0113-KDIPT2-3.4011.1094.2021.1.NM - Ryczałt z tytułu pracy zdalnej jako niestanowiący przychodu pracownika

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

1 grudnia 2021 r. wpłynął Państwa wniosek z 1 grudnia 2021 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

... sp. z o.o. z siedzibą w... (dalej: "Wnioskodawca") prowadzi w Polsce działalność farmaceutyczną, naukowo-badawczą, produkcyjną i promocyjną. Wnioskodawca zatrudniał w 2021 r. średnio ok.... pracowników i w związku z wypłacanymi im wynagrodzeniami za pracę, pełni rolę płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych.

W zakładzie pracy zatrudnieni są pracownicy biurowi oraz przedstawiciele medyczni. Stałym miejscem pracy pracowników biurowych jest biuro Wnioskodawcy znajdujące się w.. Miejscem pracy przedstawicieli medycznych jest natomiast ww. biuro oraz oznaczony region Polski.

Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z 20 marca 2020 r. w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii (Dz. U. z 2020 r. poz. 491), wprowadzono w Polsce stan epidemii związany z wirusem Covid-19. Odpowiadając na apele przedstawicieli rządu, sanepidu oraz przedstawicieli służby zdrowia, Wnioskodawca zarządził w zakładzie pracy pracę zdalną.

Polecenie pracy zdalnej zostało wydane przez Wnioskodawcę na podstawie art. 3 ust. 1 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem Covid-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1842 z późn. zm.; dalej: "ustawa covidowa"), w celu ochrony zdrowia i życia pracowników oraz przeciwdziałania Covid-19.

W wyniku tego polecenia pracownicy, od marca 2020 r. wykonują swoje obowiązki służbowe głównie poza biurem, najczęściej w swoim miejscu zamieszkania. Praca zdalna jest podstawową formą wykonywania pracy - pracownicy nie bywają w biurze częściej niż średnio dwa dni w tygodniu.

W związku z długotrwałością stanu epidemii i poleceniem pracy zdalnej, pracownicy ponosili i nadal ponoszą stałe oraz doraźne koszty związane z zakupem i eksploatacją materiałów oraz narządzi związanych z dostosowaniem miejsca do wykonywania pracy zdalnej, tj. np.: koszt zakupu fotela, biurka, monitora, przedłużacza, lampy oraz koszty związane z podwyższonym zużyciem prądu, czy sieci teleinformatycznej (internetu o właściwej przepustowości).

Na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy covidowej, pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikom narzędzia i materiały niezbędne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej.

W celu realizacji tego obowiązku oraz zapewnienia ciągłości niezakłóconej pracy, Wnioskodawca postanowił wypłacić pracownikom biurowym oraz przedstawicielom medycznym jednorazowy ryczałt w wysokości... zł, pokrywający ww. koszty za okres od marca 2020 r. do września 2021 r. (dotychczas Wnioskodawca nie refundował pracownikom kosztów pracy zdalnej w żadnej postaci).

W związku z powyższym, Zarządzeniem Zarządu Spółki postanowiono o wypłacie ryczałtu oraz poinformowano pracowników o wypłacie ryczałtu w formie mailowej. Ustalono, że ryczałt zostanie wypłacony najpóźniej do końca trwania pandemii, przy czym pierwsze wypłaty zostały dokonane z końcem września 2021 r.

Ryczałt jest wypłacany odrębnym od wynagrodzenia przelewem oraz jest finansowany ze środków obrotowych Spółki.

Ryczałt zostanie wypłacony każdemu pracownikowi świadczącemu pracę w formie zdalnej, bez względu na nieobecności chorobowe i urlopowe, jakie miały miejsce w okresie od marca 2020 r. do września 2021 r.

Ponadto, w związku z tym, że u Wnioskodawcy polecenie pracy zdalnej nadal obowiązuje i Wnioskodawca zakłada, że zgodnie z przepisami ustawy covidowej, będzie obowiązywało co najmniej do 3 miesięcy po odwołaniu stanu epidemii, od stycznia 2022 r. Wnioskodawca zamierza wypłacać pracownikom stały miesięczny ekwiwalent, mający za zadanie rekompensować koszty związane z wykonywaniem pracy zdalnej z domu wspomniane powyżej (prąd, internet, zakup lub wymiana dodatkowego sprzętu, zużycie materiałów i narzędzi).

Zasady wypłaty będą następujące:

Jednocześnie Wnioskodawca w żadnym z ww. przypadków (jednorazowy ryczałt i comiesięczny ekwiwalent) nie będzie żądał od pracowników przedstawienia dowodów na poniesienie ww. kosztów, a zakupione narzędzia i sprzęt pozostaną własnością pracowników.

Jednakowa kwota ryczałtu i ekwiwalentu podyktowana jest koniecznością poszanowania zasad równego traktowania pracowników (zwiększone koszty związane z zużyciem mediów oraz zakupu wyposażenia są zbliżone dla każdego pracownika, bez względu na zajmowane stanowisko), bez konieczności ingerowania w sprawy osobiste pracowników (badania indywidualnego zużycia mediów każdego pracownika).

W związku z wprowadzeniem powyższych rozwiązań, Wnioskodawca powziął wątpliwości na temat interpretacji przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1426 z późn. zm.; dalej: "ustawa o PIT"), a mianowicie, czy wypłata jednorazowego ryczałtu i comiesięcznego ekwiwalentu łączy się z obowiązkiem po stronie Wnioskodawcy, z rozpoznaniem przychodu po stronie pracowników oraz koniecznością odprowadzenia zaliczek.

Pytania

1. Czy Wnioskodawca, jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych, zobowiązany jest do poboru zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od wypłaconego pracownikom biurowym i przedstawicielom medycznym jednorazowego ryczałtu?

2. Czy Wnioskodawca, jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych, zobowiązany jest do poboru zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od wypłacanego pracownikom biurowym miesięcznie ekwiwalentu?

Państwa stanowisko w sprawie

Ad 1

Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż w przedstawionym stanie faktycznym ryczałt wypłacony pracownikom nie stanowi ich przychodu podatkowego i na Wnioskodawcy nie spoczywają obowiązki płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych z tego tytułu.

Ad 2

Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż w przedstawionym zdarzeniu przyszłym miesięczny ekwiwalent nie będzie stanowił dla pracowników przychodu podatkowego i na Wnioskodawcy nie będą spoczywały obowiązki płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych z tego tytułu.

Szczegółowe uzasadnienie stanowiska

Ad 1

Zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy o PIT przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Za przychód należy zatem uznać każdą formę przysporzenia majątkowego - zarówno formę pieniężną jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika. Pod pojęciem przychodu należy rozumieć więc każde działanie lub zaniechanie na rzecz innej osoby oraz wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, lub te wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze, których skutkiem jest nieodpłatne przysporzenie majątku innej osobie, mające konkretny wymiar finansowy.

Jakkolwiek nie wynika to wprost z brzmienia przepisu art. 11 ust. 1 ustawy o PIT, to jednak za przychody podatkowe mogą być uznane tylko takie świadczenia, które nie mają charakteru zwrotu wydatków. Przychód jest bowiem w istocie określonym przyrostem majątkowym, a zatem jego otrzymanie musi mieć charakter definitywny. Stąd też wszystkie kwoty otrzymywane "tytułem zwrotnym" nie są zaliczane do przychodów podatkowych.

Ustawa o PIT przewiduje szereg źródeł przychodów i jednym z nich jest stosunek służbowy i stosunek pracy.

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Co do zasady Wnioskodawca jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych, zgodnie z art. 31 ustawy o PIT, obowiązany jest do obliczania i poboru w ciągu roku zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od osób, które uzyskują przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy lub zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez Wnioskodawcę. W tym celu Wnioskodawca ustala pracownikom wysokość ich przychodów podlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

W opisanym stanie faktycznym oraz zdarzeniu przyszłym pracownicy ponieśli oraz będą ponosić koszty związane z wykonywaniem pracy zdalnej ze względu na stan epidemii, tj. np.: zwiększone koszty prądu, Internetu, czy zakupu niezbędnych sprzętów i narzędzi.

W pierwszej kolejności Wnioskodawca zwraca uwagę, że przyznanie ryczałtu ma charakter zwrotu poniesionych przez pracowników kosztów, które są niezbędne lub są ponoszone w związku z wykonywaniem pracy, które w dotychczasowych warunkach pracodawca ponosił samodzielnie, a z uwagi na koniczność pracy zdalnej, ponosić muszą pracownicy.

Konsekwentnie, w ocenie Wnioskodawcy, taki zwrot jest zdarzeniem neutralnym podatkowo. Pracownicy nie uzyskują realnej korzyści majątkowej, a jedynie zwrot kosztów, jakie ponieśli na wyposażenie i używanie domowego miejsca do pracy zdalnej. Taki ryczałt stanowi jedynie rekompensatę kosztów, których pracownik nie poniósłby, gdyby nie wyraźne działanie w interesie pracodawcy.

Zatem zwrot taki nie stanowi przychodu pracownika podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Należności wypłacane pracownikowi tytułem zwrotu ponoszonych przez niego wydatków nie zwiększają jego majątku. Stanowią tylko wyrównanie wydatków ponoszonych przez pracownika w celu realizacji jego obowiązków pracowniczych.

Warto jednocześnie podkreślić, że polecenie pracy zdalnej przez Wnioskodawcę zostało wydane na podstawie art. 3 ust. 1 ustawy covidowej, zgodnie z którym w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna). Wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych. Dodatkowo to pracodawca powinien zapewnić materiały, narzędzia oraz całość obsługi logistycznej pracy zdalnej.

Z powyższego wynika więc, że zarządzając pracę zdalną, obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie warunków do wykonywania pracy zdalnej, jednak przepisy ustawy covidowej nie wprowadzają żadnych ograniczeń w sposobie zapewniania takich warunków. W związku z powyższym pracodawca może sam wyposażyć stanowisko pracy pracownika, może zapewnić środki na zakup nowych sprzętów, a także może przyznać świadczenie, które będzie miało na celu wyrównanie kosztów związanych z wykorzystywaniem narzędzi własnych przez pracownika.

Skoro więc do ponoszenia kosztów związanych ze świadczeniem pracy zdalnej przez pracownika zobowiązany jest pracodawca, to pracownicy, używając swoich zasobów na cele pracodawcy, w istocie dokonują świadczenia na rzecz pracodawcy. Zwrot kosztów otrzymany za takie świadczenie nie jest zatem dla pracownika wypłatą pieniężną, świadczeniem w naturze czy też ich ekwiwalentem w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o PIT.

W omawianym przypadku Wnioskodawca zdecydował się m.in. na wypłatę jednorazowego ryczałtu, który pokrywa ww. koszty poniesione w okresie od marca 2020 r. do września 2021 r.

Celem przyświecającym Wnioskodawcy nie jest zatem powiększenie aktywów finansowych pracowników, a jedynie zwrot kosztów poniesionych w celu dostosowania/utworzenia swojego stanowiska pracy we własnym domu, czyli zapewnienie warunków, które pozwolą na wykonywanie w sposób ciągły zadań na jego rzecz oraz wywiązanie się przez Wnioskodawcę z Jego obowiązku zapewnienia narzędzi, materiałów i obsługi logistycznej potrzebnej do wykonywania pracy zdalnej.

Przyjęcie jednakowej kwoty ryczałtu dla wszystkich pracowników ma na celu wyrażenie zasady równego traktowania przy jednoczesnym ograniczeniu ingerencji w sprawy osobiste pracowników, które obejmują m.in. wysokość indywidualnych opłat za media. Kontynuacja pracy zdanej ma na celu uchronienie pracowników Wnioskodawcy przed zarażeniem wirusem SARS-CoV-2 oraz zapewnienie ciągłości pracy, tym samym pozostaje w ścisłym interesie Wnioskodawcy.

Reasumując, w ocenie Wnioskodawcy, niezależnie od tego, jaką formę przybierze zapewnienie przez pracodawcę narzędzi potrzebnych do pracy zdalnej, otrzymane przez pracownika świadczenie nie będzie stanowiło jego przychodu w rozumieniu ustawy o PIT, gdyż nie jest przysporzeniem zwiększającym jego aktywa, ale formą rozliczenia kosztóww.ydatków, które faktycznie powinien ponieść pracodawca, ale poniesie każdy pracownik z osobna uwzględniając swoje preferencje i ograniczenia osobiste.

Zbliżony stan faktyczny był już przedmiotem interpretacji i Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zgadzał się ze stanowiskiem, że w sytuacji gdy pracodawca jest zobligowany do zapewnienia pracownikowi warunków do wykonywania pracy, a to pracownik sam ponosi koszty przygotowania swojego miejsca pracy, to zwrot kosztów przez niego poniesionych nie stanowi dla niego przychodu.

Przykładowo w interpretacji z 5 marca 2021 r., znak 0114-KDIP3-2.4011.817.2020.2.AK, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wprost uznał, że "świadczenie pieniężne przyznane przez Wnioskodawcę w formie ryczałtu za zwiększone koszty prądu i wody oraz koszty organizacyjne, tj. koszty dostępu do Internetu, zakupu sprzętu elektronicznego (monitora), zakupu mebli (biurka i fotela) pracownikom świadczącym pracę zdalną, nie stanowią przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 w związku z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych".

Tożsame stanowisko Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej sformułował także w interpretacji z 15 grudnia 2020 r., znak 0115-KDIT2.4011.739.2020.1.RS.

Należy zatem uznać, że w przedstawionym stanie faktycznym nie dojdzie do powstania przychodu po stronie pracowników wykonujących pracę zdalną zleconą na podstawie ustawy covidowej w rozumieniu art. 12 ustawy o PIT, oraz na Wnioskodawcy nie będą spoczywały z tego tytułu obowiązki płatnika, o których mowa w art. 31 ust. 1 ustawy o PIT.

Ad 2

Wnioskodawca wskazuje, że Jego argumentacja dotycząca pytania 1, pozostaje aktualna również w zakresie pytania 2.

W związku z powyższym stwierdzić należy, że wypłacane, w stosunku miesięcznym, przez Wnioskodawcę kwoty ekwiwalentu pracownikom wykonującym pracę zdalną zleconą na podstawie ustawy covidowej, nie będą stanowiły przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 w związku z art. 11 ust. 1 ustawy o PIT, a więc na Wnioskodawcy nie będą ciążyły obowiązki płatnika z tego tytułu.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Odstępuję od uzasadnienia prawnego tej oceny.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

* stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia, oraz

* zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Na dzień wydania niniejszej interpretacji obowiązuje tekst jednolity ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 z późn. zm.).

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny i zdarzenie przyszłe sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem rzeczywistym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona interpretacja traci swoją aktualność.

POUCZENIE o funkcji ochronnej interpretacji

* Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 z późn. zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego oraz zastosują się Państwo do interpretacji.

* Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

* Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

POUCZENIE o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. z 2019 r. poz. 2325 z późn. zm.; dalej jako "p.p.s.a.").

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 p.p.s.a.). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 p.p.s.a.):

* w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 p.p.s.a.), albo

* w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a p.p.s.a.).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a p.p.s.a.).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 z późn. zm.).

Podstawą prawną dla odstąpienia od uzasadnienia interpretacji jest art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej.