0114-KDIP1-3.4012.189.2023.2.LK - Stosowanie i przechowywanie faktur w wersji elektronicznej

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

6 kwietnia 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 6 kwietnia 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie możliwości archiwizowania faktur i innych dokumentów otrzymywanych w formie papierowej, uprawniających do odliczenia podatku VAT wyłącznie w formie elektronicznej oraz braku wpływu takiego sposobu przechowywania na prawo do odliczenia podatku naliczonego. Uzupełnili go Państwo pismem z 22 maja

2023 r. (wpływ 22 maja 2023 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

A. Sp. z o.o. (dalej: Spółka) w ramach prowadzonej działalności gospodarczej zajmuje się m.in. (...). Jesteście Państwo zarejestrowanym w Polsce czynnym podatnikiem podatku VAT. W celu usprawnienia obowiązujących w Spółce procedur dot. rozliczania wydatków służbowych poniesionych przez pracowników Spółki, wdrożyliście Państwo system (...) (dalej: System), który umożliwia ich elektroniczne rozliczanie.

Pracownicy dokonują zakupu różnego rodzaju towarów i usług (np. podczas podróży służbowych ale również w innych okolicznościach), które są dokumentowane przez dostawców fakturami i innymi dokumentami księgowymi wystawianymi na rzecz Spółki. Wprowadzenie Systemu miało na celu ułatwić kontrolę Spółki nad poniesionymi przez pracowników wydatkami, ograniczenie trudności logistycznych (związanych m.in. z koniecznością dostarczania papierowych wersji tych dokumentów) oraz ograniczenie kosztów związanych z archiwizacją dokumentów w formie papierowej.

System działa na zasadzie serwera danych w formie tzw. internetowej chmury i ma na celu umożliwienie kompleksowego zarządzania w Spółce procesem rozliczania przez pracowników poniesionych przez nich wydatków służbowych i rozliczenia ich w formie elektronicznej. System zapewnia pełną digitalizację procesu dokumentowania przez danego pracownika poniesionych wydatków, tj. brak konieczności przekazania faktur, w tym wydrukowanych faktur elektronicznych, faktur uproszczonych (dokumentów fiskalnych zawierających NIP nabywcy) oraz ewentualnie innych dokumentów zrównanych z fakturami uprawniających do odliczenia podatku VAT w wersji papierowej do działu księgowości Spółki (dalej: Dokumenty Księgowe).

Spółka zamierza archiwizować i przechowywać Dokumenty Księgowe będące podstawą rozliczenia wydatków służbowych pracowników po ich digitalizacji (zeskanowaniu / zobrazowaniu za pomocą smartfona) i zapisaniu w Systemie wyłącznie w wersji elektronicznej, podczas gdy papierowe wersje tych dokumentów będą podlegały utylizacji. Archiwizacja dokumentów w wersji elektronicznej może dotyczyć także faktur otrzymanych przez Spółkę w wersji elektronicznej (w szczególności faktury te nie będą drukowane ani archiwizowane w wersji papierowej). Pracownik dokonujący rozliczenia wydatków służbowych w Systemie będzie tworzył raport oraz dokonywał digitalizacji (zeskanowania / zobrazowania za pomocą smartfona) Dokumentów Księgowych potwierdzających poniesienie przez niego wydatków służbowych. Pracownik dokonując rozliczenia wydatków służbowych będzie wprowadzał do Systemu informacje odnoszące się do danej transakcji udokumentowanej Dokumentem Księgowym, w tym również rodzaju poniesionego wydatku. Co do zasady, każdy raport przygotowany przez pracownika będzie zawierać: unikatowy kod ID, opis poniesionych wydatków służbowych oraz załączniki w postaci zdigitalizowanych Dokumentów Księgowych, których dany raport dotyczy. Za pomocą unikatowego kodu ID będzie istniała możliwość bezpośredniego dostępu do zdigitalizowanych Dokumentów Księgowych. Raport jest generowany przez pracowników Spółki, co do zasady, za okresy miesięczne i obejmuje poniesione przez niego w danym okresie rozliczeniowym wydatki służbowe. W sytuacji, w której raport będzie obejmował faktury uproszczone (dokumenty fiskalne zawierające NIP nabywcy) oraz ewentualnie inne dokumenty zrównane z fakturami uprawniających do odliczenia podatku VAT to na jego podstawie będą księgowane wydatki w rejestrze VAT.

Wygenerowany rejestr VAT będzie zawierać dane oraz unikalny kod ID całego przygotowanego raportu. Spółka wskazuje, że w procesie digitalizacji Dokumentów Księgowych będzie zachowana odpowiednia jakość elektronicznego dokumentu, tj. będzie on odpowiadał wersji papierowej. Spółka wskazuje, że możliwe jest również, że podstawą rozliczenia przez danego pracownika wydatków służbowych będzie także faktura w wersji elektronicznej, która będzie przesyłana przez dostawcę towaru lub usługi na adres e-mail danego pracownika w formacie PDF lub innym podobnym, który ze swej istoty technicznej będzie uniemożliwiał modyfikacje jej treści. W przypadku faktur w wersji elektronicznej, pracownik dokonujący rozliczenia będzie wgrywał fakturę w wersji elektronicznej (plik) do Systemu, bez konieczności dokonania jej digitalizacji lub zobrazowania.

Charakter transakcji udokumentowanej fakturą elektroniczną a także opisany w dalszej części wniosku proces kontroli biznesowej będzie pozwalał na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy wystawioną fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Należy podkreślić, że raport wygenerowany przez pracownika będzie zawierał informacje w zakresie szczegółów poniesionych wydatków służbowych a także będzie poddawany weryfikacji:

- merytorycznej (przez przełożonego pracownika lub w wybranych przypadkach przez inna upoważnioną osobę); oraz

- w niektórych przypadkach również formalnej (przez dział kontroli wydatków / dział księgowości).

Dokument Księgowy będzie wprowadzany do Systemu przez pracownika dokonującego elektronicznego rozliczenia wydatków służbowych z wprowadzeniem danych odnoszących się do udokumentowanej transakcji. Na etapie digitalizowania Dokumentu Księgowego, a także po jego wprowadzeniu do Systemu nie będzie możliwa jakakolwiek modyfikacja jego treści.

Należy podkreślić, że wszelkie czynności dot. wygenerowania raportu w tym również jego zatwierdzenia będą widoczne w systemie w sposób pozwalający na identyfikacje osoby dokonującej rozliczenia oraz jego weryfikacji merytorycznej oraz formalno-księgowej. Raport z wydatków służbowych pracownika będzie poddawany kontroli merytorycznej przez przełożonego danego pracownika lub w wybranych przypadkach przez inną upoważnioną do tego osobę, która będzie miała na celu potwierdzenie, że doszło do nabycia określonej usługi lub towaru, które pozostają w związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością. Kontrola merytoryczna będzie obejmowała również weryfikację poprawności zadeklarowanego przez pracownika wydatku udokumentowanego w Systemie zdigitalizowanym Dokumentem Księgowym. Wprowadzone do Systemu Dokumenty Księgowe wraz z raportami będą podlegały także w sposób selektywny weryfikacji formalno-księgowej przez osoby z działu księgowości Spółki w zakresie poprawności rachunkowej a także prawidłowości księgowania rozliczeń pracowniczych. W ramach kontroli formalno-księgowej, przeprowadzana będzie kontrola poprawności danych wprowadzonych do Systemu z danymi wynikającymi ze zdigitalizowanego Dokumentu Księgowego.

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości merytorycznych lub formalnych, raport będzie zwracany pracownikowi w celu wyjaśnienia / usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. Kompleksowa weryfikacja (merytoryczna i formalna) będzie miała na celu ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy dokumentem księgowym, a zrealizowaną na rzecz Spółki dostawą towarów lub świadczeniem usług. W konsekwencji wprowadzenie procedury weryfikacji raportu przez Spółkę ma każdorazowo pozwolić na uzyskanie pewności co do tożsamości podmiotu będącego wystawcą dokumentu a także na zweryfikowanie i potwierdzenie zgodności dokumentu księgowego ze stanem faktycznym. W przypadku użycia Systemu - po dokonaniu zatwierdzenia raportu w wyniku przeprowadzenia kontroli merytorycznej oraz formalnej - wyeliminowana będzie możliwość ręcznego przetwarzania (modyfikowania) danych z dokumentu księgowego. Sposób przechowywania Dokumentów Księgowych w postaci zdigitalizowanej ma na celu wyłączenie możliwości edycji treści zeskanowanego dokumentu. Po digitalizacji Dokumenty Księgowe będą w niezmienionej formie archiwizowane w Systemie wraz z raportem z rozliczenia wydatku służbowego wygenerowanym przez danego pracownika w sposób zapewniający do nich dostęp dla Spółki.

Zgodnie z przepisami podatkowymi zdigitalizowane dokumenty księgowe zarchiwizowane przy wykorzystaniu Systemu będą mogły być sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie po unikatowym kodzie, który znajduje się w wygenerowanym rejestrze VAT.

Dokumenty Księgowe, po dokonaniu ich digitalizacji oraz utylizacji formy papierowej, będą przechowywane w Systemie z zachowaniem następujących zasad:

- każdy zdigitalizowany Dokument Księgowy będzie zapisywany w postaci oddzielnego pliku, który zawierać będzie kopię zdigitalizowanego obrazu oraz umożliwiał powiązanie wprowadzonego Dokumentu Księgowego z poleceniem księgowania / zapisem księgowym na podstawie numeru ID raportu, którego wartość będzie odwzorowana w księdze głównej i księgach pomocniczych: Odwzorowanie, o którym mowa powyżej, nastąpi w wyniku transferu danych z Systemu do księgi głównej i ksiąg pomocniczych Spółki;

- Dokument Księgowy po zdigitalizowaniu będzie sprawdzany pod względem merytorycznym i akceptowany w Systemie;

- pliki zawierające Dokumenty Księgowe, po przeprowadzeniu procesu ich digitalizacji i księgowania, będą chronione przed usunięciem,

- po zaksięgowaniu plik (raport) zawierający dane zdigitalizowanego Dokumentu Księgowego nie będzie udostępniony użytkownikom Systemu do edycji i usuwania,

- każdy z użytkowników Systemu będzie posiadał indywidualny identyfikator użytkownika oraz precyzyjnie określony zakres uprawnień systemowych,

- baza danych Systemu zawierająca dane o zdigitalizowanych Dokumentach Księgowych będzie podlegać procesowi archiwizacji.

Dokumenty Księgowe w ww. formie będą przechowywane w Systemie (na serwerze zlokalizowanym poza granicami kraju), co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego w sposób umożliwiający odtworzenie ich obrazu w formacie czytelnym, przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Spółkę. Digitalizacja Dokumentów Księgowych w ramach Systemu będzie pozwalać także na zapobieganie ich degradacji poprzez zacieranie elementów, czy też blaknięcie, co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania takich dokumentów w formie papierowej.

System umożliwiać będzie dostęp on-line do przechowywanych Dokumentów Księgowych a w szczególności dostęp on-line do ich treści organom wymienionym w art. 112a ust. 3 ustawy o VAT a także bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych zgodnie z przepisami podatkowymi. Spółka wskazuje, że zakupione towary i usługi udokumentowane Dokumentami Księgowymi będą służyć zarówno czynnościom opodatkowanym Spółki, jak i niepodlegającym opodatkowaniu VAT.

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu zdarzenia przyszłego

Wskazujecie Państwo, że faktury w wersji papierowej i inne dokumenty zrównane z fakturami będą niszczone (podlegały utylizacji) dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzaniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu w Systemie.

Pytanie

Czy w przypadku przechowywania przez Spółkę otrzymanych w formie papierowej faktur oraz innych dokumentów księgowych uprawniających do odliczenia podatku VAT wyłącznie w formie elektronicznej i braku posiadania papierowych oryginałów tych dokumentów, które po procesie digitalizacji będą poddane utylizacji, Spółka będzie uprawniona do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych dokumentów na zasadach przewidzianych w ustawie o VAT (w szczególności, przy założeniu, że zostaną spełnione warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT)?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Spółki w przypadku przechowywania przez Spółkę otrzymanych w formie papierowej faktur oraz innych dokumentów księgowych uprawniających do odliczenia podatku VAT wyłączenie w formie elektronicznej i braku posiadania papierowych oryginałów tych dokumentów, które po procesie digitalizacji będą poddane utylizacji, Spółka będzie uprawniona do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych dokumentów na zasadach przewidzianych w ustawie o VAT (w szczególności, przy założeniu, że zostaną spełnione warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT).

Forma przechowywania otrzymanych dokumentów

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT) podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 ustawy o VAT, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem. Stosownie do art. 2 pkt 31 ustawy o VAT przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl pkt 32 tego artykułu - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Zgodnie z art. 106g ust. 1 ustawy o VAT faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży. Stosownie do art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8 ustawy o VAT.

Według zaś art. 112a ust. 1 ustawy o VAT podatnicy przechowują:

W świetle art. 112a ust. 2 ustawy o VAT podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Powyższego przepisu ust. 2 w myśl art. 112a ust. 3 ustawy o VAT nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Na mocy art. 112a ust. 4 ustawy o VAT podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy o VAT podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. W świetle art. 106m ust. 2 ustawy o VAT przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast zgodnie z art. 106m ust. 3 ustawy o VAT przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Na mocy zaś art. 106m ust. 4 ustawy o VAT autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy o VAT poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

Zdaniem Spółki pojęcie "kontrole biznesowe" użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o VAT należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym, tak m.in.: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 24 maja 2018 r., (nr 0114-KDIP1-3.4012.73.2018.3.JF).

Zgodnie ze stanowiskiem organów podatkowych, wyrażonym przykładowo w interpretacji indywidualnej z 14 lipca 2022 r., (nr 0114-KDIP1- 3.4012.207.2022.1.LK) Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, termin "kontroli biznesowej" należy intepretować, jako: "proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym." Co więcej, jak wskazują organy podatkowe, kontrole biznesowe należy dostosować do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny one uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców.

Z kolei, pojęcie "wiarygodna ścieżka audytu", również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Co do zasady, ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika. Powyższe określenie "wiarygodna ścieżka audytu" znajduje potwierdzenie, m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 14 lipca 2022 r. (nr 0114-KDIP1-3.4012.207.2022.1.LK), oznacza natomiast, że: "związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika".

Biorąc powyższe pod uwagę zdaniem Spółki należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych bądź otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, zgodnie z powyższymi regulacjami podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur.

W tym miejscu należy zdaniem Spółki dodatkowo wskazać, że stosownie do przepisu art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej, dla celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (Rozdział 3 Sekcja 2 - Pojęcie faktury). Regulacje prawa unijnego nakładają na każdego podatnika szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur. W myśl art. 244 ww. Dyrektywy, każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych (art. 245 ust. 2 zd. drugie Dyrektywy).

W przedmiotowym przypadku, zdaniem Spółki również należy zwrócić uwagę na normę wyrażoną w art. 247 ust. 2 ww. Dyrektywy, zgodnie z którą aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, państwo członkowskie może także wymagać, by za pomocą środków elektronicznych przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, zgodnie z art. 233 Dyrektywy. W myśl art. 233 ust. 1 ww. Dyrektywy, autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury, niezależnie od tego, czy wystawiono ją w formie papierowej czy elektronicznej, zapewnia się od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu jej przechowywania. Każdy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Można to zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

"Autentyczność pochodzenia" oznacza pewność co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury. "Integralność treści" oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych wymaganych na mocy niniejszej Dyrektywy. Jednocześnie należy zdaniem Spółki podkreślić fakt, że krajowy ustawodawca odstąpił - na gruncie aktualnie obowiązujących przepisów - od tego opcjonalnego dla niego wymogu, tj. przechowywania faktur zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto, Spółka zobowiązana jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu "mieszanego", a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci. Z powyższych przepisów zdaniem Spółki wynika, iż ustawodawca dopuszcza możliwość przechowywania w formie elektronicznej faktur otrzymywanych w formie papierowej. Odmienna wykładnia zdaniem Spółki prowadziłaby do tego, iż bezprzedmiotowe stałyby się postanowienie wskazanego powyżej art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, określającego warunki dostępu organów podatkowych do faktur przechowywanych w formie elektronicznej. Jednocześnie z treści tych przepisów nie wynika, aby przechowywanie faktur w formie elektronicznej miało następować równolegle z przechowywaniem ich w formie papierowego dokumentu.

Tym samym, w ocenie Spółki również z treści przepisów ustawy o VAT nie wynika, aby wykluczone było przechowywanie dokumentów księgowych (w szczególności faktur) wyłącznie w formie elektronicznej. Przyjąć należy, że o ile zachowane zostaną ogólne warunki przechowywania faktur zawarte w art. 112 ust. 1 ustawy o VAT oraz zapewniony zostanie do nich dostęp na żądanie organów podatkowych w sposób, o którym mowa w art. 112 ust. 4 ustawy VAT, podatnik (Spółka) jest uprawniony do przechowywania przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej faktur oraz innych dokumentów księgowych uprawniających do odliczenia podatku VAT otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej. Jednocześnie, zdaniem Spółki brak jest materialnoprawnych przeszkód, aby część faktur oraz dokumentów księgowych była archiwizowana w formie papierowej, a część w formie elektronicznej (tzw. system mieszany), jeżeli Spółka zagwarantuje autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność ww. dokumentów od momentu ich wystawienia przez kontrahentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz zapewni ich przechowywanie w sposób pozwalający na łatwe ich odszukanie oraz w sposób umożliwiający na żądanie uprawnionego organu bezzwłoczny dostęp i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Jednocześnie, zdaniem Spółki, opisana procedura elektronicznego rozliczania wydatków służbowych przez pracowników Spółki w ramach Systemu powinna zapewniać autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność zdigitalizowanych Dokumentów Księgowych od momentu ich otrzymania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Prawo do odliczenia podatku VAT

Zmiana sposobu archiwizacji otrzymanych faktur, tj. przechowywanie ich wyłącznie w postaci pliku elektronicznego (w wyniku odwzorowania cyfrowego), w żaden sposób nie wpływa na zakres prawa do odliczenia VAT w nich wykazanego.

Zdaniem Spółki realizacja prawa do odliczenia VAT nie jest bowiem w żaden sposób uzależniona od formy, w jakiej przechowywane są dokumenty (faktury i inne dokumenty księgowe) dające prawo do odliczenia VAT.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124. W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Zdaniem Spółki z powyższych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Tym samym, zdaniem Spółki ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT. Przepis ten określa listę wyjątków, pozbawiających podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Stosownie do art. 86 ust. 10 ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. W myśl art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Biorąc powyższe pod uwagę, co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik (Wnioskodawca) posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Tym samym, należy podkreślić, że przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa czy elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Mając na uwadze powyższe zdaniem Spółki należy stwierdzić, że przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę, tj. w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób umożliwiający łatwe ich odszukanie, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów w okresie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu - jest zgodne z przytoczonymi przepisami, a w szczególności z art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT.

Ponadto w świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy zdaniem Spółki należy uznać, że faktury przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej w Systemie (w ramach opisanej we wniosku procedury) przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów potwierdzać będą prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w nich wykazanego w zakresie w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, przy uwzględnieniu przesłanek negatywnych określonych w art. 88 ustawy o VAT.

Zdaniem Spółki, zmiana sposobu przechowywania części faktur (wprowadzenie elektronicznego sposobu przechowywania dokumentów) nie będzie miało wpływu na zrealizowane w sposób prawidłowy prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z przedmiotowych faktur. Tym samym, zdaniem Spółki w przypadku utylizacji papierowej postaci faktur i innych dokumentów księgowych pierwotnie ujętych w przyjętych okresach rozliczeniowych a dysponując tylko ich elektronicznymi obrazami (skanami), które to dokumenty będą dokumentowały wydatki na nabycie towarów i usług dających prawo do odliczenia podatku VAT zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wskazanego w ww. dokumentach.

Powyższe stanowisko Spółki znajduje potwierdzenie m.in. w następujących pismach organów podatkowych: - Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 21 października 2022 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.442.2022.2.WR: "Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który - jak tego wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy o VAT). Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą prawa do przechowywania, otrzymanych w formie papierowej, faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej, przy równoczesnym zniszczeniu ich papierowych oryginałów. Ponadto Państwa wątpliwości dotyczą prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z takich faktur (faktur dających prawo do odliczenia w całości lub części podatku VAT). (...) wprowadził system do elektronicznego obiegu dokumentów, co zapewni pełną digitalizację faktur zakupowych, odstępując od ich fizycznej archiwizacji jako dokumentów papierowych. Dotyczy to także faktur otrzymywanych w formie papierowej. W tym celu faktury zakupowe, otrzymane od kontrahentów jako tradycyjne dokumenty, są skanowane - następnie zaś przenoszone do systemu finansowo-księgowego i z wykorzystaniem tego systemu archiwizowane (w formie elektronicznej). Faktura papierowa, jako oryginalny dokument, otrzymywana jest przez (.) pocztą bądź dostarczona do (.) w inny sposób. Faktura jest niezwłocznie rejestrowana w elektronicznym obiegu dokumentów z nadaniem kolejnego numeru oraz daty jej wpływu do (...). Następnie faktura jest "rejestrowana" w systemie. W tym celu jest skanowana, a dane z faktury są przenoszone do systemu. Skanowanie następuje do formatu PDF lub innego zdefiniowanego w konfiguracji systemu elektronicznego obiegu dokumentów. W każdym przypadku są to jednak formaty nieedytowalne. Gwarantuje to, iż zdigitalizowane faktury są chronione przed możliwością dokonywania w nich zmian. Po zeskanowaniu faktury papierowej, jej wersja elektroniczna będzie wiernym i czytelnym (skany będą mieć odpowiednią jakość) odzwierciedleniem wersji papierowej faktury. Na tym etapie przeprowadzana jest także wstępna weryfikacja faktury pod względem formalnym. Obejmuje ona w szczególności sprawdzenie, czy faktura jest wystawiona na (.) oraz czy zawiera poprawne dane (.). W dalszej kolejności zeskanowana faktura kierowana jest do osoby, która odpowiedzialna jest za weryfikację merytoryczną danego dokumentu. Osoba ta dokonuje akceptacji merytorycznej faktury, tj. stwierdza jej prawidłowość i zgodność z zasadami legalności, rzetelności, celowości i gospodarności. W następnym etapie faktura trafia do działu księgowości. Na tym etapie następuje kontrola formalno-rachunkowa faktury, która polega na stwierdzeniu, że została ona wystawiona w sposób prawidłowy, jest zgodna z kosztorysem (w przypadku robót budowlanych), dołączono do niej wszystkie niezbędne załączniki, działania arytmetyczne zostały wykonane prawidłowo oraz została zatwierdzona pod względem merytorycznym przez osobę do tego upoważnioną. W dalszej kolejności Główny Księgowy lub jego Zastępca dokonują wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz dokonanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów. Następnie faktura kierowana jest do dyrektora (...), lub osoby upoważnionej. Osoba ta dokonuje zatwierdzenia do realizacji faktury, co warunkuje jej przyjęcie jako dokumentu bilansowego i podatkowego oraz z punktu widzenia innych celów. Po zrealizowaniu wszystkich omówionych wcześniej kroków, faktura (jako dowód księgowy) eksportowana jest z systemu elektronicznego obiegu dokumentów do systemu finansowo-księgowego (...). Po przeprowadzeniu całego procesu to faktura w postaci cyfrowej, jako plik będzie zarchiwizowana - zapisana jako nieedytowalny plik w elektronicznej bazie danych. Natomiast jej papierowa (oryginalna) wersja będzie trwale niszczona (utylizowana). Zgodnie z opisanym powyżej sposobem postępowania (.) będzie zapewniał funkcjonowanie kontroli merytorycznej, formalno-rachunkowej, wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz dokonanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów, które ustalają wiarygodną ścieżkę faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - w odniesieniu do faktur zakupowych, które są przedmiotem niniejszego wniosku. Faktury w oryginalnej papierowej postaci będą niszczone dopiero po przejściu wszystkich etapów kontroli i zatwierdzeniu do realizacji oraz ich zaewidencjonowaniu. Każda zeskanowana i zarchiwizowana w systemie księgowym faktura zakupowa będzie miała przypisany swój odrębny, indywidualny numer. Na jego podstawie możliwe jest odtworzenie w systemie "ścieżki" księgowania faktury, a więc także kolejnych etapów jej obiegu (opisanych powyżej) oraz sposobu jej ujęcia w ewidencjach prowadzonych dla celów rachunkowych i podatkowych. Elektroniczna baza danych, służąca do archiwizacji faktur, będzie umożliwiać ich przeszukiwanie według określonych danych znajdujących się na dokumencie, jak również według przypisanego indywidualnego numeru. Faktury będą przechowywane w powyższy sposób co najmniej do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Także dłużej, gdy jest to wymagane. Dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej będą miały upoważnione do tego osoby. Ze względu na proces weryfikacji merytorycznej faktur zakupowych wpływających do (...), w tym obejmujący kontrolę pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług oraz skanowanie oryginalnych (zweryfikowanych pod względem merytorycznym i formalnym) dokumentów do nieedytowalnych formatów, zapewnione jest zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności archiwizowanych w formie elektronicznej faktur. Nie istnieje także możliwość modyfikowania treści faktury po wprowadzeniu (i zeskanowaniu) do systemu oraz zakończeniu ścieżki obiegu dokumentu w systemie. Stosowana elektroniczna baza danych, służąca archiwizacji zdigitalizowanych faktur papierowych, jako element systemu elektronicznego, służącego także prowadzaniu ksiąg rachunkowych i podatkowych, będzie pozwalał na identyfikację transakcji, z którymi związana jest dana faktura zakupowa, w tym określenie stron tej transakcji, jej przedmiotu, wartości. W ten sposób każda z faktur może zostać powiązana z innymi posiadanymi przez (...) dokumentami dotyczącymi danej dostawy towarów lub usług. W efekcie wdrożenia powyższego rozwiązania - w systemie - w każdym momencie możliwy będzie dostęp do zapisu księgowego dotyczącego danej faktury, jak również możliwość weryfikacji faktury w formie elektronicznej, obejrzenia faktury (skanu) jej wydrukowanie. Ponadto, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, na żądanie uprawnionego organu administracji skarbowej, (...) będzie zapewniał dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej faktur, a także umożliwi ich pobór. Faktury zakupowe będę mogły zostać przedłożone na wezwanie organu poprzez udostępnienie dokumentu w formie elektronicznej lub wydruku dokumentu z elektronicznego archiwum. (...) umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub szefowi krajowej administracji skarbowej na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług. (...) świadczy swe usługi oraz przechowuje faktury wyłącznie na terytorium RP. Ponadto wskazali Państwo, że wersje elektroniczne faktur będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. Zatem przedstawiony opis stanu faktycznego wskazuje, że wypełnią Państwo, wymienione w art. 112a ustawy, warunki przechowywania otrzymanych, w formie papierowej, faktur zakupowych. (...), jak wynika z opisu sprawy, wypełni również wymogi wskazane w art. 106m ustawy, odnośnie zabezpieczenia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur, które będą przechowywane wyłącznie w wersji elektronicznej, a ich papierowe oryginały będą niszczone. Tym samym będą Państwo uprawnieni do przechowywania, otrzymanych w formie papierowej, faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej, jeśli ich przechowywanie nastąpi w opisany we wniosku sposób.

Zatem Państwa stanowisko w zakresie pytania pierwszego jest prawidłowe.

W kwestii odliczenia podatku art. 86 ust. 1 ustawy stanowi, że: w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124. Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy: kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Zgodnie z art. 90 ust. 1 i 2 ustawy o podatku od towarów i usług: w stosunku do towarów i usług, które są wykorzystywane przez podatnika do wykonywania czynności, w związku z którymi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, jak i czynności, w związku z którymi takie prawo nie przysługuje, podatnik jest obowiązany do odrębnego określenia kwot podatku naliczonego związanych z czynnościami, w stosunku do których podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego. Jeżeli nie jest możliwe wyodrębnienie całości lub części kwot, o których mowa w ust. 1, podatnik może pomniejszyć kwotę podatku należnego o taką część kwoty podatku naliczonego, którą można proporcjonalnie przypisać czynnościom, w stosunku do których podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, z zastrzeżeniem ust. 10.

Wskazać należy, że zgodnie z art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy o podatku od towarów i usług: nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku. Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie faktur jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT, w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana, co do zasady, przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika faktur oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, w związku z nabywanymi towarami i usługami. W opisanych we wniosku zdarzeniach przyszłych wskazali Państwo, że świadczą Państwo usługi w zakresie ochrony zdrowia, które to usługi nie są objęte zwolnieniem od podatku VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 18 ustawy o podatku od towarów i usług. Na potrzeby świadczenia swoich usług nabywają Państwo towary i usługi, od których generalnie nie odliczają Państwo podatku naliczonego ze względu na związek z czynnościami zwolnionymi. Poza towarami i usługami służącymi do świadczenia zwolnionych nabywają Państwo towary i usługi, które służą działalności mieszanej (tj. związanej z czynnościami dającymi prawo, jak i niedającymi prawa do odliczenia podatku naliczonego) i działalności opodatkowanej (odsprzedaż towarów i usług). Wskazali Państwo również, że niektóre nabywane towary i usługi, dokumentowane fakturami, będącymi przedmiotem wniosku, będą służyły do wykonywania czynności dających prawo do odliczenia podatku VAT.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na fakturach otrzymanych w wersji papierowej, a przechowywanych wyłącznie w wersji elektronicznej w takim zakresie w jakim nabywane towary i usługi nie będą służyły czynnościom zwolnionym (tj. będą przeznaczone do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług).

Tym samym prawidłowe jest twierdzenie, że (...) zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych, które będą wystawione w formie papierowej, a które będą przechowywane przez (...) wyłącznie w formie elektronicznej, przy założeniu, że będą spełnione również inne wymogi wskazane w art. 88 ustawy o VAT. Mając zatem na uwadze tak sformułowane stanowisko w zakresie pytania 2, należy je uznać za prawidłowe."

- Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 16 maja 2019 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.99.2019.2.AK: "Z uwagi na liczbę przeprowadzanych transakcji, a co za tym idzie liczbę otrzymywanych i wystawianych przez Wnioskodawcę faktur, planuje on wdrożyć elektroniczny system przechowywania dokumentów (dalej: "System"). System pozwala na przeprowadzenie digitalizacji i archiwizacji faktur wystawionych oraz otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej, to jest ich skanowanie, zapisywanie i przechowywanie w formacie pliku elektronicznego, który nie podlega edycji (np. pliku w formacie pdf). Elektroniczny plik z fakturą zakupową lub sprzedażową będzie umieszczany w pierwszej kolejności w Systemie, a następnie na serwerze dedykowanym do przechowywania zdigitalizowanych faktur. Dostęp do Systemu możliwy będzie tylko dla zarejestrowanego użytkownika poprzez podanie prawidłowego loginu i hasła. Jednocześnie posiadana przez Spółkę wersja papierowa oryginalnej faktury będzie niszczona. Wnioskodawca będzie przechowywał wystawione i otrzymane faktury z podziałem na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie, autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur (do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego). Wnioskodawca będzie także zapewniał dostęp organowi podatkowemu do wskazanych faktur, na żądanie, a także bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur wystawianych zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich wystawienia do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu bezzwłocznego dostępu do nich, również ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych na żądanie odpowiedniego organu - będzie zgodne z przytoczonymi przepisami."

- Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 3 września 2019 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.320.2019.2.KS, w której uznano za prawidłowe poniższe stanowisko: "Biorąc pod uwagę cytowane powyżej regulacje, należy uznać, iż przepisy ustawy o VAT wprost dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolnej formie (papierowej lub elektronicznej), niezależnie od ich oryginalnej postaci (a więc polski ustawodawca podjął decyzję, iż nie będzie ograniczał formy przechowywania faktur, pomimo, iż miał taką możliwość na podstawie art. 247 ust. 2 Dyrektywy). W konsekwencji, obowiązujące od 1 stycznia 2014 r. regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej, niezależnie od formy ich przesłania lub udostępnienia (np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych) pod warunkiem, że sposób ten, jak wymaga ustawodawca, zapewnia przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 112a ust. 1 ustawy o VAT). (...) Spółka pragnie zaznaczyć, że w jej ocenie pojęcie "dostęp on-line" nie powinien być rozumiany, jako stały dostęp do faktur (tj. przez 365 dni w roku i przez 24 godziny na dobę, nawet bez zgłoszenia żądania przez organy właściwe w sprawach podatkowych), w ramach którego faktury mogą być w każdej chwili pobrane. Wymóg udzielenia dostępu on-line do faktur należy, zdaniem Spółki, rozumieć jako obowiązek udzielenia dostępu do faktur w przypadku zgłoszenia takiego żądania przez organ właściwy w sprawach podatkowych i na okres, którego to żądanie dotyczy. Ponadto, zdaniem Spółki, powyższy wymóg może być spełniony zarówno poprzez udzielenie organowi bezpośredniego dostępu online do bazy faktur przechowywanych w formie elektronicznej, jak również poprzez udzielenie dostępu do tych danych za pośrednictwem innych, przekazanych organowi za jego zgodą nośników elektronicznych, np. DVD, CD czy też pamięci USB. Jak wskazano w przedstawionym powyżej zdarzeniu przyszłym, zdaniem Spółki, stosowany przez niego Dysk oraz Systemy pozwalają na zachowanie oryginalnej postaci faktur wystawionych przez Kontrahentów, a także Raportów w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność. Dysk oraz Systemy umożliwiają niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur oraz Raportów, a także pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych w razie konieczności udostępnienia ich treści organom właściwym w sprawach podatkowych. W ocenie Spółki, w odniesieniu do formy elektronicznej zachowana zostanie taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku faktur i Raportów przechowywanych w formie papierowej. Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze wymagane przepisami nie zostaną zmienione - stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a skan będzie miał odpowiednią jakość zapewniającą wyraźny odczyt danych na fakturze (czytelność). (...) W świetle powyżej przytoczonych przepisów oraz istniejącej praktyki należy uznać, że Spółka ma prawo do przechowywania faktur otrzymywanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznego zapisu (skanu) w Systemie oraz nieodwracalnego zniszczenia otrzymanej papierowej wersji faktury. Ustawodawca nie zastrzegł bowiem formy papierowej jako jedynej dopuszczalnej formy przechowywania dokumentów. Jednocześnie ze względu na stosowanie elektronicznej formy przechowywania faktur, Spółka jest uprawniona do udostępniania ich wszelkim organom właściwym w sprawach podatkowych wyłącznie w formie elektronicznej."

- Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 1 kwietnia 2019 r., sygn. 0114- KDIP1-3.4012.53.2019.2.ISK, w której uznano za prawidłowe poniższe stanowisko: "Mając na względzie powołane powyżej przepisy, zdaniem Wnioskodawcy może on przechowywać faktury zakupu i ich korekty wraz z załącznikami wyłącznie w formie elektronicznej bez utraty prawa do odliczenia podatku wynikającego z takich dokumentów, bez względu na to, czy zostały one pierwotnie wystawione w takiej formie, czy też zostały one wystawione w formie papierowej, a następnie zeskanowane, a ich papierowa wersja zniszczona. Żadne bowiem przepisy ustawy o VAT nie uzależniają od formy, w jakiej jest wystawiona dana faktura VAT lub jej korekta, prawa do odliczenia wynikającego z niej podatku naliczonego. Prawo takie jest uwarunkowane powstaniem obowiązku podatkowego, posiadaniem faktury VAT lub jej korekty, jak również istnieniem związku pomiędzy nabywanymi przez Wnioskodawcę towarami i usługami, a wykonywanymi przez Spółkę czynnościami opodatkowanymi. Spółka w opisie stanu faktycznego wskazała, że nabywane towary i usługi wykorzystuje wyłącznie do czynności opodatkowanych, w związku z tym spełnia wymagania dotyczące odliczenia podatku naliczonego. Ustawa o VAT, co zostało wykazane powyżej, wymaga natomiast określonych warunków dla przechowywania dokumentów. Spółka, opisując zdarzenie przyszłe, wykazała, że spełnia ustawowe wymogi nałożone na podatnika dotyczące archiwizacji faktur poprzez zapewnienie ich przechowywania w podziale na okresy rozliczeniowe, zapewnienie autentyczności ich pochodzenia, integralności ich treści i czytelności oraz zapewnienie naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych dokumentów (w przypadku przechowywania ich na serwerach poza terytorium kraju), jak również zapewnienie na żądanie bezzwłocznego dostępu do tych dokumentów, a także bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych. W związku z powyższym, Spółka stoi na stanowisku, że może przechowywać faktury VAT i ich korekty wraz z załącznikami wyłącznie w formie elektronicznej bez utraty prawa do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur i ich korekt, bez względu na to, w jakiej formie otrzymała te dokumenty od kontrahentów (papierowej czy elektronicznej)."

Jednocześnie, w celu uniknięcia wątpliwości Spółka potwierdza, że przedmiotem odliczenia będzie podatek VAT wynikający z faktur lub ewentualnie innych dokumentów zrównanych z fakturami uprawniających do odliczenia podatku VAT \, które spełniają wymogi określone w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, tj. podatek odliczany będzie w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

UZASADNIENIE interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2022 r. poz. 931 z późn. zm.) zwanej dalej "ustawą":

Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy:

Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że

Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy:

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Faktura może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro - danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy:

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r. poz. 1485 z późn. zm.) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Spółkę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Stosownie do art. 106m ust. 1-4 ustawy:

1. Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

2. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

3. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

4. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie "kontrole biznesowe" należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei pojęcie "wiarygodna ścieżka audytu" oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki - przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek - pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

3) Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zgodnie z art. 112 ustawy:

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:

Podatnicy przechowują:

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Jak stanowi art. 112a ust. 3 ustawy:

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Stosownie do art. 112aa. ust. 1 i 2 ustawy:

Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przepisów art. 112 i art. 112a nie stosuje się.

Po upływie okresu przechowywania faktur, o którym mowa w ust. 1, podatnik przechowuje faktury ustrukturyzowane poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy art. 112 i art. 112a stosuje się odpowiednio.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który - jak tego wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia/otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu sprawy wynika, że jesteście Państwo zarejestrowanym w Polsce czynnym podatnikiem podatku VAT. W celu usprawnienia obowiązujących w Spółce procedur dot. rozliczania wydatków służbowych poniesionych przez pracowników Spółki, wdrożyliście Państwo system (...) (dalej: System), który umożliwia ich elektroniczne rozliczanie.

Pracownicy dokonują zakupu różnego rodzaju towarów i usług (np. podczas podróży służbowych ale również w innych okolicznościach), które są dokumentowane przez dostawców fakturami i innymi dokumentami księgowymi wystawianymi na rzecz Spółki.

System działa na zasadzie serwera danych w formie tzw. internetowej chmury i ma na celu umożliwienie kompleksowego zarządzania w Spółce procesem rozliczania przez pracowników poniesionych przez nich wydatków służbowych i rozliczenia ich w formie elektronicznej. System zapewnia pełną digitalizację procesu dokumentowania przez danego pracownika poniesionych wydatków, tj. brak konieczności przekazania faktur, w tym wydrukowanych faktur elektronicznych, faktur uproszczonych (dokumentów fiskalnych zawierających NIP nabywcy) oraz ewentualnie innych dokumentów zrównanych z fakturami uprawniających do odliczenia podatku VAT w wersji papierowej do działu księgowości Spółki.

Spółka zamierza archiwizować i przechowywać Dokumenty Księgowe będące podstawą rozliczenia wydatków służbowych pracowników po ich digitalizacji (zeskanowaniu / zobrazowaniu za pomocą smartfona) i zapisaniu w Systemie wyłącznie w wersji elektronicznej, podczas gdy papierowe wersje tych dokumentów będą podlegały utylizacji. Pracownik dokonujący rozliczenia wydatków służbowych w Systemie będzie tworzył raport oraz dokonywał digitalizacji (zeskanowania / zobrazowania za pomocą smartfona) Dokumentów Księgowych potwierdzających poniesienie przez niego wydatków służbowych. Pracownik dokonując rozliczenia wydatków służbowych będzie wprowadzał do Systemu informacje odnoszące się do danej transakcji udokumentowanej Dokumentem Księgowym, w tym również rodzaju poniesionego wydatku. Co do zasady, każdy raport przygotowany przez pracownika będzie zawierać: unikatowy kod ID, opis poniesionych wydatków służbowych oraz załączniki w postaci zdigitalizowanych Dokumentów Księgowych, których dany raport dotyczy. Za pomocą unikatowego kodu ID będzie istniała możliwość bezpośredniego dostępu do zdigitalizowanych Dokumentów Księgowych. Raport jest generowany przez pracowników Spółki, co do zasady, za okresy miesięczne i obejmuje poniesione przez niego w danym okresie rozliczeniowym wydatki służbowe. W sytuacji, w której raport będzie obejmował faktury uproszczone (dokumenty fiskalne zawierające NIP nabywcy) oraz ewentualnie inne dokumenty zrównane z fakturami uprawniających do odliczenia podatku VAT to na jego podstawie będą księgowane wydatki w rejestrze VAT.

Wygenerowany rejestr VAT będzie zawierać dane oraz unikalny kod ID całego przygotowanego raportu. Spółka wskazuje, że w procesie digitalizacji Dokumentów Księgowych będzie zachowana odpowiednia jakość elektronicznego dokumentu, tj. będzie on odpowiadał wersji papierowej. Spółka wskazuje, że możliwe jest również, że podstawą rozliczenia przez danego pracownika wydatków służbowych będzie także faktura w wersji elektronicznej, która będzie przesyłana przez dostawcę towaru lub usługi na adres e-mail danego pracownika w formacie PDF lub innym podobnym, który ze swej istoty technicznej będzie uniemożliwiał modyfikacje jej treści.

Charakter transakcji udokumentowanej fakturą elektroniczną a także proces kontroli biznesowej będzie pozwalał na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy wystawioną fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Należy podkreślić, że raport wygenerowany przez pracownika będzie zawierał informacje w zakresie szczegółów poniesionych wydatków służbowych a także będzie poddawany weryfikacji:

- merytorycznej (przez przełożonego pracownika lub w wybranych przypadkach przez inna upoważnioną osobę); oraz

- w niektórych przypadkach również formalnej (przez dział kontroli wydatków / dział księgowości).

Dokument Księgowy będzie wprowadzany do Systemu przez pracownika dokonującego elektronicznego rozliczenia wydatków służbowych z wprowadzeniem danych odnoszących się do udokumentowanej transakcji. Na etapie digitalizowania Dokumentu Księgowego, a także po jego wprowadzeniu do Systemu nie będzie możliwa jakakolwiek modyfikacja jego treści.

Raport z wydatków służbowych pracownika będzie poddawany kontroli merytorycznej przez przełożonego danego pracownika lub w wybranych przypadkach przez inną upoważnioną do tego osobę, która będzie miała na celu potwierdzenie, że doszło do nabycia określonej usługi lub towaru, które pozostają w związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością. Kontrola merytoryczna będzie obejmowała również weryfikację poprawności zadeklarowanego przez pracownika wydatku udokumentowanego w Systemie zdigitalizowanym Dokumentem Księgowym. Wprowadzone do Systemu Dokumenty Księgowe wraz z raportami będą podlegały także w sposób selektywny weryfikacji formalno-księgowej przez osoby z działu księgowości Spółki w zakresie poprawności rachunkowej a także prawidłowości księgowania rozliczeń pracowniczych. W ramach kontroli formalno-księgowej, przeprowadzana będzie kontrola poprawności danych wprowadzonych do Systemu z danymi wynikającymi ze zdigitalizowanego Dokumentu Księgowego.

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości merytorycznych lub formalnych, raport będzie zwracany pracownikowi w celu wyjaśnienia / usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. Kompleksowa weryfikacja (merytoryczna i formalna) będzie miała na celu ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy dokumentem księgowym, a zrealizowaną na rzecz Spółki dostawą towarów lub świadczeniem usług. W konsekwencji wprowadzenie procedury weryfikacji raportu przez Spółkę ma każdorazowo pozwolić na uzyskanie pewności co do tożsamości podmiotu będącego wystawcą dokumentu a także na zweryfikowanie i potwierdzenie zgodności dokumentu księgowego ze stanem faktycznym. W przypadku użycia Systemu - po dokonaniu zatwierdzenia raportu w wyniku przeprowadzenia kontroli merytorycznej oraz formalnej - wyeliminowana będzie możliwość ręcznego przetwarzania (modyfikowania) danych z dokumentu księgowego. Sposób przechowywania Dokumentów Księgowych w postaci zdigitalizowanej ma na celu wyłączenie możliwości edycji treści zeskanowanego dokumentu. Po digitalizacji Dokumenty Księgowe będą w niezmienionej formie archiwizowane w Systemie wraz z raportem z rozliczenia wydatku służbowego wygenerowanym przez danego pracownika w sposób zapewniający do nich dostęp dla Spółki.

Zgodnie z przepisami podatkowymi zdigitalizowane dokumenty księgowe zarchiwizowane przy wykorzystaniu Systemu będą mogły być sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie po unikatowym kodzie, który znajduje się w wygenerowanym rejestrze VAT.

Dokumenty Księgowe, po dokonaniu ich digitalizacji oraz utylizacji formy papierowej, będą przechowywane w Systemie z zachowaniem następujących zasad:

- każdy zdigitalizowany Dokument Księgowy będzie zapisywany w postaci oddzielnego pliku, który zawierać będzie kopię zdigitalizowanego obrazu oraz umożliwiał powiązanie wprowadzonego Dokumentu Księgowego z poleceniem księgowania / zapisem księgowym na podstawie numeru ID raportu, którego wartość będzie odwzorowana w księdze głównej i księgach pomocniczych: Odwzorowanie, o którym mowa powyżej, nastąpi w wyniku transferu danych z Systemu do księgi głównej i ksiąg pomocniczych Spółki;

- Dokument Księgowy po zdigitalizowaniu będzie sprawdzany pod względem merytorycznym i akceptowany w Systemie;

- pliki zawierające Dokumenty Księgowe, po przeprowadzeniu procesu ich digitalizacji i księgowania, będą chronione przed usunięciem,

- po zaksięgowaniu plik (raport) zawierający dane zdigitalizowanego Dokumentu Księgowego nie będzie udostępniony użytkownikom Systemu do edycji i usuwania,

- każdy z użytkowników Systemu będzie posiadał indywidualny identyfikator użytkownika oraz precyzyjnie określony zakres uprawnień systemowych,

- baza danych Systemu zawierająca dane o zdigitalizowanych Dokumentach Księgowych będzie podlegać procesowi archiwizacji.

Faktury w wersji papierowej i inne dokumenty zrównane z fakturami będą niszczone (podlegały utylizacji) dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzaniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu w Systemie.

Dokumenty Księgowe w ww. formie będą przechowywane w Systemie (na serwerze zlokalizowanym poza granicami kraju), co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego w sposób umożliwiający odtworzenie ich obrazu w formacie czytelnym, przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Spółkę.

System umożliwiać będzie dostęp on-line do przechowywanych Dokumentów Księgowych a w szczególności dostęp on-line do ich treści organom wymienionym w art. 112a ust. 3 ustawy o VAT a także bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych zgodnie z przepisami podatkowymi. Spółka wskazuje, że zakupione towary i usługi udokumentowane Dokumentami Księgowymi będą służyć zarówno czynnościom opodatkowanym Spółki, jak i niepodlegającym opodatkowaniu VAT.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia czy dopuszczalne jest przechowywanie faktur i innych dokumentów zrównanych z fakturami otrzymywanych od kontrahentów w formie papierowej i zdigitalizowanych do wersji elektronicznej, wyłącznie w formie elektronicznej w sposób opisany w zdarzeniu przyszłym oraz czy zachowacie Państwo prawo do odliczenia podatku naliczonego, jeżeli faktury będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości, w pierwszej kolejności należy podkreślić, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających, czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji). Innymi słowy podatnik zamierzający skorzystać z prawa przyznanego przez przepis prawa powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur.

Archiwizowanie i przechowywanie faktur i dokumentów z nimi zrównanych w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur-jest zgodny z przytoczonymi przepisami. W odniesieniu do faktur i dokumentów z nimi zrównanych przechowywanych w formie elektronicznej wdrożą Państwo i będą stosować kontrole biznesowe. Zarchiwizowane faktury będą przechowywane w sposób uniemożliwiający dokonanie zmiany treści i jakiejkolwiek modyfikacji. Wersja elektroniczna zeskanowanego dokumentu będzie wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej. Faktury zakupowe są/będą przechowywane przez Państwa w formie elektronicznej co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w sposób umożliwiający odtworzenie ich obrazu w sposób czytelny oraz niebudzący jakichkolwiek wątpliwości co do ich treści i autentyczności. Wskazali Państwo ponadto, że faktury i dokumenty księgowe będą przechowywane poza terytorium kraju, jednakże ich dostęp do tych faktur na żądanie organów podatkowych jest i będzie zapewniony.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że skoro opisana elektroniczna forma przechowywania faktur i innych dokumentów zrównanych z fakturami zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność przy jednoczesnym niszczeniu oryginałów dokumentów w formie papierowej, oraz umożliwi dostęp do tych dokumentów, na żądanie (również on-line), odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 i ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Z kolei w kwestii odliczenia podatku VAT art. 86 ust. 1 ustawy stanowi, że:

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Zatem jeśli Państwo, czynny podatnik podatku od towarów i usług będziecie wykorzystywać nabywane towary i usługi dokumentowane ww. fakturami i innymi dokumentami zrównanymi z fakturami do czynności opodatkowanych podatkiem VAT, będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego. Prawo to będzie przysługiwało pod warunkiem niezaistnienia przesłanek negatywnych z art. 88 ustawy.

Podsumowując, należy stwierdzić, że archiwizowanie i przechowywanie faktur i dokumentów z nimi zrównanych wystawionych i otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego procedur, będzie zgodne z przepisami ustawy. Zachowacie również Państwo na ogólnych zasadach prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymywanych faktur i dokumentów z nimi zrównanych archiwizowanych i przechowywanych zgodnie z opisanymi procedurami wyłącznie w formie elektronicznej.

Dodatkowe informacje

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku zdarzeniem przyszłym. Ponosicie Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Państwo w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

POUCZENIE o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 z późn. zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwa do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

POUCZENIE o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 259 z późn. zm.; dalej jako "p.p.s.a.").

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 p.p.s.a.). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 p.p.s.a.):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 p.p.s.a.), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a p.p.s.a.).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a p.p.s.a.).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 z późn. zm.).