0113-KDIPT1-2.4012.756.2020.3.AJB - Stosowanie i przechowywanie faktur w wersji elektronicznej.

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r. poz. 1325, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 2 listopada 2020 r. (data wpływu 3 listopada 2020 r.), uzupełnionym pismem z dnia 4 stycznia 2021 r. (data 4 stycznia 2021 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur i innych dokumentów w wersji elektronicznej i zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tak archiwizowanych faktur i innych dokumentów - jest prawidłowe.

W dniu 3 listopada 2020 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur i innych dokumentów w wersji elektronicznej i zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tak archiwizowanych faktur i innych dokumentów oraz podatku dochodowego od osób prawnych.

Przedmiotowy wniosek został uzupełniony pismem z dnia 4 stycznia 2021 r. poprzez doprecyzowanie opisu sprawy.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca, czynny podatnik VAT, jest podmiotem działającym na rynku usług informatycznych. W ramach swojej działalności Spółka dostarcza drukarki wraz z autorskim oprogramowaniem do bezprzewodowego druku. Urządzenia wyposażone w system informatyczny Wnioskodawcy umożliwiają samoobsługowy druk na wielu ogólnodostępnych drukarkach w centrach handlowych, uczelniach, bibliotekach czy sklepach w całej Polsce. Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabywa towary oraz usługi, których zakup jest dokumentowany fakturami oraz innymi dowodami nabycia (dalej łącznie jako "faktury"), które dają prawo do odliczenia podatku naliczonego zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT.

Z uwagi na skalę prowadzonej działalności, w ciągu każdego miesiąca Wnioskodawca otrzymuje dużą ilość dokumentów papierowych. Obecnie Wnioskodawca przechowuje faktury, wraz z innymi dokumentami traktowanymi na równi z fakturami, w ich oryginalnej formie, tj. dokumenty otrzymywane elektronicznie przechowywane są w formie elektronicznej, natomiast dokumenty otrzymywane papierowo przechowywane są w formie papierowej. Mając na uwadze wynikający z obowiązujących przepisów prawa okres, przez jaki podatnik zobowiązany jest przechowywać dokumenty księgowe, ich archiwizacja staje się coraz trudniejsza i wiąże się z koniecznością zwiększania powierzchni archiwum. Taki sposób działania generuje coraz większe koszty obciążające Spółkę. Cały proces archiwizacji (poza pewnymi wyjątkami, gdy Wnioskodawca sam zamieszcza skan/pdf faktury w elektronicznym archiwum dokumentów - pkt 1 procedury opisanej poniżej) i księgowania obsługiwany jest przez odrębny podmiot - spółkę dedykowaną (dalej: Usługodawca), w ramach świadczonych przez ten podmiot usług księgowych na rzecz Wnioskodawcy.

W ramach obowiązującego prawa i w związku z zaistniałą sytuacją, celem minimalizacji kosztów związanych z przechowywaniem dokumentacji papierowej, Spółka rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania wersji papierowych faktur dokumentujących nabycie towarów lub usług, w tym także faktur dotyczących zakupów krajowych, zakupów zagranicznych (import usług, wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów) oraz - faktur korygujących - tj. wszelkich faktur po stronie zakupu. Analogiczne zasady dotyczyłyby również innych dokumentów dających Spółce prawo do odliczenia, które otrzymywałaby w formie papierowej. Spółka planuje przechowywać ww. dokumenty jedynie w formie elektronicznej (skan/ pdf).

Spółka opracowała procedury przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, które po uzyskaniu pozytywnej odpowiedzi na zadane we wniosku pytania, zamierza wdrożyć w bieżącej działalności gospodarczej.

Proces taki przebiegał będzie następująco (dalej jako "procedura"):

1. Faktura będzie skanowana i bez jakiejkolwiek modyfikacji treści wprowadzana przez Wnioskodawcę do elektronicznego archiwum dokumentów, w którym przechowywana będzie na elektronicznych nośnikach danych (platforma/system przechowuje informacje na temat daty otrzymania faktury) lub Wnioskodawca będzie skanował fakturę i bez jakiejkolwiek modyfikacji treści przesyłał na dedykowany adres mailowy, po czym pracownik Usługodawcy wprowadzi fakturę do elektronicznego archiwum dokumentów. W każdym przypadku obowiązkiem osoby wprowadzającej fakturę do elektronicznego archiwum dokumentów będzie potwierdzenie zgodności kopii elektronicznej z oryginałem;

2. Dalsza akceptacja pod względem merytorycznym, rachunkowym i podatkowym oraz zatwierdzenie faktury będzie następować w elektronicznym archiwum dokumentów drogą elektroniczną. Akceptacja ta dokonywana będzie przez upoważnionych pracowników Usługodawcy;

3. Po akceptacji faktur w elektronicznym archiwum dokumentów, faktury będą automatycznie przenoszone do systemu finansowo-księgowego (automatyczne połączenie elektronicznego archiwum dokumentów z systemem finansowo-księgowym);

4. Papierowe dokumenty po wprowadzeniu do elektronicznego archiwum dokumentów będą utylizowane.

Użytkowane elektroniczne archiwum dokumentów, w którym przechowywane są obecnie oraz będą w przyszłości gromadzone faktury w formie elektronicznej, pozwala na szybkie odnalezienie konkretnego dokumentu (np. po numerze faktury, nazwie dostawcy/klienta). Faktury w systemie będą gromadzone w podziale na okresy rozliczeniowe. Faktury grupowane będą według daty wpływu dokumentu, jednak elektroniczne archiwum dokumentów pozwala na grupowanie także według daty wykonania usługi czy daty wystawienia faktury. W odniesieniu do formy elektronicznej zachowana będzie również, zgodnie z obowiązującymi przepisami, taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku faktur przechowywanych w formie dotychczasowej - papierowej. Spółka bez problemu będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na przedmiotowym dokumencie wymagane przepisami prawa nie zostaną zmienione (integralność), skan/pdf natomiast będzie miał odpowiednią jakość, by móc zapewnić pełną możliwość odczytu danych na fakturze (czytelność). Wersja elektroniczna (skan/ pdf) każdej faktury zakupowej będzie wiernym odzwierciedleniem wersji papierowej. Ich przechowywanie będzie odbywać się w sposób umożliwiający bezzwłoczne wygenerowanie zamieszczonych w systemie faktur i udostępnienie ich online na potrzeby ewentualnej kontroli przez organy podatkowe lub organy kontroli skarbowej.

Ponadto w uzupełnieniu wniosku wskazano, iż:

1. w przedmiotowym zdarzeniu przyszłym, Spółka odnosi się do faktur oraz innych dowodów nabycia (dalej łącznie jako "faktury"), które dają prawo do odliczenia podatku naliczonego zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT.Wobec powyższego Spółka wskazuje, że opracowana procedura przechowywania dokumentów w formie elektronicznej stosowana będzie w odniesieniu do faktur dokumentujących nabycie towarów lub usług, w tym faktur dotyczących zakupów krajowych, zakupów zagranicznych (import usług, wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów) oraz faktur korygujących - ogólnie wszelkich faktur po stronie zakupu. Analogiczne zasady dotyczyć będą również innych dokumentów dających Spółce prawo do odliczenia.Przez inne dokumenty nabycia Spółka rozumie dokumenty celne oraz decyzje określające kwotę podatku należnego z tytułu importu towarów.

2. W odniesieniu do wydatków udokumentowanych fakturami/innymi dowodami nabycia (opisanymi w pkt 1 powyżej) Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur/innych dokumentów od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.Powyższe odnieść należy do faktur oraz każdego innego dokumentu opisanego w pkt 1 powyżej, potwierdzającego nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, dających prawo do odliczenia.

Kontrole oraz weryfikacja autentyczności pochodzenia dokumentów obejmować będą w szczególności następujące działania:

3. Wszystkie przedmiotowe faktury oraz inne dokumenty, wymienione szczegółowo w pkt 1 powyżej, zostaną zniszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu. Przedmiotową kontrolę (akceptację), zgodnie z opracowaną przez Spółkę procedurą, pełnić będą upoważnieni pracownicy Usługodawcy.

4. Wydatki dokumentowane fakturami i innymi dokumentami nie dotyczą czynności wskazanych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r. poz. 106, z późn. zm.), tj. czynności wyłączonych z prawa do odliczenia lub zwrotu podatku.

Zaznaczyć należy, że takie same formy kontroli biznesowych (opisane powyżej) zastosowane będą wprawdzie do wydatków wymienionych w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług, np. faktur za usługi gastronomiczne lub usługi noclegowe, jednak w stosunku do tych wydatków wymienionych w art. 88 ustawy Wnioskodawca nie odliczy VAT.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1. Czy na gruncie ustawy o VAT dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych i innych dokumentów potwierdzających nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób opisany w zdarzeniu przyszłym przedstawionym powyżej, w ramach opracowanej przez Spółkę procedury) i niszczenie papierowych oryginałów?

2. W przypadku twierdzącej odpowiedzi na pytanie nr 1, czy Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z przechowywanymi fakturami zakupowymi i innymi dokumentami dającymi prawo do odliczenia, wskazanymi w opisie zdarzenia przyszłego, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą?

Zdaniem Wnioskodawcy, zarówno na gruncie przepisów ustawy o VAT jak i przepisów ustawy o CIT dopuszczalne jest przechowywanie w formie elektronicznej faktur zakupu oraz innych dokumentów dających prawo do odliczenia VAT (łącznie także jako "faktury"), otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej, w ramach planowanej do wprowadzenia przez Spółkę procedury. Niedostępność (wskutek zniszczenia) formy papierowej nie neguje stwierdzenia, że faktura lub inny dokument traktowany na równi z fakturą VAT w sensie materialnym zostaje utracony, gdyż pozostaje przechowywana/y w formie elektronicznej. Tym samym dyspozycja art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT pozostaje zachowana.

Wnioskodawca stoi na stanowisku, że w sytuacji, gdy otrzymane przez Spółkę, następnie docelowo przez Usługodawcę świadczącego usługi księgowe na rzecz Spółki, w formie papierowej faktury zakupowe oraz inne dokumenty potwierdzające nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, będą przechowywane w formie elektronicznej w ramach stosowanej przez Spółkę wyżej opisanej procedury, Spółka będzie miała prawo do odliczenia podatku naliczonego, niezależnie od okoliczności, że pierwotna forma papierowa będzie już niedostępna.

Wnioskodawcy:

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 ustawy o VAT, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem. W myśl art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl pkt 32 tego artykułu - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Na podstawie art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W oparciu o art. 112 ustawy o VAT, stwierdza się, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3 ustawy o VAT.

Ponadto zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1 wskazanego artkułu, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Wobec powyższego, przepisy w zakresie przechowywania faktur warunkują konieczność przechowywania ich w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność. Wymogi te będą spełnione przez Spółkę w opisanym zdarzeniu przyszłym.

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze wymagane przepisami nie zostaną zmienione (integralność), oraz skan/pdf będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić pełną możliwość odczytu danych na fakturze (czytelność). Wersje elektroniczne poszczególnych faktur zakupowych będą wiernym odzwierciedleniem ich wersji papierowej. Faktury w systemie finansowo-księgowym będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. Użytkowany system finansowo-księgowy, który jest automatycznie połączony z elektronicznym archiwum dokumentów, będzie pozwalać na szybkie zidentyfikowanie danej faktury (np. po numerze faktury, nazwie dostawcy/klienta). Ich przechowywanie będzie odbywać się w sposób umożliwiający bezzwłoczne wygenerowanie faktur i udostępnienie ich online na potrzeby ewentualnej kontroli przez organy podatkowe lub organy kontroli skarbowej.

Analiza obowiązujących przepisów regulujących kwestie wystawiania i przechowywania faktur, prowadzi do wniosku, iż z literalnego ich brzmienia nie wynika, w ocenie Spółki, aby istniały jakiekolwiek przeszkody w możliwości przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej.

W oparciu o cytowane powyżej regulacje, uznać należy, iż przepisy ustawy o VAT wprost dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolnej formie (papierowej lub elektronicznej), niezależnie od ich oryginalnej postaci.

Reasumując, w świetle przywołanych przepisów, analizując opisane zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, że dopuszczalne jest przechowywanie w formie elektronicznej faktur zakupu otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej, w ramach procedury wskazanej w opisie zdarzenia przyszłego. Analogiczne zasady należy przyjąć także do innych dokumentów dających prawo do odliczenia VAT, wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego. Zniszczenie formy papierowej faktury czy innego dokumentu nie powoduje, iż w sensie materialnym zostaje ona utracona, ponieważ pozostaje nadal w obiegu poprzez przechowywanie jej w formie elektronicznej. Jak zapewnia Spółka, forma taka gwarantuje zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelność faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, jak w przypadku faktur przechowywanych w formie papierowej. Tym samym dyspozycja art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT pozostaje zachowana.

Zdaniem Wnioskodawcy, zachowa on prawo do odliczenia VAT naliczonego z przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej faktur i innych dokumentów dających prawo do odliczenia VAT, wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego, otrzymanych w formie papierowej, w przypadku wdrożenia opracowanej procedury.

W zakresie, w jakim nabywane towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT). Stosownie do art. 86 ust. 10 i następne ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, ale nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Powyższe jednoznacznie wskazuje, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi wtedy, gdy zostaną łącznie spełnione określone warunki, tzn.

i. faktura została otrzymana,

ii. odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług i

iii. towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

W opisanym zdarzeniu przyszłym wszystkie powyżej wskazane warunki będą spełnione.

Regulując obowiązek przechowywania faktur Ustawodawca, nie zastrzegł, że postać, w jakiej dokumenty te zostały przesłane lub udostępnione, musi być niezmienna i identyczna przez cały okres ich przechowywania. Niezmienione muszą pozostać dane na fakturze (przesłanka integralności), a nie jej forma. Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w określonych terminach pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych (powyżej wskazanych) oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT.

Powyższe oznacza, że odliczenie nie jest warunkowane rodzajem faktury (papierowa/elektroniczna) ani formą przechowywania faktur zakupowych w formie papierowej czy elektronicznej. Innymi słowy, forma przechowywania faktur nie jest jednym z warunków posiadania, realizacji oraz pozytywnej weryfikacji (w toku ewentualnej kontroli) prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Reasumując, w sytuacji otrzymania przez Spółkę faktury w formie papierowej, które to faktury będą następnie przechowywane w formie elektronicznej w ramach opracowanej przez Spółkę procedury i będą jednocześnie dokumentowały nabycie usług lub towarów wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, to wówczas będą dawały podatnikowi prawo do odliczenia, niezależnie od faktu, że pierwotna forma papierowa będzie już niedostępna (zostanie zniszczona).

Zaprezentowane powyżej stanowisko Spółki znajduje odzwierciedlenie w aktualnej praktyce organów podatkowych wypowiadających się w analogicznych stanach faktycznych, która jednoznacznie wskazuje, iż dopuszczalne jest przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej (jednocześnie niszczenie egzemplarzy papierowych), a także przechowywane w ten sposób faktury dają podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Jako przykłady wskazać można następujące interpretacje:

i. Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 9 września 2020 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.392.2020.2.PRM;

ii. Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 1 września 2020 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.334.2020.3.JF;

iii. Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 21 sierpnia 2020 r., sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.472.2020.1.MC;

iv. Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 13 sierpnia 2020 r., sygn. 0112-KDIL1-2.4012.281.2020.1.PM;

v. Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 4 sierpnia 2020 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.227.2020.1.AKS;

vi. Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 13 grudnia 2019 r., sygn. 0112-KDIL4.4012.542.2019.1.EB.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Na wstępie należy wskazać, że niniejsza interpretacja rozstrzyga wyłącznie w zakresie podatku od towarów i usług.

Zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r. poz. 106, z późn. zm.), zwanej dalej "ustawą", podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

W myśl art. 2 pkt 31 ustawy, ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Z kolei na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy - przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

Na podstawie art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy - w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy.

W myśl art. 106e ust. 1 ustawy - faktura powinna zawierać m.in:

Natomiast jak stanowi art. 106o ustawy - minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e, oraz zakres tych danych, uwzględniając:

Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w ww. przepisie ustawy, w rozporządzeniu z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r. poz. 1485) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur. Natomiast jeżeli dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

W myśl art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy - podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast - stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy - podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przepis art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy - poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie "kontrole biznesowe" należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie "wiarygodna ścieżka audytu" oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki - przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek - pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy)

Ponadto zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Rozpatrując kwestię dopuszczalności przechowywania przez Wnioskodawcę faktur wyłącznie w formie elektronicznej niezależnie od ich pierwotnej formy i sposobu ich otrzymania przez Spółkę należy stwierdzić, że w przedstawionych we wniosku okolicznościach przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur wystawianych/otrzymanych w formie papierowej oraz w formie elektronicznej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu - będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.

Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej pozostałych wymienionych przez Wnioskodawcę innych dokumentów tzn. dokumentów celnych (papierowych), decyzji określających kwotę podatku należnego z tytułu importu towarów, itd., należy stwierdzić, że nie stosuje się do nich przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie, zatem z punktu widzenia przepisów o podatku od towarów i usług nie ma przeciwskazań do ich elektronicznego przechowywania.

W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z przechowywanych Dokumentów - faktur otrzymanych w formie papierowej i elektronicznej dokumentujących zakup towarów i usług, w sytuacji gdy będą one przechowywane w formie elektronicznej opisanej we wniosku, należy zauważyć, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy - w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych - podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z którym nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Oznacza to, że podatnik nie może skorzystać z prawa do odliczenia w odniesieniu do podatku, który jest należny wyłącznie z tego względu, że został wykazany na fakturze w sytuacji, gdy transakcja nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Jak stanowi art. 88 ust. 4 ustawy, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

W świetle powyższej regulacji, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że faktury zakupowe i inne dokumenty, z których wynika kwota podatku naliczonego do odliczenia - przechowywane przez Wnioskodawcę wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą będą potwierdzały jego prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w nich wykazanego. Warunkami, które muszą być spełnione, aby to obniżenie było dopuszczalne jest po pierwsze - zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, po drugie - nabyte towary i usługi będą wykorzystywane - przez czynnego zarejestrowanego podatnika podatku VAT - do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Podsumowując:

1. W świetle powyższego, dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych i innych dokumentów dających prawo do odliczenia, wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych oryginałów.

2. Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z przechowywanymi fakturami zakupowymi i innymi dokumentami dającymi prawo do odliczenia, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą, pod warunkiem wykorzystywania zakupów do czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Tym samym oceniając całościowo stanowisko Wnioskodawcy, należało uznać je za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Tut. Organ informuje, iż wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Zainteresowanego. Inne kwestie przedstawione we wniosku, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być - zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej - rozpatrzone.

Jednocześnie podkreślić należy, iż tut. Organ wydając interpretację przepisów prawa podatkowego na podstawie art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej nie prowadzi postępowania podatkowego w rozumieniu tej ustawy. Niniejsza interpretacja indywidualna ogranicza się wyłącznie do udzielenia pisemnej informacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w okolicznościach zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę. Tut. Organ informuje, iż nie jest właściwy do przeprowadzenia postępowania dowodowego, które w przedmiotowej sprawie umożliwiłoby weryfikację opisanego zdarzenia przyszłego.

Zaznacza się także, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy - Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.

Odnośnie natomiast powołanych przez Wnioskodawcę interpretacji indywidualnych, należy zauważyć, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięcia, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych i nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego co oznacza, że należy je traktować indywidualnie.

Końcowo wskazać należy, że niniejszą interpretacją załatwiono wniosek w części dotyczącej podatku od towarów i usług. Natomiast odnośnie wniosku w części dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193, z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, za pośrednictwem Organu, który ją wydał (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. z 2019 r. poz. 2325, z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Zgodnie z art. 57a ww. ustawy - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.