0112-KDIL2-2.4011.979.2021.2.IM - Wydatki na usługi cateringowe jako koszt podatkowy

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA - stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe

Szanowna Pani,

- prawidłowe - w części dotyczącej zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na zakup usług cateringowych dla współpracowników,

- nieprawidłowe - w części dotyczącej zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na zakup usług cateringowych dla osoby zatrudniającej.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

Dnia 23 listopada 2021 r. wpłynął Pani wniosek z 23 listopada 2021 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób fizycznych. Uzupełniła go Pani - w odpowiedzi na wezwanie - pismem z 16 lutego 2022 r. (wpływ 16 lutego 2022 r.). Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wniosek o interpretację dotyczy zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów cateringu pudełkowego, czyli gotowych dań i napojów z przeznaczeniem dla pracownika na umowie zleceniu oraz samozatrudnionego (pracującego właściciela firmy).

Ponadto w piśmie stanowiącym uzupełnienie wniosku dodatkowo wskazała Pani, co następuje:

Prowadzi Pani działalność gospodarczą - gabinet stomatologiczny.

Forma opodatkowania: skala podatkowa.

Prowadzi Pani podatkową księgę przychodów i rozchodów.

Zarówno Pani, jak i Pani pracownik wykonujecie czynności związane ze świadczeniem usług stomatologicznych.

Jest Pani lekarzem stomatologiem, wykonuje więc Pani usługi lecznicze, bezpośrednio u pacjenta.

Zatrudnia Pani asystę stomatologiczną, która aktywnie pomaga podczas zabiegów.

Niejednokrotnie zabiegi przeciągają się do kilku godzin dziennie i jest ich kilka po kolei, w związku z tym zamierza Pani zamawiać posiłki w firmie cateringowej dla siebie i współpracowników.

Sfinansowanie posiłków podniesie efektywność pracy, zwiększając wydajność i skracając czas wykonywanych prac zleconych, jednocześnie podnosząc jakość pracy zespołowej i lepszą koncentrację na zadaniach, w związku z czym są związane z prowadzoną działalnością.

Pytanie

Czy zakup usług cateringowych, zarówno w zakresie dotyczącym płatnika, jak i wpółpracowników, spełnia przesłanki zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów?

Treść pytania wynika z uzupełnienia wniosku.

Pani stanowisko w sprawie

Uważa Pani, że wydatki poniesione na na gotowe dania i napoje dostarczane do firmy (catering pudełkowy), można wliczyć w koszty uzyskania przychodów. Taki poczęstunek wpływa na poprawę komfortu pracy, lepsze wykonywanie zadań, efektywność pracy zarówno pracownika na umowie zleceniu, jak i samozatrudnionego, a w rezultacie skutkuje wyższymi przychodami firmy, w tym wypadku gabinetu stomatologicznego.

Nadmienia Pani, iż nie jest płatnikiem podatku VAT.

Wydatki na zakup usług cateringowych w zakresie, w jakim dotyczą wpółpracowników i pozostają w związku z prowadzoną działalnością, spełniają przesłanki zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów.

Wydatki te nie znajdują się w zamkniętym katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów. W szczególności nie mogą zostać uznane za koszty reprezentacji. Prawo do uznania danego wydatku za koszt podatkowy przysługuje podatnikowi, gdy wydatek pozostaje w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i spełnia przesłanki wynikające z art. 22 ust. 1 ustawy o p.d.o.f.

Musi więc mieć wpływ na uzyskiwanie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów.

Ponadto nie może być wymieniony w katalogu wydatków wyłączonych z kategorii kosztów uzyskania przychodów zawartym w art. 23 ust. 1 ustawy o p.d.o.f.

Stosownie do tych założeń do kosztów uzyskania przychodów, co do zasady, zalicza się tzw. koszty pracownicze. Są to przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, nagrody, premie, diety i inne należności za czas podróży służbowych oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników.

Obejmują one także wydatki ponoszone na zakup dodatkowych pozapłacowych świadczeń na rzecz pracowników, takich jak wskazane w opisanej sprawie wydatki poniesione przez pracodawcę na zakup artykułów spożywczych udostępnianych do konsumpcji pracownikom w miejscu pracy.

Pracodawca może je zakwalifikować do firmowych kosztów, jeśli ponosi tego typu nakłady w celu zwiększenia motywacji pracowników do efektywnej pracy, zapewnienia im odpowiednich warunków pracy, zdrowia, samopoczucia.

Podsumowując: kosztem uzyskania przychodów są wyłącznie takie koszty, które:

* zostały poniesione przez podatnika,

* ich poniesienie miało na celu uzyskanie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów (tzw. przesłanka celowości kosztów),

* nie zostały wymienione w zamkniętym katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów zawartym w art. 23 ust. 1 ustawy o p.d.o.f.

I ma to miejsce właśnie w przypadku zakupu posiłków z firmy cateringowej w miejscu pracy i gdy jest to związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Wśród wydatków nieuważanych za koszty uzyskania przychodów ustawodawca wymienił m.in. koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych (art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o p.d.o.p.).

Treść Pani stanowiska w sprawie częściowo wynika z uzupełnienia wniosku.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawiła Pani we wniosku, jest:

- prawidłowe - w części dotyczącej zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na zakup usług cateringowych dla współpracowników,

- nieprawidłowe - w części dotyczącej zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na zakup usług cateringowych dla osoby zatrudniającej.

UZASADNIENIE interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. z przepisem art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 z późn. zm.):

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Z tego przepisu wynika, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 powołanej ustawy. Jednak, aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, podatnik musi wykazać jego związek z prowadzoną działalnością oraz to, że poniesienie tego wydatku miało lub mogło mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów, ewentualnie na zachowanie lub zabezpieczenie źródła tych przychodów.

Innymi słowy - oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli między jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodów istnieje związek przyczynowy.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodów, musi spełnić następujące warunki:

* został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztów uzyskania przychodów podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

* jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

* pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

* poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

* został właściwie udokumentowany,

* wydatek nie może znajdować się w katalogu kosztów określonych w art. 23 ust. 1 ww. ustawy.

Zaznaczamy, że sam fakt, że określony wydatek nie został wymieniony w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zawierającym katalog wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, nie przesądza automatycznie o możliwości uwzględnienia tego wydatku przy ustalaniu podstawy opodatkowania. Konieczne jest wykazanie związku ponoszonych kosztów z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą oraz uzyskiwanym z tej działalności przychodem.

W przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza, należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów.

Ponadto należy mieć na względzie, że podatnik - uznając wydatek za koszt uzyskania przychodów - odnosi ewidentne korzyści, gdyż o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Zatem możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów jest uzależniona od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien wiedzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła.

W zakresie obowiązków podatnika, jako odnoszącego ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodów, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przy czym - związek przyczynowy między poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodów bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem ich źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodów bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów. Zauważamy, że konieczność poniesienia danego wydatku nie może wynikać z zaniedbań lub sprzecznych z prawem działań podatnika.

Stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Zwrot "w szczególności" oznacza, że nie jest to katalog zamknięty, a ustawodawca wymienił tylko niektóre wydatki związane z reprezentacją firmy, które są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów.

W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zdefiniowano jednak pojęcia reprezentacji, dlatego należy posłużyć się definicją słownikową. Na gruncie języka polskiego słowo "reprezentacja" należy rozumieć jako "działanie zmierzające do wywołania jak najlepszego wrażenia przez okazałość, wytworność, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem i pozycją społeczną, których celem jest kształtowanie pozytywnego obrazu firmy" (Słownik Języka Polskiego, 1989 r.). Obejmuje ona zarówno działania zmierzające do:

* stworzenia oczekiwanego wizerunku, pozycji podatnika jako podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, jak i

* stworzenie korzystnych warunków w celu nawiązania nowych lub też podtrzymania (rozszerzenia) dotychczasowych kontaktów.

Są to więc działania, które polegają na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi (skierowane na zewnątrz firmy), przez kreowanie pozytywnego wizerunku danego podmiotu.

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że prowadzi Pani działalność gospodarczą - gabinet stomatologiczny. Zarówno Pani, jak i Pani współpracownicy wykonujecie czynności związane ze świadczeniem usług stomatologicznych. Niejednokrotnie zabiegi przeciągają się do kilku godzin i jest ich kilka po kolei. Dlatego zamierza Pani zamawiać posiłki w firmie cateringowej dla siebie i swoich współpracowników.

Wątpliwość Pani budzi kwestia, czy może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki związane z zakupem usług cateringowych dla Pani i jej współpracowników.

Wydatki te, jeżeli są kosztami funkcjonowania firmy na zwyczajowo przyjętym poziomie i są racjonalnie i gospodarczo uzasadnione, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Natomiast, na podstawie powołanych przepisów, stwierdzamy, że wydatki związane z zakupem usług cateringowych dla osoby prowadzącej działalność gospodarczą (czyli dla Pani) mają charakter wydatków osobistych.

Zatem wydatki te (zakup usług cateringowych dla Pani) nie mają bezpośredniego związku z prowadzoną przez Panią działalnością gospodarczą i nie są wydatkami ponoszonymi w celu powstania lub zwiększenia przychodów oraz zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodów. Brak w tym przypadku związku przyczynowo-skutkowego wyklucza możliwość zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej.

Reasumując - poniesione wydatki na zakup usług cateringowych dla współpracowników może Pani zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Natomiast wydatki związane z zakupem usług cateringowych dla osoby prowadzącej działalność gospodarczą (czyli dla Pani) nie stanowią kosztów uzyskania przychodów, ponieważ wydatki te mają charakter wydatków osobistych.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pani przedstawiła, i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

POUCZENIE o funkcji ochronnej interpretacji

* Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 z późn. zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pani sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pani do interpretacji.

* Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

POUCZENIE o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pani prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. z 2022 r. poz. 329; dalej jako "p.p.s.a.").

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 p.p.s.a.). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 p.p.s.a.):

* w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 p.p.s.a.), albo

* w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a p.p.s.a.).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a p.p.s.a.).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 z późn. zm.).