0113-KDIPT2-3.4011.846.2022.1.KKA - Rozliczanie PIT w związku ze zwrotem nienależnie pobranych zaliczek

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA - stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

9 listopada 2022 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika w związku ze zwrotem nienależnie pobranego świadczenia. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

W listopadzie 2020 r. Spółka zatrudniła pracownika, który w ramach premii motywacyjnej dla nowego pracownika (premia retencyjna) otrzymał razem z pierwszym wynagrodzeniem (listopad 2020 r.) jednorazową płatność wysokości 50 000 zł brutto. Zgodnie z dokumentem podpisanym przez pracownika (zapis zawarty w umowie o pracę na okres próbny), w przypadku ustania zatrudnienia w okresie krótszym niż 24 miesiące (tj. od 1 listopada 2020 r. do 31 października 2022 r.); w tym okresie umowa o pracę nie mogła być rozwiązana na mocy porozumienia stron z inicjatywy pracownika, ani też w tym okresie pracownik nie mógł znajdować się w okresie wypowiedzenia złożonym przez pracownika) - część wypłaconej premii powinna zostać zwrócona na konto Spółki - część premii była nienależna. Pracownik zakończył pracę w firmie z dniem 31 stycznia 2022 r. Kwota brutto wypłacona pracownikowi w 2020 r. została przeliczona na wartość netto (zgodnie z przepisami obowiązującymi w 2020 r. wyliczona została dokładna wartość otrzymanego przez pracownika przelewu) i część wynagrodzenia netto została przez pracownika zwrócona bezpośrednio na konto Spółki (po wcześniejszym otrzymaniu ze strony Spółki oficjalnej informacji zawierającej kwotę zwrotu, która zależała od okresu świadczenia pracy przez pracownika w wyżej wspomnianym okresie). Zwrot nienależnej części premii miał miejsce w dniu 2 maja 2021 r., czyli po terminie rozwiązania z pracownikiem stosunku pracy, które miało miejsce w dniu 31 stycznia 2022 r.

Pytania

1) Czy w przypadku otrzymania takiego zwrotu zasadne jest korygowanie zaliczki na podatek dochodowy odprowadzonej w listopadzie 2020 r. od kwoty premii, która została zwrócona przez pracownika (zgodnie z art. 41b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych)?

2) Czy w przypadku konieczności skorygowania zaliczki na podatek dochodowy powinny zostać zastosowane zasady podatkowe obowiązujące w listopadzie 2020 r., czy może zasady podatkowe obowiązujące w miesiącu otrzymania od pracownika zwrotu na konto Spółki?

Państwa stanowisko w sprawie

Należy uwzględnić korektę zaliczki wyliczonej w listopadzie 2020 r. w części proporcjonalnej do wysokości otrzymanego od pracownika zwrotu. Przy okazji wyliczenia wysokości zaliczki powinny zostać zastosowane zasady podatkowe obowiązujące w miesiącu otrzymania od pracownika zwrotu (na konto Spółki).

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 z późn. zm.):

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Na podstawie art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

W myśl art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Z treści art. 31 ww. ustawy wynika, że:

Osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej "zakładami pracy", są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, że Spółka zatrudniła pracownika, który w ramach premii motywacyjnej dla nowego pracownika otrzymał razem z pierwszym wynagrodzeniem (listopad 2020 r.) jednorazową płatność. Zgodnie z dokumentem podpisanym przez pracownika, w przypadku ustania zatrudnienia w okresie krótszym niż 24 miesiące (tj. od 1 listopada 2020 r. do 31 października 2022 r.) część wypłaconej premii powinna zostać zwrócona na konto Spółki - część premii była nienależna. Pracownik zakończył pracę w firmie z dniem 31 stycznia 2022 r. Kwota brutto wypłacona pracownikowi w 2020 r. została przeliczona na wartość netto (zgodnie z przepisami obowiązującymi w 2020 r. wyliczona została dokładna wartość otrzymanego przez pracownika przelewu) i część wynagrodzenia netto została przez pracownika zwrócona bezpośrednio na konto Spółki. Zwrot nienależnej części premii miał miejsce w dniu 2 maja2021 r., czyli po terminie rozwiązania z pracownikiem stosunku pracy.

Stosownie do treści art. 410 § 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (tekst jedn.: Dz. U. z 2022 r. poz. 1360 z późn. zm.):

Świadczenie jest nienależne, jeżeli ten, kto je spełnił, nie był w ogóle zobowiązany lub nie był zobowiązany względem osoby, której świadczył, albo jeżeli podstawa świadczenia odpadła lub zamierzony cel świadczenia nie został osiągnięty, albo jeżeli czynność prawna zobowiązująca do świadczenia była nieważna i nie stała się ważna po spełnieniu świadczenia.

Należy podkreślić, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie regulują wprost, czy zwrot nienależnie pobranych świadczeń powinien być dokonany w kwotach przed potrąceniami (tzw. kwotach brutto), czy też w kwotach uwzględniających potrącenia (tzw. kwotach netto), jednakże precyzują, w jaki sposób można odzyskać podatek od uprzednio opodatkowanego przychodu w sytuacji, gdy dojdzie do zwrotu nienależnie pobranego świadczenia.

Świadczeniem nienależnym jest cała kwota przychodu, zarówno dla płatnika, który poniósł wydatek na rzecz pracownika, jak również dla pracownika, mimo, że ten otrzymał "fizycznie" kwotę po potrąceniu zaliczki.

Państwa wątpliwości budzi m.in. kwestia korygowania zaliczki na podatek dochodowy odprowadzonej w listopadzie 2022 r. od kwoty premii, która została zwrócona przez pracownika w 2021 r.

W sytuacji dokonania w roku podatkowym zwrotu nienależnie pobieranych świadczeń w całości, które uprzednio zwiększały dochód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, rozliczenie tego zwrotu następuje poprzez zastosowanie jednego z dwóch rozwiązań: przez płatnika na podstawie art. 41b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych lub przez podatnika na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 5 tej ustawy.

I tak, w myśl art. 41b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Jeżeli podatnik dokonał zwrotu nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, przy ustalaniu wysokości podatku (zaliczki) płatnicy, o których mowa w art. 31, 33, 35 i 41, odejmują od dochodu kwotę dokonanych zwrotów, łącznie z pobranym podatkiem (zaliczką).

Powyższy przepis realizuje zasadę uwzględniania podatnikowi kwot przez niego zwróconych w możliwie najkrótszym czasie, czyli w rozliczeniach związanych z obliczeniem zaliczek na podatek. Zatem, płatnik, któremu podatnik zwrócił na skutek różnych okoliczności kwotę przez niego wcześniej wypłaconą, obowiązany jest pomniejszyć miesięczny dochód ustalany dla celów obliczenia zaliczki, o dokonany przez pracownika zwrot począwszy od miesiąca, w którym on nastąpił. Jeżeli kwota dokonanego zwrotu przekracza dochód danego miesiąca, płatnik może o powstałą różnicę pomniejszyć dochód z miesiąca następnego, aż do pełnego pomniejszenia. Przy czym, powyższe pomniejszenia mogą być stosowane przez płatnika wyłącznie w tym roku podatkowym, w którym podatnik dokonał zwrotu.

Z opisu sprawy wynika, że wypłata premii na rzecz Państwa ówczesnego pracownika miała miejsce w listopadzie 2020 r., jednakże zwrot nienależnej części premii miał miejsce 2 maja 2021 r., tj. w kolejnym roku podatkowym.

Niemniej jednak, brak możliwości rozliczania przez płatnika kwoty zwrotów w latach następnych nie oznacza, iż powyższa kwota podatnikowi przepada. Oprócz procedury polegającej na odejmowaniu przez płatnika od dochodu kwoty zwróconej przez podatnika ustawodawca umożliwia dokonywanie takich odliczeń przez podatnika.

Jeżeli więc płatnik nie odliczy dokonanego przez podatnika zwrotu od bieżących dochodów podatnika, na skutek upływu roku podatkowego bądź osiągania przez niego niewielkich dochodów lub ustania źródła przychodu, wówczas odliczenia dokonuje sam podatnik na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który dokona tego poprzez odliczenie świadczenia od dochodu w zeznaniu rocznym, składanym za rok podatkowy, w którym dokonał zwrotu nienależnie pobranego wynagrodzenia.

Artykuł 26 ust. 1 pkt 5 ww. ustawy stanowi, że:

Podstawę obliczenia podatku, z zastrzeżeniem art. 29-30cb, art. 30da-30dh, art. 30e-30g i art. 30j-30p, stanowi dochód ustalony zgodnie z art. 9, art. 23o, art. 23u, art. 24 ust. 1, 2, 3b-3e, 4-4e, 6 i 21 lub art. 24b ust. 1 i 2, po odliczeniu kwot dokonanych w roku podatkowym zwrotów nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, w kwotach uwzględniających pobrany podatek dochodowy, jeżeli zwroty te nie zostały potrącone przez płatnika.

Zatem, należy stwierdzić, że w wyrażeniu "zwrot nienależnie pobranego świadczenia w kwotach uwzględniających pobrany podatek dochodowy" mieści się świadczenie w kwocie netto wraz z pobraną zaliczką na podatek dochodowy.

Z kolei, w myśl art. 26 ust. 7h ustawy:

Kwota, o której mowa w ust. 1 pkt 5, przekraczająca kwotę dochodu, o którym mowa w ust. 1, może być odliczona od dochodu uzyskanego w najbliższych kolejno po sobie następujących 5 latach podatkowych.

Należy podkreślić, że zarówno art. 41b, jak i art. 26 ust. 1 pkt 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych dotyczy sytuacji, w której zwracane przez podatnika nienależnie pobrane świadczenia uprzednio zwiększały dochód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, dlatego też zwrot ten dokonywany powinien być w kwocie brutto, tj. łącznie z pobranymi przez płatnika zaliczkami na podatek dochodowy, co gwarantuje odzyskanie przez podatnika kwoty tych zaliczek.

Odnosząc przedstawione powyżej uregulowania prawne na grunt rozpatrywanej sprawy stwierdzić należy, że Państwo jako płatnik nie są upoważnieni do dokonywania korekt zaliczki na podatek dochodowy od odprowadzonej w listopadzie 2020 r., kwoty premii, bowiem sporządzone były one prawidłowe, odzwierciedlały ówczesny stan faktyczny, a więc wysokość faktycznie wypłaconych dochodów i faktycznie pobranych zaliczek na podatek dochodowy.

Zatem, Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 należało uznać za nieprawidłowe.

Jednocześnie, nie udziela się odpowiedzi na pytanie nr 2, gdyż jak wynika ze sposobu zadania tego pytania, oczekiwali Państwo na nie odpowiedzi w przypadku uznania, że zasadne jest korygowanie zaliczki na podatek dochodowy.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania tej interpretacji.

POUCZENIE o funkcji ochronnej interpretacji

* Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 z późn. zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

* Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

POUCZENIE o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - tekst jedn.: Dz. U. z 2022 r. poz. 329 z późn. zm.; dalej jako: "p.p.s.a.".

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 p.p.s.a.). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 p.p.s.a.):

* w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 p.p.s.a.), albo

* w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a p.p.s.a.).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a p.p.s.a.).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 z późn. zm.).