

* interpretację indywidualną DIS w Warszawie z 31 lipca 2015 r. (sygn. IPPP3/4512-560/15-2/k.p.);

* interpretację indywidualną DIS w Katowicach z 27 lutego 2015 r. (sygn. IBPP3/443-1391/14/JP);

* interpretację indywidualną DIS w Łodzi z 1 czerwca 2015 r. (sygn. IPTPP4/4512-129/15-4/OS);

* interpretację indywidualną DIS w Warszawie z 8 października 2013 r. (sygn. IPPP2/443-829/13-2/RR);

* interpretację indywidualną DIS w Poznaniu z 8 października 2013 r. (sygn. ILPP4/443-337/13-2/EWW).

W opinii Wnioskodawcy wnioski płynące z ww. interpretacji indywidualnych potwierdzają w pełni stanowisko Spółki przedstawione w niniejszym wniosku.

W świetle powyższego Spółka stoi na stanowisku, że przechowywanie w formie elektronicznej, zarówno Faktur otrzymywanych przez nią w formie elektronicznej, jak i w formie papierowej jest dopuszczalne na gruncie przepisów o VAT, co oznacza w szczególności, że będzie jej przysługiwać prawo do odliczenia VAT naliczonego z takich faktur.

Ponadto, warunki przechowywania Faktur, które będą zapewnione w ramach Nowego modelu archiwizowania, będą spełniały wszystkie wymogi określone w art. 112-112a ustawy VAT.

Podsumowując powyższe, zdaniem Wnioskodawcy, w ramach Nowego modelu archiwizowania - przy założeniu spełnienia pozytywnych warunków odliczenia podatku naliczonego, określonych obecnie w art. 86 ust. 1 ustawy VAT oraz braku negatywnych warunków odliczenia podatku naliczonego - Faktury otrzymywane od Kontrahentów będą uprawniać Wnioskodawcę do odliczenia wynikającego z nich VAT naliczonego.

Ad pytanie 2

Z łącznej analizy wyżej powołanych art. 86 ust. 1, ust. 2 pkt 1 i art. 86 ust. 10b ustawy VAT wynika, że jednym z warunków prawa do odliczenia VAT naliczonego jest otrzymanie przez podatnika (tu: Wnioskodawcę) faktury dokumentującej świadczone na jego rzecz usługi/dokonywane dostawy towarów, na której to fakturze jest wykazany VAT naliczony.

Przy założeniu uprzedniego powstania obowiązku podatkowego w VAT u usługodawcy/dostawcy (tu: Kontrahenta) i przy braku negatywnych przesłanek prawa do odliczenia VAT, od momentu otrzymania faktury, podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego. konsekwencji, istotnym staje się określenie, kiedy można uznać fakturę zakupową za otrzymaną przez podatnika - nabywcę.

Należy podkreślić, że w polskim systemie prawnym nie zostało zdefiniowane w żaden sposób pojęcie momentu otrzymania faktury. Stąd też, uzasadnionym jest odwołanie się do językowej/słownikowej definicji pojęcia "otrzymania". Zgodnie z definicja zawartą w Słowniku Języka Polskiego PWN przez pojęcie "otrzymać coś" należy rozumieć: "stać się odbiorcą czegoś, dostać coś, uzyskać coś z czegoś".

Biorąc pod uwagę okoliczności funkcjonowania Nowego Systemu, w przypadku Faktur przesyłanych Spółce przez Kontrahentów za jego pośrednictwem, w opinii Wnioskodawcy, za moment ten należy uznać moment umieszczenia Faktury w Nowym Systemie przez Kontrahenta.

Od momentu bowiem umieszczenia Faktury przez Kontrahenta w Nowym Systemie, Spółka będzie miała swobodny dostęp do danej Faktury, w tym znaczeniu, iż będzie mogła się m.in. zapoznać z jej treścią, pobrać ją itp.

Spółka w każdym momencie będzie posiadała swobodny dostęp do Nowego Systemu i do dokumentów w nim umieszczonych. W tym znaczeniu można uznać, iż Faktury umieszczone w Nowym Systemie od momentu ich wprowadzenia tam przez Kontrahentów, będą we władaniu Wnioskodawcy.

Od momentu wprowadzenia Faktury przez Kontrahenta do Nowego Systemu, Wnioskodawca będzie mógł swobodnie dysponować Fakturą, pobrać ją, dokonać weryfikacji jej prawidłowości (tj. np. zgodności jej treści z umową łączącą Spółkę z Kontrahentem, zgodności ze zrealizowanym przez Kontrahenta zleceniem), zgłosić Kontrahentowi ewentualne niezgodności, rozpocząć proces płatności należności udokumentowanej Fakturą.

Ponadto, co istotne, w Nowym Systemie będzie widoczna dla Spółki informacja o dacie umieszczenia Faktury w Nowym Systemie/jej wprowadzeniu przez Kontrahenta do Nowego Systemu.

Podsumowując powyższe, zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku e-Faktur zamieszczanych przez Kontrahentów w Nowym Systemie w formie plików PDF, za moment otrzymania takich Faktur przez Spółkę będzie mogła być uznana chwila umieszczenia ich w Nowym Systemie. W konsekwencji moment ten będzie wyznaczał moment spełnienia jednej z przesłanek warunkujących prawo do odliczenia VAT naliczonego z ww. e-Faktur.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193 z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. z 2018 r. poz. 1302, z późn. zm.).

Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.