0113-KDIPT2-3.4011.201.2023.1.GG - Ustalenie obowiązków płatnika dotyczących opodatkowania przychodów pracownika z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA - stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

19 marca 2023 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika dotyczących opodatkowania przychodów pracownika z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego

... spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (zwana dalej Wnioskodawcą lub Spółką) jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych.

Jako zakład pracy w rozumieniu art. 32 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2022 r. poz. 2647, zwana dalej ustawą o PIT) Spółka pełni funkcję płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych.

Spółka jako pracodawca zatrudnia na podstawie umowy o pracę osobę fizyczną, zwaną dalej Pracownikiem. Pracownik:

- ma miejsce zamieszkania na terytorium Republiki Federalnej Niemiec,

- podlega w Republice Federalnej Niemiec obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów (przychodów) bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów.

Stosownie do zawartej z Pracownikiem umowy o pracę:

W związku z wykonywaniem obowiązków służbowych, Pracownik odbywa podróże służbowe w rozumieniu art. 77⁵ § 1 k.p. Odbywane przez Pracownika podróże służbowe mają charakter zarówno krajowy (tj. odbywają się na terytorium Republiki Federalnej Niemiec), jak i zagraniczny, tj. odbywają się poza terytorium Republiki Federalnej Niemiec. W Spółce obowiązuje "Regulamin Podróży", określający zasady odbywania podróży służbowych oraz dokonywania na rzecz pracowników zwrotu wydatków poniesionych podczas podróży służbowej, zwany dalej Regulaminem.

Zgodnie z treścią Regulaminu:

- Na wniosek pracownika pracodawca wypłaci pracownikowi zaliczkę na pokrycie kosztów podróży.

- Zaliczka przelana zostanie na konto bankowe pracownika wskazane do wypłaty wynagrodzenia za pracę lub inne konto wskazane przez pracownika np. konto walutowe.

- Kwota zaliczki nie może przekraczać przewidywanych wydatków.

- Podstawą do wypłaty zaliczki jest zatwierdzony wniosek o wypłatę zaliczki, który stanowi integralną część formularza delegacji - Załącznik 1 (Formularz delegacji).

- Pracownikom w podróży służbowej przysługuje dieta w kwocie określonej postanowieniami obowiązującego prawa, z zastrzeżeniem sytuacji określonych w Regulaminie.

- W przypadku podróży "wewnętrznej" (pomiędzy miejscami wyznaczonymi w umowie o pracę) pracownikowi nie przysługuje dieta.

- Wysokość diety w czasie podróży służbowej krajowej i za granicą ustalana jest zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

- Do druku delegacji stanowiącego zarazem wniosek o zwrot wydatków z tytułu podróży służbowej załączone zostaną oryginały faktur, rachunków etc. wystawionych na właściwą spółkę. Dokumenty winny być ponumerowane i odpowiednio uporządkowane.

- Pracownik zobowiązany jest sprawdzić otrzymywane dokumenty (faktury VAT, rachunki) pod kątem poprawności zawartych w nich danych obejmujących w szczególności dane identyfikacyjne spółek (m.in. nazwa spółki, adres, numer identyfikacji podatkowej NIP).

- Wszystkie koszty podróży ponoszone przez pracodawcę i wydatki poniesione przez pracownika, podlegające zwrotowi muszą być potwierdzone właściwymi dokumentami wystawionymi zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, a następnie zweryfikowane i zatwierdzone przez przełożonego.

- Wydatki ponoszone przez Członka Zarządu będą weryfikowane i zatwierdzane przez innego Członka Zarządu.

- Wydatki ponoszone przez osoby podlegające bezpośrednio Członkom Zarządu będą weryfikowane i zatwierdzane przez właściwego Członka Zarządu, a podczas jego nieobecności - przez prokurenta lub właściwego dyrektora zakładu.

- Wydatki ponoszone przez pozostałych pracowników muszą być zweryfikowane i zatwierdzane przez przełożonych.

- Pracodawca zwróci pracownikowi koszty związane z podróżą zapłacone przez pracownika z własnych zasobów, na konto bankowe wskazane do wypłaty wynagrodzenia lub też inne konto wskazane przez pracownika.

- Wydatki będą zwracane na podstawie prawidłowo wystawionych, opisanych i zatwierdzonych dokumentów w ciągu 7 dni od daty ich złożenia do Działu Księgowości.

- Zwrotowi podlegają następujące wydatki z tytułu podróży:

o koszty zakwaterowania w hotelu - podróż służbowa oraz wyjazd wewnętrzny; W trakcie podróży należy rezerwować pokoje o określonej klasie. Spółka wyznaczyła limit ceny za nocleg wraz ze śniadaniem. W uzasadnionych przypadkach (np. podczas targów i konferencji) właściwy dyrektor może udzielić zgodę na odstępstwo od powyższych ustaleń cenowych,

o koszty dotyczące parkowania samochodu służbowego, prywatnego lub z wynajmu, jeżeli użyto go do celów przejazdu w ramach podróży - podróż służbowa oraz wyjazd wewnętrzny,

o opłaty za przejazd autostradą podczas podróży samochodem służbowym, prywatnym lub z wynajmu, jeżeli takich opłat nie można rozliczyć kartą paliwową - podróż służbowa oraz wyjazd wewnętrzny,

o koszty biletów (transport między miastami i transport miejski), jeżeli takich środków transportu użyto w ramach podróży służbowej - podróż służbowa oraz wyjazd wewnętrzny,

o opłaty za taksówki, jeżeli pracownik musiał skorzystać z taksówki w ramach podróży - podróż służbowa oraz wyjazd wewnętrzny,

o koszty wynajmu samochodu, pod warunkiem że skorzystanie z takiego środka transportu podczas podróży jest konieczne - podróż służbowa oraz wyjazd wewnętrzny,

o koszty przelotów, pod warunkiem że skorzystanie z takiego środka transportu podczas podróży służbowej jest konieczne - podróż służbowa oraz wyjazd wewnętrzny,

o diety oraz ryczałty przysługujące pracownikowi - podróż służbowa,

o koszty lunchów/kolacji służbowych i cateringu przy okazji spotkań wewnętrznych - podróż służbowa oraz podróż wewnętrzna.

Wysokość zwrotu wydatków z tytułu wyżywienia jest przez Spółkę dokonywana w kwotach przewidzianych w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167, zwane dalej Rozporządzeniem).

W przypadku podróży krajowych, tj. podróży odbywanych przez Pracownika na terytorium Republiki Federalnej Niemiec, wysokość diety należnej Spółka określa na podstawie § 7 Rozporządzenia przyjmując, że:

- podróż odbywana przez Pracownika na terytorium Republiki Federalnej Niemiec jest dla niego podróżą krajową w rozumieniu Rozdziału 2 Rozporządzenia, albowiem:

o pracownik ma miejsce zamieszkania w Republice Federalnej Niemiec,

o miejscem świadczenia pracy określonym w umowie o pracę zawartej z Pracownikiem jest miejscowość położona w Republice Federalnej Niemiec; - podróż odbywana przez Pracownika na terytorium kraju innego niż terytorium Republiki Federalnej Niemiec, w tym na terytorium Polski, jest dla Pracownika podróżą zagraniczną w rozumieniu Rozdziału 3 Rozporządzenia.

Wysokość diety z tytułu podróży zagranicznej, o której mowa w § 13 Rozporządzenia, Spółka określa na podstawie załącznika do Rozporządzenia.

W treści załącznika nie wskazano wysokości kwoty diety i wysokości limitu za nocleg w przypadku podróży zagranicznej odbywanej do Rzeczpospolitej Polskiej z terytorium innego Państwa.

Jednocześnie, stosownie do treści przepisów art. 77⁵KP oraz Rozporządzenia, także w przypadku podróży służbowej odbywanej przez Pracownika z terytorium Niemiec na terytorium Polski, Spółka obowiązana jest dokonać na rzecz pracownika zwrotu wydatków z tytuł zwiększonych kosztów wyżywienia (diety), w granicach przewidzianych przez Rozporządzenie.

W pozycjach 1-114 Załącznika do Rozporządzenia nie wymieniono wprost Rzeczpospolitej Polskiej.

Z tej przyczyny, dokonując na rzecz Pracownika wypłaty diety oraz zwrotu wydatków za nocleg, Spółka stosuje limity przewidziane w pozycji 115 Załącznika do Rozporządzenia pt. "Państwa inne niż przewidziane w lp. 1-114" i planuje stosować analogiczne podejście również w przyszłości.

Pytanie

Czy należności wypłacane przez Spółkę na rzecz Pracownika z tytułu odbywanych przez Niego podróży służbowych zagranicznych z terytorium Niemiec do Polski, stanowiące dietę oraz zwrot kosztów noclegu, podlegają zwolnieniu z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych i w rezultacie Spółka, jako płatnik nie jest zobowiązana do pobrania zaliczki na podatek dochodowy od tych wypłat do wysokości określonej w przepisach Rozporządzenia dla "Państw innych niż przewidziane w I p. 1-114"?

Państwa stanowisko w sprawie

Na gruncie opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego, należności wypłacane przez Spółkę na rzecz Pracownika z tytułu odbywanych przez Niego podróży służbowych zagranicznych z terytorium Niemiec do Polski, stanowiące dietę oraz zwrot kosztów noclegu, podlegają zwolnieniu z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych i w rezultacie Spółka, jako płatnik nie jest zobowiązana do pobrania zaliczki na podatek dochodowy od tych wypłat do wysokości określonej w przepisach Rozporządzenia dla "Państw innych niż przewidziane w lp. 1-114".

UZASADNIENIE stanowiska Wnioskodawcy

A. Zwrot należności za podróż służbową

Stosownie do treści art. 29 § 1 pkt 2 k.p., miejscem wykonywania pracy jest miejsce określone w umowie o pracę.

Wykonywanie zadania służbowego na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, jest podróżą służbową (art. 77⁵ § 1 k.p.).

Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż wymieniony w art. 77⁵ § 2 k.p., tj. u pracodawcy innego niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej, określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania (art. 77⁵ § 3 k.p.).

Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika, o którym mowa w art. 77⁵ § 2 k.p. (art. 77^{5 §} 4 k.p.).

Jeżeli układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień, o których mowa w § art. 77⁵ § 3 k.p., pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów Rozporządzenia (art. 77⁵ § 5 k.p.).

Zgodnie z przedstawionym stanem faktycznym i zdarzeniem przyszłym:

- określonym w umowie o pracę miejscem pracy Pracownika jest miejscowość jego zamieszkania, położona na terytorium Republiki Federalnej Niemiec,

- Pracownik odbywa podróże służbowe, także udając się na terytorium Polski.

Z przytoczonych wyżej przepisów k.p. wynika, że:

- wykonując zadanie służbowe na polecenie pracodawcy, osoba zatrudniona na umowę o pracę odbywa podróż służbową,

- pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową,

- warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż państwowa lub samorządowa jednostka budżetowa określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania, które nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce budżetowej, tj. nie niższej niż przewidziana w Rozporządzeniu.

Przepisy Rozporządzenia nie definiują podróży służbowej krajowej oraz podróży służbowej zagranicznej. W § 1 Rozporządzenia posłużono się zwrotami w postaci podróży na obszarze kraju (podróż krajowa) oraz podróży poza granicami kraju (podróż zagraniczna). Żaden z przepisów Rozporządzenia nie określa kraju, jako terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz podróży zagranicznej, jako podróży odbywanej poza granice Rzeczpospolitej Polskiej.

Przepisy Kodeksu pracy nie wyłączają stosowania art. 77⁵ k.p. oraz przepisów Rozporządzenia w przypadku zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osoby mieszkającej oraz świadczącej pracę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej na rzecz pracodawcy z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

W umowie o pracę zawartej pomiędzy Spółką a Pracownikiem dokonano wyboru prawa właściwego dla zawartego stosunku pracy.

Dokonanie wyboru prawa właściwego dla stosunku pracy jest dopuszczalne w świetle art. 3 ust. 1 w zw. z art. 8 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) Nr 593/2008 z dnia 17 czerwca 2008 r. w sprawie prawa właściwego dla zobowiązań umownych (Dz. U.UE.L.2008. 177.6, dalej: Rzym I).

Dokonany w umowie o pracę wybór prawa polskiego, jako właściwego dla stosunku pracy, nie może pozbawiać pracownika ochrony na podstawie przepisów, których stosowanie nie można wyłączyć umownie według prawa państwa, którego prawo byłoby właściwe, gdyby nie dokonano wyboru prawa (art. 8 ust. 1 Rzym I).

W związku z podróżami służbowymi odbywanymi przez Pracownika z miejscowości, w której świadczy pracę na terytorium Polski, Spółka nie może zastosować diety i ryczałtu za nocleg w granicach limitów przewidzianych w § 7 i § 8 Rozporządzenia, gdyż Pracownik podróżuje z kraju, w którym świadczy pracę i w którym mieszka, poza jego granice. Z punktu widzenia Pracownika, podróż odbywana z terytorium Niemiec na terytorium Polski jest podróżą zagraniczną, gdyż obejmuje przekroczenie granic państwa, w którym następuje jej rozpoczęcie.

Rozporządzenie nie przewiduje przy tym wprost zasad dokonywania na rzecz pracowników zwrotu wydatków za podróż służbową zagraniczną, podczas której Polska jest krajem docelowym.

Mając zatem na uwadze, że:

- do stosunku pracy zawartego pomiędzy spółką a pracownikiem właściwe jest prawo polskie,

- udając się w podróż służbową do Polski, Pracownik pozostaje w podróży służbowej zagranicznej,

- Spółka pozostaje zobowiązana wobec Pracownika do wypłaty należności z tytułu podróży służbowej,

- do wypłaty Pracownikowi należności z tytułu podróży służbowej zastosowanie mają przepisy Rozporządzenia.

W ocenie Spółki, w razie podróży służbowej Pracownika do Polski, Spółka obowiązana jest dokonywać na jego rzecz zwrotu wydatków w granicach przewidzianych w poz. 115 załącznika do Rozporządzenia.

B. Diety i inne należności za czas podróży służbowej Pracownika, jako przychód podatkowy

Stosownie do treści art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT, zwolnieniu z podatku dochodowego od osób fizycznych (zwanego dalej podatkiem PIT) podlegają diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem art. 21 ust. 13 ustawy o PIT.

W świetle przytoczonego wyżej przepisu, warunkami zwolnienia dochodu z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT są:

Ad

b) Dochód z tytułu diety lub innej należności za czas podróży służbowej pracownika

Wobec przedstawionego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego:

- Pracownik wykonuje na polecenie Spółki zadania poza miejscem świadczenia pracy, w tym także na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej.

- Czas, jaki Pracownik spędza wykonując na polecenie Spółki zadanie służbowe na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, jest czasem spędzonym w podróży służbowej.

- Spółka obowiązana jest wypłacać Pracownikowi należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

- Z uwagi na brak odmiennej regulacji w aktach prawa pracy wewnątrzzakładowego, Pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową w wysokości przewidzianej w Rozporządzeniu, stosownie do treści art. 77 § 5 k.p.

Wniosek:

Diety i inne należności wypłacane przez Spółkę Pracownikowi za czas wykonywania na polecenie Spółki zadania służbowego na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej stanowią przychód z tytułu diety i innych należności za podróż służbową w rozumieniu przepisów prawa.

Ad c) Istnienie stosunku pracy

Zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy o PIT, zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane, jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.

Wobec przedstawionego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego:

- Pomiędzy Spółką a Pracownikiem zawarto umowę o pracę.

- Do zawartego z Pracownikiem stosunku pracy właściwe jest prawo polskie, którego wyboru dokonano zgodnie z przepisami Rozporządzenia Rzym I.

- Diety i inne należności za podróż służbową stanowią dochód osiągany w związku z wykonywaniem przez Pracownika stosunku pracy.

Wniosek:

Diety i inne należności za podróż służbową do Polski stanowią dla pracownika przychód ze stosunku pracy, w stosunku, do którego Spółka, jako pracodawca potencjalnie pełni funkcję płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych i w rezultacie posiada interes prawny w prawidłowym ustaleniu ciążących na Niej obowiązków.

Ad d) Wysokość świadczeń

Do wypłaty Pracownikowi należności z tytułu podróży służbowych zastosowanie znajdują przepisy Rozporządzenia.

W związku z podróżą do Polski, Spółka wypłaca Pracownikowi dietę i należności za nocleg w wysokościach nie niższych niż przewidziane w przepisach Rozporządzenia.

Wniosek:

Należności wypłacane przez Spółkę na rzecz Pracownika z tytułu odbywanych przez Niego podróży służbowych zagranicznych z terytorium Niemiec do Polski, stanowiące dietę oraz zwrot kosztów noclegu, podlegają zwolnieniu z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych i w rezultacie Spółka, jako płatnik nie jest zobowiązana do pobrania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od tych wypłat do wysokości określonej w przepisach Rozporządzenia dla "Państw innych niż przewidziane w I p. 1-114".   

Ocena stanowiska

Stanowisko, które Państwo przedstawili we wniosku jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 z późn. zm.):

Osoby fizyczne, jeżeli mają miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, podlegają obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów (przychodów) bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów (nieograniczony obowiązek podatkowy).

W myśl art. 3 ust. 1a ww. ustawy:

Za osobę mającą miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej uważa się osobę fizyczną, która:

Stosownie do art. 3 ust. 2a i 2b powołanej ustawy:

Osoby fizyczne, jeżeli nie mają na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej miejsca zamieszkania, podlegają obowiązkowi podatkowemu tylko od dochodów (przychodów) osiąganych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (ograniczony obowiązek podatkowy).

Za dochody (przychody) osiągane na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez podatników, o których mowa w ust. 2a, uważa się w szczególności dochody (przychody) z: pracy wykonywanej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy, bez względu na miejsce wypłaty wynagrodzenia;

Zgodnie z przepisem art. 9 ust. 1 ww. ustawy:

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Stosownie do treści art. 11 ust. 1 ww. ustawy:

Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

W myśl art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Użyty w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwrot "w szczególności" oznacza, że wymieniane kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy praktycznie wszystkie otrzymane przez niego świadczenia, które mógł on otrzymać od pracodawcy. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy.

Zgodnie natomiast z art. 32 ust. 1 ww. ustawy:

Osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej "zakładami pracy", są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Jednakże, jak wynika z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

a) podróży służbowej pracownika,

b) podróży osoby niebędącej pracownikiem - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Zgodnie z przytoczonym brzmieniem, przedmiotowe zwolnienie ma zastosowanie, jeżeli łącznie spełnione są następujące przesłanki:

Odnosząc się do pierwszego z ww. kryteriów należy zauważyć, że za pracownika w rozumieniu ustawy uważa się osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy (art. 12 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Powyższy warunek jest zatem spełniony w przypadku każdej osoby fizycznej, która pozostaje w jednym z ww. stosunków prawnych niezależnie od posiadanego obywatelstwa oraz zakresu obowiązku podatkowego, o którym mowa w art. 3 ustawy.

Z kolei, o spełnieniu drugiego warunku można mówić w sytuacji, gdy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy zostały przyznane diety i inne należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji podróży służbowej. Dlatego w tej kwestii należy posłużyć się definicją zawartą w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 z późn. zm.). Zgodnie z art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy:

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Podróżą służbową jest zatem, taki wyjazd, który odbywa się na polecenie pracodawcy i jest związany ze świadczeniem pracy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.

Ze świadczeniem otrzymanym w związku z podróżą służbową niewątpliwie możemy mieć do czynienia w sytuacji, gdy osoba otrzymuje takie świadczenie jako diety bądź zwrot wydatków lub też następuje sfinansowanie tej osobie określonych wydatków związanych z podróżą bez konieczności uprzedniego ponoszenia przez nią tych wydatków.

Jednocześnie warunkiem objęcia przedmiotowych świadczeń zwolnieniem z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest obowiązywanie odrębnej ustawy lub przepisów właściwego ministra określających wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu krajowej lub zagranicznej podróży służbowej.

Według polskiego porządku prawnego przepisami tymi są w szczególności akty wykonawcze wydane na podstawie art. 77⁵ § 2 ustawy - Kodeks pracy, tj. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167).

W myśl § 2 powołanego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej:

Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

Stosownie do § 5 ust. 2 ww. rozporządzenia:

Do rozliczenia kosztów podróży, o których mowa w ust. 1, pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Należy mieć jednak na uwadze, że ww. rozporządzenie określa wysokość diet i innych należności za czas krajowej podróży służbowej odbywanej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub zagranicznej podróży służbowej odbywanej poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (np. z Polski do Niemiec). Tym samym, nie ma zastosowania do krajowej podróży służbowej odbywanej na terytorium kraju delegowania innym niż Rzeczypospolita Polska, jak również do zagranicznej podróży służbowej odbywanej poza krajem delegowania innym niż Rzeczypospolita Polska (np. z Niemiec do Polski).

W przypadku podróży służbowych odbywanych na terytorium kraju delegowania innym niż Rzeczypospolita Polska (podróż krajowa), bądź też poza krajem delegowania innym niż Rzeczypospolita Polska (podróż zagraniczna), są wewnętrzne przepisy obowiązujące w kraju delegowania (w tym przypadku w Niemczech) określające w drodze ustawy lub rozporządzenia właściwego ministra wysokość diet i zwrot kosztów z tytułu podróży służbowych przysługujące pracownikom.

W tej sytuacji uznać należy, że do diet oraz zwrotu kosztów z tytułu podróży służbowych z Niemiec do Polski (dieta oraz zwrot kosztów noclegów) nie ma zastosowania rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Zatem, należności wypłacane przez Spółkę na rzecz Pracownika z tytułu odbywanych przez Niego podróży służbowych zagranicznych z terytorium Niemiec do Polski, stanowiące dietę oraz zwrot kosztów noclegu, generują powstanie po stronie Pracownika przychodu z nieodpłatnych świadczeń, który należy zakwalifikować do przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, niepodlegającego zwolnieniu od opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 cytowanej ustawy.

W związku z powyższym, od powyższych świadczeń na Państwu, jako płatniku spoczywają obowiązki płatnika do obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Z powyższych względów Państwa stanowisko jest nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Wyjaśnić należy, że pytanie przedstawione przez Państwa we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej wyznacza zakres przedmiotowy tego wniosku. W związku z powyższym, tutejszy Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem Państwa wniosku (zapytania). Zatem, inne kwestie wynikające z opisu sprawy i własnego stanowiska, nie objęte pytaniem, nie zostały rozpatrzone w niniejszej interpretacji.

Ponadto Organ nie badał kwestii dotyczącej ustalenia miejsca opodatkowania na gruncie Umowy z dnia 14 maja 2003 r. między Rzecząpospolitą Polską a Republiką Federalną Niemiec w sprawie unikania podwójnego opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i od majątku (Dz. U. z 2005 r. Nr 12, poz. 90).

Przy wydawaniu niniejszej interpretacji dokonaliśmy wyłącznie analizy okoliczności podanych we wniosku. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego nie jest bowiem ustalanie, czy przedstawiony we wniosku stan faktyczny jest zgodny ze stanem rzeczywistym. W ramach postępowania o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego nie przeprowadzamy postępowania dowodowego, lecz opieramy się jedynie na stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym przedstawionym we wniosku. Ustalenie stanu rzeczywistego stanowi domenę ewentualnego postępowania podatkowego. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne.

POUCZENIE o funkcji ochronnej interpretacji

* Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 z późn. zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

* Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

* Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

POUCZENIE o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 259; dalej jako: "p.p.s.a.").

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 p.p.s.a.). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 p.p.s.a.):

* w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 p.p.s.a.), albo

* w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a p.p.s.a.).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a p.p.s.a.).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j.Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 z późn. zm.).