0114-KDIP1-3.4012.173.2017.1.JG, Przechowywanie faktur VAT w formie elektronicznej. - Pismo wydane przez: Dyrektor Krajowej... - OpenLEX

0114-KDIP1-3.4012.173.2017.1.JG - Przechowywanie faktur VAT w formie elektronicznej.

Pisma urzędowe
Status: Aktualne

Pismo z dnia 22 czerwca 2017 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej 0114-KDIP1-3.4012.173.2017.1.JG Przechowywanie faktur VAT w formie elektronicznej.

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r. poz. 201, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 24 maja 2017 r. (data wpływu 13 czerwca 2017 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej oraz zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego (pod ogólnymi warunkami) zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 13 czerwca 2017 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej oraz zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego (pod ogólnymi warunkami) zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (zwana w dalszej części wniosku Spółką) jest czynnym podatnikiem podatku VAT i prowadzi działalność związana z doradztwem. Nabywane przez Spółkę towary i usługi służą do wykonywania czynności opodatkowanych. W ramach prowadzenia działalności Spółka otrzymuje od dostawców i wysyła do odbiorców faktury i inne dokumenty zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej.

Spółka korzysta z systemu elektronicznego archiwum, który pozwala na archiwizowanie dokumentów, wgrywanie ich skanów, plików pdf oraz umożliwia łatwy dostęp on-line do dokumentów, a także posiada zaawansowany system wyszukiwania pozwalający znaleźć dokument po atrybutach takich jak: NIP, nr dokumentu, data wystawienia, kwoty netto/brutto, nr rejestru VAT, itp.

W każdej chwili istnieje możliwość pobrania z systemu całego archiwum lub jego części i zapisania w postaci plików pdf.

Na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, zgodnie z odrębnymi przepisami przechowywane w systemie elektronicznym dokumenty mogą być bezzwłocznie udostępnione wraz z możliwością przetwarzania danych w nich zawartych w postaci plików pdf, może zostać nadany dostęp on-line do archiwum lub określonej części archiwum lub też dokumenty mogą zostać wydrukowane.

Elektroniczne dokumenty przechowywane są na serwerach zainstalowanych w Polsce i obsługiwanych przez polska firmę.

Dokumenty umieszczone w elektronicznym archiwum są szyfrowane, a dostęp do aplikacji możliwy jest tylko dla zarejestrowanego użytkownika poprzez podanie prawidłowego loginu i hasła. Dokumenty przechowywane są z podziałem na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie. Dokumenty elektroniczne zapisywane są w systemie elektronicznym, zaś dokumenty papierowe są do tego systemu skanowane w formie pdf gwarantujące autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentów od momentu ich wystawienia lub otrzymania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ze względu na optymalizacje kosztów związanych z archiwizacją dokumentacji Spółka planuje przechowywać dokumenty tylko w formie elektronicznej, dokumenty w formie papierowej po zeskanowaniu do wyżej opisanego systemu byłyby niszczone.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy korzystając z opisanego elektronicznego systemu archiwizowania dokumentów Spółka spełnia warunki określone w przepisach art. 106m i art. 112a ustawy o VAT i w związku z tym będzie mogła prowadzić archiwum dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej bez konieczności przechowywania papierowej wersji dokumentów oraz czy Spółka będzie miała prawo (przy spełnieniu ogólnych warunków, o których mowa w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT jeśli nie występują przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o VAT) do odliczenia podatku naliczonego dotyczącego sprzedaży opodatkowanej, zawartego w fakturach, w tym również dokumentach, o których mowa w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. § 3 pkt 4 i 5 w sprawie wystawienia faktur, jeśli są one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej?

Zdaniem Wnioskodawcy, nie ma przeciwwskazań prawnych aby dokumenty były archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej, pod warunkiem, że spełnione zostaną warunki przechowywania dokumentów zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług.

W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego na podstawie przechowywanych w opisany sposób faktur, w tym również dokumentów, o których mowa w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 w sprawie wystawiania faktur Spółka jest zdania, że jeśli będzie zapewniona autentyczność pochodzenia oraz integralność treści i czytelność tych faktur, to będą one potwierdzały prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w odpowiednich terminach, w świetle przepisów art. 86 ustawy o VAT, jeżeli nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o VAT.

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy przechowują:

1.

wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2.

otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast, na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Zgodnie z art. 106m ust. 2 ustawy o VAT, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

W myśl art. 106m ust. 3 ustawy o VAT, przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Z powołanych przepisów wynika, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych kontrahentom i otrzymywanych od nich) w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Z uwagi na to, że faktury są przez Spółkę przechowywane w sposób określony wskazanymi powyżej przepisami, a Spółka zapewnia autentyczność i integralność treści w okresie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, wskazane w opisie stanu faktycznego dokumenty mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej.

Zaprezentowane wyżej stanowisko Spółki znajduje potwierdzenie w całości w aktualnej praktyce organów podatkowych wypowiadających się w podobnych stanach faktycznych, które konsekwentnie wskazują, że przechowywanie w formie elektronicznej faktur elektronicznych oraz otrzymanych w formie papierowej (i niszczenie pierwotnych egzemplarzy papierowych) jest dopuszczalne, jak również że tak przechowywane faktury dają podatnikom prawo do odliczenia podatku naliczonego. Jako przykłady wskazać można następujące interpretacje podatkowe:

Prawo do przechowywania otrzymanych faktur elektronicznych w formie elektronicznej zaakceptował m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z dnia 20 sierpnia 2012 r., nr IPTPP2/443-467/12-5/KW. Z udzielonych wyjaśnień wynika, że:" (...) w przypadku gdy otrzymywane od Kontrahenta faktury elektroniczne przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w Systemie na serwerze Kontrahenta w sposób umożliwiający ich odszukanie oraz zapewniający bezzwłoczny dostęp do nich organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, będą zapewniały autentyczność pochodzenia i integralność treści, to należy uznać, iż zostaną spełnione warunki umożliwiające sposób przechowywania faktur elektronicznych, zgodnie z rozporządzeniem (tj. rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej...; (obecnie ustawą o VAT)".

Z kolei za możliwością przechowywania w formie elektronicznej faktur wystawionych w formie papierowej wypowiedział się Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 4 października 2013 r., nr IPPP2/443-765/13-2/KOM stwierdzając, że: "Obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma normatywnych przeszkód do istnienia systemu »mieszanego«, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność treści. Warunek ten spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci". Podobnie wypowiedział się Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z dnia 20 listopada 2014 r., nr IPTPP4/443-632/14-2/UNr oraz Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 27 lutego 2015 r., nr IBPP3/443-1391/14/JP.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w wykazanego w fakturach przechowywanych wyłącznie w elektronicznej bazie danych uznał również Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z dnia 1 czerwca 2015 r., nr IPTPP4/4512-129/15-4/OS, dotyczącej przechowywania w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej. W tej interpretacji czytamy: "(...) należy uznać, że faktury przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej (...) przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur będą potwierdzały prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług. W konsekwencji, fakt zniszczenia papierowych wersji faktur, które uprzednio zostaną wprowadzone do elektronicznej bazy danych, nie będzie miał wpływu na zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z takich faktur zakupowych. (...)".

W związku z powyższym Spółka wnosi o potwierdzenie stanowiska przedstawionego na wstępie.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.

z zastosowaniem art. 119a;

2.

w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. z 2016 r. poz. 718, z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.

Opublikowano: http://sip.mf.gov.pl