0112-KDIL2-1.4011.851.2022.3.MKA - Wypłacane pracownikom ekwiwalenty za pranie odzieży służbowej jako ich przychód ze stosunku pracy

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA - stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

9 listopada 2022 r. wpłynął Państwa wniosek z 9 listopada 2022 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika w związku z wypłatą pracownikom ekwiwalentu za pranie odzieży służbowej. Uzupełnili go Państwo - w odpowiedzi na wezwanie - pismem z 14 grudnia 2022 r. (wpływ 14 grudnia 2022 r.). Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością prowadzącą biuro rachunkowe. Obecnie chciałaby pracownikom zatrudnionym na stanowiskach księgowy/a, kadrowy/a, sekretarka wypłacać ekwiwalent pieniężny za pranie oraz używanie odzieży służbowej. Pracownicy otrzymali od pracodawcy odzież służbową (koszulę, koszulkę polo, polar), która posiada cechy charakterystyczne dla pracodawcy, takie jak: duże nadrukowane logo oraz określony kolor. Jest to odzież stanowiąca własność pracodawcy, a pracownik zobowiązany jest do jej zwrotu. Ubranie służbowe jest noszone przez pracowników w pracy oraz poza siedzibą pracodawcy, ale tylko w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych (u klientów pracodawcy). Odzież służbowa nie będzie wykorzystywana dla celów osobistych. W razie zużycia odzież jest wymieniana przez pracodawcę, a w sytuacji zakończenia stosunku pracy, pracownicy zwracają odzież pracodawcy. Podstawy wypłaty ekwiwalentu oraz obowiązek i warunki korzystania z odzieży służbowej wynikałyby wprost z przepisów wewnętrznych obowiązujących u pracodawcy. W tym zakresie pracodawca wprowadzi wewnętrzne zarządzenie dotyczące obowiązku i warunków używania odzież służbowej.

Ponadto w uzupełnieniu wniosku przedstawili Państwo następujące informacje:

Ekwiwalent za pranie odzieży będzie wypłacany na podstawie ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, a w szczególności przepisów zamieszczonych w dziale X "Bezpieczeństwo i higiena pracy" w tym rozdziału IX Środki Ochrony Indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze."

Zasady wypłaty ekwiwalentu nie będą wynikać z innych ustaw bądź przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Kwota wypłaconego ekwiwalentu będzie udokumentowana poprzez wykazanie jej na liście płac pracownika.

Zasady przyznawania ekwiwalentu będą wprowadzone przepisami wewnętrznego zarządzenia pracodawcy.

Zarządzenie pracodawcy będzie nakładało na pracowników obowiązek używania odzieży służbowej przy wypełnianiu obowiązków pracowniczych oraz określało częstotliwość jej prania. Pracownicy będą mieli obowiązek używania ubrania służbowego z logo pracodawcy w związku z wykonywaniem swoich zadań poza siedzibą firmy, zwłaszcza w kontaktach z klientami przy realizacji świadczonych usług.

Kwoty wypłacanego ekwiwalentu zostaną określone w zarządzeniu dotyczącym używania odzieży służbowej. Wysokość ekwiwalentu będzie ustalona na podstawie uśrednionych kosztów poniesionych przez pracownika.

Pytania (pytanie pierwsze ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku)

1) Czy Wnioskodawca jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych będzie zobowiązany obliczać, pobierać i odprowadzać zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu wypłat pracownikom ekwiwalentu za pranie odzieży służbowej?

2) Czy pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione za zakup ubrania służbowego w pełnej wysokości?

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest ocena Państwa stanowiska w zakresie pytania nr 1 dotyczącego podatku dochodowego od osób fizycznych. Natomiast w zakresie pytania nr 2, dotyczącego podatku dochodowego od osób prawnych, zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Państwa stanowisko w sprawie (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku)

Zdaniem Wnioskodawcy, Wnioskodawca jako płatnik wynagrodzeń wypłacanych swoim pracownikom zobowiązany jest na podstawie przepisów prawa do obliczania, pobierania i odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od wypłacanych pracownikom świadczeń określonych w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (UPDF). Odstąpić od tego obowiązku może w sytuacji kiedy przepis (UPDF) określa dane świadczenie-przychód jako zwolnione z opodatkowania.

Zdaniem Wnioskodawcy ekwiwalent za pranie odzieży może korzystać ze zwolnienia z podatku dochodowego. W myśl art. 21 ust. 1 pkt 10 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolna od podatku dochodowego jest wartość ubioru służbowego (umundurowania), jeżeli jego używanie należy do obowiązków pracownika, lub ekwiwalentu pieniężnego za ten ubiór. Z treści powyższego przepisu wynika, że wolna od podatku dochodowego jest wartość ubioru służbowego, ale jedynie w sytuacji, gdy pracownik obowiązany jest do używania takiego ubioru. Pracodawca może podjąć decyzję o używaniu przez pracownika stosownej odzieży służbowej - reprezentacyjnej, ale odzież taka musi spełniać określone wymogi. Obowiązek taki winien być nałożony przez pracodawcę na podstawie przepisów wewnątrzzakładowych, np. w formie uchwały zarządu, polecenia dyrekcji, regulaminu pracy, itp.

Przepisy podatkowe nie definiują pojęcia ubioru służbowego ani też pojęcia umundurowania, jednakże ustawa wyraźnie wskazuje na obowiązek używania ubioru służbowego jako przesłankę do zastosowania powyższego zwolnienia.

Z uwagi na brak w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, definicji ubioru (odzieży) służbowego rozstrzygnięcie, co może być elementem ubioru służbowego, czy też w jakich przypadkach ubiór pracownika uznaje się za służbowy, należy przeprowadzić w oparciu o językowe znaczenie słów "ubiór" i "służbowy". Uniwersalny Słownik Języka Polskiego określa mianem "ubrania" - "to, co się nosi; ubranie, strój", "służbowy" - "dotyczący pracy w jakiejś instytucji, w wojsku itp., wynikający z pracy w takiej instytucji; urzędowy".

Wobec powyższego uznać należy, że odzież służbowa to specjalna odzież (lub elementy tej odzieży) noszona tylko w związku z wykonywaną pracą, której charakter powinien uniemożliwiać wykorzystywanie jej do celów osobistych, np. mundur, odzież robocza charakterystyczna dla firmy poprzez barwę, krój, logo, itp. W związku z tym, ubiorem służbowym będzie taki ubiór, którego noszenie przy świadczeniu pracy jest obowiązkiem pracownika. Ubiór służbowy powinien charakteryzować się jakimś stopniem wyróżnienia powodującym, że niemożliwe, czy też niecelowe byłoby używanie go na potrzeby prywatne pracownika, a to oznacza, że winien być wykorzystywany jedynie do celów związanych z wykonywaniem obowiązków powierzonych w ramach stosunku pracy. Czyli odzież służbowa to specjalna odzież (lub elementy tej odzieży) noszona tylko w związku z wykonywaną pracą, której charakter powinien uniemożliwiać wykorzystywanie jej do celów osobistych np. mundur, odzież robocza charakterystyczna dla firmy poprzez barwę, krój, logo itp. (takie stanowisko zawarto w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 2 lutego 2021 r. znak 0113-KDIPT2-3.4011.934.2020.1.GG).

Można więc uznać, że ubiór służbowy musi spełniać dwa warunki:

- jego noszenie jest obowiązkiem pracownika (wynikającym z regulaminu czy umowy o prace) oraz

- musi on posiadać charakterystyczne cechy, które uniemożliwiają wykorzystanie go do celów prywatnych (np. naszyte logo firmy, charakterystyczny krój i kolor, itp.), tj. tak zindywidualizowane elementy, przez które odzież ta traci przymiot odzieży o charakterze osobistym.

W myśl art. 21 ust. 1 pkt 10 PIT, wolna od podatku dochodowego jest wartość ubioru służbowego (umundurowania), jeżeli jego używanie należy do obowiązków pracownika, lub ekwiwalentu pieniężnego za ten ubiór. Wydatki na odzież służbową z umieszczonym logo firmy mogą być kosztem podatkowym. Nadruk oznacza, że odzież ta traci charakter osobisty. Odzież taka służy promocji przedsiębiorcy oraz budowania pozytywnego wizerunku firmy. W drodze wewnętrznej regulacji można określić stanowiska i zakres obowiązków, na których taka odzież może być używana. Jest to odzież stanowiąca własność pracodawcy. Tak więc przydział odzieży służbowej wiąże się dla pracodawcy z obowiązkiem utrzymania jej w czystości.

Zgodnie z art. 207 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (dalej w treści zwany: k.p.) pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy.

Zgodnie z art. 237⁶ § 1 k.p., pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informować go o sposobach posługiwania się tymi środkami.

Zgodnie z art. 233 k.p., pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom odpowiednie urządzenia higieniczno-sanitarne oraz dostarczyć niezbędne środki higieny.

Zgodnie z art. 237⁷ § 4 k.p., pracownikowi używającemu własnej odzieży i obuwia roboczego, zgodnie z § 2, pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny.

Zgodnie z art. 237⁹ § 2 i § 3 k.p., pracodawca jest obowiązany zapewnić, aby stosowana odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie. Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów faktycznie poniesionych przez pracownika. Jest to zatem świadczenie traktowane jako zwrot wydatków, a nie dodatkowe wynagrodzenie będące świadczeniem o charakterze przysparzająco-majątkowym. Jest to świadczenie pieniężne i nie może być zastąpione rzeczową rekompensatą.

Przepisem art. 237⁹ § 3 k.p. zezwala się pracodawcy na powierzenie pracownikowi prania odzieży roboczej, jednakże pod następującymi warunkami:

- braku możliwości pracodawcy zapewnienia prania odzieży roboczej,

- wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika za pranie odzieży we własnym zakresie,

- zgody pracownika na pranie odzieży we własnym zakresie, a także gdy

- odzież nie uległa w procesie pracy skażeniu środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi.

Trzeba przyjąć, że może istnieć konieczność uzyskania zgody od pracownika na pranie odzieży we własnym zakresie, co wynika z treści art. 237⁹ § 3 k.p. "czynności te mogą być wykonywane przez pracownika". Taki zapis oznacza, że dozwolone jest, aby pracownik we własnym zakresie dokonywał czynności prania jednakże nie można go do tego "zmusić", czyli pracownik może podjąć się wykonywania tych czynności z nieprzymuszonej woli, czyli wyrazić zgodę.

W razie korzystania przez pracowników z własnej odzieży i obuwia oraz dopuszczenia możliwości ich prania we własnym zakresie, pracodawca ma obowiązek zrekompensować poniesione w ten sposób przez pracowników koszty poprzez wypłatę ekwiwalentu pieniężnego (art. 237⁹ § 3 k.p.). Zapis ten przesądza o pieniężnym charakterze tego świadczenia i wyklucza zwrot wydatków z tego tytułu w naturze. Wskazane wyżej przepisy kodeksu pracy nie zakazują przy tym pracodawcy przyznawać pracownikowi świadczeń wykraczających poza niezbędne minimum, zakreślone przepisami art. 237⁶ i art. 237⁷ k.p., co jednak będzie miało wpływ na opodatkowanie takich świadczeń podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Ekwiwalent za pranie może korzystać ze zwolnienia od podatku. Z treści art. 21 ust. 1 pkt 10 ustawy PIT wynika, że wolna od podatku dochodowego jest wartość ubioru służbowego (umundurowania), jeżeli jego używanie należy do obowiązków pracownika, lub ekwiwalentu pieniężnego za ten ubiór. Z dyspozycji art. 21 ust. 1 pkt 10 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika jednoznacznie, że ze zwolnienia nie korzysta wartość jakiegokolwiek ekwiwalentu za ubiór, którego używanie należy do obowiązków pracownika, ale wyłącznie ubioru służbowego (umundurowania). Obowiązek ten może wynikać np. z przepisów wewnątrzzakładowych.

W analizowanej sytuacji ubiór służbowy pracownika będzie oznaczony logo pracodawcy i ponadto zgodnie z wewnętrznymi przepisami pracodawcy, pracownik będzie miał obowiązek posługiwania się nim, celem promocji pracodawcy, w kontaktach z klientami pracodawcy. Tym samym można uznać, że będzie spełniona definicja odzieży służbowej, do której noszenia będzie zobowiązany pracownik, na podstawie wewnętrznych przepisów obowiązujących u pracodawcy.

Wydatki ponoszone przez firmy na zakup ubiorów służbowych dla pracowników stanowią koszt podatkowy u pracodawcy, jeżeli obowiązek korzystania z nich wynika m.in. z decyzji o używaniu przez pracowników ubiorów służbowych, podjętej przez kierownika zakładu oraz są one pozbawione cech odzieży osobistej. Jeżeli stroje pracownicze spełniają wymienione wcześniej warunki uznania ich za odzież służbową, to wydatki na ich nabycie są wówczas firmowym kosztem podatkowym.

Jako ekwiwalent, wypłacane pracownikowi kwoty mają stanowić rekompensatę kosztów przez niego poniesionych. Wysokość kosztów może być ustalana we wzajemnym porozumieniu pracodawcy i pracowników. Pracodawca może ustalić określoną kwotę za jednorazowe pranie, a także wymaganą częstotliwość prania zależną m.in. intensywności używania odzieży, dla której miernikiem byłaby obecność pracownika w pracy. Należało by przyjąć podstawę naliczania tego ekwiwalentu obliczoną w oparciu o rzeczywiste koszty użycia środków i materiałów, koniecznych do prana odzieży.

Podsumowując można uznać, że zwolnione z podatku dochodowego byłyby świadczenia dla pracownika wypłacane jako ekwiwalent za pranie odzieży służbowej. W konsekwencji więc wnioskodawca jako płatnik nie byłby zobowiązany do obliczania, pobierania i odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od ekwiwalentu wypłaconego pracownikom z tytułu prania odzieży służbowej.

Także jako koszt podatkowy można uznać w pełnej wysokości wydatki na zakup przez wnioskodawcę odzieży służbowej.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647):

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Stosownie do treści art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy:

Źródłami przychodów są: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta

W myśl art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowego od osób fizycznych:

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Biorąc pod uwagę powyższe, do przychodów ze stosunku pracy zalicza się każde świadczenie, które pracownik otrzymał w związku z faktem pozostawania w stosunku pracy z pracodawcą. Do przychodów ze stosunku pracy zalicza się więc zarówno otrzymane przez pracownika pieniądze, jak i wartość pieniężną świadczeń w naturze, świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

O obowiązku poboru podatku przez zakład pracy do końca 2022 r. stanowił art. 31 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym:

Osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej "zakładami pracy", są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Natomiast od 1 stycznia obowiązek ten został wskazany w art. 32 ust. 1 ww. ustawy, który stosuje się do dochodów uzyskanych od dnia 1 stycznia 2023 r.:

Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.

Stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 10 ustawy o podatku dochodowego od osób fizycznych:

Wolne od podatku dochodowego są wartość ubioru służbowego (umundurowania), jeżeli jego używanie należy do obowiązków pracownika, lub ekwiwalentu pieniężnego za ten ubiór.

Zagadnienia dotyczące dostarczania pracownikom środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, a także związanych z tym wypłat ekwiwalentów pieniężnych reguluje dział X "Bezpieczeństwo i higiena pracy", rozdział IX "Środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze" ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 z późn. zm.).

Zgodnie z art. 237^{6 §} 1 Kodeksu pracy:

Pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informować go o sposobach posługiwania się tymi środkami.

Stosownie do postanowień art. 237⁷ § 1 Kodeksu pracy:

Pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:

W myśl art. 237⁸ § 1 Kodeksu pracy:

Pracodawca ustala rodzaje środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, których stosowanie na określonych stanowiskach jest niezbędne w związku z art. 237⁶ § 1 i art. 237⁷ § 1, oraz przewidywane okresy użytkowania odzieży i obuwia roboczego.

Ponadto na podstawie art. 237⁹ § 2 Kodeksu pracy:

Pracodawca jest obowiązany zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie.

W myśl art. 237⁹ § 3 Kodeksu pracy:

Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie stawiają szczególnych wymogów dla możliwości zwolnienia od opodatkowania ekwiwalentów za takie świadczenia jak przykładowo wypłacany przez pracodawcę ekwiwalent za pranie odzieży. Warunkiem zwolnienia jest wyłącznie to, by prawo do ekwiwalentu i zasady jego przyznawania wynikały z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Z kolei powszechnie obowiązujące przepisy prawa pracy nie regulują w sposób wyraźny kwestii związanych z odzieżą służbową niebędącą ani odzieżą roboczą ani ochronną. W przepisach Kodeksu pracy jest mowa tylko o odzieży roboczej, czyli odzieży używanej po to, aby nie zniszczyć czy pobrudzić odzieży własnej lub ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne, bhp.

Pracodawca może natomiast podjąć decyzję o używaniu przez pracownika stosownej odzieży służbowej - reprezentacyjnej. Mając na uwadze odpowiedni standard pracy, pracodawca powinien w regulaminie pracy umieścić zapisy o obowiązku noszenia strojów firmowych podczas wykonywania przez pracowników obowiązków służbowych. Odzież może zostać uznana za służbową w przypadku, gdy obowiązek jej noszenia przez pracowników wynika z wewnętrznych regulacji prawnych lub umowy o pracę oraz posiada cechy charakterystyczne dla danego pracodawcy (np. logo z nazwą jego firmy).

Zatem odzież służbowa wydawana pracownikom ze względów wizerunkowych nie jest tożsama z odzieżą roboczą przydzielaną ze względów bhp.

Z opisanego zdarzenia przyszłego wynika, że zamierzacie Państwo pracownikom zatrudnionym na stanowiskach księgowy/a, kadrowy/a, sekretarka wypłacać ekwiwalent pieniężny za pranie oraz używanie odzieży służbowej. Pracownicy otrzymali od pracodawcy odzież służbową stanowiąca własność pracodawcy. Podstawy wypłaty ekwiwalentu oraz obowiązek i warunki korzystania z odzieży służbowej wynikałyby wprost z przepisów wewnętrznych obowiązujących u pracodawcy. Ekwiwalent za pranie odzieży będzie wypłacany na podstawie ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy. Zasady przyznawania ekwiwalentu będą wprowadzone przepisami wewnętrznego zarządzenia. Zarządzenie pracodawcy będzie nakładało na pracowników obowiązek używania odzieży służbowej przy wypełnianiu obowiązków pracowniczych oraz określało częstotliwość jej prania. Wysokość ekwiwalentu będzie ustalona na podstawie uśrednionych kosztów poniesionych przez pracownika.

Powzięli Państwo wątpliwość czy w związku z wypłatą pracownikom ekwiwalentu za pranie odzieży służbowej będzie na państwu ciążył obowiązek płatnika.

Stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 10 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku dochodowego są wartość ubioru służbowego (umundurowania), jeżeli jego używanie należy do obowiązków pracownika, lub ekwiwalentu pieniężnego za ten ubiór. Zatem przepis ten nie stanowi o zwolnieniu z opodatkowania wartości ekwiwalentu za pranie ubioru służbowego, lecz odnosi się tylko do ekwiwalentu za ten ubiór.

W konsekwencji w stosunku do ekwiwalentu za pranie odzieży służbowej nie ma zastosowania, wskazany przez Państwa przepis art. 21 ust. 1 pkt 10 ww. ustawy.

Dlatego też, mając na uwadze opisane we wniosku zdarzenie przyszłe oraz powołane przepisy prawa podatkowego, stwierdzić należy, że wypłacane pracownikom, ekwiwalenty za pranie odzieży służbowej stanowić będą dla nich przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Skutkiem tego, będą Państwo zobowiązani obliczać, pobierać i odprowadzać zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu wypłat pracownikom ekwiwalentu za pranie odzieży służbowej.

Wobec powyższego Państwa stanowisko uznałem za nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

POUCZENIE o funkcji ochronnej interpretacji

* Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

* Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

* Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

POUCZENIE o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2022 r. poz. 329 z późn. zm.; dalej jako "p.p.s.a.").

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 p.p.s.a.). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 p.p.s.a.):

* w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 p.p.s.a.), albo

* w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a p.p.s.a.).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a p.p.s.a.).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647).