0112-KDIL2-1.4011.651.2023.2.MKA - Obowiązki płatnika od świadczeń pozapłacowych przekazywanych w czasie nieobecności niepłatnej

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

29 sierpnia 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 16 sierpnia 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika w zakresie obowiązku poboru podatku od świadczeń pozapłacowych. Uzupełnili go Państwo 13 października 2023 r. oraz - w odpowiedzi na wezwanie - pismem z 26 października 2023 r. (wpływ 3 listopada 2023 r.). Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Wnioskodawca jest przedsiębiorcą zagranicznym, prowadzącym działalność w Polsce za pośrednictwem oddziału położonego na terytorium Polski. (...) Spółka z o.o. Oddział w Polsce działa na terytorium RP i zatrudnia pracowników we własnym imieniu. (...) Spółka z o.o. Oddział w Polsce posiada prawo do samodzielnego podpisywania umów o pracę, tym samym jest pracodawcą dla zatrudnionych w ramach umowy pracowników wykonujących świadczenia na terytorium RP, jest to około 150 osób, w rozumieniu art. 3 Kodeksu pracy. W związku z czym jako pracodawca pełni on funkcję płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych w rozumieniu przepisu art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Koszty wynagrodzeń pracowniczych ponosi (...) Spółka z o.o. Oddział w Polsce.

Poniższe zapytanie dotyczy pracowników przebywających na urlopach wychowawczych, bezpłatnych oraz innych nieobecnościach niepłatnych, którym nie będą przekazywane świadczenia pieniężne a jedynie świadczenia pozapłacowe mające charakter świadczeń w naturze.

Benefity, jakich dostarcza pracodawca to:

- ubezpieczenia na życie,

- ubezpieczenia medyczne, w tym dla członków rodziny,

- koszt miejsca parkingowego finansowany ze środków pracodawcy i doliczany do przychodu pracownika,

- ryczałt samochodowy za używanie do celów służbowych samochodu niebędącego własnością pracodawcy,

- punkty z kafeterii finansowanej z ZFŚS doliczane do przychodu po przekroczeniu limitu świadczeń z ZFŚS,

- koszt udziału w imprezie integracyjnej, w wypadku kiedy przychód jest doliczany do przychodu pracownika.

Wszystkie wymienione w pytaniu świadczenia pozapłacowe finansowane są ze środków (...) Spółka z o.o. Zapytanie dotyczy bieżącego roku podatkowego.

Z racji braku wypłaty wynagrodzenia lub innych świadczeń o charakterze pieniężnym nie jest możliwy pobór zaliczek na p.d.o.f.

Pytanie

Czy Wnioskodawca jest zobowiązany do pobierania zaliczek na podatek dochodowy należnych od świadczeń pozapłacowych, w sytuacji gdy nie ma takiej możliwości?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku gdy pracownik, otrzymujący świadczenia pozapłacowe, przebywa na urlopie bezpłatnym lub wychowawczym oraz innej nieobecności niepłatnej, Wnioskodawca nie ma obowiązku obliczania i wpłacania na rachunek właściwego urzędu skarbowego zaliczek podatkowych od przychodu zatrudnionych osób z tytułu świadczeń nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych uzyskanych w danym miesiącu. Z powodów obiektywnie od Wnioskodawcy niezależnych, nie jest on w stanie pobrać podatku z należności pieniężnych wypłaconych takiemu pracownikowi w tymże miesiącu.

Wnioskodawca w takim przypadku ma obowiązek w informacjach PIT-11 - wystawianych pracownikom będącym na urlopach bezpłatnych i urlopach wychowawczych - wykazać dochód z tytułu ww. świadczenia w naturze, natomiast jako wysokość pobranej zaliczki z tego tytułu wykazać kwotę "0". Pracownik będzie z kolei zobowiązany uwzględnić go w rocznym zeznaniu podatkowym składanym do urzędu skarbowego i od sumy uzyskanych w danym roku podatkowym dochodów zapłacić należny podatek.

(Interpretacja indywidualna z 8 stycznia 2016 r., sygn. IBPB-2-1/4511-496/15/MK - Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach).

Otrzymane przez pracowników różnego rodzaju świadczenia o charakterze pieniężnym i niepieniężnym (np. świadczenia pozapłacowe w różnych formach), stanowią przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Nie zmienia tego fakt ich przyznawania osobom przebywającym na urlopie bezpłatnym, wychowawczym. W konsekwencji pracodawca - jako płatnik - jest co do zasady obowiązany do poboru zaliczki podatkowej od wspomnianych świadczeń według ogólnych zasad. Przy kalkulowaniu w opisanych okolicznościach należności podatkowej, zakład pracy powinien zastosować skalę podatkową określoną w art. 27 ust. 1 ustawy o PIT i koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku pracy określone w art. 22 ust. 2 powołanej ustawy. Przy czym w sytuacji, gdy ustawowe koszty uzyskania przychodu przekraczają kwotę przychodu danego miesiąca, to należy je ograniczyć do wysokości przychodu.

Słuszność zaprezentowanej tezy potwierdza Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 9 października 2018 r. nr 0112-KDIL3-1.4011.359.2018.1.AG. Wyjaśniono w niej, że przyznawanie świadczeń pozapłacowych pracownikom przebywającym na urlopach wychowawczych lub bezpłatnych, generuje po ich stornie przysporzenie majątkowe, od którego zakład pracy ma w obowiązku naliczać i pobierać zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Przy ich wyliczaniu należy zastosować koszty uzyskania przychodu zgodnie z art. 22 ust. 2 ustawy o PIT (czyli w wysokości 250 zł lub 300 zł). Z tym, że koszty te można uwzględniać jedynie do wysokości osiągniętego przychodu. A zatem, przykładowo, jeśli pracownikowi korzystającemu cały miesiąc z urlopu wychowawczego przyznano pakiet medyczny o wartości 40 zł, to zakład pracy w sporządzanej informacji PIT-11 uwzględni przychody w wysokości 40 zł, koszty uzyskania przychodu w wysokości 40 zł, a w części dotyczącej dochodu oraz zaliczki wskaże zero złotych.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

UZASADNIENIE interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 z późn. zm.):

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 11 ust. 1 ww. ustawy:

Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Przepis art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy stanowi, że:

Źródłami przychodów są stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Stosownie do art. 12 ust. 1 ww. ustawy:

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Użyte w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych sformułowanie "w szczególności" oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy właściwie wszystkie otrzymane przez niego świadczenia od pracodawcy. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy. Oznacza to, że do przychodów pracownika ustawodawca zaliczył nie tylko pieniądze, ale także wartość świadczeń w naturze, czy świadczeń nieodpłatnych otrzymanych od pracodawcy.

Zgodnie z art. 32 ww. ustawy:

Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.

W świetle art. 32 ust. 2 tej ustawy:

Zaliczki za miesiące od stycznia do grudnia wynoszą:

Zgodnie z art. 32 ust. 4 ustawy:

Za dochód, o którym mowa w ust. 2 i 3, uważa się uzyskane w ciągu miesiąca przychody, o których mowa w ust. 1, po odliczeniu kosztów uzyskania w wysokości określonej w art. 22 ust. 2 pkt 1 albo 3 lub ust. 9 pkt 1-3 oraz po odliczeniu potrąconych przez płatnika w danym miesiącu składek na ubezpieczenie społeczne, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b lub pkt 2a.

Według art. 38 ust. 1 ustawy:

Płatnicy, o których mowa w art. 32-35, przekazują, z zastrzeżeniem ust. 2 i 2a, kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki, na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby. Jeżeli między kwotą potrąconego podatku a kwotą wpłaconego podatku występuje różnica, należy ją wyjaśnić w deklaracji, o której mowa w ust. 1a.

Na podstawie art. 38 ust. 1a tej ustawy:

W terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym płatnicy, o których mowa w art. 32-35, są obowiązani przesłać do urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby, roczną deklarację, według ustalonego wzoru.

Jak wynika z art. 39 ust. 1 ustawy:

Płatnicy, o których mowa w art. 32, art. 33 i art. 35, są obowiązani przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru. Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym, sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46, 74, 148 i 152-154. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia wynika, że pracownikom przebywającym na urlopach wychowawczych, bezpłatnych oraz innych nieobecnościach niepłatnych, którzy nie otrzymują świadczeń pieniężnych, przekazują Państwo świadczenia pozapłacowe mające charakter świadczeń w naturze. Są to: ubezpieczenia na życie, ubezpieczenia medyczne, w tym dla członków rodziny, koszt miejsca parkingowego finansowany ze środków pracodawcy i doliczany do przychodu pracownika, ryczałt samochodowy za używanie do celów służbowych samochodu niebędącego własnością pracodawcy, punkty z kafeterii finansowanej z ZFŚS doliczane do przychodu po przekroczeniu limitu świadczeń z ZFŚS, koszt udziału w imprezie integracyjnej, w wypadku kiedy przychód jest doliczany do przychodu pracownika. W związku z tym, że pracownicy ci nie otrzymują wynagrodzenia lub innych świadczeń o charakterze pieniężnym nie mają Państwo możliwości poboru zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Wskazać należy, że zobowiązanie płatnika do poboru zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych nie jest oderwane od zobowiązania podatkowego podatnika. Za wyjątkiem sytuacji przewidzianej w art. 26a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 z późn. zm.)., obciążony podatkiem jest podatnik, a rola płatnika polega na dopełnieniu czynności wskazanych w art. 8 Ordynacji podatkowej.

W myśl art. 8 Ordynacji podatkowej:

Płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

Zasadniczym elementem odpowiedzialności płatnika jest zawsze niewpłacenie podatku, co wynika z treści art. 30 § 1 Ordynacji podatkowej, który stanowi, że:

Płatnik, który nie wykonał obowiązków określonych w art. 8, odpowiada za podatek niepobrany lub podatek pobrany a niewpłacony.

Zatem płatnik odpowiada wówczas, gdy należny podatek nie wpłynął w odpowiedniej wysokości i w odpowiednim terminie na rachunek urzędu skarbowego. Ustawodawca ukształtował rolę płatnika, jako pośrednika pomiędzy podatnikiem i organem podatkowym. Czynności podejmowane przez płatnika, polegające na obliczeniu, pobraniu i wpłaceniu należności mają charakter czynności materialno-technicznych. Dlatego też płatnik pobiera podatek od podatnika i wpłaca go do organu podatkowego pełniąc rolę pośrednika pomiędzy podatnikiem a organem podatkowym. Odpowiedzialność płatnika za niepobrany podatek ma na celu zabezpieczenie należności Skarbu Państwa w wysokości tego podatku (z ewentualnymi odsetkami).

Zatem zobowiązanie płatnika nie jest oderwane od zobowiązania samego podatnika. Jego odpowiedzialność ma zarówno odszkodowawczy (z tytułu niedopełnienia obowiązków) jak i gwarancyjny. Podatnik, płacąc niepobrany przez płatnika podatek, wypełnia własne, a nie płatnika, zobowiązanie. Z chwilą zatem zapłaty podatku przez podatnika dochodzi do wygaśnięcia zobowiązania podatkowego po stronie płatnika.

W konsekwencji, płatnik powinien pobrać zaliczkę w takiej wysokości, jaka jest możliwa ze względu na wysokość środków pieniężnych wypłaconych pracownikowi. Natomiast, jeżeli nie ma takiej możliwości, w informacji PIT-11 płatnik powinien wskazać, że wartość pobranej zaliczki wynosi "0".

Jak wynika z przywołanego powyżej art. 39 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, obowiązkiem płatnika jest wykazanie w informacji PIT-11 faktycznie osiągniętego przez podatnika przychodu (dochodu) i faktycznie pobranej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Informacja PIT-11 powinna zatem zawierać prawidłowe dane o osiągniętych przez podatnika przychodach (dochodach) podlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym i pobranych w danym roku podatkowym zaliczkach na podatek. Informacja PIT-11 winna odzwierciedlać bowiem stan faktyczny.

Tym samym, skoro - jak wynika z przedstawionego zdarzenia - w danym okresie rozliczeniowym nie wypłacają Państwo wynagrodzeń ani żadnych świadczeń pieniężnych na rzecz pracowników, przez co nie mają Państwo możliwości poboru zaliczki na należny podatek dochodowy od osób fizycznych, to postąpią Państwo prawidłowo wykazując w deklaracji podatkowej PIT-11 kwotę wartości świadczeń pozapłacowych jako przychód ze stosunku pracy, a wartość "0" w rubryce przeznaczonej na pobrane w danym roku podatkowym zaliczki na podatek dochodowy. Jak bowiem sama nazwa wskazuje, informacja PIT-11 jest informacją o pobranych (a nie należnych) zaliczkach na podatek dochodowy.

W konsekwencji, uzyskany przez Państwa pracowników przychód z tytułu sfinansowania świadczeń pozapłacowych przekazanych na ich rzecz, winni Państwo wykazać w rocznej informacji PIT-11 jako przychód ze stosunku pracy. Pracownicy natomiast będą obowiązani uwzględnić go w swoich zeznaniach rocznych składanych do właściwego urzędu skarbowego i od sumy uzyskanych w danym roku podatkowym dochodów zapłacić należny podatek.

W sytuacji wskazanej przez Państwa nie istnieje obowiązek wpłacania przez pracownika zaliczki płatnikowi. Również Państwo nie mają obowiązku wpłacenia z własnych środków zaliczki od dochodu pracownika.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

W odniesieniu do powołanych przez Państwa interpretacji stwierdzam, że zapadły one w indywidualnych sprawach i nie są wiążące dla organu wydającego tę interpretację.

POUCZENIE o funkcji ochronnej interpretacji

* Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 z późn. zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

* Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

* Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

POUCZENIE o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 z późn. zm.; dalej jako "p.p.s.a.").

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 p.p.s.a.). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 p.p.s.a.):

* w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 p.p.s.a.), albo

* w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a p.p.s.a.).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a p.p.s.a.).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 z późn. zm.).